Тло компанії

FoodCorps — це неприбуткова організація, яка прагне з'єднати дітей з поживною їжею в школах. Залучаючи членів AmeriCorps для надання освіти з питань харчування, працюючи з постачальниками шкільного харчування та виступаючи за справедливі продовольчі політики, FoodCorps сприяє створенню більш здорового середовища в школах. Організація в основному працює віддалено, покладаючись на різноманітні інструменти, включаючи Google Drive, Slack і Box, щоб підтримувати понад 100 співробітників під час спільної роботи над програмами в США.

Проблема

FoodCorps стикалася з розрізненими знаннями на кількох платформах, що ускладнювало співробітникам швидке знаходження надійної інформації. Без централізованої системи співробітники часто вдавалася до повторних запитань у Slack або перегляду зростаючої кількості файлів на Google Drive і Box.

‍

“У нас немає централізованого місця для знань,” сказав Деррік Розалез, директор з операцій та ІТ у FoodCorps. “Ми почали створювати базу знань у Google Docs, але навіть тоді людям доводилося вручну шукати документи. Це не було зручним для користування, і це просто не масштабувалося.”

‍

Ці неефективності не лише вплинули на продуктивність, але й підірвали довіру до доступної інформації. Співробітники не могли бути впевнені, що вони отримують останню версію політик або ресурсів, що ще більше загострювало розчарування. Як зазначив Деррік, “Це менше про те, де знаходиться інформація, і більше про те, як ви отримуєте доступ до неї і чи можете довіряти, що вона точна та актуальна, якщо ви її знайдете.” 

‍

Рішення

Щоб вирішити ці проблеми, FoodCorps звернулася до Guru, платформи управління знаннями, що призначена для спрощення доступу до точній та перевіреної інформації. Guru запропонував FoodCorps рішення, яке могло інтегруватися з їхніми існуючими інструментами, надаючи швидкі перемоги без необхідності термінового перетворення.

“Guru заговорив зі мною, оскільки він може бути агностичним,” поділився Деррік. “Нам не потрібно було переносити все в Guru. Натомість, він з'єднав нас з тим, де файли вже знаходилися—будь то Google Drive, Box чи Slack—дозволяючи знання бути доступними миттєво.” 

‍

З пошук підприємств Guru, співробітники могли отримувати відповіді з кількох джерел, не мігруючи весь контент в одну систему. Його розширення браузера та інтеграція зі Slack ще більше спростили доступ, дозволяючи співробітникам знаходити інформацію там, де вони вже працювали. Перевірочний двигун Guru також виділявся, забезпечуючи, щоб найважливіші знання були точними та актуальними.

‍

‍

“Факт, що Guru дозволяє нам перевіряти інформацію, є величезним,” сказав Деррік. “Це означає, що ми можемо довіряти тому, що ми бачимо, що не завжди було правдою раніше.” 

‍

Підхід

FoodCorps прийняла поетапний підхід до впровадження Guru, поєднуючи необхідність ретельної підготовки з акцентом на простоту використання.  Процес розпочався з безкоштовної пробної версії на 30 днів, протягом якої FoodCorps досліджувала функції Guru та почала мігрувати критичний контент. За допомогою інструментів масової міграції Guru та підключення до Google Drive через корпоративний пошук FoodCorps мінімізувала ручні зусилля та швидко почала отримувати результати.

‍

“Моє найбільше занепокоєння полягало в тому, скільки годин буде потрібно, щоб мігрувати контент,” сказав Деррік. “Guru зробив це легким з такими інструментами, як масова міграція та можливістю підключитися до папок у Google Drive. Ми могли почати, не потребуючи робити все одразу.” 

Щоб сприяти впровадженню, FoodCorps зібрала мережу експертів умісту з різних відділів, які відповідали за організацію контенту та заохочення використання серед своїх команд. Розширення браузера Guru та інтеграція в Slack відіграли ключову роль у прийнятті, дозволяючи співробітникам отримувати доступ до інформації, не покидаючи своїх існуючих робочих процесів.

‍

“Ми не хотіли ще одну платформу, в яку людям потрібно було б заходити,” пояснив Деррік. “Факт, що Guru живе там, де ми працюємо—будь то у Slack або у нашому браузері—значно поліпшив ситуацію у використанні.” 

Результат

З моменту впровадження Guru FoodCorps трансформувала спосіб, яким її співробітники отримують доступ до знань та управляють ними. Співробітники більше не витрачають час на пошук відповідей або повторне запитування в Slack. Натомість, вони можуть швидко знаходити перевірену інформацію за допомогою штучного інтелекту Guru.

‍

“Канали Slack раніше були переповнені тими ж питаннями знову і знову,” зазначив Деррік. “Тепер з Guru співробітники можуть знайти те, що їм потрібно, не запитуючи мене—або когось іншого. Це саме по собі зекономило стільки часу.” 

‍

Функції перевірки Guru також підвищили впевненість у системі. “Коли ви бачите цей зелений знак галочки, ви знаєте, що інформація точна та актуальна,” сказав Деррік. “Це стало вирішальним для нас.”

‍

З цими поліпшеннями FoodCorps готова продовжити масштабування своїх зусиль у управлінні знаннями. Організація планує розширити використання Guru, створюючи сторінки, специфічні для відділу, та налаштовуючи досвід пошуку для різних команд.

‍

“Guru допомагає нам з'єднати точки в нашому технологічному стеку,” підсумував Деррік. “Замість того, щоб шукати відповіді, наші співробітники тепер можуть довіряти, що вони отримують правильну інформацію швидко та легко.” 

\n

Наступні кроки

Оскільки FoodCorps продовжує успішно використовувати Guru, організація планує скористатися двома новими функціями Guru: Сторінками та Агентами знань. Ці функції допоможуть задовольнити специфічні потреби відділів, одночасно ще більше оптимізуючи доступ до знань між командами.

Сторінки дозволяють командам створювати настроювані цільові сторінки в Guru, забезпечуючи інтуїтивний спосіб організації та висвітлення критичних ресурсів. Ця функція особливо приваблива для FoodCorps, оскільки вони прагнуть розвинути специфічні для відділів інформаційні центри.

‍

“Наша команда з управління персоналом нещодавно запитала, чи можемо ми використати Guru як інтранет,” поділився Деррік. “Вони хочуть головну сторінку для команди з питань людей та справедливості, де ми могли б публікувати таку інформацію, як хто ми є, що ми робимо, і швидкі посилання на ключові політики. Сторінки дозволять нам це зробити—і зробити це цікаво  теж.” 

‍

Водночас, Агенти знань дозволяють створювати адаптовані дослідження, засновані на AI, що дозволяє надавати цілеспрямовані результати на основі специфічних джерел та настроюваних підказок. Наприклад, FoodCorps може створити спеціалізованого агента для запитів, пов'язаних з людським ресурсом, який отримує інформацію лише з підтверджених ресурсів HR.

“З Агентами знань ми можемо навчити ШІ бути більш зосередженим і щоразу направляти людей до правильного джерела. Це саме те, що нам потрібно,” сказав Деррік.

Інтегруючи Сторінки та Агентів знань, FoodCorps надасть своїм співробітникам ще більший доступ до правильної інформації в правильному контексті, що сприятиме подальшому залученню та довірі до платформи.

‍