Информация о компании

FoodCorps — это некоммерческая организация, работающая над тем, чтобы связать детей с питательной едой в школах. Привлекая участников AmeriCorps для предоставления образования по вопросам питания, работая с поставщиками школьного питания и выступая за справедливую продовольственную политику, FoodCorps способствует созданию более здоровой школьной среды. Организация в основном работает удаленно, полагаясь на различные инструменты, включая Google Drive, Slack и Box, чтобы поддерживать более 100 сотрудников в совместной работе над программами по всей территории США.

Проблема

FoodCorps столкнулся с отсутствием централизованного знания на различных платформах, что затрудняло сотрудникам быстро находить надежную информацию. Без централизованной системы сотрудники часто задавали одни и те же вопросы в Slack или пролистывали постоянно увеличивающееся количество файлов на Google Drive и Box.

‍

“У нас нет централизованного места для знаний,” сказал Дерик Розалес, директор по операциям и IT в FoodCorps. “Мы начали создавать базу знаний в Google Docs, но даже тогда людям приходилось вручную искать нужные документы. Это было неудобно, и система просто не масштабировалась.”

‍

Эти неэффективности негативно сказались не только на продуктивности, но и подорвали доверие к доступной информации. Сотрудники не могли быть уверены, что они получают последнюю версию политик или ресурсов, что дополнительно усугубляло фрустрацию. Как отметил Дерик, “Дело не только в том, где находится информация, но и в том, как ты к ней добираешься и можно ли доверять, что она точная и актуальная, если ты ее найдешь.” 

‍

Решение

Чтобы решить эти проблемы, FoodCorps обратился к Guru, платформе управления знаниями, созданной для упрощения доступа к точной и проверенной информации. Guru предложил FoodCorps решение, которое может интегрироваться с их существующими инструментами, предоставляя быструю выгоду без необходимости немедленного обновления.

“Guru заинтересовал меня, потому что он может быть независимым,” поделился Дерик. “Нам не нужно было переносить все в Guru. Вместо этого он соединил нас с теми местами, где файлы уже находятся — будь то Google Drive, Box или Slack — что делает знания мгновенно доступными.” 

‍

С помощью корпоративного поиска Guru сотрудники могли находить ответы из нескольких источников, не перемещая все содержимое в единую систему. Его расширение для браузера и интеграция со Slack еще больше упростили доступ, позволяя сотрудникам находить информацию там, где они уже работают. Проверочный механизм Guru также выделялся, обеспечивая, чтобы самые критически важные знания были точными и актуальными.

‍

‍

“Тот факт, что Guru позволяет нам проверять информацию, огромен,” сказал Дерик. “Это значит, что мы можем доверять тому, что видим, чего раньше не всегда можно было добиться.” 

‍

Подход

FoodCorps принял поэтапный подход к внедрению Guru, совмещая необходимость тщательной подготовки с акцентом на простоту использования.  Процесс начался с 30-дневной бесплатной пробной версии, в течение которой FoodCorps исследовал функции Guru и начал перенос критически важного контента. Используя инструменты массовой миграции Guru и соединяясь с Google Drive через корпоративный поиск, FoodCorps минимизировал ручные усилия и быстро начал видеть результаты.

‍

“Моя самая большая проблема заключалась в том, сколько времени потребуется людям для миграции контента,” сказал Дерик. “Guru упростил это с помощью таких инструментов, как массовая миграция и возможность подключаться к папкам в Google Drive. Мы могли начать, не дожидаясь, когда все будет сделано сразу.” 

Чтобы стимулировать принятие, FoodCorps собрал сеть экспертов по контенту из разных департаментов, которые отвечали за организацию контента и поощрение его использования среди своих команд. Расширение браузера Guru и интеграция со Slack сыграли ключевую роль в принятии, позволяя сотрудникам получать доступ к информации, не покидая своих текущих рабочих процессов.

‍

“Мы не хотели ещё одной платформы, в которую людям нужно будет заходить,” объяснил Дерик. “Факт, что Guru функционирует там, где мы работаем — будь то в Slack или в нашем браузере — сильно изменил ситуацию, позволив людям на самом деле использовать его.” 

Результат

С тех пор как FoodCorps внедрил Guru, они трансформировали, как их сотрудники получают и управляют знаниями. Сотрудники больше не теряют время на поиск ответов или повторение вопросов в Slack. Теперь они могут быстро находить проверенную информацию с помощью поиска на базе ИИ от Guru.

‍

“Каналы Slack раньше были полны одних и тех же вопросов снова и снова,” заметил Дерик. “Теперь, с Guru, сотрудники могут находить то, что им нужно, не спрашивая меня — или кого-либо еще. Это само по себе сэкономило так много времени.” 

‍

Функции проверки Guru также укрепили доверие к системе. “Когда вы видите эту зеленую галочку, вы знаете, что информация точная и актуальная,” сказал Дерик. “Это изменило правила игры для нас.”

‍

Благодаря этим улучшениям, FoodCorps готов продолжить масштабировать свои усилия по управлению знаниями. Организация планирует расширять использование Guru, создавая страницы, специфические для отделов, и адаптируя пользовательские опыты для различных команд.

‍

“Guru помогает нам связать точки по всему нашему техническому стеку,” заключил Дерик. “Вместо того чтобы гоняться за ответами, наши сотрудники теперь могут доверять, что они получают правильную информацию быстро и легко.” 

‍

Следующие шаги

Поскольку FoodCorps продолжает строить на своем успехе с Guru, организация планирует использовать две новые функции Guru: Страницы и Агенты знаний. Эти функции помогут решить конкретные потребности отделов, обеспечивая при этом упрощенный доступ к знаниям между командами.

Страницы позволяют командам создавать настраиваемые целевые страницы внутри Guru, предоставляя интуитивно понятный способ организовать и выделить важные ресурсы. Эта функция особенно привлекательна для FoodCorps, так как они стремятся создать узлы информации, специфичные для отделов.

‍

“Наша команда HR недавно спрашивала, можем ли мы использовать Guru в качестве интранета,” поделился Дерик. “Они хотят главную страницу для команды Людей и Справедливости, где мы могли бы публиковать такие вещи, как кто мы есть, что мы делаем и быстрые ссылки на ключевые политики. Страницы позволят нам это сделать — и сделать это интересно  тоже.” 

‍

Тем временем, Агенты знаний позволяют создавать индивидуальные опыты поиска, основанные на ИИ, позволяя предоставлять целевые результаты на основе конкретных источников и индивидуальных запросов. Например, FoodCorps может создать специализированного агента для запросов, связанных с HR, который будет извлекать информацию только из проверенных источников HR.

“С Агенты знаний мы можем обучить ИИ быть более целенаправленным и направлять людей к правильному источнику каждый раз. Это именно то, что нам нужно,” сказал Дерик.

Интегрируя Страницы и Агентов знаний, FoodCorps даст своим сотрудникам еще больший доступ к правильной информации в правильном контексте, способствуя дальнейшему принятию и доверию к платформе.

‍