Intégration des employés est trop important pour le laisser à quelques réunions et à une présentation en diaporama. Nous n'encourageons pas seulement nos utilisateurs à tirer le meilleur parti de l'expérience d'intégration avec Guru, nous pratiquons ce que nous prêchons en interne. Beaucoup de planification, d'empathie et d'intention entrent dans l'expérience d'intégration de chaque employé chez Guru. Nous avons parlé avec notre spécialiste des opérations humaines Bobby Lundquist sur ce qu'il fait pour s'assurer que les nouveaux membres de l'équipe Guru ont une expérience d'intégration exceptionnelle.

Sur la partie expérientielle du processus d'intégration

Pour moi, j'aime penser au processus d'intégration comme à la création d'une expérience. Je travaillais dans l'hôtellerie avant de venir à Guru. J'étais vraiment axé sur la création d'expériences pour les gens, que ce soit dans un restaurant ou pendant des vacances passionnantes. J'aime penser à la création d'une expérience durant le processus d'intégration car c'est un voyage pour les personnes qui commencent dans l'entreprise.

Il y a beaucoup d'émotions liées à partir de votre ancien emploi et à en commencer un nouveau, c'est un tout nouveau chapitre dans la vie de quelqu'un. C'est pourquoi j'aime considérer l'intégration comme la mise en scène pour créer une expérience mémorable et durable qui fera ressentir à quelqu'un qu'il a pris la bonne décision en rejoignant Guru.

Sur l'utilisation de Guru pour calmer l'inondation d'informations

Lorsque vous commencez le processus d'intégration, il y a deux grands types d'informations : celles que vous recevez et que vous devez traiter, et celles que vous ne savez pas et que vous devez chercher. Guru et les outils que nous utilisons avec lui jouent un rôle énorme pour faciliter le partage et la compréhension des connaissances.

Guru est l'outil idéal pour garder les choses organisées, à jour et faciles à traiter. Les nouveaux employés sont absolument inondés d'informations lorsqu'ils commencent à travailler. Vous apprenez comment fonctionnent les outils, plongez dans le travail de projet et découvrez des petites nuances sur la culture d'entreprise. Les employés doivent rapidement se mettre à niveau sur tout ce qu'ils doivent savoir pour exceller dans leur emploi, et le processus d'intégration doit le respecter.

Il est tout aussi important d'avoir ce que vous devez faire organisé d'une manière sensée et pouvant évoluer au fil du temps à mesure que vous grandissez avec l'entreprise. Nos nouveaux employés peuvent voir un plan détaillé pour leurs 90 premiers jours de travail, mais nous l'organisons de manière à ce qu'ils ne se sentent pas comme s'ils avaient 50 tâches à accomplir dans Asana.

Sur les avantages d'avoir une source unique de vérité

L'un des plus gros problèmes rencontrés par les gens lorsqu'ils commencent un emploi est de déterminer ce qu'ils doivent savoir. Vous devez apprendre tout cela sur l'entreprise, son fonctionnement, votre rôle, la manière de travailler de votre équipe. La plupart des entreprises stockent ces informations importantes dans plusieurs documents, mais ce n'est pas la meilleure façon de mettre les gens à niveau. De longs documents Google et des articles de wiki d'entreprise ne sont pas seulement difficiles à parcourir, il est également difficile de savoir s'ils sont à jour sans leur faire une lecture approfondie. Découvrez comment intégrer de nouveaux employés de manière plus efficace.

Avoir Guru comme source unique de vérité élimine une partie de la confusion qui accompagne le début d'un nouvel emploi. Lorsque vous utilisez Guru, vous obtenez des morceaux d'informations rapidement recherchables et faciles à comprendre.

Notre fonction de vérification facilite la vérification si ce que vous lisez est à jour. Si vous tombez sur une ancienne carte, vous pouvez facilement contacter la personne appropriée pour la vérifier ou répondre à des questions.

Sur le besoin de connexion humaine

Je ne veux pas que tout le processus d'intégration se résume à : "D'accord, vous avez toutes les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail dans Guru ; ne dérangez pas vos collègues." C'est plus comme, "Vous pouvez consulter les informations dans Guru, mais vous pourriez avoir quelques questions sur ce que vous avez lu. Voici comment vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin. Je pense que c'est vraiment différent de simplement demander à quelqu'un : "Qu'est-ce que c'est ?" et de les laisser répondre. C'est ainsi que vous avez des conversations plus significatives avec vos collègues.

Je pense qu'il y a des informations qui sont mieux communiquées par des interactions personnelles. Rick [Nucci], notre PDG, fait un aperçu des valeurs fondamentales avec tous les nouveaux employés. Il parle de ce qui a inspiré les valeurs, ce qu'elles signifient pour nous, et prend également le temps de recueillir des commentaires sur l'expérience d'intégration des personnes et de répondre à des questions.

Notre processus d'intégration contient une tâche demandant aux personnes de lire les valeurs de l'entreprise dans une carte Guru, mais c'est une expérience totalement différente lorsque vous avez une discussion en table ronde avec le PDG. Il y a un équilibre à trouver entre le partage d'informations dans une source unique et la création d'une connexion humaine à travers la communication en direct.

Sur l'effet d'entraînement que peut avoir une mauvaise intégration

Il est important de regarder au-delà de la façon dont l'expérience d'intégration affecte les nouveaux employés et de considérer comment cela impacte toute l'équipe. Disons qu'un nouvel employé commence et qu'il ne peut pas trouver les informations dont il a besoin pour commencer à travailler. Ils finissent par dépendre fortement de leur manager ou de leurs collègues et passent la majorité de leur journée à leur poser des questions. Voir comment réduire le coût moyen de l'intégration tout en créant une excellente expérience.

Maintenant, le manager et les membres de l'équipe ne se sentent pas comme s'ils avaient le temps de se concentrer et d'accomplir leur travail. Cela les fait s'inquiéter de la capacité du nouvel employé à travailler de manière autonome et se demandent s'ils ont fait le bon choix. À l'inverse, le nouvel employé se sent très perdu et stressé à son premier jour, et maintenant il se demande s'il restera dans l'entreprise. Voyez combien de résultats négatifs potentiels peuvent découler d'une simple erreur durant l'intégration ?

Le processus d'intégration est la première expérience approfondie d'un employé avec une entreprise. Si vous avez un processus trop déroutant, qui manque d'informations pertinentes ou qui fait se sentir les employés non accueillis, vous avez un gros problème. Cela peut créer des dommages à long terme.

Sur le pouvoir de l'autonomie des employés durant l'intégration

Après l'embauche, la mission principale est de soutenir les nouveaux employés et de les guider sur ce qui se passe ensuite plutôt que de simplement leur donner des informations et répondre à des questions. Il est important de donner aux nouveaux employés de l'autonomie et de la liberté durant l'intégration afin qu'ils puissent nouer des liens avec leur équipe et s'établir comme partie intégrante de l'entreprise.

Utiliser Guru, surtout avec d'autres outils de gestion des tâches, permet aux managers et à leurs subordonnés directs de gagner du temps. Cela réduit le stress durant le processus d'intégration et donne aux gens le temps et l'énergie nécessaires pour se concentrer sur ce qu'ils font de mieux.

Donner plus d'autonomie aux nouveaux employés leur permet de faire les choses à leur manière. Tout le monde a besoin d'un peu de direction quand on est nouveau, mais vous ne voulez pas tomber dans le micromanagement. Nous n'entrons pas dans le processus d'intégration en pensant, "Faites-le exactement comme ceci à tel moment sinon vous êtes en retard." Au lieu de cela, c'est plutôt comme, "Vous avez l'autonomie de gérer cela et ce processus vous-même car nous vous faisons confiance pour le faire de la manière qui fonctionnera le mieux pour vous."

Sur la façon dont les entreprises peuvent améliorer leur processus d'intégration

Avant de vous attaquer aux tactiques, demandez-vous vraiment quelle expérience vous voulez créer. Pensez-y en termes de conception d'un parcours pour l'employé et ayez des métriques très claires afin que vous puissiez déterminer le succès. Une fois que vous avez compris cela, vous pouvez plonger dans les problèmes que vous pouvez résoudre. Voyez-vous des points de douleur directement liés au nombre d'outils que vous utilisez ? Est-il difficile pour les gens de trouver les informations dont ils ont besoin ? Y a-t-il des lacunes dans votre communication qui mènent à de la confusion ? Commencez large, puis décomposez les choses en étapes concrètes.