‍Unternehmenshintergrund

Gegründet 1988, ist Symphony Workplaces ein früher Pionier auf dem Markt für flexible Arbeitsräume. Symphony Workplaces bietet hochmoderne, voll ausgestattete private Büros für Unternehmen an, die alles von Bürotischen über Internet bis hin zu Kaffee bereitstellen. Mit Standorten in Palm Beach, FL und Morristown, NJ bedient Symphony eine Vielzahl von Kunden, von kurzfristigen Mietern bis hin zu Unternehmen, die seit über 30 Jahren mit ihnen zusammenarbeiten. Sie konzentrieren sich darauf, ein nahtloses, allumfassendes Büroerlebnis auf 80.000 Quadratfuß hochwertiger Bürofläche anzubieten.  Durch den kompletten Besitz ihrer Zentren stellt Symphony einen direkten, reaktionsschnellen Service sicher, der ein erstklassiges Erlebnis für alle Kunden bietet.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von Guru hatte Symphony Workplaces mit unorganisierten Informationen zu kämpfen, die über mehrere Systeme wie Dropbox und SharePoint verstreut waren. Dies führte zu Ineffizienzen, insbesondere für Mitarbeiter, die spezifische Verfahren zum Einrichten von Bürotechnik oder zur Verwaltung von Kundendiensten benötigten. Das IT-Team, das von Carol Merriman geleitet wird, erhielt häufig sich wiederholende Fragen, die leicht hätten beantwortet werden können, wenn sie über besser zugängliche Dokumentationen verfügten.„Alles war an vielen verschiedenen Orten - nicht aktualisiert, nicht zeitgerecht.  Diese Person würde es erstellen, diese Person würde gehen, und jemand anderes würde kommen und es wieder erstellen. Es war überall verstreut und in verschiedenen Formaten. Also war es einfach so; wir müssen unseren Kleiderschrank aufräumen,” erklärte Carol. Diese Ineffizienz verlangsamte die Abläufe und ließ die Mitarbeiter ohne die richtigen Antworten zur Hand.

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Die Lösung

Carol überlegte sorgfältig mehrere Optionen, bevor sie sich für Guru entschied und erklärte, „Ich habe mir viele verschiedene Produkte angesehen, weil ich etwas brauchte, das mir gefiel, da ich es verwalten werde. Aber genauso wichtig brauchte ich soliden Support im Hintergrund.” Der reaktionsschnelle Kundenservice von Guru überzeugte sie: „Sie sind wirklich großartig. Wenn ich über den Chat Kontakt aufnehme, kann ich eine schnelle Frage stellen und eine schnelle Antwort erhalten.” Dieses Supportniveau machte Guru zur idealen Wahl für die sich entwickelnden Bedürfnisse von Symphony.

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Symphony implementierte Guru, um alle Betriebsverfahren zu zentralisieren und sie leicht durchsuchbar und zugänglich zu machen. Dies umfasste Verfahrensinformationen zum Einrichten von Telefonen für Kunden, zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und zum Zugriff auf kritische Verfahrensdokumente über SharePoint, Dropbox und lokal.  Durch die Konsolidierung von Wissen in Guru konnte Symphony doppelte Informationen eliminieren und sicherstellen, dass die neuesten, genauesten Daten immer für die Mitarbeiter verfügbar waren. „Wir nutzen Guru häufig für Verfahren,” teilte Carol mit. „Wir hatten Prozesse verteilt an verschiedenen Orten, aber Guru erlaubte uns, alles zu konsolidieren. Jetzt ist es der Anlaufpunkt für jeden, der Informationen benötigt.”  

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Zusätzlich half Guru Symphony, große extern gespeicherte Dokumente zu organisieren: „Wir haben auch Informationen von SharePoint und Dropbox in Guru, sodass die Mitarbeiter jetzt leicht finden und auf das zugreifen können, was sie benötigen, ohne danach suchen zu müssen..”  

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Der Ansatz

1. Konsolidierung von Verfahren: Das IT-Team migrierte verstreute Dokumente, wie Anleitungen zur Einrichtung von Kundentelefonen und Büro- und Kundenverfahren, in Guru und schuf eine zentrale Wissensdatenbank für das Team.
2. Verknüpfung externer Systeme: SharePoint- und Dropbox-Dokumente wurden mit Guru-Karten verknüpft, sodass es für die Mitarbeiter einfach war, relevante Informationen wie Kundenverträge und Formulare zu verwalten.
3. Einführung bei den Mitarbeitern: Die Mitarbeiter wurden in Guru als ihrem zentralen Hub für alle IT- und Betriebswissen vorgestellt. Sie wurden geschult, die Suchfunktionen von Guru zu nutzen, um schnell die benötigten Informationen zu finden und Unterbrechungen der IT-Abteilung zu verringern.
4. AI-gestützte Suche: Mit Gurus AI-gestützter Suche können Mitarbeiter jetzt ganz einfach die neuesten Verfahren und externen Dokumente aufrufen und ihren Workflow optimieren. „Anstatt verstreuter Ressourcen ist jetzt alles an einem Ort, was uns viel Zeit gespart hat,” sagte Carol.

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Das Ergebnis

Seit der Einführung von Guru hat Symphony Workplaces eine dramatische Verbesserung der Betriebseffizienz festgestellt. Die Mitarbeiter haben jetzt Zugriff auf aktuelle Informationen in Echtzeit, die Verwirrung reduzieren und die Abhängigkeit von der IT-Abteilung für Routinefragen verringern. Carol Merriman bemerkte eine signifikante Reduzierung von veralteten Informationen und doppeltem Inhalt:

„Mehr Menschen haben jetzt die richtigen, zeitnahen Informationen – anstatt veralteter Informationen. Das ist das Wichtigste,” betonte Carol. „Es spart mir Zeit, denn anstatt mich nach Antworten zu fragen, können sie Guru überprüfen.”

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Guru ist zur vertrauenswürdigen Basis von Symphony geworden und hilft ihnen, ihre Kunden besser zu bedienen und das IT-Team von komplexeren Aufgaben zu befreien. Wie Carol scherzhaft mitteilte, „Mein Mann nennt mich die ‘Antworttraube’, weil ich immer Fragen beantwortet habe. Aber jetzt, dank Guru, können die Leute die Antworten selbst finden.”