Företagsbakgrund

FoodCorps är en ideell organisation som arbetar för att koppla barn till näringsrik mat i skolor. Genom att engagera AmeriCorps-medlemmar för att ge näringsutbildning, samarbeta med matleverantörer i skolor och förespråka för rättvisa matpolicys, främjar FoodCorps hälsosammare skolmiljöer. Organisationen arbetar huvudsakligen på distans och förlitar sig på en mängd olika verktyg, inklusive Google Drive, Slack och Box, för att stödja över 100 anställda när de samarbetar kring program i hela USA.

Utmaningen

FoodCorps hade problem med spridd kunskap över flera plattformar, vilket gjorde det svårt för personalen att snabbt hitta pålitlig information. Utan ett centraliserat system tvingades anställda ofta ställa upprepade frågor i Slack eller vada igenom ett ständigt växande antal filer i Google Drive och Box.

‍

“Vi har ingen centraliserad plats för kunskap,” sa Derryck Rosalez, operations- och IT-chef på FoodCorps. “Vi började skapa en kunskapsdatabas i Google Docs, men även då var folk tvungna att manuellt söka igenom dokument. Det var inte användarvänligt, och det skalade helt enkelt inte.”

‍

Dessa ineffektiviteter påverkade inte bara produktiviteten utan eroderade också förtroendet för den information som fanns tillgänglig. Personal kunde inte vara säker på att de fick tillgång till den senaste versionen av policys eller resurser, vilket ytterligare förvärrade frustrationen. Som Derryck noterade, “Det handlar mindre om var informationen finns och mer om hur du kommer dit och om du kan lita på att den är korrekt och uppdaterad om du hittar den.” 

‍

Lösningen

För att hantera dessa utmaningar vände sig FoodCorps till Guru, en plattform för kunskapshantering utformad för att förenkla åtkomsten till korrekt och verifierad information. Guru erbjöd FoodCorps en lösning som kunde integreras med deras befintliga verktyg, vilket gav snabba vinster utan behov av en omedelbar översyn.

“Guru talade till mig eftersom det kan vara agnostiskt,” delade Derryck. “Vi behövde inte flytta allt till Guru. Istället kopplade det oss till där filer redan fanns—oavsett om det var Google Drive, Box eller Slack—och gjorde kunskap omedelbart tillgänglig.” 

‍

Med Gurus företagssökning kunde anställda hämta svar från flera källor utan att behöva migrera allt innehåll till ett enda system. Dess webbläsartillägg och Slack-integration förenklade ytterligare åtkomsten och möjliggjorde för personalen att hitta information där de redan arbetade. Gurus verifieringsmotor utmärkte sig också och säkerställde att den mest kritiska kunskapen var exakt och uppdaterad.

‍

‍

“Det faktum att Guru låter oss verifiera information är stort,” sa Derryck. “Det innebär att vi kan lita på det vi ser, vilket inte alltid var fallet tidigare.” 

‍

Tillvägagångssättet

FoodCorps antog en stegvis strategi för att implementera Guru, och balanserade behovet av noggrann förberedelse med ett fokus på användarvänlighet.  Processen började med en 30-dagars gratis provperiod, under vilken FoodCorps utforskade Gurus funktioner och började migrera kritiskt innehåll. Genom att använda Gurus verktyg för bulkåtgärder och koppla till Google Drive via företagssökning minimerade FoodCorps manuella insatser och började se resultat snabbt.

‍

“Min största oro var hur mycket tid det skulle ta att migrera innehållet,” sa Derryck. “Guru gjorde det enkelt med verktyg som bulkåtgärder och möjligheten att koppla till mappar i Google Drive. Vi kunde börja utan att behöva göra allt på en gång.” 

För att driva användning, samlade FoodCorps ett nätverk av ämnesexperter från olika avdelningar som ansvarade för att organisera innehåll och uppmuntra användning bland sina team. Gurus webbläsartillägg och Slack-integration spelade en nyckelroll i antagandet genom att låta personalen få åtkomst till information utan att lämna sina befintliga arbetsflöden.

‍

“Vi ville inte ha en annan plattform som folk var tvungna att logga in på,” förklarade Derryck. “Det faktum att Guru finns där vi arbetar—oavsett om det är i Slack eller i vår webbläsare—har gjort stor skillnad för att få folk att faktiskt använda det.” 

Resultatet

Sedan implementeringen av Guru har FoodCorps omvandlat hur sin personal får åtkomst till och hanterar kunskap. Anställda slösar inte längre tid på att söka efter svar eller upprepa frågor i Slack. Istället kan de snabbt hitta verifierad information genom Gurus AI-drivna sökning.

‍

“Slack-kanalerna var tidigare fulla av samma frågor om och om igen,” noterade Derryck. “Nu, med Guru, kan personalen hitta vad de behöver utan att fråga mig—eller någon annan. Det har sparat så mycket tid.” 

‍

Gurus verifieringsfunktioner har också stärkt förtroendet för systemet. “När du ser den gröna bocken vet du att informationen är korrekt och uppdaterad,” sa Derryck. “Det har varit en banbrytande förändring för oss.”

‍

Med dessa förbättringar är FoodCorps redo att fortsätta skalningen av sina kunskapshanteringsinsatser. Organisationen planerar att utöka sin användning av Guru, skapa avdelningsspecifika sidor och anpassa sökupplevelser för olika team.

‍

“Guru hjälper oss att koppla ihop punkterna i vår tekniska stack,” avslutade Derryck. “Istället för att jaga svar kan vår personal nu lita på att de snabbt och enkelt får rätt information.” 

‍

Nästa steg

När FoodCorps fortsätter att bygga på sin framgång med Guru planerar organisationen att använda två nya Guru-funktioner: Sidor och Kunskapsagenter. Dessa funktioner kommer att hjälpa till att möta specifika avdelningsbehov samtidigt som de ytterligare strömlinjeformar åtkomsten till kunskap över team.

Sidor tillåter team att skapa anpassningsbara startsidor inom Guru, vilket ger ett intuitivt sätt att organisera och lyfta fram kritiska resurser. Denna funktion är särskilt tilltalande för FoodCorps som syftar till att utveckla avdelningsspecifika hubbar för information.

‍

“Vårt HR-team bad nyligen om vi kunde använda Guru som ett intranät,” delade Derryck. “De vill ha en hemsida för People & Equity-teamet där vi kan publicera saker som vilka vi är, vad vi gör och snabba länkar till viktiga policies. Sidor kommer att låta oss göra det—och göra det engagerande  också.” 

‍

Under tiden möjliggör Kunskapsagenter skräddarsydda AI-drivna sökupplevelser, vilket gör det möjligt att tillhandahålla riktade resultat baserat på specifika källor och skräddarsydda uppmaningar. Till exempel kan FoodCorps skapa en specialiserad agent för HR-relaterade frågor som bara hämtar från verifierade HR-resurser.

“Med Kunskapsagenter kan vi träna AI att vara mer fokuserad och alltid skicka folk till rätt källa. Det är precis vad vi behöver,” sa Derryck.

Genom att integrera Sidor och Kunskapsagenter kommer FoodCorps att ge sin personal ännu större tillgång till rätt information i rätt sammanhang, vilket driver vidare användning och förtroende för plattformen.

‍