ข้อมูลพื้นฐานของบริษัท

FoodCorps เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ทำงานเพื่อเชื่อมโยงเด็กๆ กับอาหารที่มีคุณค่าทางโภชนาการในโรงเรียน โดยการมีสมาชิก AmeriCorps เข้ามาให้ความรู้ด้านโภชนาการ ทำงานร่วมกับผู้จัดหามื้ออาหารในโรงเรียน และส่งเสริมด้านนโยบายอาหารที่เป็นธรรม FoodCorps จึงสร้างสภาพแวดล้อมในโรงเรียนที่มีสุขภาพดีขึ้น องค์กรดำเนินการส่วนใหญ่แบบระยะไกล โดยพึ่งพาเครื่องมือที่หลากหลาย รวมถึง Google Drive, Slack และ Box เพื่อสนับสนุนพนักงานกว่า 100 คนในการทำงานร่วมกันในโปรแกรมต่างๆ ทั่วสหรัฐอเมริกา

ความท้าทาย

FoodCorps ประสบปัญหาความรู้กระจัดกระจายไปยังหลายแพลตฟอร์ม ทำให้พนักงานหารายละเอียดที่น่าเชื่อถือได้ยาก ถ้าไม่มีระบบศูนย์กลาง พนักงานมักจะต้องตั้งคำถามซ้ำๆ ใน Slack หรือวุ่นวายกับไฟล์จำนวนมากที่เพิ่มขึ้นใน Google Drive และ Box

‍

“เราไม่มีที่กลางสำหรับความรู้” นั้น Derryck Rosalez ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการและ IT ของ FoodCorps กล่าว “เราเริ่มสร้างฐานความรู้ใน Google Docs แต่ถึงอย่างนั้นผู้คนก็ยังต้องค้นหาผ่านเอกสารด้วยตนเอง มันไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ และมันก็ไม่สามารถขยายได้ด้วย”

‍

ความไม่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อผลผลิต แต่ยังช่วยลดความเชื่อถือในข้อมูลที่มีอยู่ พนักงานไม่สามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดของนโยบายหรือทรัพยากร ซึ่งทำให้เกิดความหงุดหงิดมากขึ้น ตามที่ Derryck กล่าว “มันไม่ได้เกี่ยวกับที่ข้อมูลนั้นอยู่ที่ไหน แต่เกี่ยวกับว่าคุณจะเข้าถึงมันได้อย่างไรและคุณสามารถเชื่อใจว่ามันถูกต้องและทันสมัยหรือไม่หากคุณพบมัน” 

‍

โซลูชัน

เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ FoodCorps จึงหันมาใช้ Guru ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการจัดการความรู้ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและได้รับการตรวจสอบง่ายขึ้น Guru เสนอทางออกให้กับ FoodCorps ที่สามารถรวมเข้ากับเครื่องมือที่มีอยู่ของพวกเขา โดยให้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วโดยไม่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงทันที

“Guru มันดึงดูดผมเพราะมันสามารถทำได้โดยไม่ขึ้นกับแพลตฟอร์ม” Derryck แชร์ “เราไม่จำเป็นต้องย้ายทุกอย่างไปที่ Guru แทนที่นั้น มันเชื่อมโยงเรากับที่ที่ไฟล์อยู่แล้ว—ไม่ว่าจะเป็น Google Drive, Box หรือ Slack—ทำให้ความรู้เข้าถึงได้ทันที” 

‍

ด้วย การค้นหาระดับองค์กร ของ Guru พนักงานสามารถดึงคำตอบจากแหล่งข้อมูลหลายแห่งโดยไม่ต้องย้ายเนื้อหาทั้งหมดไปยังระบบเดียว ส่วนขยายเบราว์เซอร์ และ การรวม Slack ของ Guru ยังช่วยเพิ่มการเข้าถึง ทำให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลในที่ที่พวกเขาทำงานอยู่แล้ว เครื่องมือ การตรวจสอบ ของ Guru ยังโดดเด่น ช่วยให้มั่นใจว่าความรู้ที่สำคัญที่สุดนั้นถูกต้องและทันสมัย

‍

\u200d\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d

“ข้อเท็จจริงที่ว่า Guru ให้เราตรวจสอบข้อมูลได้มันช่างยิ่งใหญ่” Derryck กล่าว “นั่นหมายความว่าเราสามารถไว้วางใจสิ่งที่เรากำลังเห็น ซึ่งก่อนหน้านี้ไม่ใช่กรณีเสมอไป” 

‍

แนวทาง

FoodCorps นำแนวทางการดำเนินการที่มีระยะเวลาเป็นขั้นตอนในการใช้ Guru โดยสมดุลความต้องการในการเตรียมการอย่างละเอียดกับการมุ่งเน้นไปที่ความสะดวกในการใช้งาน  กระบวนการเริ่มต้นด้วยการทดลองใช้ฟรีเป็นเวลา 30 วัน ในระหว่างนี้ FoodCorps สำรวจฟีเจอร์ของ Guru และเริ่มโยกย้ายเนื้อหาที่สำคัญ โดยใช้เครื่องมือการโยกย้ายแบบกลุ่มของ Guru และเชื่อมต่อกับ Google Drive ผ่าน การค้นหาระดับองค์กร FoodCorps จึงลดความพยายามด้วยตนเองและเริ่มเห็นผลลัพธ์อย่างรวดเร็ว

\u200d\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u264d

“ความกังวลที่ใหญ่ที่สุดของผมคือจำนวนชั่วโมงของคนที่จะต้องใช้ในการโยกย้ายเนื้อหา” Derryck กล่าว “Guru ทำให้สิ่งนั้นง่ายด้วยเครื่องมือต่างๆเช่นการโยกย้ายแบบกลุ่มและความสามารถในการเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ใน Google Drive เราสามารถเริ่มต้นได้โดยไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างในครั้งเดียว” 

เพื่อกระตุ้นการนำไปใช้ FoodCorps ได้รวมเครือข่ายของผู้เชี่ยวชาญเนื้อหาทั่วทั้งหน่วยงานที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบเนื้อหาและกระตุ้นการใช้ในทีมของพวกเขา ส่วนขยายของเบราว์เซอร์ของ Guru และ การรวม Slack มีบทบาทสำคัญในการนำไปใช้โดยอนุญาตให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ต้องออกจากเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่

‍

“เราไม่ต้องการแพลตฟอร์มอื่นที่ผู้คนต้องเข้าสู่ระบบ” Derryck อธิบาย “ข้อเท็จจริงที่ว่า Guru มีอยู่ในที่ที่เราทำงาน—ไม่ว่าจะอยู่ใน Slack หรือในเบราว์เซอร์ของเรา—ได้สร้างความแตกต่างอย่างมากในการทำให้ผู้คนใช้มัน” 

ผลลัพธ์

ตั้งแต่การใช้ Guru FoodCorps ได้เปลี่ยนแปลงวิธีที่พนักงานเข้าถึงและจัดการความรู้ พนักงานไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาคำตอบหรือถามคำถามซ้ำใน Slack อีกต่อไป แต่พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลที่ได้รับการตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ Guru

‍

“ช่อง Slack ใช้จะเต็มไปด้วยคำถามเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า” Derryck กล่าว “ตอนนี้ กับ Guru พนักงานสามารถค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการโดยไม่ต้องถามฉัน—หรือใครก็ตาม สิ่งนี้เพียงอย่างเดียวช่วยประหยัดเวลาได้มาก” 

‍

ฟีเจอร์ การตรวจสอบ ของ Guru ยังช่วยเสริมความมั่นใจในระบบอีกด้วย “เมื่อคุณเห็นสัญลักษณ์เครื่องหมายถูกสีเขียว คุณจะรู้ว่าข้อมูลนั้นถูกต้องและทันสมัย” Derryck กล่าว “นั่นได้สร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับเรา”

‍

ด้วยการปรับปรุงเหล่านี้ FoodCorps พร้อมที่จะขยายความพยายามในการจัดการความรู้ องค์กรวางแผนที่จะขยายการใช้ Guru สร้างหน้าเฉพาะแผนกและปรับแต่งประสบการณ์การค้นหาสำหรับทีมต่างๆ

‍

“Guru กำลังช่วยเราเชื่อมต่อจุดต่างๆในเทคโนโลยีแstack ของเรา” Derryck สรุป “แทนที่จะวิ่งตามหาคำตอบ พนักงานของเราตอนนี้สามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็วและง่ายดาย” 

‍

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อ FoodCorps ยังคงสร้างผลสำเร็จกับ Guru องค์กรวางแผนที่จะใช้ประโยชน์ฟีเจอร์ใหม่ Guru สองรายการ: หน้า และ ตัวแทนความรู้ ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยตอบสนองความต้องการเฉพาะของแผนก ในขณะเดียวกันก็ทำให้การเข้าถึงความรู้ระหว่างทีมมีความถูกต้องรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

หน้าอนุญาตให้ทีมสามารถสร้างหน้าควบคุมที่ปรับแต่งได้ภายใน Guru โดยมอบวิธีที่เป็นมิตรในการจัดระเบียบและเน้นทรัพยากรที่สำคัญ ฟีเจอร์นี้มีความน่าสนใจโดยเฉพาะสำหรับ FoodCorps ขณะที่พวกเขามุ่งหวังที่จะพัฒนาศูนย์ข้อมูลเฉพาะแผนก

‍

“ทีม HR ของเราล่าสุดได้ถามว่าพวกเราสามารถใช้ Guru เป็น Intranet ได้หรือไม่” Derryck แชร์ “พวกเขาต้องการหน้าแรกสำหรับทีม People & Equity ซึ่งเราสามารถโพสต์สิ่งที่เหมือนว่าเราคือใครทำอะไรและลิงก์ด่วนไปยังนโยบายสำคัญต่างๆ หน้าเหล่านี้จะช่วยให้เราทำสิ่งนั้นได้—และทำให้มันมีส่วนร่วมด้วย ด้วย” 

‍

ในขณะเดียวกัน ตัวแทนความรู้ช่วยให้ประสบการณ์การค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่เหมาะสมทำให้สามารถให้ผลลัพธ์ที่ตรงจุดตามแหล่งข้อมูลและคำถามที่เหมาะสม เช่นเดียวกับ FoodCorps สามารถสร้างตัวแทนเฉพาะสำหรับคำถามเกี่ยวกับ HR ที่ใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง

“ด้วยตัวแทนความรู้ เราสามารถฝึก AI ให้มีความมุ่งเน้นมากขึ้นและนำผู้คนไปยังแหล่งที่มาที่ถูกต้องในทุกๆครั้ง นั่นคือสิ่งที่เราต้องการ” Derryck กล่าว

ด้วยการทำให้ Pages และตัวแทนความรู้รวมกัน FoodCorps จะเปิดโอกาสให้พนักงานของพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้นในบริบทที่ถูกต้องตอบสนองการนำไปใช้และสร้างความเชื่อมั่นในแพลตฟอร์มได้มากขึ้น

‍