Şirket Arka Planı

FoodCorps okullarda çocukları besleyici gıdalarla buluşturmayı amaçlayan bir kar amacı gütmeyen kuruluştur. AmeriCorps üyelerini beslenme eğitimi vermek üzere angaje ederek, okul yemek sağlayıcılarıyla çalışarak, ve adil gıda politikaları için savunuculuk yaparak, FoodCorps daha sağlıklı okul ortamlarını teşvik etmektedir. Kurum büyük ölçüde uzaktan çalışmakta olup, Amerika Birleşik Devletleri genelinde programlar üzerinde iş birliği yapmakta olan 100'den fazla personeli desteklemek için Google Drive, Slack ve Box dahil çeşitli araçlara dayanmaktadır.

Zorluk

FoodCorps, birden fazla platformda dağınık bilgi ile mücadele ediyordu ve bu da personelin güvenilir bilgileri hızlıca bulmasını zorlaştırıyordu. Merkezi bir sistem olmadan, çalışanlar sık sık Slack'te tekrarlanan sorular sormak zorunda kalıyor ya da Google Drive ve Box'ta sürekli artan dosyalara göz atmak zorunda kalıyorlardı.

‍

“Bilgi için merkezi bir yerimiz yok,” dedi Derryck Rosalez, FoodCorps'un Operasyonlar ve IT Direktörü. “Google Dokümanlar'da bir bilgi tabanı oluşturmaya başladık ama o zaman bile, insanlar belgeleri manuel olarak aramak zorunda kalıyordu. Kullanıcı dostu değildi ve ölçeklenemiyordu.”

‍

Bu verimsizlikler yalnızca verimliliği etkilemekle kalmadı, aynı zamanda mevcut bilgilere olan güveni de zedeledi. Personel, politikaların veya kaynakların en son versiyonuna erişip erişmediğinden emin olamazdı; bu da hayal kırıklığını daha da artırıyordu. Derryck'in belirttiği gibi, “Bilginin nerede bulunduğundan çok, ona nasıl eriştiğiniz ve ona güvendiğiniz daha da önemlidir ve bulursanız ne kadar doğru ve güncel olduğudur.” 

‍

Çözüm

Bu zorlukları ele almak için FoodCorps, doğru ve doğrulanmış bilgilere erişimi basitleştirmek üzere tasarlanmış bir bilgi yönetimi platformu olan Guru'ya yöneldi. Guru, FoodCorps'a mevcut araçlarıyla entegre olabilecek bir çözüm sundu; bu sayede hemen bir revizyona ihtiyaç duymadan hızlı kazançlar elde ettiler.

“Guru benim için önemli çünkü tarafsız kalabiliyor,” diye paylaştı Derryck. “Her şeyi Guru'ya taşımak zorunda değildik. Bunun yerine dosyaların mevcut olduğu yerlere bizi bağladı - ister Google Drive, ister Box, ister Slack olsun - bilgiyi anında erişilebilir hale getirdi.” 

‍

Guru'nun kurumsal arama özelliği, çalışanların tüm içeriği tek bir sisteme taşımadan birden fazla kaynaktan cevap bulmasını sağladı. Tarayıcı uzantısı ve Slack entegrasyonu, erişimi daha da kolay hale getirerek personelin bilgiyi zaten çalıştıkları yerlerde bulmalarını sağladı. Guru'nun doğrulama motoru da dikkat çekici bir özellik olarak öne çıktı ve en kritik bilginin doğru ve güncel olmasını sağladı.

‍

‍

“Guru'nun bize bilgiyi doğrulatma imkanı sunması çok büyük,” dedi Derryck. “Bu, gördüğümüz şeylere güvenebileceğimiz anlamına geliyor; bu durum önceden hep geçerli değildi.” 

‍

Yaklaşım

FoodCorps, Guru'yu uygulamak için aşamalı bir yaklaşım benimsedi ve detaylı hazırlık ihtiyacını, kullanım kolaylığına duyulan odak ile dengeledi.  Süreç, FoodCorps'un Guru'nun özelliklerini keşfettiği ve kritik içerikleri taşımaya başladığı 30 günlük ücretsiz deneme ile başladı. FoodCorps, Guru'nun toplu taşıma araçlarını kullanarak ve kurumsal arama ile Google Drive'a bağlanarak manuel çabayı en aza indirdi ve hızlıca sonuçlar görmeye başladı.

‍

“En büyük endişem, içeriği taşımak için gereken insan saatleriydi,” dedi Derryck. “Guru, toplu taşıma ve Google Drive'daki klasörlere bağlanma gibi araçlarla bu süreci çok kolaylaştırdı. Her şeyi bir seferde yapmak zorunda kalmadan başlayabiliyorduk.” 

Kullanımı artırmak için, FoodCorps olmuş belirli bir içerik ağı oluşturdu ve bu ağ, içerikleri düzenlemek ve ekiplerinde kullanımını teşvik etmekle sorumlu oldu. Guru'nun tarayıcı uzantısı ve Slack entegrasyonu, personelin mevcut iş akışlarından ayrılmadan bilgiye erişimini sağladığı için, benimseme konusunda anahtar bir rol oynadı.

‍

“İnsanların giriş yapması gereken başka bir platform istemedik,” diye açıkladı Derryck. “Guru'nun çalıştığımız yerde olması - ister Slack'te, ister tarayıcımızda - insanları bunu gerçekten kullanmaları konusunda büyük bir fark yarattı.” 

Sonuç

Guru'yu uygulamaya başladıktan sonra, FoodCorps personelinin bilgiye erişimini ve yönetimini dönüştürdü. Çalışanlar artık yanıt aramak veya Slack'te soruları tekrarlamak için zaman kaybetmiyorlar. Bunun yerine, Guru'nun AI destekli araması aracılığıyla doğrulanmış bilgilere hızlı bir şekilde ulaşabiliyorlar.

‍

“Slack kanalları daha önce aynı sorularla dolup taşıyordu,” diye belirtti Derryck. “Şimdi Guru ile personel ihtiyaç duyduklarını bana - ya da başka birine - sormadan bulabiliyor. Bu tek başına çok zaman kazandırdı.” 

‍

Guru'nun doğrulama özellikleri de sistemi güvence altına aldı. “O yeşil onay işaretini gördüğünüzde, bilginin doğru ve güncel olduğunu biliyorsunuz,” dedi Derryck. “Bu bizim için bir dönüm noktası oldu.”

‍

Bu iyileştirmelerle, FoodCorps bilgi yönetimi çabalarını genişletmeye hazır. Kurum, bilgi için departman özel sayfalarını oluşturarak, Guru'yu daha fazla kullanmaya ve farklı ekipler için arama deneyimlerini uyarlamaya planlıyor.

‍

“Guru, teknolojik yapı taşlarımız arasında bağlantı kurmamıza yardımcı oluyor,” dedi Derryck. “Cevapları aramak yerine, personelimiz artık hızlı ve kolay bir şekilde doğru bilgilere ulaşacaklarından emin olabiliyor.” 

\\u200d

Sonraki Adımlar

FoodCorps, Guru ile elde ettiği başarılı sonuçları daha da artırmak için, Sayfalar ve Bilgi Ajanları olmak üzere iki yeni Guru özelliğini kullanmayı planlıyor. Bu özellikler, belirli departmanların ihtiyaçlarını karşılamaya yardımcı olacak ve ekipler arasında bilgiye erişimi daha da basit hale getirecektir.

Sayfalar, ekiplerin Guru içinde özelleştirilebilir iniş sayfalarını oluşturmalarını sağlar ve kritik kaynakları düzenlemek ve vurgulamak için sezgisel bir yol sunar. Bu özellik, FoodCorps için özellikle çekicidir çünkü departmanlarına özel bilgi merkezleri geliştirmeyi hedeflemektedirler.

‍

“Son zamanlarda, İnsan Kaynakları ekibimiz Guru'yu bir intranet olarak kullanıp kullanamayacağımızı sordu,” diye paylaştı Derryck. “Bize kim olduğumuz, ne yaptığımız ve önemli politikalara hızlı bağlantılar gibi şeyleri yayınlayabileceğimiz bir ana sayfa istiyorlar. Sayfalar bunu yapmamıza izin verecek ve ayrıca bunu ilgi çekici hale getirecek.” 

‍

Bu arada, Bilgi Ajanları özelleştirilmiş AI destekli arama deneyimleri sağlayarak belirli kaynaklara ve düzenlemelere dayalı hedeflenmiş sonuçlar sunma imkanı tanır. Örneğin, FoodCorps, yalnızca doğrulanmış İnsan Kaynakları kaynaklarını kullanan İK ile ilgili sorgular için özel bir ajan oluşturabilir.

“Bilgi Ajanları ile, AI'yi daha odaklı hale getirebiliriz ve insanları her seferinde doğru kaynağa yönlendirebiliriz. Bu tam olarak ihtiyacımız olan şey,” dedi Derryck.

Sayfalar ve Bilgi Ajanları'nın entegrasyonu yoluyla, FoodCorps, personeline doğru bilgiye doğru bağlamda daha fazla erişim sağlayacak, bu da platforma olan benimsemeyi ve güveni artıracaktır.

‍