Un wiki es una plataforma colaborativa basada en web que permite a los usuarios publicar, editar y organizar contenido en tiempo real. Si bien la mayoría de las personas conocen a Wikipedia como el wiki más famoso del mundo, existen muchos tipos diferentes, incluyendo wikis internos, externos y específicos de empresas. En esta guía, definiremos qué es un wiki, exploraremos sus tipos, beneficios y casos de uso y te guiaremos sobre cómo crear uno.

¿Qué es un wiki?

Definición de Wiki

Un wiki es una aplicación web que permite a los usuarios publicar, editar, gestionar, acceder y compartir información fácilmente. Las empresas utilizan wikis para permitir que sus empleados accedan a la información que necesitan para hacer su trabajo y documentar su propio conocimiento con facilidad.

La palabra 'wiki' proviene de la palabra hawaiana 'wiki wiki', que significa 'rápido'. Es un nombre apropiado porque uno de los principales beneficios de un wiki es la rapidez con la que permite a los compañeros de equipo documentar y compartir información entre ellos.

Ahora que hemos definido qué es un wiki, veamos algunos de los diferentes tipos de wikis disponibles hoy en día.

Wiki interno vs wiki externo

Un wiki interno es un tipo de software que las empresas utilizan para almacenar, organizar y compartir información sensible. Son sitios web internos seguros a los que solo pueden acceder las personas que tienen permisos específicos, generalmente empleados de una empresa. Un wiki empresarial se utiliza para dar a los equipos una única fuente de verdad para información útil y para, en última instancia, mejorar la eficiencia.

Un wiki externo es una aplicación de software que los miembros del público pueden utilizar para ver, publicar y editar información. Son sitios web de acceso público que pueden ser visitados por cualquier persona. Algunos wikis externos proporcionan diferentes permisos a diferentes personas. Por ejemplo, en algunos casos, podrías necesitar tener una cuenta para poder editar contenido en un wiki externo. Las empresas utilizan wikis externos para compartir contenido como especificaciones de productos y actualizaciones de la empresa con el público. Tanto comunidades empresariales como no empresariales utilizan wikis externos para hacer información relevante ampliamente disponible.

Para resumir, la clave diferencia entre un wiki interno y un wiki externo radica en quién tiene acceso. Los wikis internos están diseñados específicamente para limitar el acceso a grupos específicos de personas, mientras que los wikis externos son ampliamente accesibles al público.

¿Qué es un wiki empresarial?

Un wiki de empresa, también conocido como wiki corporativo o wiki empresarial, es un sitio web privado utilizado por equipos internos para capturar, encontrar y compartir conocimientos. Actúa como un repositorio central donde los empleados pueden crear, editar y eliminar información de manera colaborativa. La mayoría de los wikis empresariales tienen controles de permisos estrictos y características de privacidad que aseguran que solo los empleados puedan acceder y ajustar el contenido. El propósito principal de un wiki empresarial es permitir el intercambio de conocimiento entre equipos, mejorar la alineación e incrementar la productividad de los empleados.

Ahora veamos algunos ejemplos de wikis populares.

¿Cuáles son algunos ejemplos de wikis?

El primer wiki fue desarrollado a mediados de los 90 por Ward Cunningham, un programador de computadoras estadounidense que coescribió el Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software. El wiki que desarrolló se llamaba WikiWikiWeb y estableció el estándar para todo el software de wiki que vendría después. 

Los wikis se utilizan en una variedad de entornos, desde comunidades globales hasta equipos privados. Aquí hay algunos ejemplos:

Ejemplos de Wiki Internos

• Notion: Popular entre startups y equipos de tecnología, Notion se utiliza como un wiki interno para gestionar la documentación de la empresa y la planificación de proyectos. Permite a los equipos centralizar sus procesos y colaborar de forma asincrónica.
• Guru: Un wiki de empresa con inteligencia artificial que trae conocimientos verificados a herramientas como Slack y Chrome para que los equipos puedan acceder a ellos donde sea que trabajen. Es especialmente útil para mostrar información en tiempo real sin cambiar de contexto.
• Confluence: Una herramienta de wiki y colaboración de Atlassian, utilizada por muchas empresas para organizar documentación, procedimientos operativos estándar y conocimiento de equipos. Ofrece permisos robustos y control de versiones para organizaciones más grandes.
• SharePoint: A menudo utilizado como wiki interno e intranet, especialmente en entornos empresariales basados en Microsoft. Se integra bien con otras herramientas de Microsoft y proporciona un manejo flexible de contenidos.

Ejemplos de Wiki Externos

• Wikipedia: La mayor enciclopedia en línea del mundo, editada colaborativamente por voluntarios. Cubre virtualmente todos los temas imaginables y depende de las contribuciones de la comunidad.
• iFixit: Una wiki externa editable por la comunidad para guías de reparación y resolución de problemas de hardware. Empodera a los usuarios para arreglar dispositivos siguiendo instrucciones colaborativas.
• Wikiviajes: Una wiki de viajes que proporciona guías de destinos escritas colaborativamente. Ayuda a los viajeros a encontrar consejos actualizados y explorar nuevos lugares.

¿Cuáles son los beneficios de un wiki?

Los wikis empresariales están convirtiéndose rápidamente en una parte estándar del conjunto tecnológico de la mayoría de las organizaciones, desde pequeñas startups hasta grandes empresas. Después de todo, pueden resolver muchos problemas comerciales universales y ofrecen una variedad de beneficios. Veamos algunos de esos ahora.

Encuentra información fácilmente

Un wiki facilita que los empleados encuentren información. En pocas palabras, los wikis dan a cada miembro de un equipo un lugar para encontrar la información que necesita para hacer su trabajo. Ya sea que estén buscando una fecha de lanzamiento de un producto, un logotipo de empresa aprobado o una política de RRHH, lo pueden encontrar en su wiki de empresa. Y cada vez más, algunas wikis modernas están añadiendo integraciones que permiten a los empleados buscar información directamente dentro de la aplicación en la que están trabajando en un momento dado.

Comparte conocimiento rápidamente 

Un wiki le da a los empleados una forma de compartir información rápidamente. Con un wiki empresarial, los empleados tienen una ubicación única para documentar la información que desean que sus colegas puedan acceder. Ya sea una actualización del estado del proyecto, una nota que describe la estrategia de lanzamiento al mercado o un procedimiento operativo estándar, los empleados pueden publicar información valiosa en su wiki con la confianza de que será encontrada por compañeros que la necesitan.

Reducción de sobrecarga de aplicaciones

El número de aplicaciones que utiliza la empresa promedio ha crecido dramáticamente en la última década. Mientras que cada aplicación tiene un papel que desempeñar, tener un gran número de herramientas de software puede crear silos de información, disminuir la productividad y reducir la eficiencia operativa. Una nueva generación de wikis potenciadas por IA está ayudando a las empresas a resolver este problema al permitir buscar en múltiples fuentes desde una única interfaz de usuario, un flujo de trabajo a veces denominado búsqueda empresarial. Algunos wikis impulsados por IA también permiten a los usuarios crear, editar y ajustar contenido para que sea relevante para grupos específicos de empleados. Con funciones como estas, las wikis permiten a las empresas consolidar herramientas, como una intranet. 

Aumentar la eficiencia de los empleados 

Un estudio de McKinsey encontró que los empleados pasan el 20% de su tiempo promedio buscando la información que necesitan para realizar sus trabajos. ¡Eso equivale a perder un día cada semana en una tarea que es tanto ineficiente ... como profundamente frustrante! Con un wiki empresarial, los empleados tienen una única fuente de verdad para la información. Esto reduce drásticamente el tiempo que cada empleado tiene que pasar buscando información y ayuda a aumentar significativamente la eficiencia en toda la empresa. 

Mejorar la cultura empresarial

Investigaciones de Gallup encontraron que el compromiso de los empleados se ha estancado en los últimos años, ya que los trabajadores reportan sentirse desconectados de sus compañeros de equipo y de la misión de su empresa. Esto tiene un efecto en cascada en la cultura, la productividad y el rendimiento general de un equipo. Sin embargo, con una wiki, los líderes de la empresa pueden compartir actualizaciones importantes con sus equipos de forma más fácil y los empleados pueden interactuar con el contenido de los demás diariamente. Esto puede ayudar en gran medida a que los trabajadores se sientan más conectados a su empresa y comprometidos con su trabajo.

¿Cuáles son las características clave de las wikis?

Las wikis comparten algunas características esenciales que las hacen especialmente efectivas para capturar, organizar y compartir conocimiento entre equipos.

• Edición colaborativa: Varios usuarios pueden contribuir y mejorar el contenido en tiempo real, manteniendo el conocimiento fresco y preciso.
• Control de versiones: La mayoría de las wikis rastrean los cambios con el tiempo, permitiendo a los usuarios ver o revertir a versiones anteriores del contenido.
• Gestión de permisos: Los administradores pueden controlar quién puede ver, editar o administrar contenido específico, asegurando el nivel adecuado de acceso para cada equipo.
• Funcionalidad de búsqueda: Un motor de búsqueda robusto facilita encontrar páginas, palabras clave o contenido relacionado en cuestión de segundos.
• Vinculación y jerarquía: Los enlaces internos y la anidación de páginas ayudan a organizar la información de forma lógica y mejorar la navegación.
• Plantillas y herramientas de formato: Las plantillas integradas y los editores de texto rico permiten crear contenido consistente y con aspecto profesional.
• Integraciones: Muchas wikis modernas se integran con herramientas como Slack, Teams y Google Workspace para simplificar flujos de trabajo y acceso al conocimiento.

Principales casos de uso de wikis

Las empresas utilizan wikis típicamente en una variedad de casos de uso. Después de todo, un wiki es más efectivo cuando se utiliza entre múltiples equipos y alberga varios tipos de contenido. Aquí hay algunos de los principales casos de uso de wikis.

• Materiales de incorporación de empleados: una wiki de empresa es un excelente lugar para almacenar los documentos, tareas y manuales necesarios para los nuevos empleados durante la incorporación.
• Procedimientos operativos estándar: para muchas empresas, el tipo más común de contenido encontrado en una wiki son los procedimientos operativos estándar que describen cómo completar mejor ciertas tareas como presentar un ticket a TI, completar un informe de gastos o referir a alguien para un puesto abierto.
• Políticas de recursos humanos: ya sea información sobre beneficios, políticas de PTO o materiales de capacitación, las wikis suelen ser utilizadas por equipos de RRHH para almacenar materiales relevantes para todos los empleados de una empresa.
• Preguntas frecuentes del producto: una wiki proporciona a los equipos orientados al cliente una única fuente de verdad para la información del producto, facilitando así que respondan rápidamente y con precisión a las preguntas de los clientes.
• Recursos de marca: los logotipos de la empresa, las fotografías de los empleados y las imágenes de los productos a menudo se almacenan en wikis de empresas, lo que facilita que los empleados encuentren las últimas versiones de los recursos clave de la marca.

Cómo hacer un wiki

By this stage you might be wondering: ‘how can I make a wiki?’ Whether you’re looking to create a company wiki, an external wiki for an online community, or a different type of wiki altogether, here are the key steps to follow.

Elige una plataforma de wiki

El primer paso es seleccionar una herramienta de wiki que se ajuste a tus objetivos. Si deseas hacer un wiki personal, una solución gratuita y de código abierto como DokuWiki podría ser una buena opción. If you’re looking to implement a company wiki, you’ll need to consider factors like cost, ease of use, permission controls, integrations, and AI-powered capabilities. You might find it helpful to read about the mejores herramientas de software de wiki.

Configura tu wiki

Una vez que elijas una plataforma, el siguiente paso es configurar. Esto podría implicar crear una cuenta, asignar roles a diferentes miembros del equipo, personalizar una página de inicio y configurar los ajustes de permisos. Muchas herramientas de wiki proporcionan plantillas para ayudarte a comenzar rápidamente.

Agrega y organiza contenido

El siguiente paso es uno divertido: agregar contenido. Es importante considerar la estructura y diseño de las páginas de tu wiki para asegurar que sea lo más fácil posible para los usuarios navegar. Crea páginas para áreas temáticas de alto nivel y agrega subpáginas detalladas debajo. También es importante añadir enlaces internos entre las páginas de wiki relacionadas.

Personaliza la apariencia

Antes de compartir ampliamente tu nueva wiki, es importante personalizarla, especialmente si es una wiki de empresa que será utilizada por un gran número de empleados. Muchas wikis te permiten ajustar colores, fuentes, diseños y otras características de diseño para que coincidan con el estilo de tu marca. Esto puede ayudar en gran medida a garantizar que los empleados tengan una experiencia familiar y atractiva cada vez que utilicen el wiki.

Establece procesos para mantener el contenido fresco

El paso final es crear pautas y procesos que aseguren que el wiki sea ampliamente adoptado y bien mantenido a largo plazo. Históricamente, gran parte del trabajo para mantener un wiki se hacía manualmente, pero con la llegada de la tecnología de IA, la tarea es mucho más fácil hoy en día. Independientemente del software de wiki que utilices, es importante que se archiven los contenidos antiguos, se mantengan actualizados los contenidos populares, y se aprovechen continuamente las analíticas para impulsar la adopción.

Mejores software de wiki

El mundo de los wikis ha cambiado drásticamente desde que Ward Cunningham lanzó WikiWikiWeb en los años 90. Hoy en día, algunos de los sitios web más populares de Internet son wikis externos, mientras que las empresas de todo el mundo consideran a los wikis internos como una parte crítica de su infraestructura tecnológica.

En este artículo, explicamos qué es un wiki, compartimos ejemplos de wikis populares, discutimos los muchos beneficios de un wiki empresarial y describimos cómo hacer un wiki. Ahora podrías preguntarte cuál es el mejor software de wiki para tu negocio. La buena noticia es que hay muchas opciones disponibles hoy en día, muchas de las cuales están adoptando la última tecnología de IA para facilitar más que nunca que los empleados encuentren la información que necesitan para hacer su mejor trabajo. Para aprender más, lea sobre los mejores herramientas de software wiki.

Conclusión

Las wikis desempeñan un papel poderoso en hacer que el conocimiento de la empresa sea más accesible, colaborativo y práctico. Ya sea que estés documentando contenido de integración, siguiendo políticas o facilitando la colaboración en tiempo real, la plataforma wiki adecuada puede transformar la forma en que tu equipo trabaja y comparte información.

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