Un wiki est une plateforme collaborative basée sur le web qui permet aux utilisateurs de publier, éditer et organiser du contenu en temps réel. Alors que la plupart des gens connaissent Wikipédia comme le wiki le plus célèbre du monde, il existe de nombreux types différents, y compris les wikis internes, externes et spécifiques à une entreprise. Dans ce guide, nous définirons ce qu'est un wiki, explorerons ses types, avantages et cas d'utilisation, et verrons comment en créer un.

Qu'est-ce qu'un wiki ?

Définition du Wiki

Un wiki est une application web qui permet aux utilisateurs de publier, éditer, gérer, accéder et partager facilement des informations. Les entreprises utilisent des wikis pour permettre à leurs employés d'accéder aux informations dont ils ont besoin pour faire leur travail et pour documenter leurs connaissances avec facilité.

Le mot “wiki” vient du mot hawaïen "wiki wiki," qui signifie "rapide." C'est un nom approprié car l'un des principaux avantages d'un wiki est la vitesse à laquelle il permet aux coéquipiers de documenter et de partager des informations entre eux.

Maintenant que nous avons défini ce qu'est un wiki, examinons quelques-uns des différents types de wikis disponibles aujourd'hui.

Wiki interne vs wiki externe

Un wiki interne wiki  est un type de logiciel que les entreprises utilisent pour stocker, organiser et partager des informations sensibles. Ce sont des sites internes sécurisés uniquement accessibles par des personnes ayant des autorisations spécifiques, en général des employés d'une entreprise. Un wiki d'entreprise est utilisé pour donner aux équipes une source unique de vérité pour des informations utiles et pour améliorer l'efficacité.

Un wiki externe est une application logicielle que les membres du public peuvent utiliser pour consulter, publier et modifier des informations. Ce sont des sites web accessibles au public qui peuvent être visités par tout le monde. Certains wikis externes offrent différentes permissions à différentes personnes. Par exemple, dans certains cas, vous pourriez avoir besoin d'avoir un compte pour pouvoir éditer du contenu sur un wiki externe. Les entreprises utilisent des wikis externes pour partager du contenu tel que des spécifications de produits et des mises à jour d'entreprise avec le public. Les communautés professionnelles et non professionnelles utilisent des wikis externes pour rendre des informations pertinentes largement disponibles.

Pour résumer, la principale différence entre un wiki interne et un wiki externe réside dans qui a accès. Les wikis internes sont spécifiquement conçus pour limiter l'accès à des groupes précis de personnes, tandis que les wikis externes sont largement accessibles au public.

Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise ?

Un wiki d'entreprise, également connu sous le nom de wiki d'entreprise ou de wiki d'entreprise, est un site privé utilisé par des équipes internes pour capturer, trouver et partager des connaissances. Il sert de dépôt central où les employés peuvent créer, éditer et supprimer des informations de manière collaborative. La plupart des wikis d'entreprise disposent de contrôles d'autorisation stricts et de fonctionnalités de confidentialité qui garantissent que seuls les employés peuvent accéder et ajuster le contenu. Le principal objectif d'un wiki d'entreprise est de favoriser le partage des connaissances entre équipes, d'améliorer l'alignement et d'augmenter la productivité des employés.

Voyons maintenant quelques exemples de wikis populaires.

Quels sont quelques exemples de wiki?

Le premier wiki a été développé au milieu des années 90 par Ward Cunningham, un programmeur informatique américain qui a coécrit le Manifesto for Agile Software Development. Le wiki qu'il a développé s'appelait WikiWikiWeb et il a fixé la norme pour tous les logiciels de wiki qui suivraient. 

Les wikis sont utilisés dans divers contextes, des communautés mondiales aux équipes privées. Voici quelques exemples:

Exemples de wiki internes

• Notion: Populaire auprès des startups et des équipes tech, Notion est utilisé comme un wiki interne pour gérer la documentation d'entreprise et la planification de projets. Il permet aux équipes de centraliser leurs processus et de collaborer de manière asynchrone.
• Guru: Un wiki d'entreprise alimenté par l'IA qui apporte des connaissances vérifiées dans des outils comme Slack et Chrome afin que les équipes puissent y accéder où qu'elles travaillent. Il est particulièrement utile pour mettre en lumière des informations en temps réel sans changer de contexte.
• Confluence: Un wiki et outil de collaboration d'Atlassian, utilisé par de nombreuses entreprises pour organiser la documentation, les procédures opérationnelles standard et les connaissances d'équipe. Il offre des autorisations robustes et un contrôle de version pour les grandes organisations.
• SharePoint: Souvent utilisé comme wiki interne et intranet, surtout dans les environnements d'entreprise basés sur Microsoft. Il s'intègre bien avec d'autres outils Microsoft et offre une gestion de contenu flexible.

Exemples de wiki externes

• Wikipédia: La plus grande encyclopédie en ligne au monde, éditée de manière collaborative par des bénévoles. Elle couvre virtuellement tous les sujets imaginables et repose sur les contributions de la communauté.
• iFixit: Une wiki externe modifiable par la communauté pour les guides de réparation et le dépannage matériel. Il permet aux utilisateurs de réparer des appareils en suivant des instructions crowdsourcées.
• Wikivoyage: Un wiki de voyage fournissant des guides de destination rédigés de manière collaborative. Il aide les voyageurs à trouver des astuces à jour et à explorer de nouveaux endroits.

Quels sont les avantages d'un wiki ?

Les wikis d'entreprise deviennent rapidement une partie standard de la pile technologique de la plupart des organisations, des petites start-ups aux grandes entreprises. Après tout, ils peuvent résoudre de nombreux problèmes commerciaux universels et offrent une gamme d'avantages. Jetons un coup d'œil à certains d'entre eux maintenant.

Trouvez facilement des informations

Un wiki facilite la recherche d'informations pour les employés. En termes simples, les wikis donnent à chaque membre d'une équipe un endroit où trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Qu'ils recherchent une date de sortie de produit, un logo d'entreprise approuvé ou une politique RH, ils peuvent le trouver dans leur wiki d'entreprise. Et de plus en plus, certains wikis modernes ajoutent des intégrations qui permettent aux employés de rechercher des informations directement dans l'application à partir de laquelle ils travaillent à un moment donné.

Partagez rapidement des connaissances 

Un wiki offre aux employés un moyen de partager des informations rapidement. Avec un wiki d'entreprise, les employés ont un emplacement unique pour documenter les informations qu'ils souhaitent que leurs collègues puissent consulter. Qu'il s'agisse d'une mise à jour d'état de projet, d'une note décrivant la stratégie de mise sur le marché ou d'une procédure opérationnelle standard, les employés peuvent publier des informations précieuses dans leur wiki en toute confiance qu'elles seront trouvées par les coéquipiers qui en ont besoin.

Réduction de la surcharge d'applications

Le nombre d'applications que chaque entreprise utilise a considérablement augmenté au cours de la dernière décennie. Bien que chaque application ait un rôle à jouer, un grand nombre d'outils logiciels peut créer des silos d'information, diminuer la productivité et réduire l'efficacité opérationnelle. Une nouvelle génération de wikis alimentés par l'IA aide les entreprises à résoudre ce problème en rendant possible la recherche à travers de multiples sources à partir d'une seule interface utilisateur - un workflow parfois appelé recherche d'entreprise. Certains wikis alimentés par l'IA permettent également aux utilisateurs de créer, d'éditer et d'ajuster le contenu pour le rendre pertinent pour des groupes spécifiques d'employés. Avec des fonctionnalités comme celles-ci, les wikis permettent aux entreprises de consolider des outils, tels qu'un intranet. 

Augmenter l'efficacité des employés 

Une étude de McKinsey a révélé que les employés passent en moyenne 20% de leur temps à rechercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela équivaut à perdre un jour toutes les semaines pour une tâche à la fois inefficace... et profondément frustrante ! Avec un wiki d'entreprise, les employés disposent d'une source unique de vérité pour l'information. Cela réduit considérablement le temps que chaque employé doit passer à rechercher des informations et aide à augmenter considérablement l'efficacité à l'échelle de l'entreprise. 

Améliorer la culture d'entreprise

La recherche de Gallup a révélé que l'engagement des employés stagne ces dernières années, les travailleurs signalant se sentir déconnectés de leurs coéquipiers et de la mission de leur entreprise. Cela a un effet d'entraînement sur la culture d'une équipe, sa productivité et sa performance globale. Cependant, avec un wiki, les dirigeants d'entreprise peuvent partager plus facilement des mises à jour importantes avec leurs équipes et les employés peuvent interagir quotidiennement avec le contenu des autres. Cela peut grandement aider les travailleurs à se sentir plus connectés à leur entreprise et engagés dans leur travail.

Quelles Sont les Caractéristiques Clés des Wikis ?

Les wikis partagent quelques caractéristiques essentielles qui les rendent particulièrement efficaces pour capturer, organiser et partager des connaissances entre les équipes.

• Édition collaborative: Plusieurs utilisateurs peuvent contribuer et affiner le contenu en temps réel, maintenant les connaissances fraîches et précises.
• Gestion des versions: La plupart des wikis suivent les modifications dans le temps, permettant aux utilisateurs de visualiser ou de revenir à des versions antérieures du contenu.
• Gestion des autorisations: Les administrateurs peuvent contrôler qui peut consulter, éditer ou gérer un contenu spécifique, garantissant le bon niveau d'accès pour chaque équipe.
• Fonctionnalités de recherche: Un moteur de recherche robuste facilite la recherche de pages, mots-clés ou contenu connexe en quelques secondes.
• Rattachement et hiérarchie: Les liens internes et la hiérarchisation des pages aident à organiser l'information de manière logique et à améliorer la navigation.
• Modèles et outils de formatage: Des modèles intégrés et des éditeurs de texte enrichi permettent la création de contenu cohérent et professionnel.
• Intégrations: De nombreux wikis modernes s'intègrent avec des outils comme Slack, Teams et Google Workspace pour rationaliser les flux de travail et l'accès aux connaissances.

Principaux cas d'utilisation des wikis

Les entreprises utilisent généralement des wikis dans une variété de cas d'utilisation. Après tout, un wiki est à son plus efficace lorsqu'il est utilisé par plusieurs équipes et héberge divers types de contenu. Voici quelques-uns des principaux cas d'utilisation des wikis.

• Matériel de formation pour les employés: un wiki d'entreprise est un excellent endroit pour stocker les documents, les tâches et les manuels dont les nouveaux employés ont besoin pendant la période d'intégration.
• Procédures opérationnelles standard: pour de nombreuses entreprises, le type de contenu le plus courant trouvé dans un wiki est les procédures opérationnelles standard qui détaillent la meilleure façon de réaliser certaines tâches comme la saisie d'un ticket avec le service informatique, le remplissage d'un rapport de dépenses ou la recommandation de quelqu'un pour un poste vacant.
• Politiques RH: qu'il s'agisse d'informations sur les avantages, de politiques de congé payé ou de documents de formation, les wikis sont souvent utilisés par les équipes RH pour stocker des documents pertinents pour tous les employés d'une entreprise.
• FAQ sur les produits: un wiki fournit aux équipes en contact avec les clients une seule source de vérité pour les informations sur les produits, ce qui leur permet de répondre rapidement et précisément aux questions des clients.
• Actifs de marque: les logos d'entreprise, les portraits des employés et les images de produits sont souvent stockés dans les wikis d'entreprise, ce qui permet aux employés de trouver facilement les dernières versions des principaux actifs de marque.

Comment créer un wiki

À ce stade, vous vous demandez peut-être : ‘comment puis-je créer un wiki ?' Que vous souhaitiez créer un wiki d'entreprise, un wiki externe pour une communauté en ligne ou un autre type de wiki, voici les étapes clés à suivre.

Choisissez une plateforme wiki

La première étape consiste à choisir un outil wiki qui correspond à vos objectifs. Si vous souhaitez créer un wiki personnalisé, une solution gratuite et en open source comme DokuWiki pourrait être un bon choix. Si vous envisagez de mettre en place un wiki d'entreprise, vous devrez tenir compte de facteurs tels que le coût, la facilité d'utilisation, les contrôles d'autorisation, les intégrations et les capacités alimentées par l'IA. Vous trouverez peut-être utile de lire à propos des meilleurs outils logiciels de wiki.

Configurez votre wiki

Une fois que vous avez choisi une plateforme, l'étape suivante consiste à la configurer. Cela peut impliquer la création d'un compte, l'attribution de rôles à différents membres de l'équipe, la personnalisation d'une page d'accueil et la configuration des paramètres d'autorisation. De nombreux outils wiki fournissent des modèles pour vous aider à démarrer rapidement.

Ajoutez et organisez du contenu

L'étape suivante est amusante : ajouter du contenu. Il est important de considérer la structure et la mise en page de vos pages wiki pour garantir qu'il est aussi facile que possible pour les utilisateurs de naviguer. Créez des pages pour des domaines sujets de haut niveau et ajoutez des sous-pages détaillées en dessous. Il est également important d'ajouter des liens internes entre les pages wiki connexes.

Personnalisez l'apparence

Avant de partager largement votre nouveau wiki, il est important de le personnaliser, surtout s'il s'agit d'un wiki d'entreprise qui sera utilisé par un grand nombre d'employés. De nombreux wikis vous permettent d'ajuster les couleurs, les polices, les mises en page et autres caractéristiques de conception pour correspondre au style de votre marque. Cela peut grandement contribuer à garantir que les employés aient une expérience familière et engageante chaque fois qu'ils utilisent le wiki.

Établissez des processus pour garder le contenu à jour

La dernière étape consiste à créer des directives et des processus qui garantissent que le wiki soit largement adopté et bien entretenu à long terme. Historiquement, une grande partie du travail de maintenance d'un wiki était effectuée manuellement, mais avec l'avènement de la technologie IA, la tâche est beaucoup plus simple de nos jours. Quel que soit le logiciel de wiki que vous utilisez, il est important que les anciens contenus soient archivés, que les contenus populaires soient toujours à jour et que les analyses soient continuellement exploitées pour favoriser l'adoption.

Meilleur logiciel wiki

Le monde des wikis a beaucoup changé depuis que Ward Cunningham a lancé WikiWikiWeb dans les années 1990. Aujourd'hui, certains des sites web les plus populaires d'internet sont des wikis externes, tandis que les entreprises du monde entier considèrent les wikis internes comme une partie essentielle de leur stack technologique.

Dans cet article, nous avons expliqué ce qu'est un wiki, partagé des exemples de wikis populaires, discuté des nombreux avantages d'un wiki d'entreprise et décrit comment créer un wiki. Maintenant, vous vous demandez peut-être quel est le meilleur logiciel wiki pour votre entreprise. La bonne nouvelle est qu'il y a beaucoup d'options disponibles aujourd'hui, dont beaucoup adoptent la dernière technologie AI pour faciliter la recherche d'informations par les employés afin qu'ils puissent faire de leur mieux. Pour en savoir plus, lisez sur les meilleurs outils de logiciel wiki.

Conclusion

Les wikis jouent un rôle puissant pour rendre les connaissances des entreprises plus accessibles, collaboratives et exploitables. Que vous documentiez du contenu d'intégration, suiviez des politiques ou permettiez une collaboration en temps réel, la bonne plateforme de wiki peut transformer la façon dont votre équipe travaille et partage des informations.

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