{{spacer-78}}
Компания в области здравоохранения, ориентированная на женщин, столкнулась с быстрым расширением, что привело к значительным трудностям в управлении и распространении критически важной информации. Организация сильно полагалась на Google Drive для управления документами, что привело к проблемам, таким как управление версиями, трудности в поиске актуальной информации и отсутствие ответственности за проверку ресурсов.
«Существуют дублирующие ресурсы, много устаревших ресурсов, которые, возможно, люди всё еще используют. Сейчас в нашем знании много пробелов.»
– Старший директор по операциям
Эти проблемы были особенно тяжелыми для координаторов по уходу и клинических работников, которым нужен был быстрый доступ к точной информации в условиях высокой нагрузки. „Согласно менеджеру по практическим медсестрам, „Поиск и переход по пяти ссылкам устаревших документов, очевидно, не лучшее использование времени для получения необходимой информации.»
Кроме того, существующая система не была масштабируемой, что затрудняло компании поддержание последовательности по мере роста. «Мы выросли от трех специалистов почти до специалистов по всему штату, и решения, которые работали на команду из трёх человек, стали очень сложными для команды из 50»,.
Компания реализовала Guru для централизации своей базы знаний, облегчая всем командам доступ к важной информации и её управление. Они использовали коллекции, доски и функции проверки Guru, чтобы гарантировать, что доступен только самый точный и актуальный контент.
Миграция критически важных документов из Google Drive в Guru, организация их в структурированные коллекции.
«Я думаю, проще всего определить, что мы хотим считать нашим источником правды, а затем импортировать это в Guru, а не устраивать хаос в Google Drive сегодня.»
– Сотрудник
Обеспечение регулярного обзора и обновления всей информации соответствующими экспертами в предметной области с четкой ответственностью.
Использование интеграции Guru с Slack для снижения дублирующих вопросов в каналах команды, позволяя координаторам по уходу и поставщикам быстро находить ответы, не нарушая их рабочий процесс.
«Эта интеграция с Slack заставляет меня думать о нашем канале Slack для CC и количестве дублирующих вопросов, которые там происходят. Возможность отвечать на предварительные вопросы с проверенными ответами станет настоящим прорывом.»
– Сотрудник
Компания определила самые критически важные документы и ресурсы, которые нужно было централизовать в Guru. Они решили постепенно отказаться от Google Drive как своего основного источника правды, сосредоточив внимание на импорте и организации контента в Guru. «Больше никаких Drive. Нам нужно было решение, в которое мы могли бы расти, а Google Drive просто не подходил anymore,» – сказал старший менеджер по улучшению качества.
Команда по успеху клиентов Guru тесно сотрудничала с компанией, чтобы настроить коллекции и установить процесс проверки. Они также интегрировали Guru с их каналами Slack для оптимизации коммуникации.«Интеграция со Slack и функции проверки в Guru сэкономят нам так много времени и помогут всем оставаться на одной волне.»
Команда по обучению и развитию компании разработала учебные материалы и провела сессии для внедрения всех координаторов по уходу и поставщиков к новой системе. Это включало создание учебных видеоматериалов специфичных для компании, чтобы обеспечить последовательное использование среди команд. После внедрения в Guru, команды будут использовать Guru, чтобы помочь обучить команду нескольким другим новым внутренним инструментам, которые скоро будут запущены. «Когда команда руководства вышла из планирования, у нас было много крупных внедрений систем, которые будут запланированы, и это будет зависеть от Guru.»
Компания установила регулярные циклы обратной связи, используя аналитику Guru для мониторинга использования контента и выявления пробелов в знаниях. Они также запланировали регулярные циклы проверки, чтобы поддерживать свою базу знаний точной и актуальной.
С тех пор как компания внедрила Guru, она увидела значительные улучшения в доступности информации и эффективности команды. Команда по координации ухода, которая сталкивалась с устаревшими и разбросанными ресурсами, теперь имеет надежную систему, легко навигируемую. Это привело к:
Теперь поставщики имеют быстрый доступ к самым актуальным протоколам, что повышает их способность предоставлять последовательный высококачественный уход.
«Это действительно частый отзыв от поставщиков — им нужны самые актуальные рекомендации, доступные им. Guru делает это возможным.»
«Обратная связь, которую мы получили от команды виртуальной поддержки, подавляющая. Один из сотрудников сказал: «Мы работаем в будущем с Guru."
Интеграция с Slack уменьшила число повторяющихся вопросов в каналах команды на 20%, позволяя командам сосредоточиться на уходе за пациентами.
«Сегодня мы собираем информацию в Slack, но с Guru у нас будут проверенные ответы, доступные под рукой, что снизит шум и повысит эффективность.»
«Сегодня ко мне обратилась пациентка с очень специфическим вопросом, и было здорово иметь возможность искать в Guru во время визита, найти нужную информацию и точно проконсультировать их.» – Сотрудник команды поддержки
Новые сотрудники могут быстро ознакомиться со стандартными учебными материалами и легко доступными ресурсами, что снижает время на адаптацию.
\
