Pesquisar informações em ferramentas de gerenciamento de projetos como o Wrike pode muitas vezes ser uma fonte de frustração para os usuários. Se você já se sentiu filtrando resultados intermináveis ou se sentindo sobrecarregado pela forma como a busca funciona, você não está sozinho. Compreender como a busca do Wrike funciona e otimizar sua experiência pode fazer uma diferença significativa em encontrar as informações que você precisa, quando você precisa. Neste post do blog, vamos explorar como a busca opera no Wrike, identificar dores comuns que os usuários enfrentam e fornecer dicas práticas para aprimorar suas capacidades de busca. Além disso, vamos discutir como usar ferramentas fora do Wrike, como o Guru, pode oferecer uma experiência de busca mais integrada em todo o conjunto de ferramentas da sua equipe. Vamos começar!

Uma Visão Geral de Como a Busca Funciona no Wrike

No Wrike, a funcionalidade de busca é projetada para agilizar o processo de localizar tarefas, projetos e outras informações importantes rapidamente. A plataforma emprega um sistema de indexação robusto que organiza os dados e torna-os facilmente recuperáveis através de consultas simples. Esse sistema de indexação garante que seus resultados de busca sejam relevantes e oportunos, exibindo frequentemente os itens mais pertinentes primeiro. No entanto, compreender como esse sistema funciona pode aumentar significativamente sua capacidade de encontrar o que você está procurando.

A busca do Wrike inclui algumas características distintas:

• Suporte à Busca Aproximada: Este recurso permite que os usuários encontrem resultados mesmo com pequenas erros de ortografia ou variações nos termos. Por exemplo, se você digitar "atualização projct", o Wrike ainda mostrará resultados relacionados a "atualização de projeto". Esse recurso pode economizar tempo considerável, especialmente em equipes grandes onde a terminologia pode diferir ligeiramente.
• Filtros: O Wrike permite que os usuários estreitem os resultados da busca com uma variedade de filtros com base em critérios como status do projeto, responsável, data de vencimento, e mais. Aproveitar esses filtros pode melhorar significativamente a precisão dos resultados, levando você diretamente ao que precisa.
• Indexação em Tempo Real: À medida que você cria ou altera tarefas e projetos, o Wrike atualiza seus índices quase imediatamente. Isso garante que quaisquer mudanças recentes sejam refletidas nos resultados da pesquisa, permitindo que todos permaneçam atualizados sem atrasos.

Embora essas características forneçam uma estrutura sólida para navegar no Wrike, existem limitações a serem observadas. Por exemplo, nem todos os itens podem aparecer imediatamente como conteúdo pesquisável se o processo de indexação ainda estiver em andamento. Além disso, alguns usuários podem achar a relevância de certos resultados de busca menos do que ideal, dependendo das palavras-chave utilizadas. Compreender essas complexidades pode ajudá-lo a utilizar a busca do Wrike mais efetivamente.

Pontos Comuns de Dor com a Busca do Wrike

• Resultados Ocupantes: Os usuários às vezes recebem muitos resultados em resposta às suas consultas, dificultando a localização das informações específicas que precisam. Um termo de busca amplo pode produzir uma longa lista de tarefas, projetos e arquivos que não são necessariamente relevantes, levando à frustração.
• Sensibilidade às Palavras-chave: A busca do Wrike pode ser bastante sensível aos termos específicos utilizados. Por exemplo, se você está procurando uma tarefa intitulada "Revisão de Orçamento" mas digita apenas "Orçamento", pode perder informações críticas que não estão indexadas sob termos mais gerais.
• Dificuldade em Usar Filtros: Embora os filtros estejam disponíveis, alguns usuários acham a funcionalidade deles complexa. Eles podem não saber quais as melhores combinações a serem usadas para alcançar resultados ideais, levando a uma visão incompleta dos projetos e tarefas relevantes.
• Desafios de Navegação: Após localizar o item desejado, os usuários podem ter dificuldade em navegar de volta para seus resultados de busca ou achar o caminho de volta ao menu original. Isso pode interromper o fluxo de trabalho e levar a hábitos de trabalho ineficientes.
• Falta de Contexto: Os resultados da busca podem não fornecer contexto suficiente para que os usuários entendam rapidamente o que estão visualizando, especialmente em projetos maiores onde existem nomes de tarefas similares. Uma breve descrição dos itens nos resultados da busca pode melhorar significativamente a usabilidade.

Dicas Úteis para Melhorar os Resultados da Busca no Wrike

• Use Palavras-chave Específicas: Quanto mais específicas forem suas palavras-chave, melhores serão suas chances de encontrar a tarefa ou projeto certo. Em vez de procurar por "relatório", tente "relatório trimestral do 3º trimestre". Essa especificidade pode ajudar a restringir significativamente os resultados.
• Combine Filtros com Palavras-chave: Utilize uma combinação de palavras-chave e filtros para refinar sua busca. Por exemplo, ao procurar por tarefas atribuídas a você, use seu nome e o filtro de status para "tarefas ativas" para ver apenas as responsabilidades atuais.
• Atualize Regularmente os Títulos das Tarefas: Certifique-se de que os títulos das tarefas e projetos sejam descritivos e atualizados com regularidade. Essa prática não apenas ajuda suas buscas futuras, mas também ajuda os colegas de equipe a encontrar itens sem confusão.
• Salve Buscas Frequentes: Se você tem buscas específicas que utiliza com frequência, considere salvá-las. Isso pode ajudá-lo a otimizar seu tempo ao acessar rapidamente as informações de que precisa sem buscas redundantes.
• Forneça Contexto nas Descrições: Incluir contexto ou detalhes específicos nas descrições de tarefas e projetos pode melhorar a buscabilidade. Se um usuário precisar pesquisar por um projeto relacionado a um determinado cliente, adicionar o nome do cliente como uma palavra-chave na descrição pode ajudar a encontrar o projeto mais rapidamente.

Indo Além da Busca do Wrike com Ferramentas Externas

Enquanto o Wrike fornece um mecanismo de busca robusto para gerenciar tarefas e projetos, muitas equipes descobrem que estender sua experiência de busca por uma variedade de ferramentas pode oferecer maior eficiência. Soluções externas como o Guru podem desempenhar um papel fundamental em aprimorar sua estrutura de busca em várias aplicações. Integrar o Guru com as ferramentas que você usa diariamente, como Slack, Confluence e outras, facilita uma experiência de busca contínua, permitindo que os membros da equipe recuperem informações essenciais de múltiplas fontes em um só lugar.

Com uma solução como o Guru:

• Centraliza o Conhecimento: O Guru atua como uma única fonte de verdade ao consolidar dados valiosos da empresa e informações de projetos. Isso pode minimizar o tempo de busca, uma vez que as pessoas não precisarão trocar entre várias plataformas.
• Permite Buscas Contextuais: Ao aproveitar o conteúdo de várias ferramentas, o Guru pode fornecer resultados de busca contextualmente relevantes. Se você está procurando uma política específica, por exemplo, o Guru pode puxar a documentação do Confluence, juntamente com atualizações do Wrike.
• Aumenta a Colaboração da Equipe: Ao simplificar a recuperação de informações em diferentes plataformas, as equipes podem colaborar de maneira mais eficaz. Seja trabalhando remotamente ou pessoalmente, o acesso rápido a informações vitais mantém todos alinhados e informados.

Essa abordagem para a otimização de busca é opcional, mas para equipes que se veem frequentemente referenciando várias aplicações, integrar uma ferramenta como o Guru pode proporcionar melhorias significativas no fluxo de trabalho geral, tornando mais fácil encontrar e compartilhar informações de forma contínua.