{{spacer-78}}

Tło firmy

TIM (Technologie Informacyjne La Mancha) jest wiodącym dostawcą usług IT specjalizującym się w branży hotelarskiej. Z ponad 15-letnim doświadczeniem, TIM wspiera zróżnicowanych klientów oferując kompleksowe wsparcie techniczne, konsultacje i innowacyjne rozwiązania w celu usprawnienia działalności i poprawy doświadczenia klientów. Firma dąży do poprawy zarządzania wiedzą oraz rozwiązania specyficznych wyzwań branżowych za pomocą nowatorskiej technologii.

Problem

TIM borykał się z poważnymi wyzwaniami związanymi z konsolidacją i zarządzaniem wiedzą na różnych platformach. Ich dotychczasowe korzystanie z Slacka i Google Workspace wśród różnych partnerów było kosztowne i nieskuteczne, szczególnie z powodu braku integracji oraz trudności w utrzymywaniu i wyszukiwaniu najnowszych informacji. Potrzeba firmy wsparcia dynamicznego sektora hotelarskiego, w którym często występuje duża rotacja pracowników, pogłębiała te problemy, prowadząc do frakcji wiedzy i nieskutecznej komunikacji wewnętrznej.

Jesús, kluczowa postać w TIM, podkreślił problem z utrzymywaniem wiedzy jego zespołu oraz rozszerzeniem informacji w różnych kanałach w Slacku, co powodowało zamieszanie i hamowało produktywność. „Byłem klientem produktów Atlassiana przez ponad 15 lat, ale wdrażają swoją sztuczną inteligencję bardzo, bardzo powoli, i tylko w produktach Atlassiana. Jeśli chcesz uzyskać odpowiedzi z zewnątrz, to jest wyzwanie. Confluence jest tak duży i trudno jest cokolwiek znaleźć.”  

Ręczne przenoszenie wiedzy z GSuite do Slacka oraz trudności z integracją innych narzędzi, takich jak Intercom, dodatkowo pogłębiały problem. TIM potrzebował solidnego rozwiązania, aby skonsolidować wiedzę, poprawić jej dostępność i usprawnić procesy wewnętrzne.

Rozwiązanie

TIM zwrócił się do platformy Guru, aby rozwiązać te wyzwania. Możliwość konsolidacji wiedzy z różnych źródeł i zapewnienia centralnego repozytorium informacji była idealnym rozwiązaniem dla potrzeb TIM. Łatwość obsługi platformy oraz zdolność do integracji z istniejącymi narzędziami, takimi jak Intercom i Google Workspace, czyniły ją idealnym wyborem. Jesús próbował wielu innych narzędzi i nawet próbował zbudować coś przy pomocy kilku programistów integracyjnych, ale nie miało to być łatwe. „Na koniec dnia, moim zdaniem, Guru może skoncentrować wiedzę i poprawić tę wiedzę na wszystkich platformach, takich jak Confluence, Jira, czy Intercom,” powiedział Jesús. 

Podjęcie

Proces wdrożenia obejmował kilka kluczowych kroków:

Ocena i planowanie

Jesús i jego zespół ocenili istniejące procesy zarządzania wiedzą i zidentyfikowali kluczowe obszary do poprawy. Skoncentrowali się na konsolidacji informacji z wielu źródeł w jednej platformie wyszukiwania.

Integracja i dostosowanie

Platforma Guru została zintegrowana z istniejącymi narzędziami TIM, w tym z Slackiem, Jirą i Google Workspace. Te integracje ułatwiły płynne dzielenie się wiedzą i zapewniły łatwy dostęp do wszystkich istotnych informacji.‍

Zaangażowanie pracowników i szkolenie‍

W TIM powołano Radę Wiedzy, angażując pracowników w zarządzanie i utrzymanie wiedzy. Ta rada odgrywa kluczową rolę w utrzymywaniu jakości i aktualności informacji przechowywanych w Guru. Dzięki Centrum Szkoleniowemu AI mogą zobaczyć, jakie pytania są zadawane najczęściej i wiedzieć, jakie informacje zaktualizować lub stworzyć.  Jesús zauważył, „Przed Guru nie zdawałem sobie sprawy, jak ważne jest utrzymanie wiedzy.  Kiedy wprowadziłem Guru w mojej firmie, założyłem radę wiedzy z kilkoma pracownikami.  Choć mam zarówno Confluence, jak i Guru do zarządzania wiedzą, łatwiej jest mojemu zespołowi utrzymać zdrowie informacji w Guru niż w Confluence.”

Ciągła optymalizacja

Ciągła informacja zwrotna od użytkowników pomogła optymalizować system. Kwestie takie jak organizacja kanałów Slacka i decyzje, gdzie nowe informacje powinny się znajdować, zostały omówione, aby进一步提高 zarządzanie wiedzą.

Wynik

Wdrażanie Guru przekształciło procesy zarządzania wiedzą TIM, prowadząc do kilku zauważalnych wyników.

‍

Centralne repozytorium wiedzy

Wszystkie informacje z Jira, Guru i Google Drive są teraz łatwo dostępne na platformie Guru, redukując czas spędzany na szukaniu informacji i przełączaniu kontekstów.

‍

Poprawa efektywności 

Integracje Guru z innymi istniejącymi narzędziami, takimi jak Slack, uprościły przepływy pracy i zminimalizowały potrzebę ręcznego dzielenia się danymi.

‍

Zwiększone zaangażowanie pracowników 

Utworzenie Rady Wiedzy umożliwiło pracownikom wkład do i zarządzanie bazą wiedzy, sprzyjając kulturze współodpowiedzialności i zrównoważonego rozwoju.

‍

Oszczędności czasu 

Ograniczając poleganie na wielu platformach i optymalizując wykorzystanie istniejących narzędzi, TIM osiągnął znaczną oszczędność czasu.

Ogólnie rzecz biorąc, Guru zapewniło TIM solidne i skalowalne rozwiązanie dla ich wyzwań związanych z zarządzaniem wiedzą, umożliwiając firmie lepsze wsparcie dla branży hotelarskiej i rozwijanie działalności. Jesús zakończył: „Dla mnie, uwielbiam to. Na koniec dnia, zadajesz pytanie i uzyskujesz wyniki z Drive, Jiry i wielu innych miejsc.”