Je n'ai jamais voulu être planificateur d'événements, et pourtant, d'une manière ou d'une autre, j'ai planifié des événements d'entreprise depuis que la startup de marketing numérique pour laquelle je travaillais a établi un partenariat avec Facebook à l'Ace Hotel (à l'époque cool) (Facebook venait d'ouvrir son API publicitaire et Internet et notre attention ne seraient plus jamais les mêmes). J'avais toujours considéré les événements comme un travail tactique plutôt que stratégique, les abordant comme quelque chose de plus proche de la préparation du dîner de Thanksgiving, chaud, en tenant compte de toutes les restrictions alimentaires.

Travailler à distance en 2021 a modifié mon récit (la seule chose que je peux contrôler) sur la planification des événements d'entreprise. Les événements internes virtuels devraient être une priorité stratégique pour l'entreprise et devraient être présentés en tant que tel par défaut. Ces événements manquent d'opportunités significatives pour des moments de camaraderie tard dans la nuit, mais ils monopolisent les ressources coûteuses et finies de notre temps et de notre attention. Sans intentionnalité autour de la manière dont le temps passé devant l'écran est utilisé, cependant, les événements virtuels peuvent être épuisants et démoralisants.

Chez Guru, j'essaie d'aider notre équipe à être meilleure dans son travail en développant et testant des processus pour le bien-être numérique et en améliorant les communications internes. Selon le Slack Funds Future of Work, "83% [des fondateurs] croient que leur plus grand défi lors du passage au télétravail était de s'assurer que leurs employés se sentent engagés et connectés à leur travail."

Tout est communication interne

Si le plus grand défi est de favoriser l'engagement et la connexion, la solution réside dans l'approche et le processus autour de la communication plutôt que dans un logiciel/outil spécifique. Des entrailles des invitations à calendrier, à la cuve de popcorn de 2 gallons qui est maintenant vide en bas, la façon dont nous contactons et nous connectons les uns aux autres est importante. La reconnaissance publique et le ton peuvent égayer la journée de quelqu'un. Des attentes floues sur les raisons de votre présence dans une réunion et la manière dont vous ajouterez de la valeur à la discussion peuvent la casser.

Comment le Kick-Off de l'Entreprise (CKO) peut-il avoir un impact positif sur les revenus et le moral (en ravissant les employés) lorsqu'ils sont épuisés et sont susceptibles d'avoir des carences en vitamine D ? Comment pouvons-nous motiver une équipe dont l'attention est divisée ?

Comment nous avons planifié notre événement virtuel

Alors, après une année de réunions vidéo et tous les défis qui les accompagnent, comment avons-nous préparé cet événement à grande échelle pour le succès ?

1. Nous avons fourni visibilité et responsabilité autour de notre Plan d'Entreprise FY22

Des jours avant le lancement du Kick-off virtuel, notre CEO a envoyé un annonce à tous les employés. Avec les détails essentiels de l'événement et les attentes, cette communication consolidée incluait le plan d'entreprise de Guru et nos objectifs et résultats clés (OKR) pour le trimestre.

Modèle : Votre Kick Off d'Entreprise - À savoir avant de partir

Chez Guru, nous envoyons des annonces aux employés lorsque leur action est nécessaire. Dans ce cas, nous voulions que les employés assistent à notre Town Hall (l'événement inaugural de lancement) ayant déjà lu et digéré nos objectifs et nos orientations d'entreprise. Tout cela est bien et bon, mais comment avons-nous ensuite veillé à ce que les employés ne passent pas à côté de ce contexte essentiel en raison de distractions ?

2. Nous avons bloqué du temps pour la Lecture Silencieuse Durée (ou SSR pour ceux qui ont lu Ramona Quimby dans les années 90)

Nous avons créé des blocages de calendrier spécifiques pour toute l'entreprise avec des instructions détaillées sur la manière dont les employés pourraient utiliser ce temps en solo, y compris se mettre à jour sur des sessions préenregistrées ou réaliser un travail spécifique lié aux investissements d'entreprise.

"La Lecture Préliminaire a été utile tout comme le fait de libérer des réunions pour du temps de concentration." — Retour des employés

Par exemple, nous avons une formation sur les préjugés implicites dans toute l'entreprise en mars qui nécessite un travail préalable important. En bloquant du temps dans les calendriers maintenant et en donnant à nos employés le temps de faire ce travail préalable maintenant (au lieu de le faire à la dernière minute ou de ne pas le faire du tout), nous avons donné à tout le monde les outils nécessaires pour tirer le meilleur parti d'un événement futur.

3. Nous avons suggéré que le partage de connaissances asynchrone soit la méthodologie de communication par défaut

En utilisant un mélange de Guru et Loom (enregistrements vidéo fournissant un contexte pour le matériel documenté), nous avons remplacé le besoin de lire des présentations lors de sessions en direct, rendant les sessions elles-mêmes plus efficaces. Utiliser Guru pour documenter des informations à l'échelle de l'entreprise (comme notre atteinte des revenus pour le T4 et les tendances) donne aux employés l'autonomie et l'autorité de digérer les informations dans le temps et l'espace qui leur conviennent.

"J'ai vraiment apprécié de voir à travers l'organisation et de m'aligner sur ce que l'entreprise fait et où elle va. J'ai aimé la série de Cartes où Rick a défini ces éléments, la nature asynchrone de ce travail, puis se rencontrer pour pouvoir s'aligner sur les initiatives et les appliquer interpersonnellement." — Retour des employés

4. Nous avons étendu notre événement en personne typique de 3 jours sur une période à distance de 10 jours

Normalement, nos lancements d'entreprise durent 3 jours à l'extérieur, impliquant des journées entières de sessions (et des nuits entières de concerts, dîners, trivia et fêtes). Avec cela n'étant plus une option, nous avons intentionnellement réparti les événements pour toute l'entreprise sur 2 semaines. Sans hôtels à budgétiser ou bowling à planifier, plutôt que de forcer les gens à passer 8 heures d'affilée sur Zoom, nous avons décidé d'intégrer l'événement plus important dans un type de semaine de travail plus normal.

Ce rythme avait également l'avantage de nous permettre de fixer des attentes sur le moment de se connecter pour s'engager sans épuiser les gens. Il est certain qu'un des soucis est que la répartition du contenu et des messages sur 2 semaines réduira leur puissance et leur urgence (après tout, peut-être que c'est juste une semaine de travail normale). Mais bien que cela soit possible, je suis fan de la méthodologie “slow burn” pour la gestion du changement stratégique.

5. Nous avons veillé à ce qu'il y ait des délices et des surprises pour les employés (et soutenu le USPS dans le processus)

Pour faire de ce Kick-off virtuel un événement cool, pas un kick-off virtuel ordinaire, nous avons collaboré avec notre incroyable équipe de marque pour parsemer des surprises et des éléments de connaissance tout au long de l'événement. Nous avons intégré la nourriture, les récompenses, les compétitions et l'engagement du contenu tout au long de chaque jour de lancement via Slack et Guru.

Probablement la partie la plus importante—et amusante—de ce CKO était un puzzle d'Entreprise dirigé par un Personnage Secret (avec profil Slack et carte Guru Life Story) nommé Knowledge Master qui a aidé à travailler ensemble pour trouver le prix ultime pour l'ensemble de l'entreprise pour la réalisation de l'événement : en plus d'un pack cadeau (frisbee, bonnet, votre équipement de plein air chic habituel) nous avons offert à notre équipe un week-end de 4 jours.

Ce que nous avons appris sur la mise en place d'un événement virtuel

"Même si nous n'étions pas en personne, tout cela semblait vraiment spécial et je me suis senti connecté à la mission et à l'équipe de Guru." — Retour des employés

Ayant juste terminé notre kick-off de 10 jours, voici ce que nous avons découvert : définir des attentes—et les dépasser ensuite—est la clé pour faire fonctionner pleinement un événement à distance. Dans un environnement à distance, les distractions sont une donnée. Pour interrompre ce statu quo, savoir comment vous êtes censé dépenser votre temps aide à nous garder concentrés—mais être surpris à des moments où l'attention pourrait commencer à faiblir nous aide à nous réinitialiser et à nous réengager.