Nuestra \ Mientras los equipos en todo el mundo se están trasladando a la vida en casa -#WFH-, es más crítico que nunca que estemos equipados con las herramientas que necesitamos para hacer nuestro trabajo — donde sea que estemos trabajando.

En nuestra nueva realidad laboral remota, las charlas informales en el momento del descanso no existen, las reuniones de Zoom se parecen a la intro de La tribu de los Brady, y nuestras mesas de cocina hacen las veces de oficinas en casa. La forma en que trabajamos ha cambiado de la noche a la mañana, abriendo paso a nuevos estándares de conectividad social sin cercanía física. Las empresas que no contaban con políticas de trabajo remoto ya establecidas están apresurándose a implementarlas y compensar. Ahora es el momento de poner al día a tus equipos de trabajo remotos y prepararlos para un futuro funcional como un equipo distribuido.

En Guru, hemos estado capacitando equipos remotos desde 2015 y hemos tenido la suerte de ver de primera mano cómo funcionan mejor juntos. Si tu organización está corriendo para estar al día, hemos preparado una guía rápida sobre las herramientas que necesitas para hacer la transición al trabajo remoto con interrupciones mínimas.

La comunicación es clave para aumentar la eficiencia entre equipos remotos. Cuando la comunicación cara a cara no es posible, tus herramientas deben facilitar los mismos beneficios, como; tiempos rápidos de respuesta, lenguaje informal, señales no verbales y espontaneidad, de una manera que se sienta natural para nuestros flujos de trabajo.

"La colaboración y la comunicación" se mencionaron como la principal dificultad que trajo consigo trabajar de forma remota en el informe del Estado del Trabajo Remoto de Buffer de 2020. Subió del tercer lugar en 2019.

¿Qué debería incluir tu conjunto tecnológico para el trabajo remoto?

Creemos que un conjunto tecnológico simple y efectivo se compone de tres elementos clave: videoconferencias de calidad, comunicación de mensajería en tiempo real y gestión unificada del conocimiento.

1. Videoconferencias (p. ej. Zoom)  

Cuando las reuniones en persona no son una opción, el chat de video en tiempo real es la mejor alternativa. Adoptar una política de tener la cámara encendida hará que las reuniones remotas se sientan más comprometidas y personales. Con las cámaras encendidas, es mucho más difícil distraerse o desconcentrarse, y mucho más fácil sentir un sentido de unión y normalidad.

Algunos consejos para que las videoconferencias funcionen sin problemas:

• Mantente en silencio cuando no estés hablando. Esto reducirá el ruido de fondo y mantendrá las reuniones en marcha sin problemas.
• ¡Hazlo social! Ten almuerzos virtuales o horas felices con tu equipo y amigos de la oficina para no perderte esas conversaciones interpersonales que solían ocurrir durante los descansos para aperitivos.
• Establece normas de comunicación en video para toda la empresa. Esto podría incluir el "levantar la mano" cuando estés listo para hablar, utilizar la función de chat de tu herramienta, etc.

Consejo: Crea un Tarjeta con los estándares de etiqueta de reuniones virtuales de toda la organización para mantener a todos en la misma página.

2. Comunicación y mensajería del equipo (ej. Slack)

Cuando no es posible charlar en los pasillos, tus equipos necesitarán un nuevo modo de comunicación rápida y eficiente. Sin un centro de chat centralizado; tus equipos se volverán rebeldes. Los diferentes departamentos comunicándose en silos (ya sea por correo electrónico, mensajes de texto, G Chat, etc.) dejan a los principales interesados sin saberlo. Internamente, los empleados pueden empezar a utilizar otros canales para comunicarse. Sumando a la interrupción de su jornada laboral y a su pila de tecnología ya sobrecargada.

Establecer una herramienta de chat para toda la empresa elimina la confusión y la repetición y brinda a tu equipo de liderazgo un espacio para comunicarse eficientemente con toda tu organización en un momento de cambio constante.

Cómo sacar el máximo provecho de tu herramienta de mensajería  

• Establecer un formato para los títulos de canales y chats grupales. Por ejemplo, en Guru, los canales de Slack basados en proyectos tienen el prefijo “#proyecto-”. Esto ayuda a autoorganizar tu barra lateral y es especialmente útil si estás creando varios canales nuevos en las próximas semanas.
• ¡Usa todas las funciones! Slack te permite establecer un estado, posponer notificaciones, integrarte con aplicaciones de productividad como Clockwise, y más. Estas funciones pueden ayudar a que tu herramienta de chat se sienta como una parte más integrada de tu flujo de trabajo y menos como una distracción.
• Enhebra tus respuestas. Los canales se vuelven ruidosos y las conversaciones se pierden en la confusión. Asegúrate de responder en el hilo para mantener las cosas organizadas y mantener la cordura.

3. Gestión del conocimiento (ej. Guru)

Tal vez uno de los mayores golpes con un cambio repentino al trabajo remoto es darse cuenta de cuánto dependemos de dar golpecitos en el hombro a nuestros compañeros para obtener la información que necesitamos para hacer nuestro trabajo. Si bien los golpecitos literales en el hombro están descartados, eso no significa que los expertos en la materia (SMEs por sus siglas en inglés) de tu equipo no recibirán preguntas repetidas de forma individual desde la distancia. Probablemente más que antes. Por eso establecer una única fuente de verdad sobre preguntas frecuentes de la empresa, políticas, preguntas de productos, etc. es una prioridad principal para los equipos remotos. Centralizar la información interna de tu empresa apoyará la productividad (y cordura) de los SMEs, la confianza del equipo y la alineación en toda la organización.

Formas de aprovechar al máximo tu herramienta de gestión del conocimiento:

• Incorpora la gestión del conocimiento  en todos los flujos de trabajo existentes de tu equipo. Nuestra integración de Slack, extensión de Chrome y complemento de G Suite están diseñados para brindar a su equipo el conocimiento que necesitan, estén donde estén trabajando. Esto ayuda a la productividad y ahorra espacio precioso en las pestañas.
• Documenta todo, incluso políticas y procedimientos temporales. Es importante que todos vean su herramienta de KM como la fuente de verdad sobre todo el conocimiento de la empresa. Especialmente durante épocas de cambio de política o procedimiento rápido. Una base de conocimiento verificada es un gran lugar para proporcionar a su equipo información de una manera en la que confían que será oportuna, confiable y dinámica.
• ¡Haz del conocimiento un esfuerzo colaborativo! Puede parecer abrumador construir una base de conocimiento desde cero. Asigne líderes para contribuir con contenido específico del equipo y establezca un equipo de gobierno del conocimiento para desarrollar la estructura y mantener el conocimiento actualizado y organizado. Hacer de la gestión del conocimiento una responsabilidad compartida no solo facilitará mucho la carga, sino que también te preparará para el éxito continuo.

El siguiente paso es asegurar que los tres pilares de su conjunto de tecnología remota trabajen juntos de manera cohesiva. Aquí hay algunos consejos para combinar las capacidades de estas herramientas:

• Zoom + Slack: Si te encuentras en una conversación circular y prolongada en Slack, únete a una llamada rápida de Zoom para discutir en tiempo real. Utiliza la integración de Zoom en Slack para iniciar una llamada de inmediato, sin necesidad de navegar a tu calendario y programar formalmente una reunión.
• Slack + Guru: Desarrolla hábitos en torno a compartir conocimiento demostrando lo que está disponible en Slack. Si un compañero de equipo hace una pregunta en un canal, utiliza la integración de Guru para responder directamente con una tarjeta, sin salir de la aplicación. Esto no solo le da a tu colega la respuesta a su pregunta, sino que también les anima a buscar primero en Guru la próxima vez que tengan una consulta.
• Guru + Zoom: En llamadas internas y externas, surgen preguntas a las que no puedes responder sobre la marcha. En lugar de perder tiempo valioso o comprometerse a dar seguimiento más tarde, encuentra respuestas rápidamente en tiempo real utilizando Guru. La información digerible y en pequeñas dosis que tengas a mano te ayudará a responder esas preguntas esporádicas con confianza.

Y eso es solo el comienzo. A medida que las personas se familiaricen con las herramientas que componen tu conjunto de tecnología de trabajo remoto, estas prácticas se convertirán en algo natural y encontrarás aún más formas de trabajar de manera eficiente con un conjunto de tecnología variado. Sin embargo, gestionar el cambio y la implementación de nuevas herramientas conlleva sus obstáculos.

Implementar nuevas herramientas puede ser tedioso, especialmente cuando tu equipo ya está experimentando una interrupción sin precedentes en sus vidas diarias. El énfasis debe estar en mejorar, no en complicar aún más, su flujo de trabajo. Introducir una nueva herramienta para equipos de trabajo remoto debe ser intuitivo, sencillo y servir como un mejoramiento indiscutible de los procesos actuales. Asegúrate de demostrar el valor añadido desde el principio. Utilizar una herramienta de grabación como Loom agilizará el proceso de inicio y fomentará la adopción. Los dolores de crecimiento son inevitables, pero practicando una gestión del cambio sólida podrás construir nuevos hábitos rápidamente.

Al adoptar nuevas herramientas para apoyar nuestra "nueva normalidad" saldrás al otro lado como un equipo más fuerte de comunicadores bien alineados, incluso después de que termine tu período remoto.