{{spacer-78}}

Företagsbakgrund

TIM (Tecnologías de la Información de la Mancha) är en ledande IT-tjänsteleverantör som är specialiserad på besöksnäringen. Med över 15 års erfarenhet stödjer TIM en mångfald av kunder genom att erbjuda omfattande teknisk support, konsulttjänster och innovativa lösningar för att effektivisera verksamheten och förbättra kundupplevelsen. Företaget är engagerat i att förbättra kunskapshantering och adressera branschspecifika utmaningar genom banbrytande teknik.

Problemet

TIM stod inför betydande utmaningar att konsolidera och hantera kunskap över olika plattformar. Deras befintliga användning av Slack och Google Workspace bland deras olika partners visade sig vara kostsamt och ineffektivt, särskilt på grund av den bristande integrationen och svårigheterna att upprätthålla och söka efter den mest aktuella informationen. Företagets behov av att stödja en dynamisk besöksnäring som ofta ser stor personalomsättning förvärrade dessa problem, vilket ledde till fragmenterad kunskap och ineffektivitet i intern kommunikation.

Jesús, en nyckelfigur på TIM, framhöll kampen med att upprätthålla sitt teams kunskap och spridningen av information i olika kanaler inom Slack, vilket orsakade förvirring och hindrade produktiviteten. “Jag har varit kund av Atlassian-produkter i mer än 15 år, men de implementerar sin AI väldigt, väldigt långsamt, och det är bara i Atlassian-produkten. Om du vill få svar utifrån är det en utmaning. Confluence är så stort och det är svårt att hitta något.”  

Den manuella överföringen av kunskap från GSuite till Slack och utmaningarna i att integrera andra verktyg som Intercom förvärrade problemet. TIM behövde en robust lösning för att centralisera kunskap, förbättra tillgängligheten och effektivisera interna processer.

Lösningen

TIM vände sig till Gurus plattform för att lösa dessa utmaningar. Gurus förmåga att konsolidera kunskap från olika källor och tillhandahålla ett centralt arkiv för information var den perfekta lösningen för TIM:s behov. Plattformens användarvänlighet och kapacitet att integrera med befintliga verktyg som Intercom och Google Workspace gjorde det till ett idealiskt val. Jesús testade många, många andra verktyg och till och med försökte bygga något med några integrationsutvecklare, men det skulle inte vara lätt. “I slutändan, enligt mig, kan Guru koncentrera kunskapen och förbättra den kunskapen till alla plattformar som i Confluence, Jira eller Intercom,” sa Jesús. 

Tillvägagångssättet

Genomförandeprocessen involverade flera nyckelsteg:

Bedömning och planering

Jesús och hans team bedömde de befintliga kunskapshanteringsprocesserna och identifierade viktiga områden för förbättring. De fokuserade på att konsolidera information från flera källor till en enda sökplattform.

Integration och anpassning

Gurus plattform integrerades med TIM:s befintliga verktyg, inklusive Slack, Jira och Google Workspace. Dessa integrationer underlättade sömlös kunskapsdelning och säkerställde att all relevant information var lättillgänglig.‍

Medarbetarengagemang och utbildning‍

Ett Kunskapsråd etablerades inom TIM, med involvering av medarbetarna i hantering och underhåll av kunskap. Detta råd spelar en avgörande roll i att upprätthålla kvaliteten och relevansen av den information som lagras i Guru. Genom AI Träningscenter kan de se vilka frågor som ställs oftast och vet vilken information som ska uppdateras eller skapas.  Jesús påpekade, “Innan Guru förstod jag inte att kunskapsunderhåll var viktigt.  När jag introducerade Guru i mitt företag, startade jag ett kunskapsråd med några medarbetare.  Medan jag har både Confluence och Guru för kunskapshantering är det lättare för mitt team att upprätthålla informationens hälsa i Guru än Confluence.”

Löpande optimering

Kontinuerlig feedback från användarna hjälpte till att finjustera systemet. Frågor som organisationen av Slack-kanaler och beslut om var ny information skulle finnas adresserades för att ytterligare förbättra effektiviteten i kunskapshanteringen.

Resultatet

Antagandet av Guru transformerade TIM:s kunskapshanteringsprocesser, vilket ledde till flera anmärkningsvärda resultat.

‍

Centraliserat kunskapsarkiv

All information över hela Jira, Guru och Google Drive är nu lättillgänglig i Guru-plattformen, vilket minskar tiden som spenderas på att söka efter information och kontextskifte.

‍

Förbättrad effektivitet 

Gurus integrationer med andra befintliga verktyg, som Slack, effektiviserade arbetsflöden och minimerade behovet av manuell datadelning.

‍

Förbättrat medarbetarengagemang 

Etableringen av ett Kunskapsråd gav medarbetarna möjlighet att bidra till och förvalta kunskapsbasen, och främjade en kultur av delat ansvar och hållbarhet.

‍

Tidsbesparingar 

Genom att minska beroendet av flera plattformar och optimera användningen av befintliga verktyg uppnådde TIM betydande tidsbesparingar.

Sammanfattningsvis försåg Guru TIM med en robust och skalbar lösning på deras utmaningar inom kunskapshantering, vilket möjliggjorde att företaget bättre kunde stödja besöksnäringen och driva affärstillväxt. Jesús avslutade med, “För mig älskar jag det. I slutändan ställer man en fråga och får resultat från Drive och Jira och många andra ställen.”