Що таке процес прийому на роботу працівників?

Прийом на роботу співробітника - це процес інтеграції нового працівника в компанію та підготовки його до роботи як продуктивного члена команди. Це охоплює перші дні, тижні та місяці роботи, коли працівник дізнається про корпоративну культуру, політику, процедури та обов'язки на робочому місці.

Прийомка зазвичай включає три кроки:

1. Орієнтація представляє працівника компанії та пояснює його обов'язки.
2. Навчання вчить навички, необхідні для роботи.
3. Соціалізація допомагає працівнику спілкуватися з колегами та адаптуватися до корпоративної культури.

Час, витрачений на належну прийомку, покращує задоволеність працівника та його утримання. Коротко кажучи, це завдання важливе для успіху всіх.

Що необхідно для прийому на роботу працівника?

Забезпечення безшвидкої процедури прийому охоплює ряд ключових кроків від оформлення початкової документації до надання повноцінного навчання та безшвидкої інтеграції нових працівників в корпоративну культуру.

Почніть з сприяння чіткому спілкуванню між відділом кадрів та новим працівником. Це передбачає оперативне відсилання всієї необхідної документації, відповідь на будь-які запитання, які можуть виникнути у працівника, та встановлення прозорих очікувань щодо проходження процедури прийому на роботу. Рівнозначно важливим є забезпечення швидкого доступу нових працівників до важливих навчальних матеріалів, політик та процедур.

Ключовим аспектом ефективної процедури прийому на роботу є призначення кожному новому співробітнику ментора або друга для підтримки. Це не лише допомагає відчувати себе ближче до команди, але й надає відчуття безпеки протягом процедури прийому на роботу. Завдяки можливостям обміну знаннями з Guru, спілкування з наставниками та колегами стає грою, сприяючи позитивній корпоративній культурі.

Чому важлива процедура прийому на роботу?

Процес адаптації нових співробітників є каменем вічності нового найму у вашу компанію. Озброєння їх засобами та знаннями для успіху у їхніх обов'язках сприяє щасливішим працівникам, які ймовірніше залишаться довготривало. Це перекладається в покращені показники утримання працівників, збільшену продуктивність та значні економічні заощадження для вашої компанії. Як сказала Емі Гірш Робінсон, керівник консалтингової фірми The Interchange Group у Лос-Анджелесі, "Адаптація - це магічний момент, коли нові працівники вирішують залишитися залученими або стати байдужими." Дуже важливо зробити все правильно.

Які є 4 ключі адаптації працівників?

Прийомка співробітників є ключовою складовою успішного бізнесу, оскільки вона допомагає забезпечити новим співробітникам все необхідне для успіху у їхніх обов’язках. Один зі способів максимізувати ефективність процесу адаптації працівника - дотримуватися моделі “4 C’s”. Ця модель акцентує на чотирьох ключових елементах: Спілкування, Культура, Відповідність та Компетентність.

Відповідність

Відповідність - це процес забезпечення того, що ваш новий співробітник відповідає всім правовим вимогам, необхідним для роботи у вашому підприємстві. Цьому включається перевірка даних, податкові форми та будь-яку іншу документацію або процеси, які необхідно завершити для того, щоб вони стали офіційною частиною вашої організації.

Роз'яснення

Роз'яснення - це процес забезпечення того, що ваш новий співробітник розуміє свою роль на роботі, очікування та будь-які політики або процедури, які потрібно дотримуватися. Цьому включається орієнтаційні сесії, корпоративні навчальні курси та інші заходи, призначені забезпечити, щоб новий працівник знав усю важливу інформацію до початку роботи.

Культура

Культура - це процес, який дозволяє знайомити нового працівника з культурою та цінностями вашої організації. Це включає командоутворювальні заходи, виїзди команди та інші заходи, призначені забезпечити, щоб вони відчували себе прийнятими як частина працівників.

Зв'язок

Підключення - це процес переконання у тому, що ваш новий співробітник почувається пов'язаним зі своїми колегами. Це включає в себе надання наставника або патрона, проведення соціальних заходів та інших заходів, спрямованих на допомогу новому найму утворити відносини з колегами.

Чотири фази процесу адаптації працівників до роботи

Фаза 1: Попереднє адаптування 

Попереднє адаптування - це процес адаптації нових співробітників до компанії до їх першого робочого дня. Попереднє адаптування може включати надання посади, відправлення листа з підтвердженням, спільне обговорення очікувань (або що приносити) у перший день та надання інформації про корпоративну культуру. Завдяки вирішенню цих питань заздалегідь ви можете допомогти новим співробітникам почуватися більш комфортно та готовими до першого робочого дня. Попереднє адаптування - це чудовий спосіб внести хороше враження на нових співробітників та підготувати їх до успіху в вашій компанії.

Пакет вітання

Хто не любить маленьку коробку з подарунками від компанії у перший день? За даними QZ, подарунки в доказ вдячності, подібні до цих, можуть великою мірою допомогти працівникам відчувати зв'язок. Деякі продукти з бренду, кілька безцінних речей, що відображають культуру вашої компанії, та листівка від команди допоможуть правильно розпочати перший день. Якщо ви працюєте віддалено, відправте привітальний пакет разом з іншими матеріалами для роботи з дому до їхніх дверей! Цей додатковий дотик зробить навіть розпорсюдження команди ближче до своїх співробітників та створить чудовий перший досвід роботи.

Підготуйте їх до першого дня

Перший день може бути складним досвідом для будь-якого нового співробітника. Щоб допомогти їм (і вам) підготуватися, є кілька важливих документів, які вони повинні взяти з собою: кадрові документи, документи, що підтверджують особу, та інформація про оплату праці. До кадрових документів включаються такі речі, як лист пропозицій, опис посади та посібник співробітника. Їм знадобиться ідентифікація для заповнення необхідних форм та інформація про заробітну плату, щоб вони знали, коли отримають перший платіж. Якщо вони мають питання заздалегідь, надайте їм свої контактні дані, щоб вони могли звертатися за допомогою. Бути готовими заздалегідь допоможе зробити їхню адаптацію в компанію якнайгладшою.

Фаза 2: Знайомства

Початок нової роботи може бути пригнічуючим, особливо якщо ви не знаєте нікого в компанії. Тому важливо, щоб керівники та колеги витратили час на представлення нових співробітників усім, з ким вони будуть працювати. Знайомства допомагають новим співробітникам відчувати себе вітаними та комфортними і можуть надати корисну інформацію про корпоративну культуру та очікування. Крім того, знайомства допомагають будувати відносини та довіру, які є важливими для ефективної командної роботи. Відводячи час для представлення нових співробітників своїм колегам, менеджери та співробітники можуть допомогти їм відмінно почати на новій роботі.

Відправте оголошення

Нагадайте персоналу, що до команди приєднався новий учасник! Знайдіть шаблон для людей, які діляться своїми історіями життя, цікаві факти та уподобання в роботі. Адаптація це не тільки політика компанії та податкові документи, але й знайомство з людьми, з якими ви будете працювати. Відкрийте простір для вашого нового працівника, щоб він міг знайти спільні інтереси зі своїми колегами! 

Організуйте екскурсії, спільний час та знайомства

Якщо ви працюєте в офісі, почніть з екскурсії, щоб нові найманці ознайомилися з простором. Це чудовий час, щоб представити вашого нового працівника міжвідділовим колегам та надати їм доступ до будівлі.

Якщо ви віддалені, не забувайте про "екскурсію по офісу"! Залучіть всіх членів вашої команди до орієнтаційного дзвінка на зустрічі нового члена вашої команди в перший робочий день, зробіть його кавою на перший день, щоб зробити вашим новим колегам комфортно та з величезним бажанням працювати з цією командою. Поширення фотографій та вітальних відео команди, головного офісу компанії або минулих подій, що сприяли установленню зв'язків, - це чудовий спосіб показати вашому новому працівникові, чим відома корпоративна культура вашої компанії.

Поділіться політиками, цінностями та правилами за допомогою посібника для працівників

Посібник для працівників - це документ, який описує політики, цінності та правила компанії. Це важливий інструмент для спілкування з працівниками та забезпечення того, щоб усі були на одній хвилі. Добре написаний посібник для працівників може сприяти покращенню моралі та зменшенню текучості кадрів, а також надати посилання для вирішення суперечок. Це також може чітко визначити, на які очікування повинен розраховувати член команди для їх загального досвіду роботи.

Посібник повинен бути зрозумливим і лаконічним, а також містити відомості про такі теми, як відвідуваність, дрес-код, домагання та безпека на робочому місці. Крім того, посібник слід переглядати та оновлювати регулярно, щоб впевнитися, що він залишається актуальним.

​

{{cta}}

Фаза 3: Поселення

Початок нової роботи є важливим і стресовим одночасно. Як керівник, ви є тренером, тому нахиліться на цю частину своєї ролі, допомагаючи новим найманцям швидко втілитися в роботу, щоб вони змогли відразу почати діяти та бути успішними з самого початку. Це не лише допомагає зменшити тривогу зі сторони існуючих працівників, воно зменшує ймовірність того, що ваш новий найманий матиме скарги на роботу та полегшує "вписатися" відразу.

Підбір пар нових співробітників

Надання новим працівникам керівника, який допоможе їм протягом перших тижнів та місяців, сприятиме полегшенню переходу. І хоча їхній керівник завжди готовий відповісти на питання, іноді їм здається більш природним звертатися з дрібними питаннями та труднощами до колеги, а не до вищестоящого.

Надання контрольних списків на введення та цінних ресурсів 

Озбройте своїх нових працівників ресурсами, які вони потребують для відмінності та швидкого набуття умінь у своїй ролі за допомогою нашого керівництва з створення списків для адаптації. При адаптації нового працівника важливо створити персоналізований досвід на основі його ролі. Процес адаптації для нових працівників у відділі продажів виглядатиме по-іншому, ніж ті, що адаптуються в HR або People Ops, а наявність структурованої адаптації, яка включає ресурси, специфічні для ролі, допоможе зберегти зацікавленість вашого нового працівника та тримати його на курсі.

Об'єднання ресурсів для нових найманців в одне місце для пошуку 

Дайте новим членам команди чітке місце для початку. Простий лист із запам'ятовуваною дієвістю тільки зробить перший день вашого нового найманця більш складним. Замість цього спробуйте використовувати простий у використанні програмне забезпечення для адаптації нових працівників, яке зберігає все: від корпоративних політик і документів для нових працівників до налаштування пристроїв, різноманітних інструментів та входів, а також кожну іншу частину вашої адаптаційної програми в одному місці, доступному для пошуку.

Програмне забезпечення для введення, яке зберігає інформацію доступною навіть після завершення формального процесу введення, допоможе вашим новим співробітникам швидше відчути впевненість у своїх ролях у короткостроковій перспективі та надасть їм можливість повертатися до цього раннього досвіду, щоб підтримувати продуктивність в довгостроковій перспективі.

Цікаво, як Guru використовує Guru для вступу на роботу працівників? Ознайомтеся з цією публікацією Боббі Лундквіст, ведучий спеціаліст з оперативних питань Персоналу Guru.

Фаза 4: Прослідування 

Після встановлення чітких очікувань щодо нового працівника важливо регулярно спілкуватися з ним, щоб забезпечити плавний перехід на нову посаду. Підтримувати однаковість з тим, як справляється співробітник, може допомогти у вирішенні будь-яких труднощів або плутанини по дорозі. Бути активно зацікавленим у впровадженні нових співробітників покаже, що ви вкладаєтеся у їх досвід і може допомогти встановити довіру, а також підвищити продуктивність та збереження робочої сили. 

Встановлення плану для огляду

Інтеграція не закінчується після перших тижнів або місяців на новій роботі, і контрольне звертання теж не повинно. План роботи на 30-60-90 днів є важливим інструментом для будь-якого менеджера. Цей простий документ може допомогти забезпечити, що нова людина фокусується та має чітке розуміння своїх цілей та пріоритетів. Також його можна використовувати для відстеження прогресу нового працівника та виявлення областей, де може знадобитися додаткове навчання. 

При створенні плану на 30-60-90 днів обов'язково включіть комбінацію фокусних напрямків, цілей та пріоритетів. Далі, визначте пріоритети цих цілей за важливістю. Виділивши час для створення збалансованого плану на 30-60-90 днів, ви зможете підготувати нового співробітника до успіху з першого дня. Нарешті, встановіть критерії успіху для кожної мети, щоб ви могли відстежувати прогрес нового співробітника. Витративши час на створення добре збалансованого плану на 30-60-90 днів, ви можете підготувати вашого нового найманця до успіху з першого дня.

Використовуйте шаблон плану на 30-60-90 днів Guru для створення регулярних зустрічей з вашим новим співробітником, щоб отримувати постійний, довгостроковий зворотний зв'язок про їх досвід вступу на роботу та переконатися, що ви готуєте їх до довгострокового успіху.

Приклади процесів введення

Давайте розглянемо три приклади ефективних процесів інтеграції:

1. Віртуальне введення: Віртуальне введення зазвичай включає комбінацію онлайн-тренувань, відеоконференцій та інших віртуальних ресурсів. Цей тип введення може бути ефективним для віддалених працівників, оскільки надає їм інструменти та ресурси для початку роботи, не потребуючи від них подорожувати в офіс.
2. Введення з наставником: Цей тип введення включає призначення ментора або наставника новому працівникові. Ментор або наставник зазвичай є досвідченим працівником, який може надати керівництво та підтримку протягом процесу введення. Цей тип введення може бути особливо ефективним для нових працівників, які можуть бути занепокоєні початком нової роботи.
3. Лідери-менеджери в інтеграції: у цьому типі інтеграції менеджер нового працівника бере на себе проведення навчання та підтримки. Цей тип введення може бути ефективним для працівників, які будуть тісно працювати зі своїм менеджером або наглядачем. Це дозволяє новому працівникові встановити відносини зі своїм менеджером на ранніх стадіях та може допомогти їм відчувати більшу зв'язаність з командою.

Незалежно від процесу введення, ключове полягає в тому, щоб забезпечити, що нові співробітники почувають себе підтримані та залученими протягом процесу. Надаючи чітку комунікацію, доступ до необхідних ресурсів та почуття спільноти, організації можуть підготувати своїх нових співробітників до успіху. Крім того, використання такого рішення, як Guru може допомогти оптимізувати процес інтеграції та гарантувати, що нові працівники мають доступ до всієї необхідної інформації для успіху.

Загальні виклики під час вступу на роботу співробітників

Ми всі були там: це ваш перший день на новій роботі, треба запам'ятовувати імена, усвоювати процеси, вчити нові програми та створювати позитивне перше враження. Це приголомшливо, і якщо ви починаєте працювати в новій компанії в дистанційному форматі, це може здатися ще більш відокремлюючим.

Якщо всі ресурси та навчання для вступу на роботу розподілені між інструментами, електронними листами та одноразовими повідомленнями в Slack, легко збільшити відчуття стресу та ізоляції. Інвестування у програмне забезпечення для вступу на роботу, яке об'єднує всі матеріали, які необхідні новим співробітникам для успішного старту, - це велика можливість зробити їх негайно емповернутими у своїй посаді. І це має значення; люди, які мали негативний досвід інтеграції нових працівників, двічі частіше шукають нову можливість у найближчому майбутньому. 

Час до досягнення продуктивності важливий, але не поспішайте з ним. Стаття з Harvard Business Review показує, що до 20% перетворення працівників відбувається протягом перших 45 днів роботи, і що найуспішніші компанії повністю інтегрують нових працівників за рік.

Перевантаження інформацією

Коли новий співробітник починає роботу, його часто засипають великою кількістю інформації та завдань для вивчення та виконання. Це легко може призвести до перенавантаження інформацією, що може бути пригнічувальним та заважати їм ефективно виконувати свою нову роль. Однак добре спроектований процес вступу на роботу співробітників може допомогти подолати цю проблему.

Один зі способів, яким процес вступу на роботу співробітників може запобігти перенавантаженню інформацією, полягає в розбитті інформації на управні частини. Замість того, щоб представляти новому співробітнику довгий список завдань і інформацію одночасно, ефективна програма вступу буде надавати необхідну інформацію в структурованому та логічному порядку. Це може включати надання навчальних матеріалів, розділених на невеликі, зрозумілі розділи, або призначення конкретних завдань в логічній послідовності, щоб допомогти новому співробітникові поступово набирати знання та вміння.

Відсутність чіткості в ролях

Одним із важливих аспектів успішного процесу вступу на роботу співробітників є забезпечення того, що нові працівники мають чітке розуміння своєї ролі та відповідальностей в організації. Це включає не лише базовий опис роботи, але й глибоке розуміння того, як їхній роль вписується в більші цілі та візію компанії. Для досягнення цього ефективна програма вступу на роботу має включати комплексні навчальні сесії, які надають новим працівникам повне розуміння їх обов'язків та очікувань.

Крім навчання, також важливо надати новим співробітникам інструменти, необхідні для ефективного виконання роботи. Це може включати доступ до програмного або апаратного забезпечення компанії, інформацію про відповідні політики та процедури, а також зв'язки з ключовими членами команди чи учасниками. 

Відсутність впровадження специфічного для ролей процесу вступу на роботу

Важливо розпізнати, що кожна роль в організації унікальна і супроводжується своїми власними відповідальностями, навичками та вимогами до знань. Щоб забезпечити ефективність процесу інтеграції, частина програми повинна бути налаштована спеціально для ролі нового працівника. Це може включати надання спеціалізованого навчання, призначення завдань, конкретних для ролі, або зв'язок нового працівника з ключовими зацікавленими сторонами у своїй сфері відповідальності. 

Підлаштовуючи досвід інтеграції під роль нового працівника, компанія може допомогти йому почувати себе більш впевненим та емповередженим у новій посаді, що призводить до більш плавного переходу та швидшої інтеграції в команду. Крім того, надання тренінгу та ресурсів для конкретної ролі може допомогти працівникові стати більш продуктивним та швидше внести внесок в цілі організації.

Надання точної і актуальної інформації

Для успішного здійснення процесів вступу на роботу важливо переконатися, що інформація, яку отримують нові співробітники, є актуальною та точною. Застаріла інформація може призвести до плутанини, роздратування та, в кінцевому підсумку, поганої ефективності. Більш точна інформація може призвести до непорозумінь та помилок, які можуть вплинути як на роботу нового працівника, так і на всю організацію в цілому.

Збір зворотнього зв’язку

Це часто пропущений етап, але це не означає, що збір відгуків від нових працівників щодо їхнього досвіду немає значення. По-перше, це забезпечує цінні відомості про ефективність програми вступу на роботу та допомагає виявити області, які потребують покращень. По-друге, відгуки від нових співробітників можуть допомогти організаціям виявити потенційні проблеми вже на ранніх етапах, запобігаючи погіршанню проблем пізніше. На останок, запитання про відгук демонструє зобов’язання до залучення та розвитку співробітника, що може сприяти створенню позитивної корпоративної культури та покращенню загальної задоволеності співробітників. Активно шукаючи та використовуючи відгуки від нових співробітників, компанії можуть створити більш ефективний та позитивний досвід вступу на роботу для майбутніх співробітників.

Витрати на вступ на роботу співробітників

Справжній кістоляг кадру та навчання нового співробітника становить близько $2,000 для менших підприємств до понад $3,000 для більших. Навіть найуспішніші компанії можуть витрачати місяці на повну інтеграцію нових співробітників, що означає, що більшість нових працівників не досягають повної продуктивності протягом багатьох, багатьох тижнів. 

Враховуючи всі ці витрати, вони мають вимірювальний вплив на кінцевий результат: нові співробітники (та трансфери!) можуть зменшити загальний дохід на 1-2,5%. Незалежно від розміру вашої компанії, це значна частина втрат доходів в процесі покращення вашого бізнесу. 

Дізнайтеся, як зменшити середню вартість навчання нового співробітника.

Часто задаються питання під час процесу вступу на роботу

Початок нової роботи може бути як захоплюючим, так і залякуючим. З такою великою кількістю речей, які потрібно вивчити та зробити, дуже поширено мати багато питань. Тому добре пророблений процес інтеграції нових співробітників настільки важливий. Ось деякі з найчастіше задаваних питань під час процесу вступу на роботу.

• Які переваги доступні для мене?
• Якій оббіг роботи мені слід одягти?
• Як мене буде навчатися?
• Кому мені слід звертатися, якщо виникли питання чи проблеми?

Що таке робочий процес вступу на роботу?

Робочий процес вступу на роботу - це структурований набір кроків та процедур, через які проходять колишні співробітники під час процесу вступу на роботу. Зазвичай це включає комбінацію орієнтації, навчання та виробничого навчання на робочому місці. Хороший робочий процес інтеграції повинен бути комплексним, охоплюючи всі аспекти ролі працівника та корпоративної культури. Також воно повинно бути адаптовано до індивідуальних потреб працівника, оскільки не всі нові найманці мають однакові вимоги.

З допомогою Guru HR може створити оптимізований та ефективний робочий процес інтеграції, який враховує індивідуальні потреби кожного нового працівника. Наша функція пошуку, що працює на базі штучного інтелекту, дозволяє легко знаходити потрібну інформацію, а можливості обміну знаннями дозволяють новим найманим зв'язатися з менторами та колегами.

Що робить процес адаптації сильним?

Сильний процес адаптації - це той, що є комплексним, зацікавлюючим та підтримуючим. Він має забезпечувати новозакладених робітників усіма інструментами та ресурсами, необхідними для повної продуктивності на своєму робочому місці та сприяти позитивній корпоративній культурі. З допомогою Guru HR може створити комплексний процес інтеграції, який охоплює всі аспекти ролі працівника, включаючи навчання, політику та процедури.

Яка роль управління персоналом в процесі адаптації?

Управління персоналом відіграє важливу роль у процесі адаптації, оскільки воно відповідає за створення та впровадження робочого процесу адаптації. Користуючись Guru, HR може легко створити комплексний процес інтеграції, який враховує індивідуальні потреби кожного нового працівника; той, який охоплює всі аспекти ролі працівника та сприяє позитивній корпоративній культурі. З Guru новим найманим можна почувати підтримку та зв'язок, а в HR можна оптимізувати потік робочого процесу адаптації, зменшуючи ризик помилок та покращуючи загальну продуктивність компанії.