How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Aquí en Guru, utilizamos nuestra propia herramienta para completar el proceso de incorporación de nuevos empleados de manera eficiente. Aprende cómo rastreamos los materiales de incorporación y elevamos a los equipos.
Es tu primer día en un nuevo trabajo. Te saludan con un choca esos cinco y un nuevo ordenador brillante. Te sientas en tu escritorio, inicias sesión en la red WiFi y... ¿y ahora qué? Puede que tengas algunas sesiones de capacitación a las que asistir más tarde por la tarde, o algunos artículos que leer, pero ¿qué pasa si tienes preguntas que no se cubrieron en la sesión de bienvenida? ¿A quién acudes para preguntas sobre la nómina o problemas con tu correo electrónico? ¿Hay algo más que necesitas completar? Sabes que tendrás MUCHO que aprender en un corto período de tiempo, así que ¿por dónde deberías empezar? ¿Qué información deberías priorizar para aprender hoy, mañana y la próxima semana?
Todos hemos estado ahí. Empezar un nuevo trabajo no es fácil, y la cantidad de conocimiento que tienes que procesar y entender puede ser abrumadora. Y aunque tu nuevo jefe ha dejado claro que está disponible para responder a cualquiera de tus preguntas, no quieres recurrir a ella por cada pequeño detalle.
En Guru, los nuevos empleados pueden respirar un poco más tranquilos al saber que todo lo que necesitarán para resolver sus nuevos trabajos es fácilmente accesible en Guru. Desde políticas específicas de recursos humanos, hasta procesos del equipo y plantillas de correo electrónico, hasta los mejores lugares para almorzar ramen - todo está en Guru.
En Guru creemos que “el conocimiento que necesitas para hacer tu trabajo debería encontrarte donde trabajas.” Eso incluye el conocimiento que necesitas saber para hacer tu trabajo. A medida que hemos crecido en Guru, hemos utilizado nuestro propio software de gestión de bases de conocimiento para formalizar nuestro proceso de incorporación de una manera que empodera a los nuevos empleados para adaptarse con un sentido de autonomía. Nuestra estrategia de incorporación se basa en tres componentes clave:
La estructura flexible de la aplicación web de Guru
Datos detallados de uso a nivel de usuario en tiempo real
Acceso transparente a conocimientos verificados interdepartamentales
1. Estructura flexible
Crear una estructura intuitiva para la incorporación de tus empleados es esencial. Se ha comprobado que los nuevos empleados que asisten a un programa de incorporación bien estructurado tienen un 69% más de probabilidades de permanecer en la empresa durante hasta tres años. Los programas de incorporación pueden tomar muchas formas, pero dado que todo nuestro conocimiento de la empresa ya vive en todas partes donde trabajamos a través de Guru, no fue complicado alojar nuestros procesos de nuevos empleados en Guru también. De esa manera, los nuevos empleados (o no tan nuevos – ¿no debería todo el mundo tener acceso continuo a la información del primer día como beneficios de transporte o membresías de gimnasio?) pueden volver a visitar todos los conocimientos de incorporación a través de Guru, en lugar de tener que navegar a una solución separada.
La estructura jerárquica de la aplicación web de Guru es ideal para organizar todo tipo de conocimiento, incluyendo materiales de incorporación. Consulta el ejemplo a continuación para ver cómo nuestro equipo de Éxito del Cliente aborda la incorporación. Almacenamos todo el conocimiento de incorporación para cada rol de CS en un solo lugar. Desde esa ubicación, los nuevos empleados pueden profundizar en los detalles de su rol específico. Dentro de la Junta específica de CSM, organizamos todo el conocimiento que los CSM necesitan para completar la incorporación en Tarjetas separadas, como CSM - Semana 3. Desglosamos las responsabilidades del rol, los objetivos generales de la incorporación, tareas y materiales de lectura para las primeras 12 semanas de un nuevo empleado en Guru.
Este formato permite a un nuevo empleado asimilar conocimientos a su propio ritmo, así como volver a consultar cualquier información a lo largo de su proceso de incorporación.
Otras soluciones de incorporación pueden ser rígidas, requiriendo a los usuarios completar módulos en un orden específico y dando poca visibilidad a la totalidad del programa de incorporación. En Guru, ya sea que un nuevo empleado quiera saltar de un lugar a otro y consumir conocimientos como desee, o que prefiera revisar metódicamente Tableros Tarjeta por Tarjeta, eso está bien – Guru puede adaptarse a cualquier estilo de aprendizaje.
Comienza tu base de conocimientos con esta plantilla:
Nos esforzamos por dar a los nuevos empleados un sentido de independencia desde el primer día, empoderándolos para buscar fácilmente a través de los materiales de capacitación en lugar de emplear un enfoque típico de ‘lista de verificación’. En lugar de adoptar un enfoque jerárquico y de talla única para la incorporación, utilizamos Guru para conectar de manera concreta las fortalezas específicas de un empleado con su contribución al éxito de la empresa.
Guru también empodera a los gerentes para personalizar su estructura de incorporación y formatear el conocimiento de maneras dinámicas y atractivas. Nuestro robusto editor de Tarjetas permite a los usuarios incrustar varios tipos de contenido en Tarjetas, incluyendo videos, PDFs, imágenes, e incluso contenido enriquecido de otras aplicaciones como Google Docs. Guru soporta edición en la aplicación que da a los usuarios la capacidad de realizar cambios en el contenido incrustado sin tener que abandonar Guru.
La función de vinculación de Tarjeta a Tarjeta también es ideal para hacer referencia a Tarjetas de otros Tableros, o incluso a través de Colecciones departamentales (es decir, “Consulta las preguntas frecuentes del equipo de Ventas aquí.”) Poder vincular o copiar marcos existentes también ahorra a los gerentes la necesidad de reinventar la rueda. Quizás tu equipo de Soporte pasó mucho tiempo desarrollando una plantilla integral para un proceso específico; ¿por qué no ahorrarte algo de tiempo (y agregar una capa de consistencia interdepartamental en el proceso) y copiar ese marco para tu equipo en lugar de hacer el tuyo propio?
La estructura jerárquica de Guru hace que tanto organizar como consumir conocimiento sea fácil. Nuestros nuevos empleados pueden incorporarse a su propio ritmo y nuestros gerentes tienen total autonomía sobre el conocimiento que están consultando sus informes directos.
2. Datos en tiempo real
Puede ser un desafío para un gerente reconocer si y cuándo un nuevo empleado necesita ayuda o tiene preguntas sobre algo específico durante su proceso de incorporación. Con los datos a nivel de equipo y usuario de Guru, puedes ver qué Tarjetas está leyendo un nuevo empleado, cuántas veces ha visto una Tarjeta en particular, así como qué palabras clave son las que más comúnmente se buscan por un grupo particular de usuarios. Consulta los ejemplos de métricas de Usuario abajo.
Con los datos a nivel de Tarjeta, Guru te permite asegurarte que todos, tanto nuevos como no tan nuevos en tu equipo, han visto un conocimiento específico. Esto es especialmente útil al incorporar nuevos empleados, ya que puedes indagar en las vistas específicas de Tarjetas para ver una lista de qué usuarios han visto y cuáles no han visto la Tarjeta y hacer un seguimiento: “Parece que no has tenido la oportunidad de revisar la Tarjeta Consejos de Incorporación para Empleados aún, consúltala aquí.”
La visibilidad sobre cómo los usuarios están consumiendo conocimiento mantiene a los gerentes informados y también contribuye a evolucionar tu estrategia de incorporación. Si un nuevo empleado ha visto una Tarjeta 27 veces, ¿es porque necesita consultarla todos los días o porque hay algo en ella que le está confundiendo? Esa es una distinción importante y una que nuestros gerentes pueden resolver gracias a las analíticas de Guru. Los gerentes también pueden profundizar en las búsquedas en Guru que no producen resultados para tener una idea de lo que sus compañeros están buscando y no encuentran. Si varias personas han buscado ‘plan 401K’ y no se encontró nada, eso indica que hay una necesidad de una nueva Tarjeta.
Una de las partes más importantes de la incorporación es asegurar que el conocimiento que los nuevos empleados están consumiendo esté actualizado. Si tu programa de incorporación incluye una versión antigua de tus diapositivas o materiales de antes de tu última actualización de marca, tus nuevos empleados estarán asimilando información errónea. Cada pieza de conocimiento en Guru es asignada a un Verificador, que es luego responsable de mantener esa información actualizada y precisa. Los verificadores también deben especificar una frecuencia a la que volverán a verificar una pieza de conocimiento determinada. Si esa Tarjeta alcanza el final de su plazo de confianza asignado, se etiqueta automáticamente como ‘No Confiable’ hasta que el verificador ingrese y afirme que el conocimiento aún es preciso.
Con un indicador claro del estado de confianza de una Tarjeta, los nuevos empleados pueden sentirse seguros de que el conocimiento que están consumiendo en Guru es preciso. Si una Tarjeta es ‘No Confiable’, o si un nuevo empleado tiene una pregunta sobre el conocimiento, puede fácilmente comentar en la Tarjeta y pedirle al Verificador aclaraciones sin tener que interrumpir el flujo de una capacitación.
La intuitiva gestión de permisos de Guru permite a los gerentes establecer reglas separadas sobre quién puede ver Tarjetas y quién puede editarlas. En Guru, creemos que el conocimiento debería ser compartido a través de líneas departamentales, así que casi todo el conocimiento de nuestro equipo puede ser visto por todos los empleados. Este alto nivel de transparencia fomenta la colaboración, reduce la redundancia de información entre equipos y empodera a los nuevos empleados con acceso a información sobre casi cualquier cosa. Esto también promueve un aprendizaje personalizado, ya que los nuevos empleados pueden buscar y encontrar información adicional que pueda interesarles a través de los departamentos.
La incorporación no se trata solo de aprender políticas de la empresa y procesos de equipo, también se trata de conocer a tu nuevo equipo. En Guru, hemos creado un cuestionario de “Historia de Vida” que cada empleado completa y usa para hacer su primera Tarjeta Guru. Hace preguntas como:
¿Cuál fue el primer concierto al que asististe?
¿Programa de TV o película favorita?
¿Qué otras habilidades o trabajos secundarios traes a la mesa?
Se le pide a cada nuevo empleado que cree su propia Tarjeta de “Historia de Vida” dentro de su primera semana en Guru, lo que los empodera para aprender más sobre el software y llevar su verdadero yo al trabajo. Una vez que un nuevo empleado crea su Tarjeta de Historia de Vida, toda la empresa la ve aparecer en nuestro nuevo feed de actividad de Tarjetas en Slack, lo que incita a otros empleados a leer sobre su nuevo compañero de trabajo y establecer conexiones.
Con acceso a las historias de vida de todos los demás en Guru, un nuevo empleado puede rápidamente poner nombres a rostros, conectarse con personas con intereses similares (a pesar de la geografía), y sentirse de inmediato como una parte real de la comunidad de Guru. Además, dado que estas Tarjetas viven en Guru, siempre son referenciables para cualquier persona que necesite una reintroducción a un compañero de trabajo o simplemente quiera una nueva recomendación de programa de TV.
El conocimiento que necesitas para hacer tu trabajo
Guru empodera a los individuos para alcanzar todo su potencial al entregar el conocimiento que necesitan para hacer su trabajo. Los materiales de capacitación e incorporación caen bajo ese amplio paraguas de conocimiento. En Guru, nos esforzamos por equipar a todos los empleados con todo el conocimiento que necesitan para tener éxito. Al utilizar nuestro propio producto para formalizar nuestro proceso de incorporación, disfrutamos de un formato flexible y una estructura intuitiva, visibilidad en patrones de uso y vacíos de conocimiento, y transparencia y precisión entre departamentos.
Para más información sobre cómo tu equipo puede utilizar Guru para la incorporación, contacta a support@getguru.com.
Es tu primer día en un nuevo trabajo. Te saludan con un choca esos cinco y un nuevo ordenador brillante. Te sientas en tu escritorio, inicias sesión en la red WiFi y... ¿y ahora qué? Puede que tengas algunas sesiones de capacitación a las que asistir más tarde por la tarde, o algunos artículos que leer, pero ¿qué pasa si tienes preguntas que no se cubrieron en la sesión de bienvenida? ¿A quién acudes para preguntas sobre la nómina o problemas con tu correo electrónico? ¿Hay algo más que necesitas completar? Sabes que tendrás MUCHO que aprender en un corto período de tiempo, así que ¿por dónde deberías empezar? ¿Qué información deberías priorizar para aprender hoy, mañana y la próxima semana?
Todos hemos estado ahí. Empezar un nuevo trabajo no es fácil, y la cantidad de conocimiento que tienes que procesar y entender puede ser abrumadora. Y aunque tu nuevo jefe ha dejado claro que está disponible para responder a cualquiera de tus preguntas, no quieres recurrir a ella por cada pequeño detalle.
En Guru, los nuevos empleados pueden respirar un poco más tranquilos al saber que todo lo que necesitarán para resolver sus nuevos trabajos es fácilmente accesible en Guru. Desde políticas específicas de recursos humanos, hasta procesos del equipo y plantillas de correo electrónico, hasta los mejores lugares para almorzar ramen - todo está en Guru.
En Guru creemos que “el conocimiento que necesitas para hacer tu trabajo debería encontrarte donde trabajas.” Eso incluye el conocimiento que necesitas saber para hacer tu trabajo. A medida que hemos crecido en Guru, hemos utilizado nuestro propio software de gestión de bases de conocimiento para formalizar nuestro proceso de incorporación de una manera que empodera a los nuevos empleados para adaptarse con un sentido de autonomía. Nuestra estrategia de incorporación se basa en tres componentes clave:
La estructura flexible de la aplicación web de Guru
Datos detallados de uso a nivel de usuario en tiempo real
Acceso transparente a conocimientos verificados interdepartamentales
1. Estructura flexible
Crear una estructura intuitiva para la incorporación de tus empleados es esencial. Se ha comprobado que los nuevos empleados que asisten a un programa de incorporación bien estructurado tienen un 69% más de probabilidades de permanecer en la empresa durante hasta tres años. Los programas de incorporación pueden tomar muchas formas, pero dado que todo nuestro conocimiento de la empresa ya vive en todas partes donde trabajamos a través de Guru, no fue complicado alojar nuestros procesos de nuevos empleados en Guru también. De esa manera, los nuevos empleados (o no tan nuevos – ¿no debería todo el mundo tener acceso continuo a la información del primer día como beneficios de transporte o membresías de gimnasio?) pueden volver a visitar todos los conocimientos de incorporación a través de Guru, en lugar de tener que navegar a una solución separada.
La estructura jerárquica de la aplicación web de Guru es ideal para organizar todo tipo de conocimiento, incluyendo materiales de incorporación. Consulta el ejemplo a continuación para ver cómo nuestro equipo de Éxito del Cliente aborda la incorporación. Almacenamos todo el conocimiento de incorporación para cada rol de CS en un solo lugar. Desde esa ubicación, los nuevos empleados pueden profundizar en los detalles de su rol específico. Dentro de la Junta específica de CSM, organizamos todo el conocimiento que los CSM necesitan para completar la incorporación en Tarjetas separadas, como CSM - Semana 3. Desglosamos las responsabilidades del rol, los objetivos generales de la incorporación, tareas y materiales de lectura para las primeras 12 semanas de un nuevo empleado en Guru.
Este formato permite a un nuevo empleado asimilar conocimientos a su propio ritmo, así como volver a consultar cualquier información a lo largo de su proceso de incorporación.
Otras soluciones de incorporación pueden ser rígidas, requiriendo a los usuarios completar módulos en un orden específico y dando poca visibilidad a la totalidad del programa de incorporación. En Guru, ya sea que un nuevo empleado quiera saltar de un lugar a otro y consumir conocimientos como desee, o que prefiera revisar metódicamente Tableros Tarjeta por Tarjeta, eso está bien – Guru puede adaptarse a cualquier estilo de aprendizaje.
Comienza tu base de conocimientos con esta plantilla:
Nos esforzamos por dar a los nuevos empleados un sentido de independencia desde el primer día, empoderándolos para buscar fácilmente a través de los materiales de capacitación en lugar de emplear un enfoque típico de ‘lista de verificación’. En lugar de adoptar un enfoque jerárquico y de talla única para la incorporación, utilizamos Guru para conectar de manera concreta las fortalezas específicas de un empleado con su contribución al éxito de la empresa.
Guru también empodera a los gerentes para personalizar su estructura de incorporación y formatear el conocimiento de maneras dinámicas y atractivas. Nuestro robusto editor de Tarjetas permite a los usuarios incrustar varios tipos de contenido en Tarjetas, incluyendo videos, PDFs, imágenes, e incluso contenido enriquecido de otras aplicaciones como Google Docs. Guru soporta edición en la aplicación que da a los usuarios la capacidad de realizar cambios en el contenido incrustado sin tener que abandonar Guru.
La función de vinculación de Tarjeta a Tarjeta también es ideal para hacer referencia a Tarjetas de otros Tableros, o incluso a través de Colecciones departamentales (es decir, “Consulta las preguntas frecuentes del equipo de Ventas aquí.”) Poder vincular o copiar marcos existentes también ahorra a los gerentes la necesidad de reinventar la rueda. Quizás tu equipo de Soporte pasó mucho tiempo desarrollando una plantilla integral para un proceso específico; ¿por qué no ahorrarte algo de tiempo (y agregar una capa de consistencia interdepartamental en el proceso) y copiar ese marco para tu equipo en lugar de hacer el tuyo propio?
La estructura jerárquica de Guru hace que tanto organizar como consumir conocimiento sea fácil. Nuestros nuevos empleados pueden incorporarse a su propio ritmo y nuestros gerentes tienen total autonomía sobre el conocimiento que están consultando sus informes directos.
2. Datos en tiempo real
Puede ser un desafío para un gerente reconocer si y cuándo un nuevo empleado necesita ayuda o tiene preguntas sobre algo específico durante su proceso de incorporación. Con los datos a nivel de equipo y usuario de Guru, puedes ver qué Tarjetas está leyendo un nuevo empleado, cuántas veces ha visto una Tarjeta en particular, así como qué palabras clave son las que más comúnmente se buscan por un grupo particular de usuarios. Consulta los ejemplos de métricas de Usuario abajo.
Con los datos a nivel de Tarjeta, Guru te permite asegurarte que todos, tanto nuevos como no tan nuevos en tu equipo, han visto un conocimiento específico. Esto es especialmente útil al incorporar nuevos empleados, ya que puedes indagar en las vistas específicas de Tarjetas para ver una lista de qué usuarios han visto y cuáles no han visto la Tarjeta y hacer un seguimiento: “Parece que no has tenido la oportunidad de revisar la Tarjeta Consejos de Incorporación para Empleados aún, consúltala aquí.”
La visibilidad sobre cómo los usuarios están consumiendo conocimiento mantiene a los gerentes informados y también contribuye a evolucionar tu estrategia de incorporación. Si un nuevo empleado ha visto una Tarjeta 27 veces, ¿es porque necesita consultarla todos los días o porque hay algo en ella que le está confundiendo? Esa es una distinción importante y una que nuestros gerentes pueden resolver gracias a las analíticas de Guru. Los gerentes también pueden profundizar en las búsquedas en Guru que no producen resultados para tener una idea de lo que sus compañeros están buscando y no encuentran. Si varias personas han buscado ‘plan 401K’ y no se encontró nada, eso indica que hay una necesidad de una nueva Tarjeta.
Una de las partes más importantes de la incorporación es asegurar que el conocimiento que los nuevos empleados están consumiendo esté actualizado. Si tu programa de incorporación incluye una versión antigua de tus diapositivas o materiales de antes de tu última actualización de marca, tus nuevos empleados estarán asimilando información errónea. Cada pieza de conocimiento en Guru es asignada a un Verificador, que es luego responsable de mantener esa información actualizada y precisa. Los verificadores también deben especificar una frecuencia a la que volverán a verificar una pieza de conocimiento determinada. Si esa Tarjeta alcanza el final de su plazo de confianza asignado, se etiqueta automáticamente como ‘No Confiable’ hasta que el verificador ingrese y afirme que el conocimiento aún es preciso.
Con un indicador claro del estado de confianza de una Tarjeta, los nuevos empleados pueden sentirse seguros de que el conocimiento que están consumiendo en Guru es preciso. Si una Tarjeta es ‘No Confiable’, o si un nuevo empleado tiene una pregunta sobre el conocimiento, puede fácilmente comentar en la Tarjeta y pedirle al Verificador aclaraciones sin tener que interrumpir el flujo de una capacitación.
La intuitiva gestión de permisos de Guru permite a los gerentes establecer reglas separadas sobre quién puede ver Tarjetas y quién puede editarlas. En Guru, creemos que el conocimiento debería ser compartido a través de líneas departamentales, así que casi todo el conocimiento de nuestro equipo puede ser visto por todos los empleados. Este alto nivel de transparencia fomenta la colaboración, reduce la redundancia de información entre equipos y empodera a los nuevos empleados con acceso a información sobre casi cualquier cosa. Esto también promueve un aprendizaje personalizado, ya que los nuevos empleados pueden buscar y encontrar información adicional que pueda interesarles a través de los departamentos.
La incorporación no se trata solo de aprender políticas de la empresa y procesos de equipo, también se trata de conocer a tu nuevo equipo. En Guru, hemos creado un cuestionario de “Historia de Vida” que cada empleado completa y usa para hacer su primera Tarjeta Guru. Hace preguntas como:
¿Cuál fue el primer concierto al que asististe?
¿Programa de TV o película favorita?
¿Qué otras habilidades o trabajos secundarios traes a la mesa?
Se le pide a cada nuevo empleado que cree su propia Tarjeta de “Historia de Vida” dentro de su primera semana en Guru, lo que los empodera para aprender más sobre el software y llevar su verdadero yo al trabajo. Una vez que un nuevo empleado crea su Tarjeta de Historia de Vida, toda la empresa la ve aparecer en nuestro nuevo feed de actividad de Tarjetas en Slack, lo que incita a otros empleados a leer sobre su nuevo compañero de trabajo y establecer conexiones.
Con acceso a las historias de vida de todos los demás en Guru, un nuevo empleado puede rápidamente poner nombres a rostros, conectarse con personas con intereses similares (a pesar de la geografía), y sentirse de inmediato como una parte real de la comunidad de Guru. Además, dado que estas Tarjetas viven en Guru, siempre son referenciables para cualquier persona que necesite una reintroducción a un compañero de trabajo o simplemente quiera una nueva recomendación de programa de TV.
El conocimiento que necesitas para hacer tu trabajo
Guru empodera a los individuos para alcanzar todo su potencial al entregar el conocimiento que necesitan para hacer su trabajo. Los materiales de capacitación e incorporación caen bajo ese amplio paraguas de conocimiento. En Guru, nos esforzamos por equipar a todos los empleados con todo el conocimiento que necesitan para tener éxito. Al utilizar nuestro propio producto para formalizar nuestro proceso de incorporación, disfrutamos de un formato flexible y una estructura intuitiva, visibilidad en patrones de uso y vacíos de conocimiento, y transparencia y precisión entre departamentos.
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