Integração de funcionários é muito importante para deixar a cargo de algumas reuniões e uma apresentação em slides. Nós não apenas incentivamos nossos usuários a aproveitarem ao máximo a experiência de integração com o Guru, nós praticamos o que pregamos internamente. Muito planejamento, empatia e intenção são dedicados à experiência de integração de cada funcionário no Guru. Conversamos com nosso Especialista Líder em Operações de Pessoas Bobby Lundquist sobre o que ele faz para garantir que novos membros da equipe Guru tenham uma experiência de integração impecável.

Sobre a parte experiencial do processo de integração

Para mim, gosto de pensar sobre o processo de integração como a criação de uma experiência. Eu costumava trabalhar em hospitalidade antes de chegar ao Guru. Eu estava realmente focado em criar experiências para as pessoas, seja em um restaurante ou durante uma empolgante viagem. Gosto de pensar sobre a curadoria de uma experiência durante o processo de integração porque é uma jornada para as pessoas que estão começando na empresa.

Há muitas emoções ligadas ao deixar seu emprego anterior e começar um novo, é um capítulo completamente novo na vida de alguém. É por isso que gosto de pensar na integração como o estabelecimento do palco para criar uma experiência memorável e duradoura que fará alguém sentir que tomou a decisão certa ao vir para o Guru.

Sobre o uso do Guru para acalmar a avalanche de informações

Quando você começa o processo de integração, existem dois tipos principais de informações: o que você recebe e tem que processar, e o que você não sabe e tem que procurar. Guru e as ferramentas que usamos com ele desempenham um papel enorme em facilitar o compartilhamento e a compreensão do conhecimento.

O Guru é a ferramenta ideal para manter as coisas organizadas, atualizadas e fáceis de processar. Novos funcionários são absolutamente inundados com informações quando começam a trabalhar. Você está aprendendo como as ferramentas funcionam, mergulhando no trabalho de projetos e descobrindo pequenas nuances sobre a cultura da empresa. Os funcionários precisam rapidamente se atualizar sobre tudo o que precisam saber para se destacar em seus trabalhos, e o processo de integração precisa respeitar isso.

É igualmente importante ter o que você precisa organizar de uma forma que faça sentido e possa evoluir ao longo do tempo conforme você cresce com a empresa. Nossos novos contratados podem ver um plano completo para os primeiros 90 dias de trabalho, mas organizamos de uma forma que não se sintam como se tivessem 50 tarefas esperando para serem concluídas no Asana.

Sobre os benefícios de ter uma única fonte de verdade

Um dos maiores problemas que as pessoas enfrentam quando começam um trabalho é descobrir o que precisam saber. Você precisa aprender tudo isso sobre a empresa, como funciona, sobre seu papel, sobre como sua equipe faz as coisas. A maioria das empresas armazena essas informações importantes em vários documentos, mas eles não são a melhor maneira de colocar as pessoas atualizadas. Longos documentos do Google e artigos de wikis da empresa não são apenas difíceis de navegar, mas também é difícil saber se eles estão atualizados sem lê-los em detalhes. Descubra como integrar novos funcionários de forma mais eficiente.

Ter o Guru como uma única fonte de verdade elimina parte da confusão que vem com começar um novo emprego. Quando você usa o Guru, você obtém informações facilmente pesquisáveis e em pequenos pedaços.

Nosso Recurso de Verificação facilita ver se o que você está lendo está atualizado. Se você encontrar um Card antigo, pode entrar em contato facilmente com a pessoa certa para verificá-lo ou responder perguntas.

Sobre a necessidade de conexão humana

Não quero que todo o processo de integração seja: "Ok, você tem todas as informações que precisa para fazer seu trabalho no Guru; não incomode seus colegas de equipe." É mais como, "Você pode olhar as informações no Guru, mas pode ter algumas perguntas sobre o que leu. Aqui está como você pode descobrir o que precisa.” Acho que isso é realmente diferente de apenas perguntar a alguém "O que é isso?" e depois ter uma resposta. É assim que você tem conversas mais significativas com seus colegas.

Acho que há algumas informações que são melhor comunicadas por meio de interações pessoais. Rick [Nucci], nosso CEO, faz uma visão geral dos valores fundamentais com todos os novos contratados. Ele fala sobre o que inspirou os valores, o que eles significam para nós, e também dedica tempo para coletar feedback sobre a experiência de integração das pessoas e responder perguntas.

Nosso processo de integração contém uma tarefa que pede às pessoas que leiam os valores da empresa em um Card do Guru, mas é uma experiência totalmente diferente quando você está tendo uma discussão em mesa redonda com o CEO. Há um equilíbrio que você pode alcançar entre ter informações compartilhadas em uma única fonte e criar conexão humana ao ter comunicação ao vivo.

Sobre o efeito cascata que uma má integração pode ter

É importante olhar além de como a experiência de integração afeta os novos contratados e considerar como isso impacta toda a equipe. Vamos dizer que um novo funcionário começa e não consegue encontrar as informações de que precisa para começar a trabalhar. Eles acabam dependendo muito de seu gerente ou colegas de trabalho e passam a maior parte do dia perguntando a eles. Veja como reduzir o custo médio de integração enquanto ainda cria uma ótima experiência.

Agora o gerente e os membros da equipe não sentem que têm tempo para se concentrar e fazer seu trabalho. Isso os faz se preocupar com a capacidade do novo contratado de trabalhar de forma independente e se perguntarem se fizeram a escolha certa. Por outro lado, o novo funcionário está se sentindo muito perdido e estressado no primeiro dia, e agora está se perguntando se permanecerá na empresa. Veja como tantos resultados negativos potenciais podem surgir de um simples erro durante a integração?

O processo de integração é a primeira experiência aprofundada de um funcionário com uma empresa. Se você tem um processo que é muito confuso, carece das informações certas ou apenas faz os funcionários se sentirem indesejados, você tem um grande problema. Isso pode causar danos duradouros.

Sobre o poder da autonomia do funcionário durante a integração

Após a contratação, a principal missão é apoiar os novos funcionários e orientá-los sobre o que acontece a seguir, em vez de apenas fornecer informações e responder a perguntas. É importante dar autonomia e liberdade aos novos contratados durante a integração para que possam fazer conexões com sua equipe e se estabelecer como parte da empresa.

Usar o Guru, especialmente com outras ferramentas de gerenciamento de tarefas, dá aos gerentes e seus relatórios diretos mais do seu tempo de volta. Reduz o estresse durante o processo de integração e dá às pessoas o tempo e a energia de que precisam para se concentrar no que fazem de melhor.

Dar mais autonomia aos novos funcionários permite que eles façam as coisas do jeito deles. Todo mundo precisa de um pouco de direção quando é novo, mas você não quer cair na micromanipulação. Nós não entramos no processo de integração pensando: “Faça tudo exatamente assim até essa hora ou você está atrasado.” Em vez disso, é mais como: "Você tem a autonomia para lidar com isso e gerenciar esse processo sozinho porque confiamos que você pode lidar da maneira que funcionará melhor para você."

Sobre como as empresas podem melhorar seu processo de integração

Antes de você entrar nas táticas, pergunte-se realmente que experiência você quer criar. Pense nisso em termos de projetar uma jornada para o funcionário e tenha métricas bem claras para que você possa determinar o sucesso. Uma vez que você descubra isso, pode mergulhar nos problemas que pode resolver. Você está vendo pontos problemáticos diretamente relacionados ao número de ferramentas que usa? É difícil para as pessoas encontrarem as informações de que precisam? Existem lacunas na sua comunicação que levam à confusão? Comece grande, depois divida em passos acionáveis.