‍خلفية الشركة

تأسست في عام 1988، تعتبر Symphony Workplaces رائدة في سوق المساحات المرنة. Symphony Workplaces توفر مساحات مكاتب خاصة مفروشة بالكامل للشركات، وتقدم كل شيء من المكاتب إلى الإنترنت  إلى القهوة. مع مواقع في بالم بيتش، فلوريدا، ومورريستاون، نيو جيرسي، تخدم Symphony مجموعة متنوعة من العملاء، بدءًا من المستأجرين قصيري الأجل إلى الشركات التي كانت معهم لأكثر من 30 عامًا. تركز الشركة على تقديم تجربة مكتبية سلسة وشاملة عبر 80,000 قدم مربع من المساحات المكتبية الممتازة.  مع الملكية الكاملة لمراكزها، تضمن Symphony خدمة مباشرة واستجابة، مع الحفاظ على تجربة من الدرجة الأولى لجميع العملاء.

التحدي

قبل اعتماد Guru، كانت Symphony Workplaces تعاني من معلومات غير منظمة متناثرة عبر أنظمة متعددة مثل Dropbox وSharePoint. أدى ذلك إلى عدم الكفاءة، خاصة للموظفين الذين يحتاجون للوصول إلى إجراءات محددة لإعداد معدات المكاتب أو إدارة خدمات العملاء. غالبًا ما كانت فريق تكنولوجيا المعلومات، الذي تديره كارول ميريمن، يتلقى أسئلة متكررة كان بالإمكان الإجابة عليها من خلال وجود وثائق أكثر سهولة.“كل شيء كان موجودًا في أماكن مختلفة - غير محدث، وفي أوان غير مناسبة.  هذه الشخصة كانت تقوم بإنشائها، ذلك الشخص كان يغادر، و شخص آخر كان يأتي ويقوم بإنشائها مرة أخرى. كان متناثرًا في كل مكان وفي تنسيقات مختلفة. لذا كان الأمر كالتالي؛ نحتاج لتنظيف خزانتنا،“ شرحت كارول. أبطأت هذه الكفاءة العمليات وتركت الموظفين بدون الإجابات الصحيحة في متناول أيديهم.

‍

الحل

قامت كارول بدراسة خيارات متعددة بعناية قبل اختيار Guru، موضحةً، “لقد نظرت إلى الكثير من المنتجات المختلفة لأنني كنت بحاجة إلى شيء يعجبني لأنني سأديره. ولكن بنفس الأهمية، كنت بحاجة إلى دعم قوي في الخلفية.” فاز دعم خدمة العملاء سريع الاستجابة من Guru على قلبها: “أنتم حقًا رائعون. إذا تواصلت عبر الدردشة، يمكنني طرح سؤال سريع والحصول على رد سريع.” هذا المستوى من الدعم جعل Guru الخيار المثالي لاحتياجات Symphony المتطورة.

‍

نفذت Symphony Guru لتوحيد جميع الإجراءات التشغيلية، مما جعلها سهلة البحث والوصول. تضمن ذلك معلومات إجرائية عن إعداد الهواتف للعملاء، وإدارة تفاعلات العملاء، والوصول إلى مستندات العمليات الحرجة من خلال SharePoint وDropbox وعبر النظام المحلي.  من خلال دمج المعرفة في Guru، تمكنت Symphony من القضاء على المعلومات المكررة وضمان توفر البيانات الأكثر دقة وحداثة للموظفين. “نستخدم Guru كثيرًا للإجراءات,” شاركت كارول. “كانت لدينا عمليات متناثرة في أماكن مختلفة، لكن Guru سمح لنا بدمج كل شيء. الآن، إنها المكان الرئيسي لأي شخص يحتاج إلى المعلومات.”  

‍

بالإضافة إلى ذلك، ساعد Guru Symphony في تنظيم الوثائق الكبيرة المخزنة خارجيًا: “لدينا أيضًا معلومات من SharePoint وDropbox في Guru، لذا يمكن للموظفين الآن بسهولة العثور على ما يحتاجونه والوصول إليه دون البحث عنه.”  

‍

النهج

1. توحيد الإجراءات: قام فريق تكنولوجيا المعلومات بنقل الوثائق المتناثرة، مثل تعليمات إعداد هواتف العملاء وإجراءات المكتب والعملاء، إلى Guru، مما أنشأ قاعدة معرفية مركزية للفريق.
2. ربط الأنظمة الخارجية: تم ربط مستندات SharePoint وDropbox ببطاقات Guru، مما يجعل من السهل على الموظفين العثور على المعلومات ذات الصلة مثل عقود العملاء ونماذج إدارة الأصول.
3. طرحه للموظفين: تم تقديم Guru للموظفين كمركزهم الرئيسي لجميع المعرفة التكنولوجية والعمليات. تم تدريبهم على استخدام قدرات بحث Guru بسرعة للعثور على المعلومات التي يحتاجونها، مما يقلل من الانقطاعات لقسم تكنولوجيا المعلومات.
4. بحث مدعوم بالذكاء الاصطناعي: مع بحث Guru القائم على الذكاء الاصطناعي، يمكن للموظفين الآن بسهولة الوصول إلى أحدث الإجراءات والوثائق الخارجية، مما يسهل سير العمل لديهم. “بدلاً من المصادر المتناثرة، كل شيء موجود في مكان واحد، مما وفر لنا الكثير من الوقت،” قالت كارول.

‍

النتيجة

منذ اعتماد Guru، شهدت Symphony Workplaces تحسنًا كبيرًا في كفاءة العمليات. الآن أصبح لدى الموظفين وصول إلى معلومات دقيقة وحديثة في الوقت الفعلي، مما يقلل من الارتباك والاعتماد على قسم تكنولوجيا المعلومات للإجابة على الأسئلة الروتينية. لاحظت كارول ميريمن انخفاضًا كبيرًا في المعلومات القديمة والمحتوى المكرر:

“الآن، لدى المزيد من الأشخاص المعلومات الصحيحة وفي الوقت المناسب - بدلاً من المعلومات القديمة. هذا هو الشيء الكبير،” أكدت كارول. “يوفر لي الوقت لأنه بدلاً من الاتصال بي للإجابات، يمكنهم التحقق من Guru.”

‍

أصبح Guru هو القاعدة الموثوقة لـ Symphony، مما يساعدهم على خدمة العملاء بشكل أفضل وتحرير فريق تكنولوجيا المعلومات للتركيز على المهام الأكثر تعقيدًا. كما شاركت كارول بشكل مزح، “زوجي يسميني 'عنب الإجابات' لأنني كنت دائمًا أجيب على الأسئلة. لكن الآن، بفضل Guru، يمكن للناس العثور على الإجابات بأنفسهم.”