ШІ в управлінні знаннями полягає у використанні штучного інтелекту для оптимізації способу, яким організації зберігають, отримують і діляться інформацією, забезпечуючи, що працівники завжди мають потрібні знання. Інформація існує в електронних листах, документах, інструментах спілкування та незліченних застосунках. Співробітники витрачають час на пошук відповідей, і цінні знання часто втрачаються.

ШІ для управління знаннями змінює цю ситуацію. Автоматизуючи організацію знань, покращуючи можливості пошуку та постачаючи релевантну інформацію в потрібний час і місці, ШІ революціонує спосіб, яким компанії управляють своїми знаннями.

Якщо ви менеджер з управління знаннями, керівник бізнесу, ІТ-фахівець або просто хочете покращити, як ваша компанія працює з знаннями, цей посібник для вас.

Що таке ШІ для управління знаннями і чому це важливо?

Визначення сучасного управління знаннями

Власне, управління знаннями полягає в захопленні, організації та розповсюдженні інформації так, щоб працівники могли легко її знаходити та використовувати. Традиційно це передбачало зберігання документів у загальних папках, утримання внутрішніх вікі та покладання на співробітників у вручному режимі оновлювати та перевіряти контент.

Але ці методи не масштабуються. Оскільки організації зростають, інформацію стає важче управляти, що призводить до застарілих знань, дублюючого контенту та труднощів у співробітників у пошуку того, що їм потрібно.

Трансформаційна роль ШІ в системах знань

ШІ поліпшує управління знаннями, автоматизуючи багато з цих процесів. Він може категоризувати та маркувати контент, аналізувати поведінку пошуку для покращення результатів і навіть пропонувати релевантну інформацію ще до того, як працівник запитає про це.

Замість того, щоб покладатися на ручні оновлення, системи на базі ШІ постійно вдосконалюються, навчаючись на тому, як співробітники взаємодіють з інформацією.

Реальні застосування

Різні галузі використовують управління знаннями на базі ШІ унікальними способами. У службі підтримки клієнтів ШІ допомагає агентам швидко знаходити точні відповіді.

В ІТ він забезпечує ефективне усунення проблем.

А в HR він централізує політики та матеріали з навчання, роблячи їх миттєво доступними.

Незалежно від галузі, ШІ допомагає компаніям скоротити інформаційні силоси, підвищити ефективність і забезпечити, щоб співробітники завжди мали найсвіжіші знання.

Як використовують ШІ в управлінні знаннями?

Обробка інформації на базі ШІ

ШІ може виділити ключові інсайти з документів, електронних листів і навіть мультимедійного контенту. Він обробляє неструктуровані дані — такі як PDF-файли, стенограми зустрічей або зображення — і робить інформацію знайденою та придатною для використання.

Розуміння природної мови для організації знань

Обробка природної мови (NLP) дозволяє ШІ розуміти контекст документів та бесід. Він може автоматично категоризувати та маркувати контент, спрощуючи співробітникам знаходити релевантну інформацію без точного знання, що шукати.

Машинне навчання для покращення знань

ШІ постійно покращує бази знань, виявляючи тенденції та патерни. Він може визначати прогалини в документації, пропонувати оновлення та виділяти, який контент є найбільш цінним для співробітників.

Інтеграція графа знань

Мапуючи зв'язки між різними частинами інформації, графи знань на базі штучного інтелекту допомагають компаніям з'єднувати пов'язаний контент з різних платформ. Це спрощує співробітникам відкривати відповідні знання, навіть якщо вони не знають, куди шукати.

Інструменти управління знаннями на базі ШІ: всебічний огляд

Інструменти для відкриття знань

Інструменти пошуку на основі ШІ аналізують дані з кількох джерел, автоматично маркуючи та категоризуючи інформацію, щоб її було легко отримати. Ці інструменти допомагають співробітникам швидше знаходити правильну інформацію, скорочуючи час витрачений на пошук.

Guru є платформою для управління знаннями на базі ШІ, яка централізує корпоративні знання та робить їх миттєво доступними. З такими функціями, як пошук на базі ШІ, робочі процеси з перевірки контенту та розумні рекомендації, Guru забезпечує, щоб співробітники могли знаходити точну, перевірену інформацію без перемикання між програмами.

Інструменти організації знань

Деякі системи ШІ перевищують простий пошук, структуруючи інформацію інтуїтивно. Вони створюють таксономії, пропонують логічні групування та поступово поліпшують організацію контенту.

Інструменти для отримання знань

AI чат-боти та пошукові системи надають співробітникам швидкі, точні відповіді. Ці системи використовують розмовний ШІ для інтерпретації запитань користувачів і надання точних, враховуючи контекст відповідей.

Яке найкраще ШІ для управління знаннями?

Найкраще ШІ для управління знаннями є те, яке безперешкодно інтегрується з вашими існуючими робочими процесами, покращує точність пошуку та забезпечує швидкий доступ працівників до надійної інформації.

Ми упереджені, тому радимо використовувати Guru, але з такою кількістю рішень на базі ШІ важливо оцінити інструменти за їх можливостями, масштабованістю та зручністю використання.

Незалежно від того, чи потрібне рішення для невеличкої команди, чи для підприємства, вибір правильного інструменту управління знаннями на базі ШІ може значно вплинути на ефективність і прийняття рішень.

Система оцінки для рішень на базі ШІ

Вибір правильного інструменту для управління знаннями на базі ШІ є важливим для забезпечення того, щоб ваша організація могла ефективно зберігати, отримувати та використовувати інформацію. Не всі рішення на базі ШІ є рівнозначними, тому важливо їх оцінювати на основі ключових критеріїв, які впливають на зручність використання, ефективність і довгострокову масштабованість.

Точність і релевантність результатів пошуку

Однією з головних переваг управління знаннями на базі ШІ є його здатність надавати швидкі та точні результати пошуку. Найкращі рішення виходять за межі простого збігу ключових слів і використовують обробку природної мови та машинне навчання для розуміння контексту, наміру та зв'язків між концепціями.

Розгляньте, наскільки добре інструмент ранжує результати на основі релевантності та чи може він вдосконалювати відповіді з часом на основі взаємодій користувачів. Сильне рішення на базі ШІ повинно надавати точні, враховуючи контекст, відповіді, замість того, щоб змушувати співробітників зв’язуватися з нерелевантним контентом.

Здатність інтегруватися з існуючими інструментами

Ваша організація, ймовірно, використовує кілька платформ для спілкування, документації та співпраці, таких як Slack, Microsoft Teams, Google Drive та Salesforce. Інструмент управління знаннями на базі ШІ повинен безперешкодно інтегруватися з цими існуючими системами, щоб вставляти релевантну інформацію та надавати відповіді там, де працівники вже працюють.

Шукайте рішення, які підтримують підключення API, інтеграції третіх сторін і автоматичну синхронізацію даних, щоб забезпечити легкий доступ до знань через весь ваш технологічний стек.

Опції налаштування для різних команд і робочих процесів

Різні відділи в організації мають унікальні потреби в управлінні знаннями. Команда з продажу може потребувати швидкого доступу до документів щодо цін і інсайтів про конкурентів, тоді як команді ІТ можуть знадобитися посібники з усунення неполадок і внутрішня документація по процесам.

Ідеальне рішення на базі ШІ повинно дозволяти налаштовувати робочі процеси, системи маркування та права доступу, які адаптуються до вимог різних команд.

Функції, такі як рекомендації контенту на базі ШІ та управління доступом на основі ролей, можуть суттєво підвищити зручність використання, забезпечуючи, щоб співробітники бачили лише найбільш релевантні знання.

Масштабованість та продуктивність для зростаючих організацій

Якщо ваш бізнес зростає, ваша система управління знаннями повинна також зростати. Оцінюйте, чи здатен інструмент ШІ обробляти зростаючу кількість даних, користувачів і запитів, не жертвуючи швидкістю чи точністю.

Розгляньте такі фактори, як хмарне розгортання для гнучкості, можливість підтримки багатомовного контенту та аналітика, яка надає інсайти щодо використання системи і прогалин у знаннях. ШІ-рішення повинно постійно вдосконалюватися, навчаючись на поведінці користувачів і адаптуючись до потреб вашої організації, що змінюються.

Оцінюючи інструменти управління знаннями на базі ШІ за цими критеріями, ви можете бути впевнені, що вибираєте рішення, яке підвищить продуктивність, покращить доступність знань і забезпечить довгострокову цінність.

Рішення ШІ за типом організації

Маленькі підприємства можуть отримати вигоду від легких, зручних для користувача рішень на основі ШІ, тоді як підприємства зазвичай потребують більш потужних платформ з розширеними інтеграціями. Інструменти, специфічні для галузі, також можуть надавати адаптовані рішення для управління знаннями.

Відкритий код проти комерційного ШІ для управління знаннями

Інструменти ШІ з відкритим кодом пропонують гнучкість, але потребують технічних знань для налаштування та підтримки. Комерційні рішення надають більше готової функціональності, але ціни та варіанти налаштування різняться.

ШІ в управлінні знаннями: ключові переваги для організацій

Покращена доступність інформації

Співробітники витрачають значну частину свого часу на пошук інформації — будь то політики компанії, документація з проекту чи експертиза. Системи управління знаннями на базі ШІ усувають ці неефективності, забезпечуючи інтелектуальний пошук та персоналізовані рекомендації.

Замість того, щоб покладатися на ручне маркування або жорсткі структури папок, ШІ розуміє контекст запитів та отримує найбільш відповідну інформацію, навіть коли співробітники не знають точних ключових слів.

Крім того, системи, що використовують ШІ, можуть проактивно надавати знання там, де і коли їх потрібно. Наприклад, ШІ може пропонувати релевантну документацію, поки агент служби підтримки працює над запитом, або рекомендувати навчальні матеріали новому працівнику на основі його ролі.

Розбиваючи інформаційні силоси та забезпечуючи, що знання завжди в досягненні, ШІ значительно скорочує час, витрачений на повторні запитання та неефективні пошуки.

Покращена якість знань

Утримувати знання у точному та актуальному стані є постійною проблемою, особливо оскільки організації зростають і інформація часто змінюється. ШІ допомагає підтримувати високу якість, надійні знання, автоматизуючи перевірку контенту і виявляючи застарілу або дубльовану інформацію.

Інструменти ШІ можуть виявляти невідповідності, пропонувати редагування та рекомендувати експертів з предметної області для перегляду та оновлення контенту.

Деякі системи також використовують обробку природної мови для аналізу найчастіше задаваних питань і виявлення прогалин у базі знань, забезпечуючи вирішення відсутньої або невизначеної інформації. Цей безперервний процес вдосконалення забезпечує, що співробітники завжди мають доступ до найточнішої та найрелевантнішої інформації, зменшуючи дезінформацію та покращуючи загальну ефективність організації.

Операційна ефективність

Управління знаннями на базі ШІ значно підвищує продуктивність, автоматизуючи повторювані завдання і спрощуючи процеси обміну знаннями. Замість того, щоб вручну організовувати, оновлювати та розповсюджувати знання, ШІ автоматизує ці робочі процеси, дозволяючи співробітникам зосередитись на завданнях з більшою доданою вартістю.

Guru допомагає командам працювати ефективніше, усуваючи зайві пошуки та повторювані запитання. Його пошукові можливості на базі ШІ, рекомендації контенту та перевірка знань у реальному часі забезпечують, що співробітники завжди мають доступ до найточнішої, актуальної інформації — прямо у своєму робочому процесі.

У процесі адаптації та навчання ШІ може надавати персоналізовані маршрути навчання, рекомендувавши найбільш релевантні матеріали на основі ролі та прогресу співробітника. Це прискорює процес навчання для нових співробітників і зменшує навантаження на HR та команди навчання.

ШІ також покращує прийняття рішень, забезпечуючи, що співробітники мають миттєвий доступ до правильної інформації у правильний час. Чи це команди з продажу, які отримують останні деталі продукту, IT-команди, які усувають технічні проблеми, чи керівники, які переглядають ключові показники ефективності, управління знаннями на базі ШІ забезпечує швидше прийняття рішень, засноване на даних, які сприяють бізнес-успіху.

Як використовується генеративний ШІ в управлінні знаннями?

Генеративний ШІ в управлінні знаннями передбачає створення, вдосконалення та доставку знань у більш розумний та ефективний спосіб.

Замість того, щоб покладатися виключно на людське втручання для документування та оновлення інформації, ШІ може створювати резюме, покращувати існуючий контент і персоналізувати доставку знань залежно від потреб користувача. Це спрощує підприємствам збереження своїх баз знань точними, релевантними та доступними.

Створення контенту та підсумовування

Збереження бази знань в актуальному стані вимагає постійних зусиль, але генеративний ШІ може спростити цей процес. Інструменти на базі ШІ можуть підготувати статті для бази знань, створити структуровані FAQ та підсумувати об’ємні звіти в зрозумілі відомості. Це не тільки економить час, але й забезпечує послідовність у тоні та форматі.

Організації можуть використовувати ШІ для генерації перших версій, які співробітники перевіряють і вдосконалюють, що робить створення контенту більш ефективним без втрати точності.

Покращення знань

Генеративний ШІ не просто створює новий контент — він також покращує наявні знання. ШІ може аналізувати великі обсяги інформації, виявляти прогалини та пропонувати релевантні доповнення. Він також може з'єднувати пов’язані теми, допомагаючи співробітникам відкривати корисні відомості, які могли б бути ігнорованими.

Інтегруючи зовнішні джерела даних, ШІ ще більше збагачує бази знань, гарантуючи, що співробітники завжди мають доступ до найповнішої та актуальної інформації.

Персоналізована доставка знань

Різні співробітники потребують різного типу інформації в різний час, і генеративний ШІ допомагає доставляти знання в спосіб, адаптований до кожної особи.

ШІ може аналізувати роль співробітника, поведінку при пошуку та поточні проекти для рекомендації найбільш релевантних документів, FAQ або навчальних матеріалів. Це зменшує час витрачений на пошук інформації та забезпечує, що співробітники мають те, що їм потрібно, щоб швидко приймати обґрунтовані рішення.

З часом ШІ вчиться на взаємодії з користувачами, безперервно покращуючи релевантність і своєчасність своїх рекомендацій.

Що таке IA в управлінні знаннями?

Покращення інтелекту в управлінні знаннями передбачає використання ШІ для підвищення людського інтелекту, а не його заміни.

Замість того, щоб повністю автоматизувати прийняття рішень, системи з IA діють як інтелектуальні асистенти, допомагаючи співробітникам знаходити, аналізувати та ефективно застосовувати знання. Ці системи працюють поряд з людьми, надаючи найрелевантнішою інформацію у потрібний час, покращуючи розуміння та підтримуючи кращі рішення.

Системи з управління знаннями на базі IA виходять за межі простих функцій пошуку. Вони використовують інсайти на базі ШІ для передбачення потреб у знаннях, пропонуючи релевантний контент та надаючи контекстні рекомендації. Наприклад, система з IA може аналізувати минулі взаємодії, розпізнавати шаблони і підказувати співробітникам корисні ресурси ще до того, як вони зрозуміють, що їм це потрібно.

Ще одна ключова перевага IA полягає в тому, що вона зберігає людський експертний досвід, роблячи знання більш доступними в рамках організації. Інтегруючись з інструментами корпоративного пошуку, чат-платформами та системами документації, IA забезпечує, що інституційні знання не тільки зберігаються, але й легко діляться з потрібними людьми.

Практичні застосування IA в управлінні знаннями включають:

• Рекомендації експертів – IA може ідентифікувати експертів з конкретних предметів в організації і з'єднати співробітників з ними для глибшого розуміння.
• Знання з урахуванням контексту – Коли працюєте над проектом або відповідаєте на запит, співробітники можуть отримувати підказки на базі ШІ, які направляють їх до найбільш релевантних документів або кращих практик.
• Підтримка прийняття рішень – IA допомагає при складних рішеннях, аналізуючи історичні дані, піднімаючи релевантні дослідження випадків і надаючи огляди, адаптовані до поточної ситуації.

Підвищуючи людський інтелект, а не замінюючи його, системи управління знаннями на базі IA створюють співпрацю між ШІ та співробітниками, забезпечуючи, що люди можуть приймати більш обґрунтовані, впевнені рішення без перевантаження інформацією.

Звичайні проблеми з ШІ для управління знаннями

Хоча ШІ покращує управління знаннями багатьма способами, його впровадження супроводжується труднощами. Організаціям слід вирішити такі питання, як якість даних, складності інтеграції та етичні питання, щоб забезпечити ефективність, точність і безпеку систем управління знаннями на базі ШІ.

Проблеми якості даних та інтеграції

ШІ покладається на дані високої якості та добре структуровані. Організації часто стикаються з фрагментованою або застарілою інформацією, що робить необхідним очищення та організацію даних перед впровадженням ШІ.

Перешкоди на етапі впровадження

Введення ШІ в управлінні знаннями вимагає наявності належної інфраструктури, навчання співробітників та добре обдуманої стратегії управління змінами.

Етичні та конфіденційні питання

Системи управління знаннями на базі ШІ повинні балансувати автоматизацію з людським контролем, захищати чутливу інформацію та забезпечувати прозорість прийняття рішень.

Як розпочати роботу з ШІ в управлінні знаннями

Розпочати роботу з ШІ в управлінні знаннями вимагає ретельного планування, щоб забезпечити плавне впровадження. Оцінюючи ваші потреби, вибираючи правильні інструменти та розробляючи чітку стратегію, ви можете максимізувати переваги ШІ та покращити доступність знань у вашій організації.

Як розпочати роботу з ШІ в управлінні знаннями

1. Оцініть свої потреби в управлінні знаннями

Перед впровадженням ШІ уважно ознайомтесь із тим, як ваша організація наразі управляє знаннями. Визначте проблемні місця, такі як несумісна документація, труднощі у знаходженні інформації або дублікат контенту. Розгляньте:

• Які типи знань найбільше використовують ваші команди (політики, дослідження клієнтів, технічна документація тощо)
• Як співробітники наразі шукають і отримують доступ до інформації
• Звичайні роздратування або неефективності у вашій існуючій системі

Встановіть чіткі цілі для впровадження ШІ, такі як покращення точності пошуку, скорочення часу на пошук відповідей або автоматизація оновлень знань. Спілкування з різними відділами може допомогти забезпечити, щоб рішення відповідало потребам усієї компанії.

2. Обирайте правильні інструменти ШІ

Не всі інструменти управління знаннями на базі ШІ мають однакові можливості, тому важливо уважно оцінити можливості. Розгляньте:

• Особливості: Чи має інструмент інтелектуальний пошук, автоматичну розмітку, рекомендації контенту або оновлення знань у реальному часі?
• Можливості інтеграції: Чи може він підключитися до ваших існуючих платформ, таких як Slack, Microsoft Teams, Google Drive або CRM-систем?
• Простота використання: Чи є інструмент інтуїтивно зрозумілим, чи співробітникам потрібне обширне навчання?
• Налаштування та масштабованість: Чи може він адаптуватися до потреб різних команд і зростати разом з вашою організацією?

Корисно провести пілотну програму з невеликою командою перед повномасштабним впровадженням.

3. Сплануйте свою стратегію впровадження

Успішне впровадження ШІ вимагає більше, ніж просто встановлення нового інструменту. Створіть поетапну стратегію, яка включає:

• Поетапне впровадження: Розпочніть з одного департаменту або випадку використання, перш ніж розширити на всю організацію.
• Навчання та управління змінами: Навчайте співробітників, як ШІ покращить їх робочі процеси, а не замінить їх. Пропонуйте практичні навчальні сесії та чітку документацію.
• Управління та зміст: Встановіть настанови для оновлення, перевірки та підтримки знань на базі ШІ, щоб забезпечити довгострокову точність та актуальність.

Стимулюйте співробітників надавати зворотний зв’язок під час процесу впровадження, щоб покращити систему за необхідності.

4. Вимірюйте успіх та оптимізуйте

Якщо ШІ інтегрований у вашу систему управління знаннями, постійно відстежуйте його вплив. Використовуйте аналітику для вимірювання:

• Ефективність пошуку: Чи швидше співробітники знаходять відповіді?
• Використання знань: Який контент доступується найчастіше?
• Гапи та області покращення: Чи залишаються якісь поширені питання без відповіді?

Стимулюйте зворотний зв'язок від співробітників і вносьте зміни за потреби. Системи управління знаннями на базі ШІ покращуються з часом, але лише якщо їх активно підтримують та оптимізують. Регулярно перевіряйте продуктивність системи, вдосконалюйте налаштування ШІ та забезпечуйте, щоб контент залишався релевантним.

Дотримуючись цих кроків, ви можете впровадити ШІ таким чином, щоб підвищити ефективність, покращити доступність знань та надати реальну цінність вашій організації.

Майбутні тенденції ШІ в управлінні знаннями

ШІ в управлінні знаннями швидко розвивається, з удосконаленнями, які зроблять інформацію ще більш доступною, інтелектуальною та персоналізованою. Нові тенденції, такі як мультимодальний ШІ, прогностична доставка знань та співпраця людини та ШІ, мають потенціал перетворити спосіб, яким організації збирають, діляться та використовують знання. Майбутні інновації включають:

• Мультимодальні системи ШІ, які обробляють текст, зображення та голос одночасно
• Інтерфейси розширеної реальності (XR) для зануреного дослідження знань
• Застосування квантових обчислень для складного аналізу знань
• Нейросимвольний ШІ для покращення міркувань та прийняття рішень

ШІ також переходить від пасивного зберігання до проактивного створення знань, надаючи персоналізовані інсайти ще до того, як співробітники почнуть їх шукати. Оскільки ШІ продовжує вдосконалюватись, компанії, які приймають ці технології, отримають значну перевагу в управлінні та використанні своїх знань.

Підсумки

ШІ революціонізує управління знаннями, роблячи його легшим для бізнесу організувати, отримати доступ і ефективно використовувати інформацію. Завдяки впровадженню інструментів на базі ШІ організації можуть підвищити ефективність, покращити прийняття рішень та забезпечити, щоб співробітники завжди мали потрібні знання.

Якщо ваша компанія стикається з перевантаженням інформацією, зараз час дослідити рішення з управління знаннями на базі ШІ. Оцініть свої поточні процеси, знайдіть правильні інструменти та зробіть перший крок до більш розумної, ефективної стратегії управління знаннями.

Guru — це платформа управління знаннями на базі ШІ, розроблена для саме цього. З інтелектуальним пошуком, перевіркою контенту в реальному часі та автоматизованими рекомендаціями знань Guru допомагає командам швидко знаходити точну інформацію — без порушення їхнього робочого процесу.

Якщо ви готові побачити, як управління знаннями на базі ШІ може зробити вашу організацію більш ефективною, перегляньте наше коротке демо зараз!

‍