Thông tin về công ty

FoodCorps là một tổ chức phi lợi nhuận làm việc để kết nối trẻ em với thực phẩm bổ dưỡng trong các trường học. Bằng cách thu hút các thành viên AmeriCorps cung cấp giáo dục dinh dưỡng, làm việc với các nhà cung cấp bữa ăn học đường và vận động cho các chính sách thực phẩm công bằng, FoodCorps thúc đẩy môi trường học đường lành mạnh hơn. Tổ chức này hoạt động chủ yếu từ xa, phụ thuộc vào nhiều công cụ, bao gồm Google Drive, Slack và Box, để hỗ trợ hơn 100 nhân viên trong việc hợp tác trên các chương trình trên toàn nước Mỹ.

Thách thức

FoodCorps gặp khó khăn với việc kiến thức bị rải rác trên nhiều nền tảng, khiến cho nhân viên khó tìm được thông tin đáng tin cậy nhanh chóng. Không có một hệ thống tập trung, nhân viên thường phải đặt ra những câu hỏi lặp đi lặp lại trong Slack hoặc lội qua một số lượng ngày càng tăng của các tệp trong Google Drive và Box.

\

“Chúng tôi không có một nơi tập trung cho kiến thức,” Derryck Rosalez, Giám đốc Vận hành & CNTT tại FoodCorps cho biết. “Chúng tôi đã bắt đầu tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức trong Google Docs, nhưng ngay cả lúc đó, mọi người vẫn phải tự tìm kiếm trong các tài liệu. Nó không thân thiện với người sử dụng, và nó chỉ không đủ quy mô.”

‍

Những bất cập này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn làm giảm niềm tin vào thông tin có sẵn. Nhân viên không thể chắc chắn rằng họ đang truy cập phiên bản mới nhất của các chính sách hoặc tài nguyên, càng làm tăng thêm sự thất vọng. Như Derryck đã lưu ý, “Quan trọng hơn là nơi thông tin ở đâu mà là cách bạn truy cập đến nó và bạn có thể tin rằng nó chính xác và cập nhật nếu bạn tìm thấy.” 

‍

Giải pháp

Để giải quyết những thách thức này, FoodCorps đã chuyển sang Guru, một nền tảng quản lý kiến thức được thiết kế để đơn giản hóa việc truy cập thông tin chính xác và đã được xác thực. Guru đã cung cấp cho FoodCorps một giải pháp có thể tích hợp với các công cụ hiện có của họ, cung cấp những thành công nhanh chóng mà không cần phải cải cách ngay lập tức.

“Guru đã nói với tôi bởi vì nó có thể là trung lập,” Derryck chia sẻ. “Chúng tôi không cần phải chuyển tất cả sang Guru. Thay vào đó, nó kết nối chúng tôi với nơi tệp đã tồn tại—dù đó là Google Drive, Box, hay Slack—mang lại kiến thức ngay lập tức.” 

‍

Với tìm kiếm doanh nghiệp của Guru, nhân viên có thể truy xuất câu trả lời từ nhiều nguồn mà không phải di chuyển tất cả nội dung vào một hệ thống duy nhất. Phần mở rộng trình duyệt và tích hợp Slack đã giúp việc truy cập dễ dàng hơn, cho phép nhân viên tìm thông tin nơi họ đã làm việc. Ngày công cụ xác minh của Guru cũng nổi bật, đảm bảo rằng những kiến thức quan trọng nhất là chính xác và được cập nhật.

‍

‍

“Sự thật là Guru cho phép chúng tôi xác minh thông tin là rất lớn,” Derryck nói. “Điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể tin tưởng vào những gì chúng tôi thấy, điều này không phải lúc nào cũng đúng trước đây.” 

‍

Cách tiếp cận

FoodCorps đã áp dụng một cách tiếp cận theo từng giai đoạn để triển khai Guru, cân bằng giữa nhu cầu chuẩn bị kỹ lưỡng với sự chú trọng vào tính dễ sử dụng.  Quy trình bắt đầu với một bản dùng thử miễn phí 30 ngày, trong đó FoodCorps khám phá các tính năng của Guru và bắt đầu di chuyển nội dung quan trọng. Bằng cách sử dụng các công cụ di chuyển hàng loạt của Guru và kết nối với Google Drive thông qua tìm kiếm doanh nghiệp, FoodCorps đã giảm thiểu công sức thủ công và bắt đầu thấy kết quả nhanh chóng.

‍

“Mối quan tâm lớn nhất của tôi là số giờ người sẽ cần để di chuyển nội dung,” Derryck nói. “Guru đã làm cho điều đó trở nên dễ dàng với các công cụ như di chuyển hàng loạt và khả năng kết nối với các thư mục trong Google Drive. Chúng tôi có thể bắt đầu mà không cần phải làm mọi thứ cùng một lúc.” 

Để thúc đẩy việc áp dụng, FoodCorps đã tập hợp một mạng lưới các chuyên gia nội dung từ nhiều bộ phận có trách nhiệm tổ chức nội dung và khuyến khích việc sử dụng trong các nhóm của họ. Phần mở rộng của Guru và tích hợp Slack đã đóng một vai trò quan trọng trong việc áp dụng bằng cách cho phép nhân viên truy cập thông tin mà không phải rời khỏi quy trình làm việc hiện có của họ.

‍

“Chúng tôi không muốn một nền tảng khác mà mọi người phải đăng nhập vào,” Derryck giải thích. “Việc Guru sống ở nơi chúng tôi làm việc—dù là trong Slack hay trong trình duyệt của chúng tôi—đã tạo ra sự khác biệt lớn trong việc khiến mọi người thực sự sử dụng nó.” 

Kết quả

Kể từ khi triển khai Guru, FoodCorps đã chuyển đổi cách nhân viên của mình truy cập và quản lý kiến thức. Nhân viên không còn lãng phí thời gian tìm kiếm câu trả lời hoặc lặp lại các câu hỏi trong Slack. Thay vào đó, họ có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin đã được xác thực thông qua tìm kiếm AI của Guru.

‍

“Các kênh Slack trước đây đầy những câu hỏi giống nhau lặp đi lặp lại,” Derryck lưu ý. “Bây giờ, với Guru, nhân viên có thể tìm thấy những gì họ cần mà không cần hỏi tôi—hay bất kỳ ai khác. Điều đó đã tiết kiệm rất nhiều thời gian.” 

‍

Các tính năng xác minh của Guru cũng đã tăng cường sự tự tin vào hệ thống. “Khi bạn thấy biểu tượng xanh, bạn biết thông tin là chính xác và đã được cập nhật,” Derryck nói. “Điều đó đã thay đổi cuộc chơi đối với chúng tôi.”

‍

Với những cải tiến này, FoodCorps có thể tiếp tục mở rộng những nỗ lực quản lý kiến thức của mình. Tổ chức có kế hoạch mở rộng việc sử dụng Guru, tạo ra các trang riêng cho từng bộ phận và điều chỉnh trải nghiệm tìm kiếm cho các nhóm khác nhau.

‍

“Guru đang giúp chúng tôi kết nối các điểm trong hệ thống công nghệ của mình,” Derryck kết luận. “Thay vì phải truy tìm câu trả lời, nhân viên của chúng tôi giờ đây có thể tin rằng họ đang nhận được thông tin chính xác một cách nhanh chóng và dễ dàng.” 

\\u200D

Các bước tiếp theo

Khi FoodCorps tiếp tục xây dựng thành công với Guru, tổ chức dự định tận dụng hai tính năng mới của Guru: Các trang và Đại lý Kiến thức. Những tính năng này sẽ giúp đáp ứng các nhu cầu cụ thể của từng bộ phận trong khi tiếp tục đơn giản hóa việc truy cập kiến thức giữa các nhóm.

Các trang cho phép các nhóm tạo ra các trang đích tùy chỉnh trong Guru, cung cấp một cách trực quan để tổ chức và làm nổi bật các tài nguyên quan trọng. Tính năng này đặc biệt hấp dẫn đối với FoodCorps khi họ hướng tới phát triển các trung tâm thông tin theo từng bộ phận.

‍

“Đội ngũ nhân sự của chúng tôi gần đây đã hỏi nếu chúng tôi có thể sử dụng Guru như một intranet,” Derryck chia sẻ. “Họ muốn một trang chủ cho đội ngũ Nhân sự & Bình đẳng nơi chúng tôi có thể đăng những thứ như ai là chúng tôi, chúng tôi làm gì và liên kết nhanh đến các chính sách quan trọng. Các trang sẽ cho phép chúng tôi làm điều đó—và làm cho nó thú vị  nữa.” 

‍

Trong khi đó, các Đại lý Kiến thức cho phép trải nghiệm tìm kiếm AI tùy chỉnh, làm cho việc cung cấp kết quả mục tiêu dựa trên các nguồn và phản hồi được tùy chỉnh trở nên khả thi. Ví dụ, FoodCorps có thể tạo một đại lý chuyên biệt cho các câu hỏi liên quan đến nhân sự chỉ kéo từ các tài nguyên nhân sự đã được xác minh.

“Với các Đại lý Kiến thức, chúng tôi có thể đào tạo AI để chính xác hơn và dẫn mọi người đến nguồn đúng mỗi lần. Điều đó chính xác là những gì chúng tôi cần,” Derryck nói.

Bằng cách tích hợp Các trang và Các Đại lý Kiến thức, FoodCorps sẽ trao quyền cho nhân viên của mình với việc truy cập lớn hơn nữa vào thông tin đúng trong bối cảnh đúng, thúc đẩy việc áp dụng và niềm tin hơn nữa vào nền tảng.

‍