Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. But what is the best wiki software? That’s what we’re going to cover in this guide.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. In short, it’s a single source of truth for trusted information. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• Novas caractéricas de produtos ou atualizações de processos
• Políticas de RH em torno do tempo de folga
• Plantas de gerenciamento de projetos
• Hotspots locais para almoços de equipe

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

Um wiki hospedado inclui ferramentas SaaS que não requerem tempo de desenvolvedor interno. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki; however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g., MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralizar informações da empresa

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to Forbes, employees who are forced to waste time searching for information quickly become disengaged. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. 

Wiki software centralizes all company information into a single source of truth–so everyone knows exactly where to go to find reliable and relevant information. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. 

When employees are provided with bite-sized information and they can access it again whenever they need it, information overload becomes a thing of the past. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Todos querem sentir que estão armados com as informações necessárias para fazer bem o seu trabalho. Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. 

Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. Eles não precisam incomodar especialistas em assuntos para obter respostas às suas perguntas; em vez disso, podem encontrar todo o conhecimento que precisam ao alcance das mãos.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. É uma solução simples que mantém todos na mesma página. 

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. This ensures that company information stays up to date and relevant, while preventing someone from unknowingly referencing unreliable knowledge. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. 

According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. Portanto, é fundamental que as equipes tenham acesso a informações confiáveis em suas interações com os clientes. 

Deixe os especialistas em assuntos documentarem e verificarem suas informações, para que todos saibam que o conhecimento que estão lendo é preciso e confiável. This kind of expert-verified knowledge is especially valuable when used in knowledge base software or surfaced through help desk software, where speed and accuracy directly impact the customer experience.

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. Em segundo lugar, fornece acesso rápido ao conhecimento, para que os agentes de suporte possam responder perguntas em tempo real – eliminando o tempo de espera entre a pergunta de um cliente e a resposta do suporte.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. There are few key characteristics to keep in mind when choosing the best wiki for your team. 

Easy to use

Adicionar uma nova ferramenta a qualquer fluxo de trabalho é temido pela maioria dos funcionários – é apenas mais uma coisa para aprender além das tarefas diárias. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. It should have an intuitive design and content hierarchy that promotes easy content creation.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Um wiki precisa ter uma funcionalidade de busca inteligente que permita fornecer resultados relacionados à sua busca, sem depender de palavras-chave exatas. Good wiki software will not require multiple searches to find answers. 

Knowledge base

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrações

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Deve permitir que você encontre as informações que precisa sem sair do aplicativo em que está trabalhando.

Learning features

It should be able to cater to its user. Com base em seu papel ou nas informações que você referenciou historicamente, um wiki deve sugerir conteúdos relevantes para o seu papel. For further support, wiki software should also have a help center or guides series where documentation is easily accessible. 

Personalização

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

One of the most important capabilities to look for—especially as your company grows—is how well your wiki software integrates into your existing tool stack.

Integrating wiki software with your existing tech stack

Choosing the right wiki software is only half the battle—making sure it integrates smoothly into your team’s daily tools is just as important. The best wikis don’t require users to break their flow. Instead, they show up where work is already happening.

Here’s what to look for when evaluating integrations:

Slack and Microsoft Teams
Your team already lives in chat apps. Wiki software that connects directly to Slack or Teams can surface answers in real time—without opening a new tab. Some tools even let you create or verify content right from chat.

Google Workspace and Microsoft 365
Look for wikis that integrate with tools like Google Docs, Sheets, and Outlook, or Microsoft Word and Excel. This makes it easier to embed documents, sync calendars, or search knowledge alongside your existing files.

Browser extensions
Extensions for Chrome or Edge let you search your wiki from anywhere on the web. Whether you're in an email thread or inside a CRM, browser-based search means you’re never more than a click away from the right answer.

Project management tools
Wikis that connect with Jira, Trello, Asana, or ClickUp help bridge the gap between planning and documentation. This is especially helpful for engineering, product, and marketing teams that work cross-functionally.

SSO and user management
Single sign-on (SSO) and user provisioning integrations (like Okta or Azure AD) streamline access and security. These are essential for scaling and onboarding new employees with ease.

AI-powered enterprise search
The most modern wiki tools go beyond integrations—they unify your entire knowledge ecosystem. With AI-powered search, your wiki can index knowledge from tools across your stack and return trusted answers instantly.

Guru integrates with all of the most popular workplace tools, so your team can access trusted information wherever they’re already working.

As melhores ferramentas e exemplos de software wiki

1. Guru
At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Ele se integra com os aplicativos mais populares da sua empresa, para que as informações que você precisa estejam sempre ao seu alcance. You can document knowledge faster than ever with Guru’s AI writing assistant, keep it up to date with our verification workflow, and quickly find information no matter where it’s stored with our AI enterprise search capabilities.

And with AI-powered Knowledge Agents, teams like IT, HR, Support, Sales, and Product can create customized search experiences tailored to their specific needs—making enterprise search even more relevant and powerful across the company. 

Key features:

• AI-powered content creation and search
  
  
• Browser extensions and app integrations
  
  
• Content verification workflow
  
  
• Enterprise-wide search
  
  
• Slack, Chrome, and Teams integrations
  
  

Benefits:

• Trusted, always up-to-date information
  
  
• Built into existing workflows
  
  
• Fast and intuitive search
  
  
• Scales with your team
  
  

Best for: Teams looking for an AI-powered internal wiki that works directly in their existing tools and workflows

2. MediaWiki
Here is the most popular open-source wiki software out there. É ideal para anyone que gerencia grandes quantidades de conteúdo que precisa ser acessado por muitas pessoas. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Still, MediaWiki is one of the most trusted wikis and it’s completely free.

Key features:

• Open-source and highly extensible
  
  
• Powerful permission and versioning controls
  
  
• Customizable with extensions and skins
  
  
• Scalable for large content bases
  
  

Benefits:

• Free and proven solution (used by Wikipedia)
  
  
• Strong community and support
  
  
• Ideal for massive public or private knowledge bases
  
  

Best for: Organizations with technical teams managing large, structured content repositories

3. DokuWiki
DokuWiki is simple and effective. É um layout de wiki de código aberto que tem milhares de colaboradores e sem limite para o número de páginas que você pode salvar. Built-in authentication makes it suitable for large companies trying to get a lot of important information out to their employees or customers fast, and it’s free.

Key features:

• Armazenamento de arquivos planos (sem banco de dados necessário)
  
  
• Lista de controle de acesso e autenticação
  
  
• Ecosistema de plug-ins
  
  
• Fácil para fazer backup e restaurar
  
  

Benefícios:

• Configuração rápida e infraestrutura leve
  
  
• Great for documentation-heavy teams
  
  
• Não há banco de dados, então baixa manutenção
  
  

Melhor para: Equipes que precisam de um wiki leve e auto-hospedado sem a complexidade de um banco de dados

4. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy.

Características-chave:

• Integrações profundas com Jira e Trello
  
  
• Nomeação e comentários de páginas
  
  
• Templates para documentação de projetos
  
  
• Suporte a páginas ricas em mídia
  
  

Benefícios:

• Great for technical documentation
  
  
• Conecta-se de forma transparente com o ecossistema Atlassian
  
  
• Colaborativo e seguro
  
  

Melhor para: Equipes de engenharia ou produtos que já usam Jira ou outras ferramentas do Atlassian

5. Tettra - funciona bem para equipes sem conhecimento técnico. A configuração, manutenção e uso são intuitivos – também se integra com as ferramentas que você já utiliza. As equipes de uma organização inteira podem organizar seu conhecimento do jeito que faz mais sentido para elas.

Características-chave:

• Integra-se com Slack e Microsoft Teams
  
  
• Sugestões e verificação de conteúdo
  
  
• Interface de edição leve
  
  
• Característica Q&A para expor respostas
  
  

Benefícios:

• Fácil de implementar e gerenciar
  
  
• Construído para equipes não técnicas
  
  
• Manter o conhecimento verificado e fresco
  
  

Melhor para: Equipes não técnicas ou startups procurando uma base de conhecimento interna simples e confiável

6. Notion Notion é um software wiki altamente personalizável que permite equipas remotas e presenciais colaborarem de forma mais eficaz Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion é gratuito para uso individual

Características chaves:

• O espaço de trabalho "todo em um lugar" (notas, bancos de dados, wikis)
  
  
• Editor de arrastar e soltar
  
  
• Modelos personalizados e automação de fluxos de trabalho
  
  
• Suporte a mídia rico
  
  

Benefícios:

• Combinando documentação, tarefas e wikis
  
  
• Visivelmente atraente e flexível
  
  
• Gratuito para uso pessoal
  
  

Melhor para: Equipas pequenas ou indivíduos procurando um espaço de trabalho multipropósito com forte personalização

7. Slite é projetado para equipas que trabalham remotamente Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Cada usuário inicia o dia com uma tela Atualização que captura novas informações que podem ser relevantes para o seu papel. É gratuito para até 50 documentos.

Características chaves:

• Edição colaborativa em tempo real
  
  
• Digest de reuniões
  
  
• Comentários e mencionamentos
  
  
• Modelos para configuração fácil
  
  

Benefícios:

• Otimizado para equipas remotas assimétricas
  
  
• Mantém todos informados com atualizações
  
  
• Interface amigável
  
  

Melhor para: Equipas remotas ou híbridas que precisam de uma wiki leve e fácil de usar

8. Nuclino Devido ao seu design suave e intuitivo, o Nuclino é um software wiki ideal para usuários não técnicos O layout é fácil de aprender. Pode ser usado apenas como uma wiki da empresa, ou para gerenciar projetos, compartilhar ideias e mais. Nuclino é gratuito para até 50 itens

Key features:

• Interface simples e intuitiva
  
  
• Colaboração em tempo real
  
  
• Visualização gráfica de páginas e relações
  
  
• Suporte a markdown
  
  

Benefícios:

• Curva de aprendizado mínima
  
  
• Fácil de usar e navegar
  
  
• Ideal para equipes rapidas
  
  

Melhor para:
Equipes que quiserem uma ferramenta rápida e leve para documentação de projetos e wikis internas

9. Tab​Slab é um software intuitivo de gestão de conhecimento wiki que é ideal para equipes que querem uma configuração fácil Ele vem com análises de dados, para que os moderadores possam ver facilmente quais informações são as mais populares. O Slab é gratuito para até 10 usuários.

Características-chave:

• Experiência de edição moderna
  
  
• Colaboração em tempo real
  
  
• Integra-se facilmente com Slack, GitHub e G Suite
  
  
• Análises de uso e saúde do conteúdo
  
  

Benefícios: 

• Interface intuitiva
  
  
• Bom suporte e integrações
  
  
• Análises-dirigidas gerenciamento de conhecimento

Melhor para: Equipes modernas desejando limpo UX e visibilidade sobre como o conhecimento é usado

10. Document360 Document360 é uma editor visual que convida colaboração e compartilhamento de conhecimento. Ele se integra bem com a maioria dos aplicativos e oferece análises que permitem ver quais informações é mais valorizadas.

Características-chave:

• Editores WYSIWYG e Markdown
  
  
• Análises avançadas e relatórios
  
  
• Busca impulsionada por IA
  
  
• Domínio personalizável e branding
  
  

Benefícios:

• Excelente para bases de conhecimento internas e externas
  
  
• Escalável e seguro
  
  
• Análises por desempenho.
  
  

Melhor para: Equipes de suporte ou empresas criando tanto documentação de documentação de clientes.

11. Wiki.js
Wiki.js é open-source e pode ser usado em qualquer plataforma em um meio p·blico, p·blico ou ambos. Como mais uma opção gratuita, esta permite criar e armazenar informações em um layout de conteúdo totalmente personalizável. Análises também estão disponíveis. Wiki.js é menos ideal para aqueles com pouca ou nenhuma experiência ou conhecimento técnico.

Características-chave:

• Editor de Markdown com visualização ao vivo
  
  
• Controle de acesso baseado em funções
  
  
• Armazenamento baseado em Git
  
  
• Suporte multilíngue
  
  

Benefícios:

• Código aberto e gratuíto.
  
  
• Seguro e personalizável
  
  
• Melhor para: Tecnicos experientes
  
  

12. Wiki.js

12. Documentário do livro Muito recomendado para equipes que desejam uma interface limpa, intuitiva e com baixa complexidade técnica. O Bookstack pode ser hospedado e personalizado extensivamente, embora a configuração e manutenção exijam alguma participação do desenvolvedor.

Características-chave:

• Organização de conteúdo baseado em livros e capítulos
  
  
• Editor de texto completo com suporte a Markdown
  
  
• Controle de acesso baseado em papéis
  
  
• Suporte multilíngue
  
  
• Opções de personalização auto-hospedadas
  
  

Benefícios:

• Layout limpo e estruturado para navegação intuitiva
  
  
• Livre e de código aberto para uso
  
  
• Controles de permissão poderosos para áreas de conteúdo diferentes
  
  

Melhor para: Equipes de tamanho pequeno a médio que buscam um wiki estruturado, auto-hospedado com fácil curva de aprendizado.

13. TiddlyWiki
TiddlyWiki é um wiki pessoal altamente personalizável projetado para uso individual ou ambientes de equipe pequena. Ele é único pois executa como um arquivo HTML único, tornando-o portátil e fácil de fazer backup. O TiddlyWiki atrai poderosos usuários que desejam ter controle total sobre a estrutura de seu conhecimento, embora possa vir com uma curva de aprendizado para usuários não técnicos.

Características-chave:

• Faz parte de um único arquivo HTML da wiki
  
  
• Personalização completa via plugins e scripts
  
  
• Edição de texto completo e Markdown
  
  
• Suporte para múltiplas plataformas
  
  
• Organização do conteúdo com base em tags
  
  

Benefícios:

• Completamente portátil e leve
  
  
• De código aberto e altamente extensível
  
  
• Características de gerenciamento de conhecimento pessoais poderoso
  
  

Melhor para: Usuários individuais, pesquisadores e desenvolvedores que buscam uma base de conhecimento altamente portátil, hackável.

14. Zoho Wiki
Zoho Wiki faz parte do ecossistema Zoho maior e é ideal para pequenas e medianas empresas que já usam as aplicações Zoho. Ele permite configurações de permissões baseadas em papéis, tornando-o uma escolha sólida para empresas que precisam controlar quem pode acessar ou editar conteúdo específico. Zoho Wiki é hospedado, o que significa que é de baixo manuse e para configuração menor em comparação com alguns concorrentes.

Características-chave:

• Controle de acesso baseado em papéis
  
  
• Configuração de marca e layout de páginas personalizáveis
  
  
• IntegraÇão sem buraque com outras aplicações do Zoho
  
  
• Versão dos documentos e histórico
  
  
• Editor web com WYSIWYG
  
  

Benefícios:

• Fácil de usar com configuração mínima
  
  
• Adega bem na ecossistema do Zoho
  
  
• Bom para gerenciar o conhecimento da equipe ou do departamento
  
  

XWiki
https://xwiki.org Ele suporta recursos avançados como scripts, criação de aplicativos personalizados e conteúdo estruturado, tornando-o uma opção aterrissagem para equipes técnicas. No entanto, o XWiki exige mais configuració e manutenção contínuo do que ferramentas hospedadas mais simples.

Características-chave:

• Extensa personalização via scripts e macros
  
  
• Suporte de dados estruturados e conteúdo dinâmico
  
  
• Autonomo com opções de º-tamosto empresarial
  
  
• Controles de acesso e edição colaborativa
  
  
• Ferramentas de exportação e importação embutidas
  
  

Benefícios:

• Extremamente flexível e escalável
  
  
• Ideal para fluxos de trabalho técnicos e implantações de nível empresarial
  
  
• Opcões de suporte comunitário e empresarial
  
  

Melhor para: Equipes técnicas e grandes empresas com recursos de desenvolvimento procurando profundas customizações

16. Joplin\r\nJoplin começou como uma aplicação de anotações, mas evoluiu para uma solução de gestão de conhecimento focada na privacidade. Ela suporta criptografia de ponta a ponta, tornando-a uma boa opção para usuários preocupados com a segurança dos dados. Joplin é ideal para uso individual ou em pequenos grupos, e embora seja gratuito e de código aberto, ela pode não oferecer todas as características de colaboração das plataformas wiki mais robustas.

Características-chave:

• Edição de notas com base em Markdown
  
  
• Criptografia de ponta a ponta para privacidade dos dados
  
  
• Conservador web e aplicativos móveis
  
  
• Sincronização entre dispositivos utilizando Dropbox, OneDrive ou WebDAV
  
  
• Offline primeiro com armazenamento de nuvem opcional
  
  

Benefícios:

• Controles de segurança e privacidade fortes
  
  
• Suporta fluxos de trabalho tanto pessoais quanto em equipe pequena
  
  
• Livre, de código aberto e cross-platform
  
  

Melhor para: Indivíduos ou pequenas equipes preocupados com a privacidade e procurando por um wiki seguro e com base em Markdown

17. Obsidian\r\nObsidian é uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento com base em Markdown, amada pelos pensadores, escritores e desenvolvedores. Sua força está nas visualizações de gráfico que tornam fácil conectar as ideias. Obsidian é altamente personalizável por meio de plugins da comunidade e dá suporte offline, mas faltam recursos de colaboração nativos - tornando-a mais apropriada para uso individual ou equipes assimétricas.

Características-chave:

• Armazenamento em arquivo Markdown local
  
  
• Visualização de gráfico de notas relacionadas
  
  
• Vinculação bidirecional
  
  
• Ecossistema de plugins com recursos adicionais
  
  
• Design offline
  
  

Benef\u00edcios:

• Muito personalizável e amigável com a privacidade
  
  
• Encoraja a mapeamento de ideias e conexões de notas profundas
  
  
• Rápido e leve
  
  

Melhor para: Escritores, desenvolvedores e usuários sozinhos procurando uma ferramenta flexível para o pensamento conectado pessoal e notários

Ferramenta de wiki gratuita

Se você estiver começando com um wiki de empresa ou operando com um orçamento limitado, há muitas ferramentas de software de wiki gratuitas que oferecem recursos potentes sem o preço associado. Essas ferramentas variam muito em suas capacidades, desde simples wikis pessoais até plataformas abertas e personalizáveis que podem crescer ao longo do seu negócio.

Algumas ferramentas de wiki gratuitas, como wiki , como MediaWiki , Bookstack ou DokuWiki , são auto-hosteados e abertas—o que significa que você precisará de alguma habilidade técnica para instalá-las, personalizá-las e manter-las. Outras, como Notion , Slite , ou Nuclino , oferecem planos gratuitos com limites de usuário ou conteúdo, mas são mais fáceis de configurar e usar imediatamente.

Escolher uma ferramenta de wiki gratuita não significa que você precise sacrificar funcionalidade. Muitas dessas ferramentas vem com recursos como suporte a markdown, capacidades de busca, controles de acesso e ferramentas de colaboração. E para equipes pequenas, startups ou indivíduos construindo uma base de conhecimento pessoal, planos gratuitos podem oferecer tudo que você precisa.

Qual é o melhor software wiki para sua equipe?

Como você pode ver por esta lista, existem muitas wikis excelentes por aí, cada uma com suas próprias capacidades únicas e proposta de valor.

Os requisitos de cada empresa serão diferentes, mas há alguns ingredientes principais a serem observados ao avaliar as opções disponíveis no mercado. O wiki que você escolher deve ser fácil de usar, estar disponível nos fluxos de trabalho dos funcionários e ser capaz de integrar-se com os aplicativos mais populares da sua empresa. Ela também deve utilizar a mais recente tecnologia em IA. 

Mantenha essas capacidades centrais em mente enquanto realiza sua pesquisa. E não perca de vista o objetivo final: dar às suas equipes uma única fonte de verdade para informações confiáveis da empresa, para que possam fazer o melhor trabalho.

Conclusão

Seja você o seu primeiro wiki interno ou substituindo um sistema atrasado, o software certo pode transformar como sua equipe captura, compartilha e usa o conhecimento. Desde plataformas abertas até soluções baseadas em IA, há uma ferramenta de wiki lá para atender às necessidades e fluxos de trabalho de cada equipe.

Ao avaliar suas opções, lembre-se de manter em mente os hábitos, ferramentas e objetivos da sua equipe. Procure produtos que sejam fáceis de usar, se integrem ao seu conjunto de tecnologias existente e ajudem a sua empresa a permanecer alinhada com uma única fonte de verdade.

Quer mesmo ver como um wiki moderno baseado em IA parece em ação? Assista ao nosso demo ao vivo para ver como ele pode ajudar sua equipe a trabalhar mais inteligente e não mais duro.