Tło firmy

FoodCorps to organizacja non-profit, która ma na celu łączenie dzieci z pożywnym jedzeniem w szkołach. Angażując członków AmeriCorps w edukację na temat żywienia, współpracując z dostawcami posiłków szkolnych oraz promując sprawiedliwe polityki żywnościowe, FoodCorps wspiera zdrowsze środowisko szkolne. Organizacja działa głównie zdalnie, polegając na różnych narzędziach, w tym Google Drive, Slack i Box, aby wspierać ponad 100 pracowników, którzy współpracują przy programach w całych Stanach Zjednoczonych.

Wyzwanie

FoodCorps zmagał się z rozproszoną wiedzą na wielu platformach, co utrudniało pracownikom szybkie znajdowanie wiarygodnych informacji. Bez scentralizowanego systemu pracownicy często zadawali te same pytania w Slacku lub przeszukiwali rosnącą liczbę plików w Google Drive i Box.

‍

„Nie mamy scentralizowanego miejsca na wiedzę,” powiedział Derryck Rosalez, dyrektor ds. operacyjnych i IT w FoodCorps. „Zaczęliśmy tworzyć bazę wiedzy w Google Docs, ale nawet wtedy ludzie musieli ręcznie przeszukiwać dokumenty. To nie było przyjazne dla użytkownika i po prostu nie skalowało się.”

‍

Te nieefektywności nie tylko wpływały na produktywność, ale także podważały zaufanie do dostępnych informacji. Pracownicy nie mogli być pewni, że uzyskują najnowszą wersję polityk lub zasobów, co potęgowało frustrację. Jak zauważył Derryck, „Chodzi mniej o to, gdzie znajdują się informacje, a bardziej o to, jak można do nich dotrzeć i czy można zaufać, że są dokładne i aktualne, jeśli się je znajdzie.” 

‍

Rozwiązanie

Aby sprostać tym wyzwaniom, FoodCorps zwrócił się do Guru, platformy zarządzania wiedzą zaprojektowanej w celu uproszczenia dostępu do dokładnych i zweryfikowanych informacji. Guru zaproponował FoodCorps rozwiązanie, które mogło zintegrować się z ich istniejącymi narzędziami, oferując szybkie zwycięstwa bez potrzeby natychmiastowej przebudowy.

„Guru zainteresował mnie, ponieważ może być agnostyczny,” podzielił się Derryck. „Nie musieliśmy przenosić wszystkiego do Guru. Zamiast tego połączylo nas z miejscami, w których już znajdowały się pliki—czy to w Google Drive, Box, czy Slack—co pozwoliło na natychmiastowy dostęp do wiedzy.” 

‍

Dzięki wyszukiwaniu przedsiębiorstw Guru pracownicy mogli uzyskiwać odpowiedzi z wielu źródeł bez potrzeby migracji całej zawartości do jednego systemu. Rozszerzenie przeglądarki i integracja z Slack dodatkowo uprościły dostęp, umożliwiając pracownikom znajdowanie informacji tam, gdzie już pracowali. Silnik weryfikacji Guru również wyróżniał się, zapewniając, że najważniejsza wiedza była dokładna i aktualna.

‍

‍

„Fakt, że Guru pozwala nam weryfikować informacje, jest ogromny,” powiedział Derryck. „To oznacza, że możemy ufać temu, co widzimy, co nie zawsze było wcześniej możliwe.” 

‍

Podejście

FoodCorps przyjął podejście etapowe do wdrożenia Guru, równoważąc potrzebę starannego przygotowania z naciskiem na łatwość użycia. Proces rozpoczął się od 30-dniowego darmowego okresu próbnego, w trakcie którego FoodCorps badał funkcje Guru i rozpoczął migrację kluczowej treści. Korzystając z narzędzi do masowej migracji Guru i łącząc się z Google Drive poprzez wyszukiwanie w przedsiębiorstwie, FoodCorps zminimalizował wysiłki manualne i szybko zaczął widzieć wyniki.

‍

„Moim największym zmartwieniem były godziny pracy ludzi potrzebne do migracji treści,” powiedział Derryck. „Guru ułatwiło to dzięki narzędziom takim jak masowa migracja i możliwości połączenia z folderami w Google Drive. Mogliśmy zacząć, nie potrzebując robić wszystkiego za jednym razem.” 

Aby zwiększyć użycie, FoodCorps zwołał sieć ekspertów ds. treści w różnych działach, którzy byli odpowiedzialni za organizację treści i zachęcanie do ich wykorzystywania w swoich zespołach. Rozszerzenie przeglądarki Guru i integracja z Slack odegrały kluczową rolę w przyjęciu, pozwalając pracownikom uzyskiwać dostęp do informacji bez opuszczania swoich istniejących workflowów.

‍

„Nie chcieliśmy kolejnej platformy, na którą ludzie musieliby się logować,” wyjaśnił Derryck. „Fakt, że Guru działa tam, gdzie pracujemy—czy to w Slacku, czy w naszej przeglądarki—ma ogromne znaczenie dla uzyskania rzeczywistego użycia.” 

Wynik

Od momentu wdrożenia Guru, FoodCorps zreformował sposób, w jaki jego pracownicy uzyskują dostęp do wiedzy i nią zarządzają. Pracownicy nie tracą już czasu na szukanie odpowiedzi lub powtarzanie pytań w Slacku. Zamiast tego mogą szybko znaleźć zweryfikowane informacje dzięki wyszukiwarce zasilanej sztuczną inteligencją Guru.

‍

„Kanały Slack były kiedyś pełne tych samych pytań w kółko,” zauważył Derryck. „Teraz, z Guru, pracownicy mogą znaleźć to, czego potrzebują, bez pytania mnie—ani nikogo innego. To samo dało oszczędność czasu.” 

‍

Funkcje weryfikacji Guru również zwiększyły zaufanie do systemu. „Kiedy widzisz tę zieloną ikonkę, wiesz, że informacje są dokładne i aktualne,” powiedział Derryck. „To był punkt zwrotny dla nas.”

‍

Dzięki tym poprawkom, FoodCorps jest gotowy do dalszego rozwijania swoich działań w zakresie zarządzania wiedzą. Organizacja planuje rozszerzyć wykorzystanie Guru, tworząc strony specyficzne dla działów i dostosowując doświadczenia wyszukiwania dla różnych zespołów.

‍

„Guru pomaga nam łączyć kropki w naszym stosie technologicznym,” podsumował Derryck. „Zamiast gonitwy za odpowiedziami, nasi pracownicy mogą teraz ufać, że szybko i łatwo uzyskują właściwe informacje.” 

‍

Następne kroki

Gdy FoodCorps kontynuuje rozwijanie sukcesu z Guru, organizacja planuje wykorzystać dwie nowe funkcje Guru: Strony i Agenci wiedzy. Te funkcje pomogą zaspokoić specyficzne potrzeby działowe, jednocześnie jeszcze bardziej upraszczając dostęp do wiedzy w zespołach.

Strony pozwalają zespołom tworzyć konfigurowalne strony docelowe w Guru, zapewniając intuicyjny sposób organizowania i wyróżniania kluczowych zasobów. Funkcja ta jest szczególnie atrakcyjna dla FoodCorps, ponieważ dążą do rozwoju centrów informacji specyficznych dla działów.

‍

„Nasz zespół HR niedawno zapytał, czy moglibyśmy użyć Guru jako intranetu,” podzielił się Derryck. „Chcą strony głównej dla zespołu ds. ludzi i równości, gdzie moglibyśmy umieszczać rzeczy, jak kim jesteśmy, co robimy i szybkie linki do kluczowych polityk. Strony pozwolą nam to zrobić—i uczynić to angażującym  również.” 

‍

Tymczasem, Agenci wiedzy umożliwiają dostosowane doświadczenia wyszukiwania zasilane sztuczną inteligencją, co umożliwia dostarczanie ukierunkowanych wyników opartych na konkretnych źródłach i dostosowanych podpowiedziach. Na przykład, FoodCorps może stworzyć specjalnego agenta do zapytań związanych z HR, który korzysta tylko z zweryfikowanych zasobów HR.

„Dzięki agentom wiedzy, możemy szkolić sztuczną inteligencję, aby była bardziej zogniskowana i wysyłała ludzi do właściwego źródła za każdym razem. To dokładnie to, czego potrzebujemy,” powiedział Derryck.

Integrując Strony i Agentów wiedzy, FoodCorps wzmocni swoich pracowników w jeszcze większym stopniu dostępem do właściwych informacji w odpowiednim kontekście, co kieruje dalszym przyjęciem i zaufaniem do platformy.

‍