Trong quản lý kiến thức, AI đề cập đến việc sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để nắm bắt, tổ chức, truy xuất và duy trì kiến thức tổ chức. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày và làm cho thông tin dễ truy cập hơn, AI biến đổi cách kiến thức được tạo ra và sử dụng trong môi trường làm việc.

AI trong Quản lý Kiến Thức là gì?

AI trong quản lý kiến thức có nghĩa là áp dụng trí tuệ nhân tạo - như học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), và phân tích dự đoán - để cải thiện cách các công ty xử lý thông tin. Nó cho phép hệ thống hiểu, phân loại và đề xuất nội dung theo cách vượt xa các phương pháp thủ công.

Từ việc hiển thị câu trả lời trong thời gian thực đến phát hiện tài liệu lỗi thời, AI cho phép các hệ thống quản lý kiến thức thông minh, nhanh chóng và linh hoạt hơn đối với nhu cầu của người dùng.

AI Làm Thế Nào Để Nâng Cao Quản Lý Kiến Thức?

AI nâng cao quản lý kiến thức bằng cách giúp tìm kiếm, tạo ra và tin tưởng thông tin chính xác:

• Tìm kiếm thông minh: Tìm kiếm có sức mạnh AI sử dụng nhận dạng ý định và hiểu biết ngữ cảnh để trả về kết quả liên quan hơn, ngay cả khi không sử dụng từ khóa chính xác. Điều này có nghĩa là người dùng có thể tìm thấy những gì họ cần ngay cả khi họ không biết chính xác phải hỏi gì.
  
  
• Gắn thẻ và phân loại tự động: AI có thể tự động phân loại nội dung mới, giảm việc bảo dưỡng thủ công và cải thiện tổ chức. Việc này giữ cho cơ sở kiến thức sạch sẽ và dễ dàng điều hướng khi nó phát triển.
  
  
• Đề xuất nội dung: Dựa trên hành vi người dùng và ngữ cảnh, AI có thể đề xuất các bài viết hữu ích, câu hỏi thường gặp hoặc tài nguyên. Những đề xuất này giúp người dùng khám phá nội dung họ không biết họ cần.
  
  
• Phát hiện khoảng trống kiến thức: Phân tích AI có thể đánh dấu nội dung thiếu hoặc câu hỏi chưa được trả lời dựa trên xu hướng tìm kiếm hoặc phản hồi từ người dùng. Điều này giúp các nhóm ưu tiên viết gì tiếp theo.
  
  
• Tạo ra câu trả lời: AI có thể tạo ra bản nháp câu trả lời hoặc bài viết từ dữ liệu đầu vào thô như yêu cầu hoặc trò chuyện, giúp tăng cường việc tạo kiến thức. Điều này giảm thời gian và công sức cần thiết để tài liệu hóa tương tác hỗ trợ.
  
  

Những cải tiến này làm cho kiến thức trở nên sử dụng và truy cập hơn - mà không tăng gánh nặng cho đội của bạn.

Lợi Ích Của AI Trong Quản Lý Kiến Thức là gì?

Theo nghiên cứu, có nhiều lợi ích: AI đẩy nhanh và làm phong phú việc tạo ra kiến thức mới; nó tối ưu cách kiến thức được cấu trúc, truy xuất và bảo vệ; nó tạo điều kiện phân phối kiến thức một cách liền mạch và cá nhân hóa; và nó nâng cao việc sử dụng thực tiễn của kiến thức cho hành động và ra quyết định. Hãy xem xét kỹ hơn:

• Truy cập nhanh hơn đến thông tin: AI giảm đáng kể thời gian mà người dùng tốn vào việc tìm kiếm câu trả lời. Điều này dẫn đến quyết định nhanh hơn và sản xuất tốt hơn.
  
  
• Độ chính xác và tính liên quan được cải thiện: Tìm kiếm ngữ cảnh và đề xuất cải thiện giúp người dùng tìm thấy thông tin phù hợp nhất - không chỉ là thông tin mới nhất hoặc được click nhiều nhất. Kết quả, người dùng tiêu tốn ít thời gian lọc thông tin không liên quan.
  
  
• Sự bảo trì nội dung có thể mở rộng: AI có thể đề xuất cập nhật hoặc tự động lưu trữ nội dung lỗi thời, giữ cho cơ sở kiến thức sạch sẽ với ít nỗ lực thủ công hơn. Điều này cải thiện chất lượng nội dung theo thời gian và tránh quá tải thông tin.
  
  
• Trải nghiệm dịch vụ tự phục vụ tốt hơn: Khách hàng và nhân viên có thể tìm câu trả lời dễ dàng hơn, cải thiện sự hài lòng và giảm yêu cầu hỗ trợ. Điều này gia tăng hiệu quả trải qua các phòng ban trong khi nâng cao sự tin cậy của người dùng.
  
  
• Quyết định dựa trên dữ liệu: AI tổng hợp xu hướng sử dụng, lỗ hổng và thông tin giúp định hình chiến lược nội dung và kế hoạch tài nguyên. Những thông tin này cho phép cac quản lý kiến thức và các nhóm làm việc proactive, không phản ứng.
  
  

Những lợi ích này khiến AI trở thành một lực lượng nhân lực mạnh mẽ cho các đội quản lý kiến thức.

AI Làm Thay Đổi Chiến Lược Quản Lý Kiến Thức Như Thế Nào?

AI định nghĩa lại chiến lược quản lý kiến thức. Với AI, tổ chức có thể:

• Chuyển từ tài liệu tĩnh sang kiến thức động: AI đảm bảo kiến thức tiến triển liên tục dựa trên việc sử dụng, phản hồi và ngữ cảnh. Điều này giúp nhóm duy trì nội dung liên quan mà không cần làm lại thủ công.
  
  
• Tập trung vào việc tạo ra nội dung có tác động cao: Với AI xử lý phân loại và đề xuất, nhóm có thể ưu tiên cải thiện nội dung cốt lõi và đóng các khoảng trống kiến thức. Điều này cải thiện ROI trên mỗi bài viết được xuất bản.
  
  
• Nhúng kiến thức vào các luồng công việc: AI làm cho việc cung cấp kiến thức trong ngữ cảnh - ngay trong các công cụ nhóm sử dụng hàng ngày là có thể. Điều này giảm thiểu việc chuyển ngữ cảnh và tăng cường sự chấp nhận.
  
  
• Đo lường điều quan trọng: Các chỉ số bằng sức mạnh AI giúp nhóm theo dõi hiệu suất nội dung, đánh dấu tài liệu lỗi thời và tối ưu hóa thành công trong tìm kiếm. Với các chỉ số tốt hơn, các nhà lãnh đạo có thể điều chỉnh chiến lược một cách tự tin.
  
  

Cuối cùng, AI biến quản lý kiến thức thành một hệ thống thời gian thực, có khả năng thích ứng hỗ trợ cho các nhóm hoạt động nhanh chóng và các tổ chức đang phát triển.

Công Cụ AI Cho Quản Lý Kiến Thức: Các Tính Năng Cần Tìm

Khi đánh giá các công cụ AI cho quản lý kiến thức, tìm các tính năng hỗ trợ trực tiếp các luồng công việc thông minh và trải nghiệm người dùng tốt hơn:

• Tìm kiếm dựa trên ngữ nghĩa hoặc ý định: Cung cấp kết quả phù hợp ngay cả với các truy vấn mơ hồ hoặc không đầy đủ. Điều này giúp người dùng không biết thuật ngữ hoặc cách diễn đạt chính xác.
  
  
• Các động cơ gợi ý nội dung: Đề xuất các tài nguyên hữu ích dựa trên ngữ cảnh hoặc hành vi trước đó. Điều này giúp hiện thực kiến thức kịp thời mà không cần tìm kiếm thủ công.
  
  
• Gắn thẻ tự động và phân loại: Giữ kiến thức được tổ chức mà không cần sắp xếp thủ công. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm phát triển nhanh với số lượng lớn nội dung.
  
  
• Tóm tắt hoặc bản nháp được tạo bởi AI: Giúp mở rộng tài liệu và tạo bản phản hồi. Các công cụ này tiết kiệm thời gian và cung cấp một điểm khởi đầu hữu ích cho nhà văn hoặc nhân viên.
  
  
• Phân tích và báo cáo: Xuất hiện xu hướng trong việc sử dụng nội dung, hành vi tìm kiếm và khoảng trống nội dung. Sự minh bạch này giúp ưu tiên cải thiện có tác động mạnh nhất.
  
  
• Tích hợp trong luồng công việc: Đưa kiến thức do AI cung cấp vào các nền tảng như Slack, Teams hoặc CRM của bạn. Điều này đưa kiến thức vào con đường làm việc, cải thiện tính khả dễ truy cập.
  
  

Các tính năng này đảm bảo công cụ không chỉ lưu trữ thông tin, mà còn cung cấp nó một cách tích cực khi và nơi mà nó cần thiết.

Các Công Cụ Trí Tuệ Nhân Tạo Hàng Đầu cho Quản Lý Kiến Thức

Một số nền tảng tích hợp Trí Tuệ Nhân Tạo để giúp các đội mở rộng và tối ưu hóa quản lý kiến thức:

• Guru: Cung cấp tính năng tìm kiếm có trí tuệ nhân tạo, nội dung được đề xuất tự động, và các Đặc Vụ Kiến Thức có thể tùy chỉnh nhúng trực tiếp vào quy trình làm việc của đội của bạn. Guru giúp đội một cách vững chắc nhận được câu trả lời đã được xác minh trong các công cụ họ đã sử dụng.
  
  
• Notion AI: Hỗ trợ việc tạo và tóm tắt nội dung trong tài liệu cộng tác. Hữu ích cho việc suy tư, soạn thảo hoặc tinh chỉnh nội dung kiến thức.
  
  
• Confluence với Trí Tuệ Atlassian: Cung cấp tính năng tìm kiếm thông minh, tóm tắt trang, và tự động hóa nội dung cho các đội sử dụng các công cụ Atlassian. Điều này giúp việc quản lý thư viện nội dung quy mô lớn dễ dàng hơn.
  
  
• Bloomfire: Sử dụng Trí Tuệ Nhân Tạo cho việc gắn thẻ nội dung, tối ưu hóa tìm kiếm, và phân tích sử dụng trong chia sẻ kiến thức. Nó được thiết kế cho các tổ chức dựa vào kiến thức để thúc đẩy cả năng suất nội bộ và tương tác với khách hàng.
  
  
• Microsoft Viva Topics: Sử dụng Trí Tuệ Nhân Tạo để hiện trí kiến thức trên Microsoft 365 bằng cách tự động tổ chức thông tin liên quan thành các thẻ chủ đề. Nó giúp nhân viên khám phá tri thức tổ chức mà không cần phải tìm kiếm.
  
  

Mỗi công cụ mang đến những ưu điểm độc đáo, nhưng sự phù hợp phù hợp tuỳ thuộc vào kích thước tổ chức, nhu cầu và công nghệ hiện có.

Kết luận

Trí Tuệ Nhân Tạo đang biến đổi quản lý kiến thức từ một kho kiến thức tĩnh thành một hệ thống sống, phản ứng giúp nhân viên và khách hàng một cách linh hoạt. Nó giúp đội làm việc thông minh hơn - không phải chăm chỉ hơn - bằng cách làm cho kiến thức dễ dàng thu thập, tìm kiếm, và sử dụng. 

Xem bản Demo của chúng tôi để xem cách Guru sử dụng Trí Tuệ Nhân Tạo để đưa kiến thức đáng tin cậy trực tiếp vào quy trình làm việc của đội của bạn.