Um wiki é uma plataforma colaborativa baseada na web que permite aos usuários publicar, editar e organizar conteúdo em tempo real. Embora a maioria das pessoas conheça a Wikipedia como o wiki mais famoso do mundo, existem muitos tipos diferentes, incluindo wikis internos, externos e específicos de empresas. Neste guia, definiremos o que é um wiki, exploraremos seus tipos, benefícios e casos de uso, e mostraremos como criar um.

What is a wiki?

Definição de Wiki

A wiki is a web-based application that lets users easily publish, edit, manage, access, and share information. Companies use wikis to allow their employees to access the information they need to do their jobs and to document their own knowledge with ease.

A palavra 'wiki' vem do havaiano "wiki wiki", que significa "rápido". É um nome apropriado porque um dos principais benefícios de um wiki é a velocidade com que permite que os colegas de equipe documentem e compartilhem informações entre si.

Agora que definimos o que é um wiki, vamos dar uma olhada em alguns dos diferentes tipos de wikis disponíveis hoje.

Internal wiki vs external wiki

Um wiki interno é um tipo de software que as empresas usam para armazenar, organizar e compartilhar informações sensíveis. São sites internos seguros acessíveis apenas por pessoas que possuem permissões específicas—geralmente funcionários de uma empresa. A company wiki is used to give teams a single source of truth for useful information and to ultimately improve efficiency.

Um wiki externo é um aplicativo de software que membros do público podem usar para visualizar, publicar e editar informações. They are public-facing websites that can be accessed by anyone. Some external wikis provide different permissions to different people. For example, in some cases you might need to have an account to be able to edit content on an external wiki. Companies use external wikis to share content like product specifications and company updates with the public. Both business and non-business communities use external wikis to make relevant information widely available.

To summarize, the key difference between an internal wiki and an external wiki comes down to who has access. Internal wikis are specifically designed to limit access to specific groups of people, while external wikis are widely accessible to the public.

What is a company wiki?

Um wiki empresarial, também conhecido como wiki corporativo ou wiki de empresa, é um site privado usado por equipes internas para capturar, encontrar e compartilhar conhecimento. It acts as a central repository where employees can collaboratively create, edit, and remove information. Most company wikis have strict permission controls and privacy features that ensure only employees can access and adjust content. The primary purpose of a company wiki is to enable knowledge sharing between teams, improve alignment, and increase employee productivity.

Agora vamos dar uma olhada em alguns exemplos de wikis populares.

Quais são alguns exemplos de wikis?

The first ever wiki was developed in the mid 90s by Ward Cunningham, an American computer programmer who co-wrote the Manifesto for Agile Software Development. O wiki que ele desenvolveu era chamado WikiWikiWeb e ele definiu o padrão para todo o software wiki que viria a seguir. 

Os wikis são usados em uma variedade de ambientes—de comunidades globais a equipes privadas. Aqui estão alguns exemplos:

Exemplos de Wiki Internos

• Notion: Popular entre startups e equipes de tecnologia, o Notion é usado como um wiki interno para gerenciar a documentação da empresa e o planejamento de projetos. Permite que equipes centralizem seus processos e colaborem de forma assíncrona.
• Guru: Um wiki corporativo com inteligência artificial que traz conhecimento verificado para ferramentas como Slack e Chrome para que equipes possam acessá-lo onde quer que trabalhem. É especialmente útil para apresentar informações em tempo real sem mudar de contexto.
• Confluence: Uma ferramenta de wiki e colaboração da Atlassian, usada por muitas empresas para organizar documentação, procedimentos operacionais padronizados e conhecimento em equipe. Oferece permissões robustas e controle de versão para organizações maiores.
• SharePoint: Muito usado como um wiki interno e intranet, especialmente em ambientes corporativos baseados em Microsoft. Integra bem com outras ferramentas Microsoft e fornece gerenciamento de conteúdo flexível.

Exemplos de Wiki Externos

• Wikipedia: A maior enciclopédia online do mundo, editada colaborativamente por voluntários. Aborda virtualmente todos os temas imagináveis e depende das contribuições da comunidade.
• iFixit: Uma wiki externa editável pela comunidade para guias de reparo e solução de problemas de hardware. Empodera os usuários a consertar dispositivos seguindo instruções fornecidas pela multidão.
• Wikivoyage: Uma wiki de viagens que fornece guias de destinos escritos de forma colaborativa. Ajuda os viajantes a encontrar dicas atualizadas e explorar novos lugares.

What are the benefits of a wiki?

Company wikis are fast becoming a standard part of the tech stack for most organizations, from small startups to large enterprises. After all, they can solve many universal business problems and offers a range of benefits. Vamos dar uma olhada em alguns deles agora.

Find information easily

A wiki makes it easy for employees to find information. Simply put, wikis give every member of a team one place to find the information they need to do their jobs. Quer estejam procurando uma data de lançamento de produto, um logotipo da empresa aprovado ou uma política de RH, eles podem encontrá-lo em sua wiki da empresa. E cada vez mais, algumas wikis modernas estão adicionando integrações que permitem aos funcionários pesquisar informações diretamente dentro do aplicativo em que estão trabalhando no momento.

Share knowledge quickly 

A wiki gives employees a way to share information quickly. With a company wiki, employees have a single location to document the information they want their colleagues to be able to access. Seja uma atualização de status de projeto, um memorando delineando a estratégia de lançamento no mercado ou um procedimento operacional padrão, os funcionários podem publicar informações valiosas em sua wiki com a confiança de que serão encontradas pelos colegas que precisam.

Reduced app overload

O número de aplicativos que a empresa média usa cresceu drasticamente na última década. While each app has a role to play, having a large number of software tools can create information silos, decrease productivity, and reduce operational efficiency. Uma nova geração de wikis alimentados por IA está ajudando as empresas a resolver esse problema, tornando possível pesquisar em várias fontes a partir de uma única interface de usuário—um fluxo de trabalho às vezes chamado de busca corporativa. Some AI-powered wikis also allow users to create, edit, and adjust content to make it relevant to specific groups of employees. Com recursos como esses, as wikis permitem que as empresas consolidem ferramentas, como um intranet. 

Increase employee efficiency 

Um estudo da McKinsey descobriu que os funcionários passam em média 20% do seu tempo procurando as informações necessárias para desempenhar suas funções. Isso equivale a perder um dia inteiro a cada semana em uma tarefa que é tanto ineficiente ... quanto profundamente frustrante! With a company wiki, employees have a single source of truth for information. This drastically reduces the time each employee has to spend searching for information and helps to significantly increase efficiency company-wide. 

Improve company culture

Pesquisas da Gallup mostraram que o engajamento dos funcionários estagnou nos últimos anos, pois os trabalhadores relatam se sentirem desconectados de seus colegas de equipe e da missão de sua empresa. Isso tem um efeito cascata sobre a cultura, produtividade e desempenho geral de uma equipe. No entanto, com uma wiki, os líderes da empresa podem compartilhar atualizações importantes com suas equipes com mais facilidade e os funcionários podem interagir com o conteúdo uns dos outros diariamente. This can go a long way to helping workers feel more connected to their company and engaged with their work.

Quais São as Principais Características das Wikis?

Wikis compartilham algumas características essenciais que os tornam especialmente eficazes para capturar, organizar e compartilhar conhecimento entre equipes.

• Edição colaborativa: Vários usuários podem contribuir para e refinar o conteúdo em tempo real, mantendo o conhecimento atualizado e preciso.
• Controle de versão: A maioria das wikis rastreia mudanças ao longo do tempo, permitindo que os usuários visualizem ou voltem a versões anteriores do conteúdo.
• Gerenciamento de permissões: Os administradores podem controlar quem pode visualizar, editar ou gerenciar conteúdo específico, garantindo o nível correto de acesso para cada equipe.
• Funcionalidade de pesquisa: Um mecanismo de busca robusto facilita a localização de páginas, palavras-chave ou conteúdo relacionado em segundos.
• Vínculos e hierarquia: Links internos e aninhamento de páginas ajudam a organizar informações logicamente e melhorar a navegação.
• Modelos e ferramentas de formatação: Modelos incorporados e editores de texto avançados permitem a criação de conteúdo consistente e com aparência profissional.
• Integrações: Muitas wikis modernas se integram a ferramentas como Slack, Teams e Google Workspace para simplificar fluxos de trabalho e acesso ao conhecimento.

Top wiki use cases

Companies typically use wikis across a range of use cases. After all, a wiki is at its most effective when used across multiple teams and home to various types of content. Here are some of the top wiki use cases.

• Materiais de incorporação de funcionários: uma wiki da empresa é um ótimo lugar para armazenar os documentos, tarefas e manuais necessários pelos novos contratados durante a incorporação.
• Procedimentos operacionais padrão: para muitas empresas, o tipo mais comum de conteúdo encontrado em um wiki são procedimentos operacionais padrão que delineiam a melhor forma de concluir certas tarefas, como registrar um ticket de TI, preencher um relatório de despesas ou indicar alguém para uma vaga aberta.
• Políticas de RH: seja informações sobre benefícios, políticas de PTO ou materiais de treinamento, os wikis são frequentemente usados pelas equipes de RH para armazenar materiais relevantes para todos os funcionários em uma empresa.
• Perguntas frequentes do produto: um wiki fornece às equipes voltadas para o cliente uma única fonte de verdade para informações sobre produtos, facilitando a resposta rápida e precisa às perguntas dos clientes.
• Recursos da marca: logotipos da empresa, fotos de funcionários e imagens de produtos são frequentemente armazenados em wikis corporativos, facilitando para os funcionários encontrar as versões mais recentes dos principais recursos da marca.

How to make a wiki

Neste ponto, você pode estar se perguntando: 'como posso criar um wiki?' Se você está pensando em implementar um wiki corporativo, precisa considerar fatores como custo, facilidade de uso, controles de permissão, integrações e capacidades baseadas em IA.

Choose a wiki platform

The first step is to select a wiki tool that suits your goals. If you want to make a personal wiki, a free open-source solution like DokuWiki might be a good fit. Pode ser útil ler sobre as melhores ferramentas de software de wiki. É importante considerar a estrutura e o layout das páginas do seu wiki para garantir que seja o mais fácil possível para os usuários navegarem.

Set up your wiki

Once you choose a platform, the next step is to set it up. This might involve creating an account, assigning roles to different team members, customizing a homepage, and configuring permission settings. Many wiki tools provide templates to help you get started quickly.

Add and organize content

The next step is a fun one: adding content. Também é importante adicionar links internos entre páginas de wiki relacionadas. Create pages for high-level subject areas, and add detailed subpages underneath. Antes de compartilhar seu novo wiki amplamente, é importante personalizá-lo—especialmente se for um wiki corporativo que será usado por um grande número de funcionários.

Customize appearance

Muitos wikis permitem ajustar cores, fontes, layouts e outras características de design para adequá-los ao estilo da sua marca. Muitas wikis permitem que você ajuste cores, fontes, layouts e outras características de design para combinar com o estilo da sua marca. This can go a long way to ensuring employees have familiar and engaging experience every time they use the wiki.

Establish processes to keep content fresh

The final step is to create guidelines and processes that ensure the wiki is widely adopted and well maintained in the long run. Historically, a lot of the work in maintaining a wiki was done manually, but with the advent of AI technology, the task is a lot easier nowadays. Independentemente do software de wiki que você usa, é importante que conteúdos antigos sejam arquivados, conteúdos populares estejam sempre atualizados e análises sejam continuamente utilizadas para impulsionar a adoção.

Best wiki software

The world of wikis has changed dramatically since Ward Cunningham launched WikiWikiWeb in the 1990s. Hoje, alguns dos websites mais populares da internet são wikis externos, enquanto empresas pelo mundo consideram wikis internos como uma parte crítica de sua pilha tecnológica.

In this article, we explained what a wiki is, shared examples of popular wikis, discussed the many benefits of a company wiki, and outlined how to make a wiki. Now you might be wondering what the best wiki software is for your business. The good news is there are a lot of options available today, many of which are adopting the latest AI technology to make it easier than ever for employees to find the information they need to do their best work. Para saber mais, leia sobre as melhores ferramentas de software wiki.

Conclusão

Os wikis desempenham um papel poderoso em tornar o conhecimento corporativo mais acessível, colaborativo e acionável. Seja documentando conteúdos de integração, acompanhando políticas ou possibilitando colaboração em tempo real, a plataforma de wiki certa pode transformar a forma como sua equipe trabalha e compartilha informações.

Quer ver como um wiki baseado em IA funciona na prática? Assista nossa demonstração para saber como o Guru pode trazer respostas confiáveis para o fluxo de trabalho de sua equipe.

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