{{spacer-78}}

Şirket geçmişi

TIM (Mancha Bilgi Teknolojileri) konaklama sektöründe uzmanlaşmış önde gelen bir BT hizmet sağlayıcısıdır. 15 yılı aşkın tecrübesiyle TIM, kapsamlı teknik destek, danışmanlık ve operasyonları düzenlemek ve müşteri deneyimini artırmak için yenilikçi çözümler sunarak çeşitli bir müşteri kitlesine destek olmaktadır. Şirket, bilgi yönetimini geliştirmek ve sektöre özgü zorlukları keskin teknolojilerle ele almak için kendini adamıştır.

Problem

TIM, farklı platformlar arasında bilgiyi birleştirip yönetirken önemli zorluklarla karşılaştı. Mevcut Slack ve Google Workspace kullanımları, özellikle entegrasyon eksikliği ve en güncel bilgilere ulaşma zorluğu nedeniyle maliyetli ve verimsiz hale geliyordu. Şirketin, sık sık yüksek personel değişimi yaşayan dinamik bir konaklama sektörünü destekleme ihtiyacı bu sorunları daha da kötüleştirmiş, sonuçta parçalı bilgi ve iç iletişimde verimsizlikler doğurmuştur.

TIM'deki önemli bir figür olan Jesús, ekip bilgilinin korunmasında yaşanan güçlükleri ve Slack içerisindeki çeşitli kanallar arasında yayılan bilgiyi vurguladı; bu durum kafa karışıklığına ve verimliliğin düşmesine yol açıyordu. "Atlassian ürünlerinin müşterisi oldum, ama AI'lerini çok çok yavaş uyguluyorlar ve bu sadece Atlassian ürününün içinde." Dışarıdan cevap almak istiyorsanız bu bir zorluktur. Confluence çok büyük ve içinde bir şey bulmak zor."  

GSuite'ten Slack'e bilgi aktarımının manuel olması ve Intercom gibi diğer araçlarla entegrasyon zorlukları sorunu daha da derinleştirdi. TIM, bilgiyi merkezileştirmek, erişilebilirliği geliştirmek ve iç süreçleri düzenlemek için sağlam bir çözüm arayışındaydı.

Çözüm

TIM, bu zorlukların üstesinden gelmek için Guru’nun platformuna yöneldi. Guru’nun, farklı kaynaklardan bilgiyi bir araya getirebilmesi ve merkezi bir bilgi deposu sunabilmesi, TIM’in ihtiyaçları için mükemmel bir çözümdür. Platformun kullanımı kolaydır ve mevcut araçlarla, örneğin Intercom ve Google Workspace ile entegrasyon yapabilme yeteneği, onu ideal bir seçenek haline getiriyor. Jesús birçok başka aracı denedi ve birkaç entegrasyon geliştirici ile bir şeyler de yapmayı denedi, ama bu kolay olmayacaktı. "Günün sonunda, bence Guru bilgileri merkezi hale getirerek ve onu Confluence, Jira veya Intercom gibi tüm platformlarda geliştirebilir," dedi Jesús. 

Yaklaşım

Uygulama süreci birkaç ana adımı içeriyordu:

Değerlendirme ve planlama

Jesús ve ekibi mevcut bilgi yönetim süreçlerini değerlendirdi ve iyileştirme için ana alanları belirledi. Bilgiyi birden fazla kaynaktan tek bir arama platformuna birleştirmeye odaklandılar.

Entegrasyon ve özelleştirme

Guru'nun platformu, TIM'in mevcut araçlarıyla, Slack, Jira ve Google Workspace dahil, entegre edildi. Bu entegrasyonlar, kusursuz bilgi paylaşımını sağladı ve tüm ilgili bilgilere kolayca erişimi garanti etti.‍

Çalışan katılımı ve eğitim‍

TIM içerisinde bir Bilgi Konseyi kuruldu ve çalışanların bilgi yönetiminde yer alması sağlandı. Bu kurul, Guru'da saklanan bilgilerin kalitesini ve geçerliliğini korumada kritik bir rol oynamaktadır. AI Eğitim Merkezi aracılığıyla, en sık hangi soruların sorulduğunu görebiliyorlar ve hangi bilgilerin güncellenmesi veya oluşturulması gerektiğini biliyorlar.  Jesús, "Guru'dan önce bilgi bakımının önemli olduğunu anlamıyordum.  Guru'yu şirketime tanıttığımda, birkaç çalışanla bir Bilgi Konseyi kurdum.  Hem Confluence hem de Guru'yu bilgi yönetimi için kullanırken, ekibimin Guru'daki bilgilerin sağlığını yönetmek, Confluence'tan daha kolay.”

Sürekli optimizasyon

Kullanıcılardan alınan sürekli geri bildirimler, sistemi ince ayar yapmalarına yardımcı oldu. Slack kanallarının organizasyonu ve yeni bilgilerin nereye konulacağı gibi sorunlar, bilgi yönetiminin verimliliğini daha da artırmak için ele alındı.

Sonuç

Guru'nun benimsenmesi, TIM'in bilgi yönetim süreçlerini dönüştürdü ve birkaç dikkat çekici sonuç doğurdu.

‍

Merkezi bilgi deposu

Artık Jira, Guru ve Google Drive'daki tüm bilgilere Guru platformunda kolayca erişilebilmektedir; bilgi arama süresi ve bağlam değiştirme sürelerini azaltmaktadır.

Geliştirilmiş verimlilik 

Guru'nun diğer mevcut araçlarla, örneğin Slack ile entegrasyonu, iş akışlarını kolaylaştırdı ve manuel veri paylaşımına olan ihtiyacı en aza indirdi.

‍

Gelişmiş çalışan katılımı 

Bir Bilgi Konseyi kurulması, çalışanların bilgi tabanına katkıda bulunmalarını ve yönetmelerini sağladı; bu, paylaşılan sorumluluk ve sürdürülebilirlik kültürünü teşvik etti.

‍

Zaman tasarrufu 

Birden fazla platforma olan bağımlılığı azaltarak ve mevcut araçların kullanılmasını optimize ederek, TIM önemli zaman tasarrufları sağladı.

Genel olarak, Guru, TIM'e bilgi yönetimi zorlukları için sağlam ve ölçeklenebilir bir çözüm sundu; bu, şirketin konaklama sektörünü daha iyi desteklemesine ve iş büyümesini sağlamasına olanak tanıdı. Jesús, "Benim için, onu seviyorum. Günün sonunda, bir soru soruyorsunuz ve Drive'dan, Jira'dan ve birçok diğer yerden sonuç alıyorsunuz."