La incorporación de empleados es demasiado importante para dejarla a un puñado de reuniones y una presentación. No solo animamos a nuestros usuarios a aprovechar al máximo la experiencia de incorporación con Guru, también practicamos lo que predicamos internamente. Se requiere mucha planificación, empatía e intención en la experiencia de incorporación de cada empleado en Guru. Hablamos con nuestro Especialista Principal de Operaciones de Personas Bobby Lundquist sobre lo que hace para asegurar que los nuevos miembros del equipo de Guru tengan una experiencia de incorporación excepcional.

Sobre la parte experiencial del proceso de incorporación

Para mí, me gusta pensar en el proceso de incorporación como en la creación de una experiencia. Solía trabajar en la hospitalidad antes de llegar a Guru. Estaba realmente enfocado en crear experiencias para las personas ya sea en un restaurante o durante unas vacaciones emocionantes. Me gusta pensar en curar una experiencia durante el proceso de incorporación porque es un viaje para las personas que están comenzando en la empresa.

Hay muchas emociones ligadas a dejar tu trabajo anterior y comenzar uno nuevo, es un nuevo capítulo en la vida de alguien. Por eso me gusta pensar en la incorporación como en preparar el escenario para crear una experiencia memorable y duradera que hará que alguien sienta que tomó la decisión correcta al venir a Guru.

Sobre el uso de Guru para calmar la inundación de información

Cuando comienzas el proceso de incorporación hay dos tipos principales de información: lo que te dan y tienes que procesar, y lo que no sabes y tienes que buscar. Guru y las herramientas que usamos con él juegan un papel importante en facilitar el compartir y entender el conocimiento.

Guru es la herramienta ideal para mantener las cosas organizadas, actualizadas y fáciles de procesar. Los nuevos empleados están absolutamente inundados de información cuando comienzan a trabajar. Estás aprendiendo cómo funcionan las herramientas, zambulléndote en el trabajo de proyectos y descubriendo pequeñas sutilezas sobre la cultura de la empresa. Los empleados tienen que ponerse al día rápidamente sobre todo lo que necesitan saber para sobresalir en sus trabajos, y el proceso de incorporación debe respetar eso.

También es igualmente importante tener lo que necesitas hacer organizado de una manera que tenga sentido y pueda evolucionar con el tiempo a medida que creces con la empresa. Nuestros nuevos empleados pueden ver un plan detallado para sus primeros 90 días de trabajo, pero lo organizamos de una manera que no sientan que tienen 50 tareas esperando ser completadas en Asana.

Sobre los beneficios de tener una única fuente de verdad

Uno de los mayores problemas que experimentan las personas cuando comienzan un trabajo es averiguar qué necesitan saber. Necesitas aprender todo esto sobre la empresa, cómo funciona, sobre tu rol, sobre cómo hace las cosas tu equipo. La mayoría de las empresas almacenan esta información importante en varios documentos, pero no son la mejor manera de poner a las personas al día. Largos documentos de Google y artículos de la wiki de la empresa no solo son difíciles de navegar, sino que también es complicado saber si están actualizados sin leerlos a fondo. Descubrí cómo incorporar nuevos empleados de manera más eficiente.

Tener a Guru como una única fuente de verdad elimina parte de la confusión que acompaña a comenzar un nuevo trabajo. Cuando usas Guru, estás obteniendo bits de información fácilmente buscables y en pequeñas porciones.

Nuestra función de verificación facilita ver si lo que estás leyendo está actualizado. Si encuentras una tarjeta antigua, puedes contactar fácilmente a la persona adecuada para verificarla o responder preguntas.

Sobre la necesidad de conexión humana

No quiero que todo el proceso de incorporación sea, "Está bien, tienes toda la información que necesitas para hacer tu trabajo en Guru; no moleste a tus compañeros de equipo." Es más bien como, "Puedes mirar información en Guru, pero es posible que tengas algunas preguntas sobre lo que leíste. Aquí está cómo puedes averiguar qué necesitas.” Creo que eso es muy diferente de simplemente preguntar a alguien "¿Qué es esto?" y luego que te respondan. Así es como tienes conversaciones más significativas con tus colegas.

Creo que hay información que se comunica mejor a través de interacciones personales. Rick [Nucci], nuestro CEO, hace un resumen de los valores centrales con todos los nuevos empleados. Hablará sobre lo que inspiró los valores, lo que significan para nosotros, y también se tomará el tiempo para recopilar comentarios sobre la experiencia de incorporación de las personas y responder preguntas.

Nuestro proceso de incorporación contiene una tarea que pide a las personas que lean los valores de la empresa en una tarjeta de Guru, pero es una experiencia totalmente diferente cuando estás teniendo una discusión en mesa redonda con el CEO. Hay un equilibrio que puedes lograr entre compartir información en una única fuente y crear conexión humana mediante la comunicación en vivo.

Sobre el efecto dominó que una mala incorporación puede tener

Es importante mirar más allá de cómo la experiencia de incorporación afecta a los nuevos empleados y considerar cómo impacta en todo el equipo. Digamos que un nuevo empleado comienza y no puede encontrar la información que necesita para comenzar a trabajar. Acaban dependiendo en gran medida de su gerente o compañeros de trabajo y pasan la mayor parte de su día preguntándoles. Ver cómo reducir el promedio del costo de la incorporación mientras aún creas una gran experiencia.

Ahora el gerente y los miembros del equipo no sienten que tienen tiempo para concentrarse y hacer su trabajo. Esto les preocupa sobre la capacidad del nuevo empleado para trabajar de forma independiente y se preguntan si han tomado la decisión correcta. Por otro lado, el nuevo empleado se siente muy perdido y estresado en su primer día, y ahora se pregunta si se quedará en la empresa. ¿Ves cuántos resultados negativos potenciales pueden surgir de un simple error durante la incorporación?

El proceso de incorporación es la primera experiencia en profundidad de un empleado con una empresa. Si tienes un proceso que es demasiado confuso, carece de la información correcta o simplemente hace que los empleados se sientan poco bienvenidos, tienes un gran problema. Eso puede crear daños duraderos.

Sobre el poder de la autonomía del empleado durante la incorporación

Después de la contratación, la misión principal es apoyar a los nuevos empleados y guiarlos sobre lo que sucede a continuación en lugar de simplemente darles información y responder preguntas. Es importante dar a los nuevos empleados autonomía y libertad durante la incorporación para que puedan establecer conexiones con su equipo y establecerse como parte de la empresa.

Usar Guru, especialmente con otras herramientas de gestión de tareas, da a los gerentes y sus reportes directos más tiempo libre. Reduce el estrés durante el proceso de incorporación y da a las personas el tiempo y la energía que necesitan para enfocarse en lo que hacen mejor.

Dar a los nuevos empleados más autonomía les permite hacer las cosas a su manera. Todos necesitan un poco de dirección cuando son nuevos, pero no quieres caer en el micromanagement. No entramos en el proceso de incorporación pensando: "Hazlo exactamente así para esta hora o estarás atrás." En cambio, es más bien así: "Tienes la autonomía para manejar esto y gestionar este proceso tú mismo porque confiamos en que lo manejes de la manera que funcione mejor para ti."

Sobre cómo las empresas pueden mejorar su proceso de incorporación

Antes de entrar en las tácticas, pregúntate realmente qué experiencia quieres crear. Piensa en ello en términos de diseñar un viaje para el empleado y tener métricas realmente claras para que puedas determinar el éxito. Una vez que descubras eso, puedes sumergirte en los problemas que puedes resolver. ¿Ves puntos problemáticos directamente relacionados con la cantidad de herramientas que usas? ¿Es difícil para las personas encontrar la información que necesitan? ¿Hay brechas en tu comunicación que llevan a confusiones? Comienza en grande, luego divide las cosas en pasos accionables.