الحفاظ على العمليات الفعالة وسير العمل القوية أمرٌ حاسم لتشغيل عمل ناجح.
سواء كنت تدير مركز اتصال بمئات الموظفين أو تدير مكتب قانوني افتراضي بفريق صغير، فإن عمليات العمل هي جوهر عمل شركتك. وهذا هو السبب في أهمية مراجعة عملياتك واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسينها بانتظام.
ومع عودة بيئات العمل إلى طبيعتها، الآن هو الوقت المناسب لفعل ذلك.
يغطي هذا الدليل سبع خطوات يجب عليك اتباعها لتحسين عملياتك وكفاءة الموظفين. متابعة هذه الخطوات ستسمح لك بزيادة الإنتاجية بين فريقك، ومواجهة عملك بالطريقة الصحيحة.
مواجهة العقبات
قبل أن نصل إلى دليل الخطوات السبع، من المهم تحديد أي تحديات قد تواجهك في رحلتك لتحسين العمليات.
قد تواجه إحدى الحواجز الرئيسية هي الرضا ونقص الموارد.
الرضا
من الطبيعي أن ترغب في البقاء ضمن منطقة الراحة الخاصة بك. عند الحديث عن تحسين العمليات، يمكن أن يعيقك الرضا.
قد يحاول الموظفون، وربما حتى الإدارة، مقاومة التغيير لأنهم يشعرون بالارتياح مع العمليات الحالية. قد لا يكونوا على استعداد لبذل الجهد اللازم لتقييم وتحسين العمليات القائمة.
على سبيل المثال، إذا كان الموظفون راضين عن النظام الحالي للتسجيل في الدخول، فقد يعارضون أي أفكار لاقتراح آلة حاسبة للساعة الزمنية للموظفين الجديدة قد تعتقد أنها ستجعل عملية تسجيل الدخول أكثر كفاءة.
قد يؤدي هذا إلى تأخير - أو إلى توقف - تقدمك، لذلك من الضروري أن تواجه هذه المسألة على الفور. تأكد من أن فريقك يعلم بأن تحسين العمليات من المحتمل أن يجعل حياتهم المهنية أسهل.
مع وجود عمليات أفضل، سيكون السير العمل أسهل وقد يتخفف الضغط على الموظفين.
نقص الموارد
قبل أن تلتزم بجعل أي تغييرات على العمليات القائمة، من المهم التحقق مما إذا كنت تملك الموارد اللازمة المتاحة.
قد تستغرق التحسينات الكثير من الوقت والمال والعمالة، لذا يجب التحقق مما إذا كنت قادرًا بالواقع على تحمل المهمة أم لا. على سبيل المثال، إذا كنت تعتقد أنك بحاجة إلى تنفيذ منصة CRM مناسبة للشركات الصغيرة، قد تحتاج إلى التحقق من التمويل وتقرير ما إذا كنت ستحتاج إلى توظيف موظف إضافي لتشغيل النظام.
قد ترهق هذه الفكرة بعض الشركات وتدفعها إلى تأخير مبادرات تحسينها إلى أجل غير مسمى.
ومع ذلك، ينبغي ملاحظة أن تحسين العمليات، للتغيير مرة واحدة، يمكن أن يستقطب عائد استثمار كبير (ROI). لذلك، قد يبدو أنه مهمة مرهقة الآن، لكنك ستشكر نفسك لاحقًا.
تعليق على هذه الصورة. إنه رائع بشكل لطيف!
كيفية زيادة كفاءة العملية: ٧ خطوات
الآن بعد أن قمت بتقييم وحل أي مشاكل تواجهك، حان الوقت للعمل.
باتباع هذه الخطوات السبع ستساعدك على زيادة كفاءة العمليات مما سيعزز الإنتاجية ويحسن سير العمل.
1. تقييم العمليات الحالية
من أجل تحديد العملية التي تحتاج إلى تحسين وما هي التغييرات التي يجب إجراؤها لتحسينها، يجب عليك تقييم جميع العمليات الحالية.
عند النظر في العمليات الحالية، ركز على فاعليتها. على سبيل المثال، يمكن التحقيق في الأرقام المتعلقة بالمبيعات، معدلات الاحتفاظ، ومؤشرات الأداء على موقع الويب. إذا لم يبدو أنك تحصل على العديد من النتائج لعملية ما، قد يكون ذلك لأنها قديمة. انظر أيضًا إلى العناصر الخاصة بالعملية لتحديد ما إذا كانت هناك أي عناصر زائدة.
يمكن أن تساعدك في معرفة العمليات التي تعمل بشكل جيد والتي تعاني من أداء ضعيف وذلك يمكن أن يساعدك في تضييق القائمة.
2. رسم العملية المختارة
يمكن أن تساعد رسم العملية المعينة في فهمها بشكل كامل وتفسيرها. من ثم، ستكون قادرًا على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن كيفية تحسينها.
خريطة العملية هي تمثيل بصري لعملية ما. من خلالها، تحصل على فكرة أفضل عن المهام المعنية، والأنظمة المستخدمة، والموظفين المسؤولين عن تلك العملية المحددة. هذه طريقة رائعة لعرض وتحليل سير العمل وتمنحك نقطة انطلاق للتفكير في طرق لتحسينه.
هناك أدوات يمكنك الاستثمار فيها لجعل إجراء رسم العملية أسرع وأسهل. يمكنك حتى الاستثمار في تطوير التطبيقات الجوالة وإنشاء تطبيق حيث يمكنك تتبع المهام، وتعيينها، وإرسال متابعات عند الضرورة. ومع ذلك، إذا لم يكن لديك وسيلة للاستثمار في أداة رسم الخريطة، أو الوقت لإنشاء تطبيقك الخاص، فلا تخاف - فإن توفر قلم بسيط وورقة في متناول اليد سيكفي.
3. اسأل الأسئلة الصحيحة
بوصفك صاحب عمل أو مديرًا، فمن المؤكد أنك تعرف الكثير عن كل عملية وتطبيقاتها. الحقيقة، مع ذلك، أن موظفيك يعملون مباشرةً معها كل يوم وبالتالي قد يكونون أعلم بها.
اسأل موظفيك أسئلة مفصلة حول العملية. ادعهم يؤكدون المعلومات على خريطة العملية الخاصة بك للتأكد من أنك لم تفوت أي شيء. بالتأكيد، قد تعرف ما هي الخطوات المضمنة في عملية ما، ولكن قد لا تكون على علم بوجود أي فجوات يجب ملؤها.
لنقل أنك تدير متجرًا عبر الإنترنت متوسط الحجم وتريد تقييم كفاءة عمليات أعمالك للمبيعات. قد تعرف جميع الخطوات المعنية بمعالجة بيانات المبيعات، ولكن قد لا تكون على علم بأن نظامك الحالي يواجه صعوبة في مجابهة الزيادة الهائلة في الطلبات أثناء فترات التسوق في العطلات.
التحدث مع موظفيك سيساعدك على معرفة المزيد حول هذه المسألة ويتيح لك تنفيذ حلا مناسبًا. ربما تحتاج إلى النظر في بنية السحاب الخاصة بك والنظر في التقدم نحو السحابة الهجينة.
مهما كانت الخطوة التي تحتاج إلى اتخاذها، سيكون إسهام موظفيك أمرًا أساسيًا للوصول إلى تلك القرارات.
4. تقييم سير العمل الحالي للعملية
تقييم سير العمل لعملية يعني تحديد كيفية تنفيذ العملية بسلاسة وفعالية. سيساعدك ذلك في تحديد ما يجب تحسينه لتعزيز سير العمل.
ربما إحدى المهام ضمن العملية معقدة جدًا وتستغرق الكثير من الوقت. سيجعل تبسيطه ليس فقط العملية أسرع، ولكن سيتيح أيضًا بعض وقت موظفيك للتركيز على مهام أخرى.
يمكنك أيضًا النظر في عناصر العملية التي قد تكون زائدة وتحتاج إلى الأتمتة. ربما يتم التعامل حاليًا مع عملية إدارة الطلبات بواسطة فريق من الموظفين ولكن يمكن معالجة الأمر أساسًا عبر نظام إدارة الطلبات (OMS).
في هذه الحالة، يمكنك النظر في الاستثمار في برنامج OMS، الذي سيزيل عملية قديمة ويساعد في زيادة إنتاجية الموظفين.
5. أجرِ التغييرات لتحسين سير العمل
الآن بعد أن حددت كيف فعال سير العمل الحالي للعملية، حان الوقت لإجراء التغييرات لتحسينه.
ابدأ بإعداد قائمة بجميع العيوب التي تم تحديدها واجمع فرق الإدارة للتفكير في الحلول.
بمجرد أن تقوم بإنشاء قائمة بالحلول الممكنة، قم بمراجعتها مرة أخرى - هذه المرة، فكر في كيفية تأثير كل اقتراح على العملية الشاملة والأعمال. هل سيحدث أي تغييرات في النتيجة الرئيسية؟ هل سيتعين عليك إجراء مزيد من التغييرات لاستيعاب ذلك؟
على سبيل المثال، إذا قررت أن تهجر بياناتك الحالية إلى منصة أخرى ستجعلها أكثر أمانًا وتكون أفضل لأعمالك على المدى الطويل. من الرائع أن تعرف كيفية القيام بذلك، ولكن قد تحتاج أيضًا إلى دمج تقليل المخاطر في هجرتك.
تأكد من تغطية جميع الجوانب. إذا تبين أن التحسينات لا تستحق الاستثمار، عد إلى نقطة البداية وافكر من جديد.
كن مستعدًا لأفكار جميع أفراد الفريق. يجب أن تُنظر في جميع الأفكار.
6. تواصل مع فريقك
عندما تتم الانتهاء من التغييرات وتتم تحديث العملية، يجب عليك إخطار موظفيك.
إذا اخترت دمج برنامج إدارة سير العمل الجديد برنامج إدارة سير العمل، على سبيل المثال، يجب على الموظفين أن يكونوا على علم بكيفية الوصول إليه وتشغيل النظام الجديد.
استخدم القنوات التواصلية اللازمة واشرح بقدر الإمكان. لا تريد وجود أي إرباك أو شكوك.
قم بإعداد كراسة تحتوي على جميع المعلومات اللازمة وعقد جلسات تدريب لضمان أن الجميع على نفس الصفحة. قد يكون من الجيد أيضًا النظر في كيفية تحسين التواصل مع الفرق عن بعد.
7. قم بمراجعة العملية الجديدة
أحد أهم الخطوات لتحسين العملية هو مراجعة التغييرات التي قمت بها. تتبع العملية الجديدة عن كثب وقرر ما إذا كانت تلك التغييرات تؤثر إيجابيًا على عملك أم لا.
إذا غيرت عملية تفويض العمل الخاصة بك من خلال تنفيذ تطبيقات الجوال للأعمال لإدارة المهام، فانظر كيف أثر هذا التغيير على سرعة تسليم المهام وقبولها واكتمالها.
هل ترى نتائج أفضل؟ هل يتم cometeأقل أخطاء؟ هل هم موظفوك أكثر إنتاجية؟
الإجابة على هذه الأسئلة ستزودك بالمقاييس اللازمة لتحديد ما إذا كانت التغييرات قد قامت بتحسين عملية التشغيل الخاصة بك.
تذكر، التقدم مستمر. عالم الأعمال متغير باستمرار، لذا ستحتاج عملياتك الجديدة إلى إعادة مراجعتها مرة أخرى في المستقبل لمواكبة العصر.
النقطة الأساسية
قد تبدو كل هذه إجراءات كثيرة. ولكن التأكد من أن جميع العمليات داخل شركتك فعالة بقدر الإمكان أمر حاسم للبقاء على رأس صناعتك.
سواء قررت دمج برامج إدارة الموارد البشرية الآلية، أو كنت لا تزال تحاول التفكير في حل فعّال للأعمال لتحسين التواصل بين الفرق، يمكن أن تساعد هذه الخطوات.
استخدم هذا الدليل كلما احتجت إليه. لن تكون مفيدة لفرقك فقط، بل ستجعل عملاؤك سعداء أيضًا.
الحفاظ على العمليات الفعالة وسير العمل القوية أمرٌ حاسم لتشغيل عمل ناجح.
سواء كنت تدير مركز اتصال بمئات الموظفين أو تدير مكتب قانوني افتراضي بفريق صغير، فإن عمليات العمل هي جوهر عمل شركتك. وهذا هو السبب في أهمية مراجعة عملياتك واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسينها بانتظام.
ومع عودة بيئات العمل إلى طبيعتها، الآن هو الوقت المناسب لفعل ذلك.
يغطي هذا الدليل سبع خطوات يجب عليك اتباعها لتحسين عملياتك وكفاءة الموظفين. متابعة هذه الخطوات ستسمح لك بزيادة الإنتاجية بين فريقك، ومواجهة عملك بالطريقة الصحيحة.
مواجهة العقبات
قبل أن نصل إلى دليل الخطوات السبع، من المهم تحديد أي تحديات قد تواجهك في رحلتك لتحسين العمليات.
قد تواجه إحدى الحواجز الرئيسية هي الرضا ونقص الموارد.
الرضا
من الطبيعي أن ترغب في البقاء ضمن منطقة الراحة الخاصة بك. عند الحديث عن تحسين العمليات، يمكن أن يعيقك الرضا.
قد يحاول الموظفون، وربما حتى الإدارة، مقاومة التغيير لأنهم يشعرون بالارتياح مع العمليات الحالية. قد لا يكونوا على استعداد لبذل الجهد اللازم لتقييم وتحسين العمليات القائمة.
على سبيل المثال، إذا كان الموظفون راضين عن النظام الحالي للتسجيل في الدخول، فقد يعارضون أي أفكار لاقتراح آلة حاسبة للساعة الزمنية للموظفين الجديدة قد تعتقد أنها ستجعل عملية تسجيل الدخول أكثر كفاءة.
قد يؤدي هذا إلى تأخير - أو إلى توقف - تقدمك، لذلك من الضروري أن تواجه هذه المسألة على الفور. تأكد من أن فريقك يعلم بأن تحسين العمليات من المحتمل أن يجعل حياتهم المهنية أسهل.
مع وجود عمليات أفضل، سيكون السير العمل أسهل وقد يتخفف الضغط على الموظفين.
نقص الموارد
قبل أن تلتزم بجعل أي تغييرات على العمليات القائمة، من المهم التحقق مما إذا كنت تملك الموارد اللازمة المتاحة.
قد تستغرق التحسينات الكثير من الوقت والمال والعمالة، لذا يجب التحقق مما إذا كنت قادرًا بالواقع على تحمل المهمة أم لا. على سبيل المثال، إذا كنت تعتقد أنك بحاجة إلى تنفيذ منصة CRM مناسبة للشركات الصغيرة، قد تحتاج إلى التحقق من التمويل وتقرير ما إذا كنت ستحتاج إلى توظيف موظف إضافي لتشغيل النظام.
قد ترهق هذه الفكرة بعض الشركات وتدفعها إلى تأخير مبادرات تحسينها إلى أجل غير مسمى.
ومع ذلك، ينبغي ملاحظة أن تحسين العمليات، للتغيير مرة واحدة، يمكن أن يستقطب عائد استثمار كبير (ROI). لذلك، قد يبدو أنه مهمة مرهقة الآن، لكنك ستشكر نفسك لاحقًا.
تعليق على هذه الصورة. إنه رائع بشكل لطيف!
كيفية زيادة كفاءة العملية: ٧ خطوات
الآن بعد أن قمت بتقييم وحل أي مشاكل تواجهك، حان الوقت للعمل.
باتباع هذه الخطوات السبع ستساعدك على زيادة كفاءة العمليات مما سيعزز الإنتاجية ويحسن سير العمل.
1. تقييم العمليات الحالية
من أجل تحديد العملية التي تحتاج إلى تحسين وما هي التغييرات التي يجب إجراؤها لتحسينها، يجب عليك تقييم جميع العمليات الحالية.
عند النظر في العمليات الحالية، ركز على فاعليتها. على سبيل المثال، يمكن التحقيق في الأرقام المتعلقة بالمبيعات، معدلات الاحتفاظ، ومؤشرات الأداء على موقع الويب. إذا لم يبدو أنك تحصل على العديد من النتائج لعملية ما، قد يكون ذلك لأنها قديمة. انظر أيضًا إلى العناصر الخاصة بالعملية لتحديد ما إذا كانت هناك أي عناصر زائدة.
يمكن أن تساعدك في معرفة العمليات التي تعمل بشكل جيد والتي تعاني من أداء ضعيف وذلك يمكن أن يساعدك في تضييق القائمة.
2. رسم العملية المختارة
يمكن أن تساعد رسم العملية المعينة في فهمها بشكل كامل وتفسيرها. من ثم، ستكون قادرًا على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن كيفية تحسينها.
خريطة العملية هي تمثيل بصري لعملية ما. من خلالها، تحصل على فكرة أفضل عن المهام المعنية، والأنظمة المستخدمة، والموظفين المسؤولين عن تلك العملية المحددة. هذه طريقة رائعة لعرض وتحليل سير العمل وتمنحك نقطة انطلاق للتفكير في طرق لتحسينه.
هناك أدوات يمكنك الاستثمار فيها لجعل إجراء رسم العملية أسرع وأسهل. يمكنك حتى الاستثمار في تطوير التطبيقات الجوالة وإنشاء تطبيق حيث يمكنك تتبع المهام، وتعيينها، وإرسال متابعات عند الضرورة. ومع ذلك، إذا لم يكن لديك وسيلة للاستثمار في أداة رسم الخريطة، أو الوقت لإنشاء تطبيقك الخاص، فلا تخاف - فإن توفر قلم بسيط وورقة في متناول اليد سيكفي.
3. اسأل الأسئلة الصحيحة
بوصفك صاحب عمل أو مديرًا، فمن المؤكد أنك تعرف الكثير عن كل عملية وتطبيقاتها. الحقيقة، مع ذلك، أن موظفيك يعملون مباشرةً معها كل يوم وبالتالي قد يكونون أعلم بها.
اسأل موظفيك أسئلة مفصلة حول العملية. ادعهم يؤكدون المعلومات على خريطة العملية الخاصة بك للتأكد من أنك لم تفوت أي شيء. بالتأكيد، قد تعرف ما هي الخطوات المضمنة في عملية ما، ولكن قد لا تكون على علم بوجود أي فجوات يجب ملؤها.
لنقل أنك تدير متجرًا عبر الإنترنت متوسط الحجم وتريد تقييم كفاءة عمليات أعمالك للمبيعات. قد تعرف جميع الخطوات المعنية بمعالجة بيانات المبيعات، ولكن قد لا تكون على علم بأن نظامك الحالي يواجه صعوبة في مجابهة الزيادة الهائلة في الطلبات أثناء فترات التسوق في العطلات.
التحدث مع موظفيك سيساعدك على معرفة المزيد حول هذه المسألة ويتيح لك تنفيذ حلا مناسبًا. ربما تحتاج إلى النظر في بنية السحاب الخاصة بك والنظر في التقدم نحو السحابة الهجينة.
مهما كانت الخطوة التي تحتاج إلى اتخاذها، سيكون إسهام موظفيك أمرًا أساسيًا للوصول إلى تلك القرارات.
4. تقييم سير العمل الحالي للعملية
تقييم سير العمل لعملية يعني تحديد كيفية تنفيذ العملية بسلاسة وفعالية. سيساعدك ذلك في تحديد ما يجب تحسينه لتعزيز سير العمل.
ربما إحدى المهام ضمن العملية معقدة جدًا وتستغرق الكثير من الوقت. سيجعل تبسيطه ليس فقط العملية أسرع، ولكن سيتيح أيضًا بعض وقت موظفيك للتركيز على مهام أخرى.
يمكنك أيضًا النظر في عناصر العملية التي قد تكون زائدة وتحتاج إلى الأتمتة. ربما يتم التعامل حاليًا مع عملية إدارة الطلبات بواسطة فريق من الموظفين ولكن يمكن معالجة الأمر أساسًا عبر نظام إدارة الطلبات (OMS).
في هذه الحالة، يمكنك النظر في الاستثمار في برنامج OMS، الذي سيزيل عملية قديمة ويساعد في زيادة إنتاجية الموظفين.
5. أجرِ التغييرات لتحسين سير العمل
الآن بعد أن حددت كيف فعال سير العمل الحالي للعملية، حان الوقت لإجراء التغييرات لتحسينه.
ابدأ بإعداد قائمة بجميع العيوب التي تم تحديدها واجمع فرق الإدارة للتفكير في الحلول.
بمجرد أن تقوم بإنشاء قائمة بالحلول الممكنة، قم بمراجعتها مرة أخرى - هذه المرة، فكر في كيفية تأثير كل اقتراح على العملية الشاملة والأعمال. هل سيحدث أي تغييرات في النتيجة الرئيسية؟ هل سيتعين عليك إجراء مزيد من التغييرات لاستيعاب ذلك؟
على سبيل المثال، إذا قررت أن تهجر بياناتك الحالية إلى منصة أخرى ستجعلها أكثر أمانًا وتكون أفضل لأعمالك على المدى الطويل. من الرائع أن تعرف كيفية القيام بذلك، ولكن قد تحتاج أيضًا إلى دمج تقليل المخاطر في هجرتك.
تأكد من تغطية جميع الجوانب. إذا تبين أن التحسينات لا تستحق الاستثمار، عد إلى نقطة البداية وافكر من جديد.
كن مستعدًا لأفكار جميع أفراد الفريق. يجب أن تُنظر في جميع الأفكار.
6. تواصل مع فريقك
عندما تتم الانتهاء من التغييرات وتتم تحديث العملية، يجب عليك إخطار موظفيك.
إذا اخترت دمج برنامج إدارة سير العمل الجديد برنامج إدارة سير العمل، على سبيل المثال، يجب على الموظفين أن يكونوا على علم بكيفية الوصول إليه وتشغيل النظام الجديد.
استخدم القنوات التواصلية اللازمة واشرح بقدر الإمكان. لا تريد وجود أي إرباك أو شكوك.
قم بإعداد كراسة تحتوي على جميع المعلومات اللازمة وعقد جلسات تدريب لضمان أن الجميع على نفس الصفحة. قد يكون من الجيد أيضًا النظر في كيفية تحسين التواصل مع الفرق عن بعد.
7. قم بمراجعة العملية الجديدة
أحد أهم الخطوات لتحسين العملية هو مراجعة التغييرات التي قمت بها. تتبع العملية الجديدة عن كثب وقرر ما إذا كانت تلك التغييرات تؤثر إيجابيًا على عملك أم لا.
إذا غيرت عملية تفويض العمل الخاصة بك من خلال تنفيذ تطبيقات الجوال للأعمال لإدارة المهام، فانظر كيف أثر هذا التغيير على سرعة تسليم المهام وقبولها واكتمالها.
هل ترى نتائج أفضل؟ هل يتم cometeأقل أخطاء؟ هل هم موظفوك أكثر إنتاجية؟
الإجابة على هذه الأسئلة ستزودك بالمقاييس اللازمة لتحديد ما إذا كانت التغييرات قد قامت بتحسين عملية التشغيل الخاصة بك.
تذكر، التقدم مستمر. عالم الأعمال متغير باستمرار، لذا ستحتاج عملياتك الجديدة إلى إعادة مراجعتها مرة أخرى في المستقبل لمواكبة العصر.
النقطة الأساسية
قد تبدو كل هذه إجراءات كثيرة. ولكن التأكد من أن جميع العمليات داخل شركتك فعالة بقدر الإمكان أمر حاسم للبقاء على رأس صناعتك.
سواء قررت دمج برامج إدارة الموارد البشرية الآلية، أو كنت لا تزال تحاول التفكير في حل فعّال للأعمال لتحسين التواصل بين الفرق، يمكن أن تساعد هذه الخطوات.
استخدم هذا الدليل كلما احتجت إليه. لن تكون مفيدة لفرقك فقط، بل ستجعل عملاؤك سعداء أيضًا.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
