{{spacer-78}}

Передісторія компанії

TIM (Tecnologías de la Información de la Mancha) є провідним постачальником ІТ-послуг, спеціалізованим на індустрії гостинності. Маючи понад 15 років досвіду, TIM підтримує різноманітну клієнтську базу, пропонуючи комплексну технічну підтримку, консультації та інноваційні рішення для оптимізації роботи та покращення досвіду клієнтів. Компанія прагне вдосконалити управління знаннями та подолати галузеві виклики за допомогою сучасних технологій.

Проблема

TIM зіткнувся з суттєвими викликами щодо консолідації та управління знаннями на різних платформах. Їхнє існуюче використання Slack та Google Workspace серед численних партнерів виявилося дорогим та неефективним, особливо через відсутність інтеграції та труднощі у підтримці та пошуку найактуальнішої інформації. Необхідність компанії підтримувати динамічний сектор гостинності, в якому часто спостерігається велика плинність кадрів, загострила ці проблеми, що призвело до фрагментації знань та неефективності внутрішньої комунікації.

Хесус, ключова фігура в TIM, підкреслив труднощі з підтриманням знань своєї команди та розгортанням інформації в різних каналах у Slack, що викликало плутанину й заважало продуктивності. “Я є клієнтом продуктів Atlassian більше 15 років, але вони впроваджують свій ШІ дуже-дуже повільно, і це тільки всередині продукту Atlassian. Якщо ви хочете отримати відповіді ззовні, це виклик. Confluence такий великий, що знайти щось важко.”  

Ручна передача знань з GSuite до Slack та труднощі при інтеграції інших інструментів, таких як Intercom, ще більше ускладнювали проблему. TIM потрібне міцне рішення для централізації знань, покращення доступності та оптимізації внутрішніх процесів.

Рішення

TIM звернувся до платформи Guru, щоб вирішити ці проблеми. Здатність Guru консолідувати знання з різних джерел і забезпечити централізоване сховище для інформації стала ідеальним рішенням для потреб TIM. Легкість у користуванні платформи та можливість інтеграції з уже існуючими інструментами, такими як Intercom та Google Workspace, зробили її ідеальним вибором. Хесус спробував багато-багато інших інструментів і навіть намагався щось створити з кількома розробниками інтеграцій, але це не було легко. “В кінцевому підсумку, на мою думку, Guru може зосередити знання та покращити їх на всіх платформах, таких як Confluence, Jira або Intercom,” — сказав Хесус. 

Підхід

Процес впровадження складався з кількох ключових етапів:

Оцінка та планування

Хесус і його команда оцінили існуючі процеси управління знаннями та визначили ключові сфери для покращення. Вони зосередилися на консолідації інформації з кількох джерел в одну платформу для пошуку.

Інтеграція та налаштування

Платформа Guru була інтегрована з існуючими інструментами TIM, включаючи Slack, Jira та Google Workspace. Ці інтеграції сприяли безперешкодному обміну знаннями та гарантували, що вся релевантна інформація була легко доступною.‍

Залучення співробітників та навчання‍

У TIM була створена Рада знань, яка залучала співробітників до управління та підтримки знань. Ця рада відіграє важливу роль у підтримці якості та актуальності інформації, що зберігається в Guru. Завдяки Центру навчання ШІ вони можуть бачити, які питання задаються найчастіше, і знати, яку інформацію потрібно оновити або створити.  Хесус зазначив: “До Guru я не усвідомлював, що підтримка знань є важливою.  Коли я впровадив Guru у своїй компанії, я створив раду знань з кількома співробітниками.  Хоча у мене є як Confluence, так і Guru для управління знаннями, моїй команді легше підтримувати здоров'я інформації в Guru, ніж в Confluence.”

Постійна оптимізація

Постійний зворотний зв'язок від користувачів допоміг доопрацювати систему. Проблеми, такі як організація каналів Slack та рішення стосовно того, де повинна зберігатися нова інформація, були вирішені для подальшого покращення ефективності управління знаннями.

Результат

Впровадження Guru трансформувало процеси управління знаннями в TIM, що призвело до кількох значних результатів.

‍

Централізоване сховище знань

Вся інформація в Jira, Guru та Google Drive тепер легко доступна на платформі Guru, що зменшує час, витрачений на пошук інформації та перемикання контексту.

‍

Покращена ефективність 

Інтеграція Guru з іншими існуючими інструментами, такими як Slack, оптимізувала робочі процеси та зменшила необхідність в ручному обміні даними.

‍

Залученість співробітників 

Створення Ради знань надало співробітникам можливість долучатися до створення та управління базою знань, сприяючи культурі спільної відповідальності та стійкості.

‍

Економія часу 

Зменшивши залежність від кількох платформ і оптимізувавши використання наявних інструментів, TIM досяг значної економії часу.

В цілому, Guru надав TIM міцне і масштабоване рішення для їхніх викликів в управлінні знаннями, дозволяючи компанії краще підтримувати індустрію гостинності та сприяти зростанню бізнесу. Хесус підсумував: “Для мене, я це люблю. В кінцевому підсумку, ви ставите питання і отримуєте результати з Drive, Jira і багатьох інших місць.”