How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Aqui no Guru, usamos nossa própria ferramenta para realizar o processo de integração de novos contratados de forma eficiente. Saiba como rastreamos materiais de integração e melhoramos as equipes.
É seu primeiro dia em um novo emprego. Você é recebido com um high five e um computador novo e brilhante. Você se senta na sua mesa, faz login na rede WiFi e... e agora? Você pode ter algumas sessões de treinamento para participar mais tarde à tarde, ou alguns artigos para ler, mas e se você tiver perguntas que não foram cobertas na sessão de boas-vindas? A quem você recorre para perguntas ou problemas sobre a folha de pagamento? Há mais alguma coisa que você precisa preencher? Você sabe que terá MUITO o que aprender em um curto espaço de tempo, então por onde você deve começar? Qual informação você deve priorizar aprender hoje, amanhã e na próxima semana?
Todos nós já passamos por isso. Começar um novo emprego não é fácil, e a quantidade de conhecimento que você precisa processar e entender pode ser esmagadora. E enquanto seu novo chefe deixou claro que está disponível para responder a quaisquer perguntas, você não quer incomodá-la por cada pequena coisa.
No Guru, os novos funcionários podem respirar um pouco mais aliviados sabendo que tudo o que precisam para entender seus novos empregos está facilmente acessível no Guru. Desde políticas específicas de RH, até processos de equipe e modelos de e-mail, até os melhores lugares para almoçar ramen - tudo está no Guru.
No Guru, acreditamos que “o conhecimento que você precisa para fazer seu trabalho deve encontrá-lo onde você trabalha.” Isso inclui o conhecimento que você precisa saber para fazer seu trabalho. À medida que crescemos no Guru, utilizamos nosso próprio software de gestão de conhecimento para formalizar nosso processo de integração de forma a capacitar novos funcionários a se adaptarem com um senso de autonomia. Nossa estratégia de integração depende de três componentes-chave:
A estrutura flexível do aplicativo web do Guru
Dados detalhados em tempo real sobre o nível de uso dos usuários
Acesso transparente ao conhecimento verificado entre departamentos
1. Estrutura flexível
Criar uma estrutura intuitiva para a integração de seus funcionários é essencial. Novos funcionários que participam de um programa de integração bem estruturado têm 69% mais chances de permanecer na empresa por até três anos. Os programas de integração podem ter muitas formas, mas como todo o nosso conhecimento sobre a empresa já existe em todos os lugares onde trabalhamos por meio do Guru, foi evidente que também deveríamos abrigar nossos processos de contratação no Guru. Dessa forma, novos funcionários (ou não tão novos – não deveria todo mundo ter acesso contínuo a informações do primeiro dia, como benefícios de transporte ou associações de ginástica?) podem revisitar todo o conhecimento da integração através do Guru, em vez de ter que navegar até uma solução separada.
A estrutura em camadas do aplicativo web do Guru é ideal para organizar todos os tipos de conhecimento, incluindo materiais de integração. Confira o exemplo abaixo para ver como nossa equipe de Sucesso do Cliente aborda a integração. Armazenamos todo o conhecimento de integração para cada função de CS em um só lugar. A partir desse local, novos funcionários podem se aprofundar nos detalhes de sua função específica. Dentro do Quadro específico de CSM, organizamos todo o conhecimento que os CSMs precisam para completar a integração em Cartões separados, como CSM - Semana 3. Dividimos as responsabilidades da função, os objetivos gerais da integração, tarefas e materiais de leitura para as primeiras 12 semanas de um novo funcionário no Guru.
Esse formato permite que um novo funcionário assimile o conhecimento em seu próprio ritmo, além de poder referir-se a qualquer informação ao longo de seu processo de integração.
Outras soluções de integração podem ser rígidas, exigindo que os usuários completem módulos em uma ordem específica e oferecendo pouca visibilidade sobre a totalidade do programa de integração. No Guru, seja um novo funcionário querendo pular de um assunto para outro e consumir conhecimento como preferir, ou passar meticulosamente pelos Quadros, cartão por cartão, tudo bem - o Guru pode se adaptar a qualquer estilo de aprendizado.
Comece sua base de conhecimento com este modelo:
Nos esforçamos para dar aos novos funcionários um senso de independência desde o primeiro dia, capacitando-os a pesquisar facilmente através dos materiais de treinamento em vez de adotar uma abordagem típica de ‘checklist’. Em vez de adotar uma abordagem de cima para baixo, uma solução padronizada para a integração, usamos o Guru para conectar concretamente as forças específicas de um funcionário com como ele contribuirá para o sucesso da empresa.
O Guru também capacita os gerentes a personalizar sua estrutura de integração e formatar o conhecimento de maneiras dinâmicas e envolventes. Nosso robusto editor de Cartões permite que os usuários incorporem vários tipos de conteúdo em Cartões, incluindo vídeos, PDFs, imagens e até mesmo conteúdo rico de outras aplicações como o Google Docs. O Guru suporta edição no aplicativo, permitindo que os usuários façam alterações no conteúdo incorporado sem sair do Guru.
O recurso de linkagem de Cartão a Cartão também é ideal para referenciar Cartões de outros Quadros, ou até mesmo entre Coleções de departamentos (ou seja, “Confira as principais perguntas frequentes da equipe de Vendas aqui.”) Poder vincular ou copiar estruturas existentes também economiza tempo dos gerentes ao evitar que eles tenham que reinventar a roda. Talvez sua equipe de Suporte tenha dedicado muito tempo desenvolvendo um modelo abrangente para um processo específico; por que não economizar tempo (e adicionar uma camada de consistência interdepartamental no processo) e copiar essa estrutura para sua equipe em vez de criar a sua?
A estrutura em camadas do Guru facilita tanto a organização quanto o consumo de conhecimento. Nossos novos contratados podem integrar-se no seu próprio ritmo e nossos gerentes têm total autonomia sobre o conhecimento que suas equipes diretas estão acessando.
2. Dados em tempo real
Pode ser desafiador para um gerente reconhecer se e quando um novo funcionário precisa de ajuda ou tem perguntas sobre algo específico durante seu processo de integração. Com os dados de equipe e nível de usuário do Guru, você pode ver quais Cartões um novo contratado está lendo, com que frequência eles visualizaram um determinado Cartão, além de quais palavras-chave são mais frequentemente pesquisadas por um determinado grupo de usuários. Veja os métricas de Drilldown de usuários abaixo.
Com dados de nível de Cartão, o Guru permite que você se certifique de que todos os novos funcionários e os não tão novos estão vendo um determinado conhecimento. Isso é especialmente útil ao integrar novos funcionários, pois você pode se aprofundar nas visualizações específicas de Cartões para ver uma lista de quais usuários visualizaram e quais não visualizaram o Cartão e fazer o acompanhamento: “Parece que você ainda não teve a chance de revisar o Cartão de Dicas de Integração de Funcionários, confira aqui.”
A visibilidade de como os usuários estão consumindo conhecimento mantém os gerentes informados e também contribui para a evolução de sua estratégia de integração. Se um novo funcionário visualizou um cartão 27 vezes, isso é porque ele precisa referenciar isso todos os dias ou porque algo nele está confuso? Essa é uma distinção importante, e uma que nossos gerentes conseguem esclarecer graças às análises do Guru. Os gerentes também podem explorar buscas no Guru que não geraram resultados para entender o que seus colegas estavam procurando e não encontraram. Se várias pessoas pesquisaram por ‘plano 401K’ e nada apareceu, isso indica que há uma necessidade de um novo Cartão.
Uma das partes mais importantes da integração é garantir que o conhecimento que os novos contratados estão consumindo esteja atualizado. Se seu programa de integração inclui uma versão antiga de seu deck de slides ou materiais de antes da sua última atualização de marca, seus novos contratados estarão assimilando o conhecimento errado. Cada peça de conhecimento no Guru é designada a um Verificador, que é responsável por manter essas informações atualizadas e precisas. Os verificadores também devem especificar uma frequência com a qual irão re-verificar uma determinada peça de conhecimento. Se esse Cartão atingir o fim da sua janela de confiança, ele é automaticamente rotulado como ‘Não Confiável’ até que o verificador entre e afirme que o conhecimento ainda é preciso.
Com um indicador claro do status de confiança de um Cartão, os novos funcionários podem se sentir seguros de que o conhecimento que estão consumindo no Guru é preciso. Se um Cartão é ‘Não Confiável’, ou se um novo funcionário tem uma pergunta sobre o conhecimento, ele pode facilmente comentar no Cartão e pedir ao Verificador esclarecimentos sem incomodá-lo fisicamente ou interromper o fluxo de um treinamento.
A permissão intuitiva do Guru permite que os gerentes estabeleçam regras separadas sobre quem pode ver Cartões e quem pode editá-los. No Guru, acreditamos que o conhecimento deve ser compartilhado entre os departamentos, por isso quase todo o conhecimento de nossa equipe pode ser visto por todos os funcionários. Esse alto nível de transparência promove a colaboração, reduz a redundância de informações entre equipes e empodera novos funcionários com acesso a informações sobre praticamente qualquer coisa. Isso também promove o aprendizado personalizado, pois novos funcionários podem pesquisar e encontrar informações adicionais que possam ser de interesse para eles entre departamentos.
Integração não é apenas sobre aprender as políticas da empresa e os processos da equipe, é também sobre conhecer sua nova equipe. No Guru, criamos um questionário “História de Vida” que cada funcionário deve completar e usar para fazer seu primeiro Cartão no Guru. Ele faz perguntas como:
Qual foi o primeiro show que você foi?
Programa de TV/filme favorito?
Quais outros projetos/habilidades você traz para a mesa?
Cada novo funcionário é convidado a criar seu próprio Cartão “História de Vida” dentro da primeira semana no Guru, o que o capacita a aprender mais sobre o software e trazer seu eu completo para o trabalho. Uma vez que um novo funcionário cria seu Cartão de História de Vida, toda a empresa vê isso aparecer no nosso feed de atividade de novos Cartões no Slack, o que pode incentivar outros funcionários a ler sobre seu novo colega e estabelecer conexões!
Com acesso às histórias de vida de todos no Guru, um novo funcionário pode rapidamente associar nomes a rostos, conectar-se a pessoas com interesses semelhantes (apesar da distância) e imediatamente se sentir parte da comunidade Guru. Além disso, como esses Cartões vivem no Guru, eles são sempre referenciáveis para qualquer um que precise de uma reintrodução a um colega ou simplesmente queira uma nova recomendação de programa de TV.
O conhecimento que você precisa para fazer seu trabalho
O Guru empodera os indivíduos a atingirem seu pleno potencial, fornecendo o conhecimento que precisam para desempenhar seus trabalhos. Materiais de treinamento e integração se enquadram na abrangência desse conhecimento. No Guru, nos esforçamos para equipar todos os funcionários com todo o conhecimento que precisam para ter sucesso. Usando nosso próprio produto para formalizar nosso processo de integração, desfrutamos de um formato flexível e uma estrutura intuitiva, visibilidade sobre padrões de uso e lacunas de conhecimento, além de transparência e precisão entre departamentos.
Para mais informações sobre como sua equipe pode usar o Guru para integração, entre em contato em support@getguru.com.
É seu primeiro dia em um novo emprego. Você é recebido com um high five e um computador novo e brilhante. Você se senta na sua mesa, faz login na rede WiFi e... e agora? Você pode ter algumas sessões de treinamento para participar mais tarde à tarde, ou alguns artigos para ler, mas e se você tiver perguntas que não foram cobertas na sessão de boas-vindas? A quem você recorre para perguntas ou problemas sobre a folha de pagamento? Há mais alguma coisa que você precisa preencher? Você sabe que terá MUITO o que aprender em um curto espaço de tempo, então por onde você deve começar? Qual informação você deve priorizar aprender hoje, amanhã e na próxima semana?
Todos nós já passamos por isso. Começar um novo emprego não é fácil, e a quantidade de conhecimento que você precisa processar e entender pode ser esmagadora. E enquanto seu novo chefe deixou claro que está disponível para responder a quaisquer perguntas, você não quer incomodá-la por cada pequena coisa.
No Guru, os novos funcionários podem respirar um pouco mais aliviados sabendo que tudo o que precisam para entender seus novos empregos está facilmente acessível no Guru. Desde políticas específicas de RH, até processos de equipe e modelos de e-mail, até os melhores lugares para almoçar ramen - tudo está no Guru.
No Guru, acreditamos que “o conhecimento que você precisa para fazer seu trabalho deve encontrá-lo onde você trabalha.” Isso inclui o conhecimento que você precisa saber para fazer seu trabalho. À medida que crescemos no Guru, utilizamos nosso próprio software de gestão de conhecimento para formalizar nosso processo de integração de forma a capacitar novos funcionários a se adaptarem com um senso de autonomia. Nossa estratégia de integração depende de três componentes-chave:
A estrutura flexível do aplicativo web do Guru
Dados detalhados em tempo real sobre o nível de uso dos usuários
Acesso transparente ao conhecimento verificado entre departamentos
1. Estrutura flexível
Criar uma estrutura intuitiva para a integração de seus funcionários é essencial. Novos funcionários que participam de um programa de integração bem estruturado têm 69% mais chances de permanecer na empresa por até três anos. Os programas de integração podem ter muitas formas, mas como todo o nosso conhecimento sobre a empresa já existe em todos os lugares onde trabalhamos por meio do Guru, foi evidente que também deveríamos abrigar nossos processos de contratação no Guru. Dessa forma, novos funcionários (ou não tão novos – não deveria todo mundo ter acesso contínuo a informações do primeiro dia, como benefícios de transporte ou associações de ginástica?) podem revisitar todo o conhecimento da integração através do Guru, em vez de ter que navegar até uma solução separada.
A estrutura em camadas do aplicativo web do Guru é ideal para organizar todos os tipos de conhecimento, incluindo materiais de integração. Confira o exemplo abaixo para ver como nossa equipe de Sucesso do Cliente aborda a integração. Armazenamos todo o conhecimento de integração para cada função de CS em um só lugar. A partir desse local, novos funcionários podem se aprofundar nos detalhes de sua função específica. Dentro do Quadro específico de CSM, organizamos todo o conhecimento que os CSMs precisam para completar a integração em Cartões separados, como CSM - Semana 3. Dividimos as responsabilidades da função, os objetivos gerais da integração, tarefas e materiais de leitura para as primeiras 12 semanas de um novo funcionário no Guru.
Esse formato permite que um novo funcionário assimile o conhecimento em seu próprio ritmo, além de poder referir-se a qualquer informação ao longo de seu processo de integração.
Outras soluções de integração podem ser rígidas, exigindo que os usuários completem módulos em uma ordem específica e oferecendo pouca visibilidade sobre a totalidade do programa de integração. No Guru, seja um novo funcionário querendo pular de um assunto para outro e consumir conhecimento como preferir, ou passar meticulosamente pelos Quadros, cartão por cartão, tudo bem - o Guru pode se adaptar a qualquer estilo de aprendizado.
Comece sua base de conhecimento com este modelo:
Nos esforçamos para dar aos novos funcionários um senso de independência desde o primeiro dia, capacitando-os a pesquisar facilmente através dos materiais de treinamento em vez de adotar uma abordagem típica de ‘checklist’. Em vez de adotar uma abordagem de cima para baixo, uma solução padronizada para a integração, usamos o Guru para conectar concretamente as forças específicas de um funcionário com como ele contribuirá para o sucesso da empresa.
O Guru também capacita os gerentes a personalizar sua estrutura de integração e formatar o conhecimento de maneiras dinâmicas e envolventes. Nosso robusto editor de Cartões permite que os usuários incorporem vários tipos de conteúdo em Cartões, incluindo vídeos, PDFs, imagens e até mesmo conteúdo rico de outras aplicações como o Google Docs. O Guru suporta edição no aplicativo, permitindo que os usuários façam alterações no conteúdo incorporado sem sair do Guru.
O recurso de linkagem de Cartão a Cartão também é ideal para referenciar Cartões de outros Quadros, ou até mesmo entre Coleções de departamentos (ou seja, “Confira as principais perguntas frequentes da equipe de Vendas aqui.”) Poder vincular ou copiar estruturas existentes também economiza tempo dos gerentes ao evitar que eles tenham que reinventar a roda. Talvez sua equipe de Suporte tenha dedicado muito tempo desenvolvendo um modelo abrangente para um processo específico; por que não economizar tempo (e adicionar uma camada de consistência interdepartamental no processo) e copiar essa estrutura para sua equipe em vez de criar a sua?
A estrutura em camadas do Guru facilita tanto a organização quanto o consumo de conhecimento. Nossos novos contratados podem integrar-se no seu próprio ritmo e nossos gerentes têm total autonomia sobre o conhecimento que suas equipes diretas estão acessando.
2. Dados em tempo real
Pode ser desafiador para um gerente reconhecer se e quando um novo funcionário precisa de ajuda ou tem perguntas sobre algo específico durante seu processo de integração. Com os dados de equipe e nível de usuário do Guru, você pode ver quais Cartões um novo contratado está lendo, com que frequência eles visualizaram um determinado Cartão, além de quais palavras-chave são mais frequentemente pesquisadas por um determinado grupo de usuários. Veja os métricas de Drilldown de usuários abaixo.
Com dados de nível de Cartão, o Guru permite que você se certifique de que todos os novos funcionários e os não tão novos estão vendo um determinado conhecimento. Isso é especialmente útil ao integrar novos funcionários, pois você pode se aprofundar nas visualizações específicas de Cartões para ver uma lista de quais usuários visualizaram e quais não visualizaram o Cartão e fazer o acompanhamento: “Parece que você ainda não teve a chance de revisar o Cartão de Dicas de Integração de Funcionários, confira aqui.”
A visibilidade de como os usuários estão consumindo conhecimento mantém os gerentes informados e também contribui para a evolução de sua estratégia de integração. Se um novo funcionário visualizou um cartão 27 vezes, isso é porque ele precisa referenciar isso todos os dias ou porque algo nele está confuso? Essa é uma distinção importante, e uma que nossos gerentes conseguem esclarecer graças às análises do Guru. Os gerentes também podem explorar buscas no Guru que não geraram resultados para entender o que seus colegas estavam procurando e não encontraram. Se várias pessoas pesquisaram por ‘plano 401K’ e nada apareceu, isso indica que há uma necessidade de um novo Cartão.
Uma das partes mais importantes da integração é garantir que o conhecimento que os novos contratados estão consumindo esteja atualizado. Se seu programa de integração inclui uma versão antiga de seu deck de slides ou materiais de antes da sua última atualização de marca, seus novos contratados estarão assimilando o conhecimento errado. Cada peça de conhecimento no Guru é designada a um Verificador, que é responsável por manter essas informações atualizadas e precisas. Os verificadores também devem especificar uma frequência com a qual irão re-verificar uma determinada peça de conhecimento. Se esse Cartão atingir o fim da sua janela de confiança, ele é automaticamente rotulado como ‘Não Confiável’ até que o verificador entre e afirme que o conhecimento ainda é preciso.
Com um indicador claro do status de confiança de um Cartão, os novos funcionários podem se sentir seguros de que o conhecimento que estão consumindo no Guru é preciso. Se um Cartão é ‘Não Confiável’, ou se um novo funcionário tem uma pergunta sobre o conhecimento, ele pode facilmente comentar no Cartão e pedir ao Verificador esclarecimentos sem incomodá-lo fisicamente ou interromper o fluxo de um treinamento.
A permissão intuitiva do Guru permite que os gerentes estabeleçam regras separadas sobre quem pode ver Cartões e quem pode editá-los. No Guru, acreditamos que o conhecimento deve ser compartilhado entre os departamentos, por isso quase todo o conhecimento de nossa equipe pode ser visto por todos os funcionários. Esse alto nível de transparência promove a colaboração, reduz a redundância de informações entre equipes e empodera novos funcionários com acesso a informações sobre praticamente qualquer coisa. Isso também promove o aprendizado personalizado, pois novos funcionários podem pesquisar e encontrar informações adicionais que possam ser de interesse para eles entre departamentos.
Integração não é apenas sobre aprender as políticas da empresa e os processos da equipe, é também sobre conhecer sua nova equipe. No Guru, criamos um questionário “História de Vida” que cada funcionário deve completar e usar para fazer seu primeiro Cartão no Guru. Ele faz perguntas como:
Qual foi o primeiro show que você foi?
Programa de TV/filme favorito?
Quais outros projetos/habilidades você traz para a mesa?
Cada novo funcionário é convidado a criar seu próprio Cartão “História de Vida” dentro da primeira semana no Guru, o que o capacita a aprender mais sobre o software e trazer seu eu completo para o trabalho. Uma vez que um novo funcionário cria seu Cartão de História de Vida, toda a empresa vê isso aparecer no nosso feed de atividade de novos Cartões no Slack, o que pode incentivar outros funcionários a ler sobre seu novo colega e estabelecer conexões!
Com acesso às histórias de vida de todos no Guru, um novo funcionário pode rapidamente associar nomes a rostos, conectar-se a pessoas com interesses semelhantes (apesar da distância) e imediatamente se sentir parte da comunidade Guru. Além disso, como esses Cartões vivem no Guru, eles são sempre referenciáveis para qualquer um que precise de uma reintrodução a um colega ou simplesmente queira uma nova recomendação de programa de TV.
O conhecimento que você precisa para fazer seu trabalho
O Guru empodera os indivíduos a atingirem seu pleno potencial, fornecendo o conhecimento que precisam para desempenhar seus trabalhos. Materiais de treinamento e integração se enquadram na abrangência desse conhecimento. No Guru, nos esforçamos para equipar todos os funcionários com todo o conhecimento que precisam para ter sucesso. Usando nosso próprio produto para formalizar nosso processo de integração, desfrutamos de um formato flexível e uma estrutura intuitiva, visibilidade sobre padrões de uso e lacunas de conhecimento, além de transparência e precisão entre departamentos.
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