Nosso "novo normal" não parece muito "normal".  Enquanto equipes ao redor do mundo estão fazendo a transição para a vida #WFH, é mais crítico do que nunca que estejamos equipados com as ferramentas de que precisamos para fazer nossos trabalhos — onde quer que estejamos trabalhando.

Em nossa nova realidade de trabalho remoto; o "bate-papo no bebedouro" não existe, as reuniões pelo Zoom se parecem com a abertura de A Grande Família, e nossas mesas de cozinha servem como escritórios domésticos. A forma como trabalhamos mudou da noite para o dia, abrindo caminho para novos padrões de conectividade social sem proximidade física. Empresas sem políticas de trabalho remoto já estabelecidas estão correndo para se ajustar e compensar. É hora de preparar suas equipes de trabalho remoto e deixá-las prontas para um futuro funcional como uma equipe distribuída.

Na Guru, temos capacitado equipes remotas desde 2015, e tivemos a sorte de ver em primeira mão como elas trabalham melhor juntas. Se você ou sua organização estão correndo para se alinhar, preparamos um guia rápido sobre quais ferramentas você precisa para fazer a transição para o trabalho remoto com interrupções mínimas.

A comunicação é fundamental para fortalecer a eficiência entre equipes remotas. Quando a comunicação face a face não é possível, suas ferramentas precisam facilitar os mesmos benefícios, como; tempos de resposta rápidos, linguagem informal, pistas não verbais e espontaneidade, de uma forma que pareça natural para nossos fluxos de trabalho.

A "Colaboração e Comunicação" foi listada como a maior dificuldade enfrentada ao trabalhar remotamente no State of Remote Work de 2020 do Buffer. Em comparação com o 3º lugar em 2019.

O que deve estar na sua pilha de tecnologia de trabalho remoto?

Acreditamos que uma pilha de tecnologia simples e eficaz consiste em três elementos-chave: videoconferência de qualidade, comunicação de mensagens em tempo real e gerenciamento unificado do conhecimento.

1. Videoconferência (ex. Zoom)  

Quando as reuniões presenciais não são uma opção, o chat por vídeo em tempo real é a melhor alternativa. Adotar uma política de câmera ligada fará com que as reuniões remotas pareçam mais envolvidas e pessoais. Com as câmeras ligadas, é muito mais difícil desligar ou se distrair, e muito mais fácil sentir um senso de união e normalidade.

Algumas dicas para ajudar na videoconferência fluir sem problemas:

• Mantenha o mudo ligado quando não estiver falando. Isso reduzirá o ruído de fundo e manterá suas reuniões funcionando sem problemas.
• Transforme em um momento social! Tenha almoços virtuais ou happy hours com sua equipe e amigos do escritório para não perder essas conversas interpessoais que costumavam acontecer nos intervalos para lanches.
• Estabeleça normas corporativas para comunicação por vídeo. Isso poderia incluir "levantar a mão" quando estiver pronto para falar, utilizar o recurso de chat de sua ferramenta, etc.

Dica: Crie um Cartão com padrões de etiqueta de reunião virtual em toda a organização para manter todos na mesma página.

2. Comunicação e mensagens da equipe (por exemplo, Slack)

Quando os encontros no corredor não são possíveis, suas equipes precisarão de um novo modo de comunicação rápida e eficiente. Sem um hub de bate-papo central; suas equipes vão se rebelar. Os diferentes departamentos se comunicando em silos (seja por e-mail, mensagens de texto, G Chat etc.) deixam os principais interessados inconscientes. Internamente, os funcionários podem começar a usar outros canais para se comunicar. Aumentando a interrupção em seu dia de trabalho e sua pilha de tecnologia já sobrecarregada.

Estabelecer uma ferramenta de bate-papo em toda a empresa elimina a confusão e a repetição e fornece à sua equipe de liderança um espaço para se comunicar eficientemente com toda a organização em um momento de mudanças constantes.

Como aproveitar ao máximo sua ferramenta de mensagens  

• Estabeleça um formato para títulos de canais e bate-papos em grupo. Por exemplo, na Guru, os canais do Slack baseados em projetos têm o prefixo “#projeto-”. Isso ajuda a se auto-organizar sua barra lateral e é especialmente útil se você estiver criando vários canais novos nas próximas semanas.
• Use todos os recursos! O Slack permite que você defina um status, ignore notificações, integre com aplicativos de produtividade como Clockwise e muito mais. Esses recursos podem ajudar sua ferramenta de bate-papo a se sentir como uma parte mais integrada de seu fluxo de trabalho e menos uma distração.
• Encadeie suas respostas. Os canais ficam barulhentos e as conversas se perdem na confusão. Certifique-se de responder no encadeamento para manter as coisas organizadas e preservar a sanidade.

3. Gestão do conhecimento (ex. Guru)

Talvez um dos maiores choques com uma mudança repentina para o trabalho remoto seja perceber o quanto dependemos de tocar no ombro de nossos colegas para obter as informações necessárias para fazermos nossos trabalhos. Enquanto os toques literais nos ombros estão fora de questão, isso não significa que os especialistas em assuntos de sua equipe (SMEs) não serão inundados com perguntas repetidas de forma isolada de longe. Provavelmente mais do que antes. Por isso estabelecer uma única fonte de verdade sobre FAQs da empresa, políticas, perguntas sobre produtos, etc. é uma prioridade para equipes remotas. Centralizar as informações internas de sua empresa apoiará a produtividade (e sanidade) dos SMEs, a confiança da equipe e o alinhamento em toda a organização.

Formas de aproveitar ao máximo sua ferramenta de gestão do conhecimento:

• Traga a gestão do conhecimento  para todos os fluxos de trabalho existentes de sua equipe. Nossa integração com o Slack, extensão para o Chrome e Complemento do G Suite são todos projetados para trazer à sua equipe o conhecimento de que precisam, onde quer que estejam trabalhando. Isso ajuda na produtividade e economiza espaço valioso na guia.
• Documente tudo, até políticas e procedimentos temporários. É importante que todos vejam sua ferramenta de GC como a fonte da verdade em todo conhecimento da empresa. Principalmente durante momentos de mudança rápida de política ou procedimento. Uma base de conhecimento verificada é um ótimo lugar para fornecer à sua equipe informações de maneira confiável, oportuna e dinâmica.
• Faça do conhecimento um esforço colaborativo! Pode parecer avassalador construir uma base de conhecimento do zero. Atribua lideranças para contribuir com conteúdo específico da equipe e configure uma equipe de governança do conhecimento para estruturar e manter o conhecimento atualizado e organizado. Tornar a gestão do conhecimento uma responsabilidade compartilhada não apenas tornará a tarefa muito mais leve, mas também preparará você para obter sucesso contínuo.

O próximo passo é garantir que os três pilares de sua pilha de tecnologia remota funcionem juntos de forma coesa. Aqui estão algumas dicas para combinar as capacidades dessas ferramentas:

• Zoom + Slack: Se você se encontrar em uma conversa circular e prolongada pelo Slack, faça uma rápida chamada Zoom para discutir em tempo real. Utilize a integração Zoom no Slack para iniciar uma chamada imediatamente, sem ter que navegar para sua ferramenta de calendário e agendar formalmente uma reunião.
• Slack + Guru: Desenvolva hábitos em torno da compartilhamento de conhecimento demonstrando o que está disponível no Slack. Se um colega de equipe fizer uma pergunta em um canal, use a integração do Guru para responder diretamente com um Cartão — sem sair do aplicativo. Isso não apenas dá ao seu colega a resposta para a pergunta, mas também incentiva as pessoas a recorrerem ao Guru primeiro da próxima vez que precisarem de algo.
• Guru + Zoom: Em chamadas internas e externas, surgem perguntas que você não pode responder imediatamente. Em vez de perder tempo valioso ou se comprometer a fazer um acompanhamento posterior, encontre respostas rapidamente em tempo real usando o Guru. Informações breves e digeríveis à mão o ajudarão a responder aquelas perguntas pontuais com confiança.

E isso é apenas o começo. À medida que as pessoas se sentem confortáveis com as ferramentas que compõem sua pilha de tecnologia remota, essas práticas se tornarão naturais e você encontrará ainda mais maneiras de trabalhar de forma eficiente com uma pilha de tecnologia variada. Mas, gerenciar a mudança e a implementação de novas ferramentas vem com suas dificuldades.

Implantar novas ferramentas pode ser tedioso, especialmente quando sua equipe já está enfrentando uma interrupção sem precedentes em suas vidas diárias. A ênfase deve ser colocada em melhorar — e não complicar ainda mais — seu fluxo de trabalho. A introdução de uma nova ferramenta para equipes remotas precisa ser intuitiva, simples e servir como um aprimoramento incontestável dos processos atuais. Certifique-se de demonstrar o valor agregado desde o início. Usar uma ferramenta de gravação como o Loom acelerará o processo de familiarização e incentivará a adoção. As dores do crescimento são inevitáveis, mas ao praticar uma forte gestão da mudança, será capaz de construir novos hábitos rapidamente.

Ao adotar novas ferramentas para apoiar a nossa "nova normalidade", você sairá do outro lado como uma equipe mais forte de comunicadores bem alinhados — mesmo depois que o seu período remoto chegar ao fim.