Що означає онбординг? 

Онбординг – це процес ознайомлення когось із новою роботою, практикою або навичкою. 

Яка мета онбордингу?

Мета онбордингу – ознайомитись з новою інформацією. Цей процес призначений допомогти співробітникам зрозуміти своє становище, вимоги роботи та свою компанію. 

Різні типи онбордингу

Багато людей в сфері HR використовують термін онбординг у відношенні до нових співробітників, але існують різні види онбордингу, які не обов'язково пов'язані зі звільненням нових працівників. Давайте відвідаємо на хвилину 3 типи онбордингу: 

• Онбординг співробітників
• Онбординг клієнтів
• Онбординг користувачів

Онбординг співробітників 

Визначення 

Онбординг співробітників – це процес, який використовується для введення нового працівника в організацію. 

Завдання онбордингу співробітників

Навіть якщо увага зосереджена на новому працівнику, процес онбордингу зазвичай включає участь різних осіб у різних ролях. Ось огляд того, чого можна чекати під час онбордингу співробітників за професіями:

Співробітник

Це час для працівників вбирати якомога більше інформації, і є багато різних шляхів досягти цього. Це може включати заповнення документів, зустріч із колегами та виконання робіт, які призначені для допомоги їм адаптуватися до нового робочого середовища. 

HR

HR призначений для вирішення юридичних та практичних аспектів онбордингу працівника. HR може допомогти надати важливі форми для заповнення співробітникам, пов'язані з оподаткуванням, страхуванням, зарплатою та політикою компанії. 

Менеджер 

Менеджери відіграють цікаву роль у процесі онбордингу, яка може поєднувати багато з того, про що ми тільки що говорили. Незалежно від того, чи вони переконуються в тому, що важлива документація заповнена, чи призначають завдання, менеджерам слід робити все можливе, щоб їх нові співробітники відчували себе вітаними. Вони готові відповісти на будь-які питання, які можуть виникнути у нових найманців, та мати план на перші кілька тижнів і місяців роботи співробітника. 

Онбординг клієнтів

Визначення

Онбординг клієнтів – це процес, який компанії використовують для введення нових клієнтів у свій бізнес, продукти та послуги. Ідеально, процес має бути спрямований на підтримку довгострокових та взаємовигідних відносин для бізнесу та клієнта, а також встановлення очікувань у робочих взаємовідносинах. 

Цей увесь процес може відігравати важливу роль у обслуговуванні клієнтів та загальному враженні клієнта. Компанії повинні робити все можливе, щоб забезпечити задоволення потреб клієнтів у цей важливий період.

Приклади онбордингу клієнтів

Враження від онбордингу для клієнтів може бути настільки простим, як 5-хвилинний вступний дзвінок, або настільки складним, як налагодження регулярного розкладу зустрічей. Для клієнтів не існує жодної встановленої тривалості періоду введення в роботу, тому процес може бути стільки заангажованим, наскільки цього потребує взаємодія.

Онбординг користувачів

Онбординг користувачів – це процес, який нові користувачі використовують, щоб навчитися використовувати додаток або програмне забезпечення. Незважаючи на те, що ви можливо мислите, введення нового користувача в систему не обмежується викладанням йому, як "використовувати" продукт.

Головна мета онбордингу користувачів – допомогти людям покращити те, що ваш продукт дозволяє їм робити. Для Guru це означає допомагати людям шукати та ділитися знаннями, необхідними для виконання їх роботи. 

Приклад онбордингу користувачів

Оскільки ми вже використовували Guru як приклад, давайте продовжимо в тому ж дусі! Ми любимо вище включено інформаційного листа та посилання на сторінку ЧАП. Ми створили Спільноту Guru, щоб люди могли продовжувати вчитися найкращі методи та поради. 

Введення в роботу проти орієнтації: Яка різниця?

Може здатися, що ви можете використовувати терміни онбординг та орієнтації взаємозамінно, але в даній ситуації семантика має значення. Онбординг та орієнтація можуть стосуватися рівня пояснення, але вони відрізняються ключовими аспектами. 

Незалежно від того, чи це відбувається протягом одного дня чи протягом тижня, орієнтація - це річ одноразова. Головна мета орієнтації - підготувати нових співробітників, користувачів та клієнтів до того, що наступить далі.

З іншого боку, онбординг - це процес, який може тривати кілька тижнів Онбординг значно ширший і розроблений з фокусом на продуктивність та глибоке вивчення. В основному орієнтацію можна розглядати як необхідний передумову для глибокого досвіду онбордингу.

Найкращі інструменти для використання під час онбордингу

Незалежно від того, кого ви вводите в роботу, належні інструменти можуть відігравати важливу роль у тому, чи успішною буде їхня процедура введення в роботу. Якщо ви хочете створити відмінний досвід онбордингу, переконайтеся, що включаєте ці інструменти у процес.

1. Корпоративний вікі

Співробітники, клієнти: не має значення, хто ви, якщо ви в новій ситуації, у вас виникатимуть питання. Зробіть життя людям легшим, дозволивши їм знайти відповіді на деякі з їх найважливіших питань, маючи єдине джерело правди в вікі. 

Ваш вікі може виходити за межі переліку звичайних запитань. Вказівка на базові інструкції, організаційні картки та нотатки про культуру може бути надзвичайно корисною. Не соромтеся бути трохи креативними, думаючи про те, яку інформацію хтось новий б хотів знати. Відомості про роботу та зустрічі можуть бути корисними, але рекомендації щодо місць для обіду та перерви на каву можуть зробити чиюсь день.

2. Модулі навчання 

Введення в роботу має бути не одноразовим. Люди можуть мати питання після проведення вправ і обговорень. Зробіть простим для людей продовжувати вчитися у вільний час, вибравши програмне забезпечення, яке допоможе вам скласти навчальні модулі.

Правильне програмне забезпечення може в багатому вимірі допомогти полегшити, організувати та навіть відстежувати навчання. Люди можуть повертатися до старих модулів, переходити до нових і навчатися у власному темпі.

3. Контракти та електронні підписи 

Більшість компаній можуть перейти на безпаперовий метод, але це не означає, що документація зникла. Є багато контрактів, договорів та інших важливих документів, які потрібно підписати. Спрощуйте собі життя компанії та нових людей, знаходячи потрібне програмне забезпечення, що допоможе вам управляти вашими найважливішими документами.

Програмне забезпечення, яке допоможе поширювати та організовувати документи, а також збирати електронні підписи, може спростити управління документами. Ви також матимете додаткову вигоду в легкому відстеженні документації.

4. Зворотний зв'язок та опитування 

Збирання відгуків повинно бути важливою частиною будь-якого процесу, а онбординг не є винятком. Ви захочете дізнатися, як проходив процес для нових людей та для людей, які контролювали процес.

Не вважайте, що ви можете чекати лише до кінця процесу, щоб побачити, як це пройшло. Просити відгуки протягом всього процесу може допомогти вам зрозуміти, наскільки добре справи йдуть.

5. Засоби комунікації

Залишатися на зв'язку важливо під час процесу онбордингу. Знайдіть спосіб для людей залишатися на зв'язку з іншими, знайшовши надійний інструмент комунікації. 

Деякі люди віддають перевагу роботі через електронну пошту, інші подобається використання месенджерів, а є такі, які вважають роботу краще через телефонний дзвінок або SMS. Дайте людям різні варіанти, щоб вони могли спілкуватися найзручнішим способом.

Як створити найкращий досвід онбордингу

Причини онбордингу нового працівника, користувача або клієнта можуть бути різними, але принципи успішного досвіду онбордингу однакові. Якщо ви хочете створити найкращий досвід введення в роботу, переконайтеся, що врахуєте ці речі. 

1. Підготуйте онбордингерів

Не робіть помилку, думаючи, що співробітники, які допомагають людям в процесі введення в роботу, орієнтовані на все, що потрібно зробити. Якщо ви хочете забезпечити плавний процес онбордингу, насамперед відвідайте людей, які ведуть процес.

Переконайтеся, що вони освоїли найновіші практики введення в роботу та отримайте деякі відомості про їх плани. Тепер час відповісти на будь-які питання, які вони можуть мати, та переконатися, що ви згодні з очікуваннями та результатами.

У деяких випадках має сенс мати власну орієнтацію та онбординг для людей, які часто беруть участь у процесі онбордингу. Це допомагатиме зберігати єдність процесу онбордингу та встановлювати очікування для всієї організації.

2. Задайте очікування вже на ранніх стадіях

Ніхто не любить потрапляти в ситуацію, не знаючи, чого очікувати. Якщо ви хочете мати успішну адаптацію нових працівників, відвідайте вказівки вчасно, щоб всім було легше їм виконувати.

Переконайтеся, що новий співробітник розуміє повний обсяг своєї ролі. У випадку клієнта вкажіть очікування щодо в ultimate результатів, які вони очікують від вашого взаємодії. Якщо ви навчаєте нових користувачів, повідомте їм, що вони знають, які повинні знати, як працювати з вашим програмним забезпеченням після завершення навчання.

Це чудовий час, щоб згадати про користь  30-60-90-денний план. Цей спосіб мислення дозволяє легко встановлювати та працювати над віхами та чітко описує, що потрібно зробити, щоб дістатися туди. 

3. Знайдiть баланс між стилями навчання 

Деяким людям подобається сидіти і слухати, інші вчаться практично. Чудовий план онбордингу має бути здатний задовольняти обидва шляхи навчання. 

Багато часу можна відводити на лекції, вікторини та навчальні модулі разом із роботою поруч та практичними завданнями. Не намагайтеся заповнити їх день занадто багато одним і тим же. Трошки різноманітності може додати балансу в день і надати перенавантаженим мозкам довгоочікувану перерву. 

Пам'ятайте, що гнучкість в адаптації нових працівників має свою цінність. Надання людям достатнього часу для рефлексії над тим, що вони вивчили, і надання різних способів обробки знань є важливим.

4. Створюйте можливості для отримання зворотного зв'язку

Дізнатися, що ваша система введення не була цінною в кінці все не є корисним для будь-кого, хто в це включений. Якщо ви хочете уникнути неуспішних досвідів онбордингу, переконайтеся, що ви вбудовуєте багато можливостей для зворотного зв'язку на всіх етапах. 

Введіть час на знайомство з новими працівниками та людьми, відповідальними за введення в систему, щоб переконатися, що вам нічого не бракує. Не просто питайте їх прямо, чи у них є щось, що вони не розуміють. Запитайте їх, що вони думають про весь процес, останні дії з введення та як вони себе відчувають з тим, що вони вивчили.

Графіки щотижневих перевірок - це чудовий спосіб забезпечити, що люди отримують все необхідне, не ризикуючи можливим перериванням навчання. 

5. Готуйтеся до неочікуваного 

Ваша тщоно промисловувана система введення нових працівників, але навіть краще заплановані плани не вистачать для життєвих випробувань. Люди хворіють, виникають проекти у останній момент, а пріоритети можуть змінюватися навіть після того, як ви вважаєте, що все вже встановлено. Послегку облаштувати життя для виправдання любих обставин, надаючи собі трохи додаткового часу у вашій програмі онбордингу. 

Плануйте «дні наганяння» на випадок, якщо людям довелося пропустити важливі частини процесу введення. Це може бути корисно для невідкладних ситуацій та допомогти людям ознайомитися з поняттями, які вони не розуміють.

Це ідеальний момент підняти питання про переваги гнучкого онбордингу, який має асинхронну сторону роботи. Можливість перегляду матеріалів, перегляду навчальних відео та пошуку в Часто задаються питання у значній мірі полегшує вирішення проблем та допомагає тримати людей на шляху. 

Візьміть всі шаблони, які вам потрібні, щоб робити онбординг легким