Eu nunca quis ser um planejador de eventos, e ainda assim, de alguma forma, eu organizei eventos da empresa desde que a startup de marketing digital para a qual trabalhei fez parceria com o Facebook no então legal Ace Hotel (o Facebook tinha acabado de abrir sua API de publicidade e a internet e nossos períodos de atenção nunca seriam os mesmos). Eu sempre pensei nos eventos mais como trabalho tático do que estratégia, abordando-os como algo mais próximo de colocar o jantar de Ação de Graças na mesa, bem quente, levando em consideração todas as restrições dietéticas.

Trabalhar remotamente em 2021 mudou minha narrativa (a única coisa que posso controlar) sobre o planejamento de eventos da empresa. Eventos virtuais internos devem ser uma prioridade estratégica da empresa e devem ser posicionados como tal por padrão. Esses eventos carecem de oportunidades significativas para camaradagem noturna, mas monopolizam os caros e finitos recursos do nosso tempo e atenção. Sem uma intenção clara sobre como o tempo precioso na tela é gasto, entretanto, eventos virtuais podem ser exaustivos e desmotivadores.

Na Guru, eu tento ajudar nossa equipe a ser melhor em seus trabalhos desenvolvendo e testando processos para bem-estar digital e melhorar as comunicações internas. Segundo o Slack Funds Future of Work, "83% [dos fundadores] acreditam que seu maior desafio ao mudar para o trabalho remoto foi garantir que seus funcionários se sentissem engajados e conectados ao seu trabalho."

Tudo é comunicação interna

Se o maior desafio é promover o engajamento e a conexão, a solução está na abordagem e no processo em torno da comunicação, em vez de um software ou ferramenta específica. Desde os detalhes dos convites de calendário até o recipiente de 2 galões de pipoca que agora está vazio lá embaixo, como nos comunicamos e nos conectamos uns com os outros importa. O reconhecimento público e o tom podem fazer o dia de alguém melhor. Expectativas pouco claras sobre por que você está em uma reunião e como você vai agregar valor à discussão podem prejudicá-la.

Como o Kick-Off da Empresa (CKO) pode ter um impacto positivo na receita e no moral (encantando os empregados) quando estão exaustos e provavelmente têm deficiências de vitamina D? Como podemos motivar uma equipe cuja atenção está dividida?

Como planejamos nosso evento virtual

Então, após um ano de reuniões por vídeo e todos os desafios que vêm com elas, como configuramos esse evento de grande escala para o sucesso?

1. Nós fornecemos visibilidade e responsabilidade em torno do nosso Plano da Empresa FY22

Dias antes do início do kickoff virtual, nosso CEO enviou um anúncio a todos os funcionários. Juntamente com os detalhes e expectativas essenciais do evento, essa comunicação consolidada incluiu o plano da empresa do Guru e nossos objetivos e resultados-chave (OKRs) para o trimestre.

Modelo: O Kick-Off da Sua Empresa - O que você precisa saber

Na Guru, enviamos anúncios aos funcionários quando há ação necessária por parte deles. Nesse caso, queríamos que os funcionários viessem ao nosso Town Hall (o evento inaugural de kickoff) já tendo lido e compreendido nossas metas e direção da empresa. Isso é tudo muito bom, mas como então garantimos que os funcionários não ignorem esse contexto essencial devido à distração?

2. Bloqueamos tempo para Leitura Silenciosa Sustentada (ou SSR para aqueles que leram Ramona Quimby nos anos 90)

Definimos blocos de calendário específicos para toda a empresa com instruções detalhadas sobre como os funcionários poderiam usar esse tempo sozinho, incluindo recuperar sessões gravadas ou fazer trabalho prévio relacionado a investimentos da empresa.

"A leitura prévia foi útil assim como limpar reuniões para tempo de foco." — Feedback do funcionário

Por exemplo, temos um treinamento de viés implícito em toda a empresa em março que requer trabalho prévio extenso. Ao adicionar tempo bloqueado aos calendários agora e dando aos nossos funcionários tempo agora para fazer esse trabalho prévio (em vez de fazê-lo na última hora ou não fazer de jeito nenhum), nós fornecemos a todos as ferramentas que precisam para tirar o máximo proveito de um evento futuro.

3. Sugerimos que o compartilhamento de conhecimento assíncrono seja a metodologia de comunicação padrão

Usando uma mistura de Guru e Loom (gravações em vídeo que fornecem contexto para material documentado), substituímos a necessidade de ler apresentações em sessões ao vivo, tornando as sessões mais eficientes. Usar o Guru para documentar informações da empresa toda (como nossa conquista e tendências de receita do Q4) dá aos funcionários a autonomia e autoridade para digerir informações no tempo e espaço que funciona para eles.

"Eu realmente gostei de ver além da organização e alinhar o que a empresa está fazendo e para onde está indo. Eu gostei da série de Cartões onde Rick definiu essas coisas, a natureza assíncrona desse trabalho e depois a reunião para poder alinhar as iniciativas e aplicá-las interpessoalmente." — Feedback do funcionário

4. Dispersamos nosso típico evento presencial de 3 dias ao longo de um período remoto de 10 dias

Normalmente, nossos kick-offs de empresa são eventos presenciais de 3 dias que envolvem dias inteiros de sessões (e noites inteiras de shows, jantares, trivias e festas). Com isso não sendo mais uma opção, espaçamos eventos de toda a empresa intencionalmente ao longo de 2 semanas. Sem hotéis para orçar ou boliche para planejar, em vez de forçar as pessoas a passar 8 horas seguidas no Zoom, decidimos integrar o evento maior em um tipo de semana de trabalho mais normal.

Esse ritmo também teve o benefício de nos permitir definir expectativas sobre quando sintonizar prontos para engajar sem esgotar as pessoas. Certamente, uma preocupação é que espalhar conteúdo e mensagens ao longo de 2 semanas reduzirá sua potência e urgência (afinal, talvez seja APENAS uma semana normal de trabalho). Mas enquanto isso é possível, eu sou um fã da metodologia de "queima lenta" para gestão de mudanças estratégicas.

5. Garantimos que houvesse delícias e surpresas para os funcionários (e apoiamos o USPS nesse processo)

Para fazer deste um kickoff virtual legal, não um kickoff virtual comum, fizemos parceria com nossa incrível equipe de marca para espalhar surpresas e informações durante todo o evento. Nós entrelaçamos comida, prêmios, competições e engajamento de conteúdo ao longo de todos os dias do kickoff via Slack e Guru.

Provavelmente a parte mais importante - e divertida - deste CKO foi um quebra-cabeça de toda a empresa liderado por um Personagem Secreto (com perfil no Slack e cartão de História de Vida do Guru) chamado Mestre do Conhecimento que nos ajudou a trabalhar juntos para encontrar o prêmio definitivo de toda a empresa para completar o evento: além de uma sacola de brindes (filtro solar, touca, suas roupas normais estilosas para atividades ao ar livre), nós oferecemos à nossa equipe um final de semana de 4 dias.

O que aprendemos sobre montar um evento virtual

"Embora não estivéssemos pessoalmente, tudo isso pareceu realmente especial e eu me senti conectado à missão e à equipe do Guru." — Feedback do funcionário

Tendo acabado de finalizar nosso kickoff de 10 dias, aqui está o que descobrimos: definir expectativas - e, em seguida, superá-las - é a chave para fazer um evento totalmente remoto funcionar. Em um ambiente remoto, distrações são algo dado. Para interromper esse status quo, saber como você deve passar o tempo ajuda a nos manter focados - mas ser surpreendido em pontos em que a atenção pode começar a diminuir nos ajuda a reiniciar e reengajar.