{{spacer-78}}

ความท้าทาย

บริษัทด้านสุขภาพที่มุ่งเน้นการดูแลผู้หญิงได้ประสบกับการขยายตัวอย่างรวดเร็วซึ่งนำไปสู่ความท้าทายที่สำคัญในด้านการจัดการและการกระจายข้อมูลที่สำคัญ องค์กรพึ่งพา Google Drive อย่างมากในการจัดการเอกสาร ทำให้เกิดปัญหาเช่นการควบคุมเวอร์ชัน ความยากในการหาข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน และการขาดความรับผิดชอบในการตรวจสอบทรัพยากร

‍

“มีทรัพยากรจำนวนมากที่ซ้ำกัน มีทรัพยากรจำนวนมากที่ไม่ใช้แล้ว ซึ่งอาจมีคนยังใช้กันอยู่ มีช่องว่างมากมายในความรู้ปัจจุบันของเราในขณะนี้.”
– ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายปฏิบัติการ

‍

ความท้าทายเหล่านี้รุนแรงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประสานงานการดูแลและผู้ให้บริการคลินิก ที่ต้องการการเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็วในสถานการณ์ที่เครียด ตามที่ผู้จัดการพยาบาล กล่าวว่า “การค้นหาและคลิกผ่านห้าลิงก์ของเอกสารที่ไม่ใช้แล้วนั้นไม่ใช่การใช้เวลาที่ดีที่สุดในการค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการ”‍

\u200d‍\u2642\u200d\u2642\u200d

นอกจากนี้ ระบบที่มีอยู่ไม่สามารถขยายขนาดได้ ทำให้บริษัทลำบากในการรักษาความสม่ำเสมอเมื่อพวกเขาขยายบริษัท.  “เราเติบโตจากผู้ให้บริการสามคนทางเสมือนไปเป็นผู้ให้บริการในหลายรัฐ และโซลูชันที่ใช้ได้กับทีมสามคนกลับกลายเป็นเรื่องยากมากสำหรับทีม 50 คน”

โซลูชัน

บริษัทได้ใช้ Guru เพื่อรวมศูนย์ฐานความรู้ของพวกเขา ทำให้ทีมทั้งหมดสามารถเข้าถึงและจัดการข้อมูลที่สำคัญได้ง่ายขึ้น พวกเขาใช้คอลเลกชัน บอร์ด และฟีเจอร์การตรวจสอบของ Guru เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันที่สุดได้เท่านั้น

การจัดการความรู้รวมศูนย์

การโยกย้ายเอกสารที่สำคัญจาก Google Drive ไปยัง Guru โดยการจัดระเบียบพวกเขาในคอลเลกชันที่มีโครงสร้าง

‍

“ฉันคิดว่าน่าจะง่ายกว่าที่จะกำหนดสิ่งที่เราต้องการให้เป็นแหล่งของความจริงแล้วจึงนำเข้ามาใน Guru แทนที่จะเป็นบ้านพักคนชราใน Google Drive ในวันนี้”
– พนักงาน

\u200d\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d

Workflows การตรวจสอบ

การตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดโดยผู้เชี่ยวชาญในเรื่องที่เกี่ยวข้องเป็นประจำ และอัปเดตด้วยความรับผิดชอบที่ชัดเจน

‍การบูรณาการ Slack‍

การใช้ประโยชน์จากการบูรณาการ Slack ของ Guru เพื่อลดคำถามที่ซ้ำซ้อนในช่องทางทีม ทำให้ผู้ประสานงานการดูแลและผู้ให้บริการค้นหาคำตอบได้อย่างรวดเร็วโดยไม่กระทบต่อกระบวนการทำงานของพวกเขา

‍

“การบูรณาการนี้ [Slack integration] ทำให้ฉันนึกถึงช่อง Slack CC ของเราและจำนวนคำถามซ้ำซ้อนที่เกิดขึ้นในนั้น การสามารถแจ้งคำถามก่อนเข้าร่วมด้วยคำตอบที่ตรวจสอบแล้วจะเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ.”
– พนักงาน

‍

‍

แนวทาง

1. การประเมินและการวางแผน

บริษัทได้ระบุเอกสารและทรัพยากรที่สำคัญที่สุดที่ต้องรวมศูนย์ใน Guru พวกเขาตัดสินใจที่จะเลิกใช้ Google Drive เป็นแหล่งข้อมูลหลัก โดยมุ่งเน้นที่การนำเข้าและจัดระเบียบเนื้อหาใน Guru “ไม่ใช้ Drive อีกต่อไป. เราต้องการโซลูชันที่เราสามารถขยายตัวได้ และ Google Drive ตอบโจทย์ไม่ได้อีกต่อไป” กล่าวโดยผู้อำนวยการอาวุโสด้านการปรับปรุงคุณภาพ

2. การดำเนินการ‍

ทีม Customer Success ของ Guru ทำงานใกล้ชิดกับบริษัทเพื่อจัดตั้งคอลเล็กชันและสร้างกระบวนการตรวจสอบ พวกเขายังได้รวม Guru กับช่อง Slack ของพวกเขาเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร.“การบูรณาการกับ Slack และฟีเจอร์การตรวจสอบใน Guru จะช่วยประหยัดเวลาได้มากและทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน”
‍

3. การฝึกอบรมและการเปิดตัว‍

ทีมการเรียนรู้และพัฒนาของบริษัทได้พัฒนาสื่อการฝึกอบรมและจัดการประชุมเพื่อนำผู้ประสานงานการดูแลและผู้ให้บริการทุกคนเข้าสูระบบใหม่ รวมถึงการผลิตวิดีโอการฝึกอบรมเฉพาะของบริษัทเพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานที่สม่ำเสมอทั่วทั้งทีม.  เมื่อเข้าสู่ระบบ Guru ทีมจะใช้ Guru เพื่อช่วยฝึกอบรมทีมเกี่ยวกับเครื่องมือภายในใหม่ ๆ ที่กำลังจะเปิดตัว.  “เมื่อทีมผู้นำเสร็จสิ้นการวางแผน เรามีการดำเนินการระบบขนาดใหญ่หลายอย่างที่กำลังจะมา และมันคือ Guru เป็นตัวแก้ไขสำหรับทั้งหมดนี้.”

4. การปรับปรุงต่อเนื่อง‍

บริษัทได้จัดตั้งวงจรการให้ความคิดเห็นอย่างสม่ำเสมอ โดยใช้ข้อมูลเชิงวิเคราะห์ของ Guru เพื่อติดตามการใช้งานเนื้อหาและระบุช่องว่างความรู้ พวกเขายังได้กำหนดรอบการตรวจสอบประจำเพื่อรักษาฐานความรู้ของพวกเขาให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

ผลลัพธ์

ตั้งแต่การใช้ Guru บริษัทได้เห็นการปรับปรุงที่สำคัญในความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลและประสิทธิภาพของทีม ทีมการประสานงานการดูแล ซึ่งประสบกับทรัพยากรที่ล้าสมัยและกระจัดกระจาย ตอนนี้มีระบบที่เชื่อถือได้และง่ายต่อการนำทาง สิ่งนี้ได้นำไปสู่:

‍

ความพึงพอใจของผู้ให้บริการที่ดีขึ้น‍

ผู้ให้บริการมีการเข้าถึงโปรโตคอลที่ทันสมัยที่สุดอย่างรวดเร็ว ทำให้สามารถให้บริการที่สม่ำเสมอและมีคุณภาพสูงได้ดียิ่งขึ้น

‍

“นี่คือความคิดเห็นที่ถูกนำเสนอจากผู้ให้บริการเป็นประจำ—พวกเขาต้องการคำแนะนำที่ทันสมัยที่สุดที่พร้อมให้พวกเขา Guru ทำให้เป็นไปได้.” ‍

“ความคิดเห็นที่เราได้รับจากทีมสนับสนุนเสมือนนั้นมากมาย ทีมงานคนหนึ่งพูดว่า ‘เรากำลังทำงานในอนาคตด้วย Guru"

‍

การลดคำถามซ้ำซ้อน‍

การบูรณาการกับ Slack ได้ลดคำถามซ้ำซ้อนในช่องทีมลง 20% ทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นที่การดูแลผู้ป่วยได้

‍

“ปัจจุบัน เรารวบรวมข้อมูลใน Slack แต่ด้วย Guru เราจะมีคำตอบที่ถูกตรวจสอบพร้อมใช้งาน ลดเสียงรบกวนและปรับปรุงประสิทธิภาพ”

“ฉันมีผู้ป่วยคนหนึ่งถามคำถามเฉพาะเจาะจงมากวันนี้ และมันยอดเยี่ยมที่สามารถค้นหา Guru ในการเยี่ยมเยียน ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและให้คำแนะนำแก่พวกเขาได้อย่างถูกต้อง.” – พนักงานทีมสนับสนุน

‍

การเปิดตัวที่ราบรื่น‍

พนักงานใหม่สามารถสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วโดยมีสื่อการฝึกอบรมที่ได้มาตรฐานและทรัพยากรที่เข้าถึงได้อย่างง่ายดาย ช่วยลดเวลาการเริ่มต้น