Notre «nouvelle normalité» ne semble pas très «normale».  Alors que les équipes du monde entier passent à la vie #WFH, il est plus critique que jamais de disposer des outils dont nous avons besoin pour faire notre travail, où que nous travaillions.

Dans notre nouvelle réalité de travail à distance; les discussions autour de la machine à café sont inexistantes, les réunions Zoom ressemblent à l'introduction des Be Brady, et nos tables de cuisine font office de bureaux à domicile. La façon dont nous travaillons a changé du jour au lendemain, ouvrant la voie à de nouvelles normes de connectivité sociale sans proximité physique. Les entreprises sans politiques de travail à distance déjà en place se précipitent pour se mettre à niveau et compenser. C'est maintenant le moment de mettre vos équipes de travail à distance à niveau et les préparer pour un avenir fonctionnel en tant qu'équipe distribuée.

Chez Guru, nous avons permis aux équipes distantes depuis 2015, et avons eu la chance de voir de première main comment elles travaillent le mieux ensemble. Si vous ou votre organisation vous précipitez pour être sur la même longueur d'onde, nous avons élaboré un guide rapide sur les outils dont vous avez besoin pour passer au travail à distance avec une interruption minimale.

La communication est la clé pour renforcer l'efficacité au sein des équipes distantes. Lorsque la communication en face à face n'est pas possible, vos outils doivent faciliter les mêmes avantages, tels que; temps de réponse rapide, langage informel, signaux non verbaux et spontanéité, de manière à ce que cela semble naturel à nos flux de travail.

«Collaboration et communication» ont été classées comme la principale difficulté rencontrée lors du travail à distance dans l'état du travail à distance 2020 de Buffer. Augmentation de la 3ème place en 2019.

Que devrait contenir votre pile technologique de travail à distance?

Nous pensons qu'une pile technologique simple et efficace se compose de trois éléments clés: conférence vidéo de qualité, communication de messagerie en temps réel et gestion unifiée des connaissances.

1. Vidéoconférence (ex. Zoom)  

Lorsque les réunions en personne ne sont pas une option, le chat vidéo en temps réel est la meilleure alternative. Adopter une politique de caméra allumée rendra les réunions à distance plus engagées et personnelles. Avec les caméras allumées, il est beaucoup plus difficile de se déconnecter ou se distraire, et beaucoup plus facile de ressentir un sentiment de cohésion et de normalité.

Quelques conseils pour que la vidéoconférence se déroule sans accroc:

• Gardez-vous en sourdine quand vous ne parlez pas. Cela réduira les bruits de fond et permettra à vos réunions de se dérouler en douceur.
• Rendez-le social! Organisez des déjeuners virtuels ou happy hours avec votre équipe et vos amis du bureau pour ne pas manquer ces conversations interpersonnelles qui avaient l'habitude de se dérouler autour des pauses casse-croûte.
• Établir des normes d'entreprise pour la communication vidéo. Cela pourrait inclure «lever la main» lorsque vous êtes prêt à parler, utiliser la fonction de chat de votre outil, etc.

Conseil : Créez une Carte avec des normes d'étiquette de réunion virtuelle pour toute l'organisation afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

2. Communication et messagerie d'équipe (ex. Slack)

Lorsque les discussions informelles ne sont pas possibles, vos équipes auront besoin d'un nouveau mode de communication rapide et efficace. Sans un hub de discussion central ; vos équipes vont faire cavalier seul. Les différents services communiquant en silos (que ce soit par e-mail, SMS, G Chat, etc.) laissent les principaux intervenants dans l'ignorance. En interne, les employés peuvent commencer à utiliser d'autres canaux de communication. Ajoutant ainsi des perturbations à leur journée de travail déjà surchargée.

Établir un outil de discussion d'entreprise unique élimine la confusion et la répétition et offre à votre équipe dirigeante un espace pour communiquer efficacement avec toute votre organisation dans un contexte de changement constant.

Comment tirer le meilleur parti de votre outil de messagerie  :

• Établir un format pour les titres de canal et de discussion de groupe. Par exemple, chez Guru, les canaux Slack basés sur des projets ont le préfixe “#project-”. Cela aide à auto-organiser votre barre latérale et est particulièrement utile si vous ouvrez plusieurs nouveaux canaux dans les semaines à venir.
• Utilisez toutes les fonctionnalités! Slack vous permet de définir un statut, de mettre en veille les notifications, d'intégrer des applications de productivité comme Clockwise, etc. Ces fonctionnalités peuvent aider votre outil de discussion à se sentir comme une partie intégrée de votre flux de travail et moins comme une distraction.
• Filez vos réponses. Les canaux deviennent bruyants et les conversations se perdent dans le flot. Veillez à répondre dans le fil pour maintenir l'organisation et conserver la santé mentale.

3. Gestion des connaissances (ex. Guru)

Peut-être l'un des plus grands chocs avec un passage soudain au travail à distance est de réaliser à quel point nous dépendons du contact direct avec nos collègues pour obtenir les informations dont nous avons besoin pour accomplir nos tâches. Alors que les tapes sur l'épaule sont hors jeu, cela ne signifie pas que les experts du domaine (SME) de votre équipe ne seront pas sollicités avec des questions répétitives à distance. Probablement plus qu'auparavant. C'est pourquoi établir une source unique de vérité sur les questions fréquemment posées par l'entreprise, les politiques, les questions produits, etc. est une priorité absolue pour les équipes distantes. Centraliser les informations internes de votre entreprise appuiera la productivité des SME (et leur santé mentale), la confiance de l'équipe et l'alignement sur toute l'organisation.

Façons de tirer le meilleur parti de votre outil de gestion des connaissances :

• Intégrez la gestion des connaissances  dans tous les workflows existants de votre équipe. Nos intégrations Slack, extension Chrome et Complément G Suite sont toutes conçues pour apporter à votre équipe les connaissances dont elle a besoin, où qu'elle travaille. Cela aide à la productivité et économise de l'espace précieux dans les onglets.
• Documentez tout, même les politiques et procédures temporaires. Il est important que tout le monde considère votre outil de KM comme la source de vérité sur toute la connaissance de l'entreprise. Surtout pendant les périodes de changement rapide de politique ou de procédure. Une base de connaissances vérifiée est un excellent endroit pour fournir à votre équipe des informations de manière fiable, opportune et dynamique.
• Faites de la connaissance un effort collaboratif! Il peut sembler écrasant de construire une base de connaissances à partir de zéro. Attribuez des responsables pour contribuer au contenu spécifique à l'équipe et mettez en place une équipe de gouvernance des connaissances pour développer une structure et maintenir les connaissances à jour et organisées. Faire de la gestion des connaissances une responsabilité partagée ne rendra pas seulement la tâche beaucoup plus légère, mais vous préparera également à un succès continu.

La prochaine étape consiste à garantir que les trois piliers de votre pile technologique à distance fonctionnent ensemble de manière cohésive. Voici quelques conseils pour combiner les capacités de ces outils :

• Zoom + Slack: Si vous vous retrouvez dans une conversation circulaire et prolongée sur Slack, faites rapidement un appel Zoom pour discuter en temps réel. Utilisez l'intégration de Zoom dans Slack pour démarrer un appel immédiatement, sans avoir à naviguer vers votre calendrier et planifier formellement une réunion.
• Slack + Guru: Développez des pratiques autour du partage des connaissances en démontrant ce qui est disponible dans Slack. Si un coéquipier pose une question dans un canal, utilisez l'intégration de Guru pour répondre directement avec une carte, sans quitter l'application. Cela donne non seulement la réponse à votre collègue, mais encourage les gens à consulter d'abord Guru la prochaine fois qu'ils ont une demande.
• Guru + Zoom: Lors des appels internes et externes, des questions se posent auxquelles vous ne pouvez pas répondre sur-le-champ. Plutôt que de perdre du temps précieux ou de s'engager à faire suite plus tard, trouvez rapidement des réponses en temps réel en utilisant Guru. Des informations digestibles et de taille adaptée vous aideront à répondre à ces questions ponctuelles avec confiance.

Et ce n'est que le début. À mesure que les personnes prennent l'habitude des outils qui composent votre pile technologique de travail à distance, ces pratiques deviendront naturelles et vous trouverez encore plus de façons de travailler efficacement avec une pile technologique variée. Cependant, gérer le changement et le déploiement de nouveaux outils comporte ses accrocs.

Le déploiement de nouveaux outils peut être fastidieux, surtout lorsque votre équipe vit déjà une interruption sans précédent dans sa vie quotidienne. L'accent doit être mis sur l'amélioration — et non pas sur la complication supplémentaire — de leur flux de travail. L'introduction d'un nouvel outil pour les effectifs distants doit être intuitive, simple et servir d'amélioration indiscutable des processus actuels. Veillez à démontrer la valeur ajoutée dès le départ. L'utilisation d'un outil d'enregistrement tel que Loom accélérera le processus de montée en compétences et encouragera l'adoption. Les douleurs de croissance sont inévitables mais en pratiquant une gestion du changement forte vous serez en mesure de construire de nouvelles habitudes rapidement.

En adoptant de nouveaux outils pour soutenir notre "nouvelle normale", vous sortirez de l'autre côté en tant qu'équipe plus forte de communicateurs bien alignés --- même après la fin de votre période à distance.