Effiziente Prozesse und ein starker Workflow sind entscheidend für den erfolgreichen Betrieb eines Unternehmens.

Ob Sie ein Kontaktzentrum mit Hunderten von Mitarbeitern betreiben oder ein virtuelles Anwaltsbüro mit einem kleinen Team leiten, sind Geschäftsprozesse die Grundlage des Unternehmensbetriebs. Deshalb ist es wichtig, Ihre Prozesse zu überprüfen und regelmäßig notwendige Maßnahmen zu deren Verbesserung zu ergreifen.

Und da die Arbeitsumgebungen wieder normal werden, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür.

In diesem Leitfaden werden sieben Schritte behandelt, die Sie befolgen sollten, um Ihren Prozess und die Mitarbeiterleistung zu verbessern. Durch die Befolgung dieser Schritte können Sie die Produktivität in Ihrem Team steigern und Ihre Arbeit auf die richtige Weise angehen.

Hindernisse überwinden

Bevor wir zu unserem siebenstufigen Leitfaden kommen, ist es wichtig, eventuelle Herausforderungen zu identifizieren, denen Sie auf Ihrem Weg zur Prozessverbesserung begegnen könnten.

Zu den Hauptbarrieren, die Sie möglicherweise überwinden müssen, gehören Zufriedenheit und mangelnde Ressourcen.

Zufriedenheit

Es ist normal, sich in seiner Komfortzone aufhalten zu wollen. Jedoch kann Zufriedenheit beim Verbessern von Prozessen Sie zurückhalten.

Mitarbeiter und möglicherweise auch das Management könnten sich gegen Veränderungen wehren, da sie sich mit den aktuellen Prozessen wohlfühlen. Sie sind möglicherweise nicht bereit, die Anstrengungen zu unternehmen, die notwendig sind, um bestehende Prozesse zu bewerten und zu verbessern.

Wenn z.B. die Mitarbeiter mit dem aktuellen System zur Zeiterfassung zufrieden sind, könnten sie Bedenken gegen jede Idee äußern, einen neuen Zeitabrechnungsrechner einzuführen, von dem Sie glauben, dass er das Einchecken effizienter machen würde.

Dies kann Ihren Fortschritt verzögern oder stoppen, daher ist es entscheidend, dass Sie dieses Problem direkt angehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, dass die Verbesserung von Prozessen wahrscheinlich ihr Arbeitsleben erleichtern wird.

Mit besseren Prozessen läuft der Arbeitsablauf reibungsloser und der Druck auf die Mitarbeiter könnte verringert werden.

Mangel an Ressourcen

Bevor Sie sich dazu verpflichten, Änderungen an bestehenden Prozessen vorzunehmen, ist es wichtig zu überprüfen, ob die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Verbesserungen können viel Zeit, Geld und Arbeitskräfte in Anspruch nehmen, daher ist es ratsam festzustellen, ob Sie realistisch dazu in der Lage sind, die Aufgabe zu bewältigen. Wenn Sie zum Beispiel glauben, dass Sie eine CRM-Plattform für kleine Unternehmen einführen müssen, sollten Sie die Finanzierung überprüfen und entscheiden, ob Sie einen zusätzlichen Mitarbeiter einstellen müssen, um das System zu betreiben.

Manche Unternehmen könnten von diesem Gedanken überwältigt sein und ihre Verbesserungsinitiativen auf unbestimmte Zeit verschieben.

Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass sich durch eine einmalige Änderung die Verbesserung von Prozessen auf eine hohe Rendite (ROI) auswirken kann. Es mag jetzt vielleicht wie eine große Herausforderung erscheinen, aber später werden Sie sich selbst dafür danken.

Wie man die Prozesseffizienz steigern kann: 7 Schritte

Jetzt, da Sie alle Probleme bewertet und gelöst haben, ist es Zeit, sich an die Arbeit zu machen.

Das Befolgen dieser sieben Schritte wird Ihnen helfen, Prozesse effizient zu steigern, was wiederum die Produktivität steigern und den Workflow verbessern wird.

1. Aktuelle Prozesse evaluieren

Um festzustellen, welcher Prozess verbessert werden muss und welche Änderungen vorgenommen werden müssen, um ihn zu verbessern, müssen Sie alle bestehenden Prozesse evaluieren.

Wenn Sie aktuelle Prozesse betrachten, konzentrieren Sie sich auf deren Effektivität. Zum Beispiel könnten Verkaufszahlen, Retentionsraten und Website-KPIs alle überprüft werden. Wenn es so aussieht, als würden Sie bei einem Prozess nicht viele Rückmeldungen erhalten, könnte es daran liegen, dass er veraltet ist. Sehen Sie sich auch spezifische Elemente des Prozesses an, um festzustellen, ob einige überflüssig sind.

Herauszufinden, welche Prozesse funktionieren und welche unterdurchschnittlich abschneiden, kann Ihnen helfen, die Liste einzugrenzen.

2. Den ausgewählten Prozess abbilden

Das Visualisieren des betreffenden Prozesses kann Ihnen helfen, ihn vollständig zu verstehen und zu interpretieren. Von dort aus können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie Sie ihn verbessern können.

Eine Prozesskarte ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses. Daraus erhalten Sie eine bessere Vorstellung von den Aufgaben, Systemen und den Mitarbeitern, die für diesen bestimmten Prozess verantwortlich sind. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Prozessworkflow anzusehen und zu analysieren und Ihnen einen Ausgangspunkt zu geben, um darüber nachzudenken, wie Sie ihn verbessern können.

Es gibt Tools, in die Sie investieren können, um das Prozess-Mapping-Verfahren schneller und einfacher zu gestalten. Sie können sogar in die mobile App-Entwicklung investieren und eine App erstellen, mit der Sie Aufgaben verfolgen, zuweisen und bei Bedarf Nachverfolgungen senden können. Wenn Sie jedoch nicht die Mittel haben, in ein Mapping-Tool zu investieren, oder die Zeit, Ihre eigene App zu erstellen, keine Sorge - eine einfache Kombination aus Stift und Papier reicht völlig aus.

3. Stellen Sie die richtigen Fragen

Als Geschäftsinhaber oder Manager wissen Sie wahrscheinlich viel über jeden Prozess und deren Anwendungen. Die Wahrheit ist jedoch, dass Ihre Mitarbeiter jeden Tag direkt mit ihnen arbeiten und daher möglicherweise mehr wissen.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern detaillierte Fragen zum Prozess. Lassen Sie sie die Informationen auf Ihrer Prozesskarte bestätigen, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgangen ist. Sicher, Sie wissen, welche Schritte in einem Prozess enthalten sind, aber Sie wissen möglicherweise nicht, ob Lücken gefüllt werden müssen.

Angenommen, Sie betreiben einen mittelgroßen Online-Shop und möchten evaluieren, wie effektiv Ihre Geschäftsprozesse Daten verarbeiten. Sie kennen alle Schritte, die mit der Verarbeitung von Verkaufsdaten verbunden sind, aber Sie wissen möglicherweise nicht, dass Ihr derzeitiges System bei stark frequentierten Feiertagseinkäufen Schwierigkeiten hat, mit dem enormen Anstieg der Bestellungen Schritt zu halten.

Das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern wird Ihnen helfen, mehr über dieses Problem herauszufinden und Ihnen ermöglichen, eine angemessene Lösung umzusetzen. Vielleicht müssen Sie Ihre Cloud-Infrastruktur überprüfen und in die hybride Cloud wechseln.

Was auch immer Sie tun müssen, die Mitarbeit Ihrer Mitarbeiter wird entscheidend sein, um diese Lösung zu erreichen.

4. Bewerten Sie den vorhandenen Arbeitsablauf des Prozesses

Die Bewertung des Arbeitsablaufs eines Prozesses bedeutet festzustellen, wie reibungslos und effektiv der Prozess durchgeführt werden kann. Dies wird Ihnen helfen zu entscheiden, was verbessert werden muss, um den Arbeitsablauf zu verbessern.

Vielleicht ist eine Aufgabe innerhalb des Prozesses sehr komplex und zeitaufwändig. Wenn Sie es vereinfachen, wird nicht nur der Prozess schneller, sondern es wird auch etwas Zeit Ihrer Mitarbeiter freigesetzt, damit sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Sie können auch Elemente eines Prozesses untersuchen, die überflüssig sind und automatisiert werden müssen. Vielleicht wird Ihr Auftragsmanagementprozess derzeit von einem Team von Mitarbeitern bearbeitet, könnte jedoch weitgehend von einem Auftragsmanagementsystem (OMS) behandelt werden.

In diesem Fall könnten Sie in Erwägung ziehen, in OMS-Software zu investieren, um einen veralteten Prozess zu eliminieren und die Mitarbeiterproduktivität zu steigern.

5. Machen Sie Änderungen, um den Arbeitsablauf zu verbessern

Nachdem Sie festgestellt haben, wie effektiv der vorhandene Arbeitsablauf eines Prozesses ist, ist es an der Zeit, Änderungen vorzunehmen, um ihn zu verbessern.

Beginnen Sie damit, eine Liste aller Mängel zu erstellen, die Sie identifiziert haben, und versammeln Sie Ihre Führungsteams, um Lösungen zu brainstormen.

Sobald Sie eine Liste möglicher Lösungen erstellt haben, gehen Sie sie erneut durch – dieses Mal überlegen Sie, wie sich jeder Vorschlag auf den Gesamtprozess und das Unternehmen auswirken wird. Wird es Änderungen am Hauptergebnis geben? Müssen Sie weitere Änderungen vornehmen, um es zu ermöglichen?

Angenommen, Sie entscheiden, dass die Migration Ihrer vorhandenen Daten auf eine andere Plattform diese sicherer machen und langfristig besser für Ihr Unternehmen sein würde. Es ist großartig zu wissen, wie das geht, aber Sie müssen auch Risikominderung in Ihre Migration integrieren.

Stellen Sie sicher, dass alle Aspekte berücksichtigt werden. Wenn sich herausstellt, dass die Verbesserungen die Investition nicht wert sind, gehen Sie zurück zum Zeichenbrett und brainstormen Sie erneut.

Seien Sie aufgeschlossen und schreiben Sie alles auf. Jede Idee sollte in Betracht gezogen werden.

6. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team

Sobald die Änderungen abgeschlossen und der Prozess aktualisiert wurde, müssen Sie Ihre Mitarbeiter informieren.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, neue Workflow-Management-Software zu integrieren, müssen die Mitarbeiter darüber informiert werden, wie sie auf das neue System zugreifen und es bedienen können.

Verwenden Sie so viele Kommunikationskanäle wie nötig und geben Sie so viele Informationen wie möglich weiter. Sie möchten keine Verwirrung oder Zweifel haben.

Erstellen Sie einen Flyer mit allen erforderlichen Informationen und führen Sie Schulungssitzungen durch, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Es kann auch sinnvoll sein, zu untersuchen, wie die Kommunikation mit entfernten Teams verbessert werden kann.

7. Überprüfen Sie den neuen Prozess

Einer der wichtigsten Schritte zur Verbesserung eines Prozesses besteht darin, die Änderungen zu überprüfen, die Sie vorgenommen haben. Verfolgen Sie den neuen Prozess genau und entscheiden Sie, ob diese Änderungen einen positiven Einfluss auf Ihr Geschäft haben oder nicht.

Wenn Sie Ihren Stellenübergabeprozess geändert haben, indem Sie mobile Apps für das Geschäft zur Aufgabenverwaltung implementiert haben, sehen Sie, wie sich diese Änderung auf die Geschwindigkeit ausgewirkt hat, mit der Aufgaben verteilt, angenommen und abgeschlossen werden.

Sehen Sie bessere Ergebnisse? Werden weniger Fehler gemacht? Sind Ihre Mitarbeiter produktiver?

Die Beantwortung dieser Fragen liefert Ihnen die erforderlichen Metriken, um festzustellen, ob die Änderungen Ihren Prozess verbessert haben.

Denken Sie daran, dass Fortschritt kontinuierlich ist. Die Geschäftswelt ändert sich ständig, daher müssen Ihre neuen Prozesse in Zukunft erneut überprüft werden, um mit der Zeit Schritt zu halten.

Das Wesentliche

Es mag nach viel Aufwand erscheinen. Aber sicherzustellen, dass alle Prozesse in Ihrem Unternehmen so effizient wie möglich sind, ist entscheidend, um an der Spitze Ihrer Branche zu bleiben.

Egal, ob Sie sich entschieden haben, automatisierte HR Software einzubeziehen oder noch überlegen, eine für das Geschäft effektive Lösung zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Teams zu finden, diese Schritte können helfen.

Verwenden Sie diesen Leitfaden, wann immer Sie ihn benötigen. Nicht nur Ihre Teams werden davon profitieren, sondern es wird auch Ihren Kunden glücklich machen.