C'est votre premier jour dans un nouvel emploi. Vous êtes accueilli avec un high five et un nouvel ordinateur brillant. Vous vous asseyez à votre bureau, vous vous connectez au réseau WiFi et... maintenant quoi ? Vous aurez peut-être quelques sessions de formation à suivre plus tard dans l'après-midi, ou quelques articles à lire, mais que faire si vous avez des questions qui n'ont pas été abordées lors de la session de bienvenue ? Vers qui pouvez-vous vous tourner pour des questions de paie ou des problèmes avec votre e-mail ? Avez-vous besoin de remplir autre chose ? Vous savez que vous aurez BEAUCOUP à apprendre en peu de temps, alors où devriez-vous commencer ? Quelles informations devriez-vous prioriser à apprendre aujourd'hui par rapport à demain par rapport à la semaine prochaine ?

Nous sommes tous passés par là. Commencer un nouvel emploi n'est pas facile, et la quantité de connaissances que vous devez traiter et comprendre peut être écrasante. Et bien que votre nouvelle patronne ait clairement indiqué qu'elle est disponible pour répondre à toutes vos questions, vous ne voulez pas lui taper sur l'épaule pour chaque petit détail.

Chez Guru, les nouveaux employés peuvent respirer un peu plus facilement en sachant que tout ce dont ils ont besoin pour comprendre leur nouveau travail est facilement accessible dans Guru. Des politiques RH spécifiques, aux processus d'équipe et aux modèles d'e-mail, aux meilleurs endroits pour le déjeuner ramen – c'est tout dans Guru.

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Chez Guru, nous croyons que « les connaissances dont vous avez besoin pour faire votre travail devraient vous trouver là où vous travaillez. » Cela inclut les connaissances que vous devez savoir pour faire votre travail. Alors que nous avons grandi chez Guru, nous avons utilisé notre propre logiciel de gestion de base de connaissances pour formaliser notre processus d'intégration d'une manière qui permet aux nouveaux employés de monter en compétence avec un sentiment d'autonomie. Notre stratégie d'intégration repose sur trois composants clés :

1. La structure flexible de l'application web de Guru
2. Des données détaillées sur l'utilisation au niveau des utilisateurs en temps réel
3. Accès transparent à des connaissances vérifiées inter-départementales

1. Structure flexible

Créer une structure intuitive pour l'intégration de vos employés est essentiel. Les nouveaux employés qui participent à un programme d'intégration bien structuré sont **69% plus susceptibles de rester dans l'entreprise** pendant trois ans. Les programmes d'intégration peuvent prendre de nombreuses formes, mais étant donné que toutes les connaissances de notre entreprise vivent déjà partout où nous travaillons grâce à Guru, il a été évident de loger nos processus de nouveaux employés dans Guru également. De cette manière, les nouvelles recrues (ou les recrues qui ne sont pas si nouvelles – personne ne devrait-il pas avoir un accès continu aux informations du jour un, comme les avantages liés aux déplacements ou les abonnements à la salle de sport ?) peuvent revisiter toutes les connaissances d'intégration grâce à Guru, plutôt que de devoir naviguer vers une solution distincte.

La structure par niveaux de l'application web de Guru est idéale pour organiser toutes sortes de connaissances, y compris les matériaux d'intégration. Consultez l'exemple ci-dessous pour voir comment notre équipe Customer Success aborde l'intégration. Nous rassemblons toutes les connaissances d'intégration pour chaque rôle de CS à un seul endroit. À partir de cet emplacement, les nouvelles recrues peuvent examiner les spécificités de leur rôle particulier. Dans le tableau spécifique aux CSM, nous organisons toutes les connaissances dont les CSM ont besoin pour compléter leur intégration dans des cartes séparées, comme CSM - Semaine 3. Nous détaillons les responsabilités liées aux rôles, les objectifs globaux de l'intégration, les tâches, et les matériaux de lecture pour les douze premières semaines d'une nouvelle recrue chez Guru.

Ce format permet à un nouvel employé d'assimiler les connaissances à son rythme, ainsi que de faire référence à toute information tout au long de son processus d'intégration.

Les autres solutions d'intégration peuvent être rigides, obligeant les utilisateurs à compléter les modules dans un ordre spécifique et offrant peu de visibilité sur l'ensemble du programme d'intégration. Chez Guru, que ce soit une nouvelle recrue qui souhaite sautiller et consommer les connaissances comme elle le souhaite, ou aborder méthodiquement les cartes du tableau une par une, c'est parfait – Guru peut s'adapter à tout style d'apprentissage.

Commencez votre base de connaissances avec ce modèle :

Nous nous efforçons de donner aux nouveaux employés un sentiment d'indépendance dès le premier jour en les autorisant à rechercher facilement à travers les matériaux de formation au lieu d'utiliser une approche typique de « liste de contrôle ». Plutôt que d'adopter une approche descendante et standardisée pour l'intégration, nous utilisons Guru pour relier de manière concrète les forces spécifiques d'un employé à la manière dont elles contribueront au succès de l'entreprise.

Guru permet également aux responsables de personnaliser leur structure d'intégration et de formater les connaissances de manière dynamique et engageante. Notre robuste éditeur de cartes permet aux utilisateurs d'incorporer divers types de contenu dans des cartes, y compris des vidéos, des PDF, des images, et même du contenu riche provenant d'autres applications comme Google Docs. Guru prend en charge l'édition dans l'application qui donne aux utilisateurs la possibilité de modifier le contenu embarqué sans jamais quitter Guru.

La fonctionnalité de lien de carte à carte est également idéale pour référencer des cartes provenant d'autres tableaux, ou même à travers des Collections inter-départementales (c'est-à-dire « Découvrez les questions fréquentes de l'équipe commerciale ici." ) Avoir la possibilité de lier ou de copier des cadres existants permet également d'éviter aux responsables de recréer la roue. Peut-être que votre équipe d'assistance a passé beaucoup de temps à développer un modèle complet pour un processus spécifique ; pourquoi ne pas vous faire gagner du temps (et ajouter un niveau de cohérence inter-départemental dans le processus) en copiant ce cadre pour votre équipe au lieu de créer le vôtre ?

La structure par niveaux de Guru rend à la fois l'organisation et la consommation des connaissances très simples. Nos nouvelles recrues peuvent s'intégrer à leur propre rythme et nos responsables ont une autonomie totale sur les connaissances que leurs subordonnés directs consultent.

2. Données en temps réel

Il peut être difficile en tant que responsable de déterminer si et quand un nouvel employé a besoin d'aide ou a des questions sur quelque chose de spécifique pendant son processus d'intégration. Avec les données au niveau de l'équipe et de l'utilisateur de Guru, vous pouvez voir quelles cartes un nouvel employé lit, combien de fois il a consulté une carte en particulier, ainsi que quels mots-clés sont le plus souvent recherchés par un groupe particulier d'utilisateurs. Consultez les exemples de métriques User Drilldown ci-dessous.

Avec les données au niveau des cartes, Guru vous permet de vous assurer que tout le monde, nouveau et moins nouveau sur votre équipe, a consulté une pièce de connaissance spécifique. Cela est particulièrement utile lors de l'intégration des nouveaux employés, car vous pouvez examiner les vues de cartes spécifiques pour voir une liste des utilisateurs qui ont et n'ont pas consulté la carte et suivre : « Il semble que vous n'ayez pas eu la chance de consulter la carte des Conseils d'intégration des employés, consultez-la ici. »

La visibilité sur la manière dont les utilisateurs consomment les connaissances maintient les responsables informés et contribue également à faire évoluer votre stratégie d'intégration. Si une nouvelle recrue a consulté une carte 27 fois, est-ce parce qu'elle doit s'y référer tous les jours ou parce que quelque chose à l'intérieur lui cause confusion ? C'est une distinction importante et que nos responsables sont capables de comprendre grâce à l'analyse de Guru. Les responsables peuvent également examiner les recherches dans Guru qui ne produisent aucun résultat pour comprendre ce que leurs coéquipiers recherchent et ne trouvent pas. Si plusieurs personnes ont recherché « plan 401K » et que rien n'est apparu, cela indique qu'il y a un besoin d'une nouvelle carte.

3. Transparence + Contenu vérifié = Autonomisation

Une des parties les plus importantes de l'intégration est de s'assurer que les connaissances que les nouvelles recrues consomment sont à jour. Si votre programme d'intégration comprend une ancienne version de votre présentation ou des matériaux d'avant votre dernier rafraîchissement de marque, vos nouvelles recrues assimileront les mauvaises connaissances. Chaque pièce de connaissance dans Guru est assignée à un Vérificateur, qui est ensuite responsable de maintenir cette information à jour et précise. Les vérificateurs doivent également spécifier une fréquence à laquelle ils re-vérifieront une pièce de connaissance donnée. Si cette carte atteint la fin de sa fenêtre de confiance allouée, elle est automatiquement étiquetée « Non fiable » jusqu'à ce que le vérificateur aille confirmer que la connaissance est toujours précise.

Avec un indicateur clair de l'état de confiance d'une carte, les nouveaux employés peuvent se sentir confiants que les connaissances qu'ils consomment dans Guru sont précises. Si une carte est « Non fiable », ou si un nouvel employé a une question sur la connaissance, il peut facilement commenter sur la carte et demander au vérificateur des clarifications sans avoir à les interrompre physiquement ou à perturber le déroulement d'une formation.

L'autorisation intuitive de Guru permet aux responsables de définir des règles distinctes sur qui peut voir des cartes et qui peut les modifier. Chez Guru, nous croyons que la connaissance doit être partagée entre les départements, donc presque toutes les connaissances de notre équipe peuvent être consultées par tous les employés. Ce niveau élevé de transparence favorise la collaboration, réduit la redondance des informations entre les équipes, et permet aux nouvelles recrues d'accéder à des informations sur à peu près n'importe quoi. Cela favorise également un apprentissage personnalisé, car les nouvelles recrues peuvent rechercher et trouver des informations supplémentaires qui pourraient les intéresser dans les départements.

L'intégration ne consiste pas seulement à apprendre les politiques d'entreprise et les processus d'équipe, il s'agit aussi de rencontrer votre nouvelle équipe. Chez Guru, nous avons créé un questionnaire « Histoire de vie » que chaque employé remplit et utilise pour créer sa toute première carte Guru. Il pose des questions comme :

• Quel était le premier concert que vous avez assisté ?
• Émission de télévision / Film préféré ?
• Quelles autres compétences / activités secondaires apportez-vous ?

Chaque nouvel employé est invité à créer sa propre carte « Histoire de vie » au cours de sa première semaine chez Guru, ce qui leur permet d'en apprendre davantage sur le logiciel et d'apporter tout leur être au travail. Une fois qu'un nouvel employé crée sa carte Histoire de vie, l'ensemble de la société la voit apparaître dans notre fil d'activité de nouvelles cartes sur Slack, ce qui incite d'autres employés à découvrir leur nouveau coéquipier et établir des connexions !

Avec l'accès aux histoires de vie des autres dans Guru, un nouvel employé peut rapidement associer des noms à des visages, se connecter avec des personnes partageant des intérêts similaires (malgré la géographie), et se sentir immédiatement comme un véritable membre de la communauté Guru. De plus, puisque ces cartes résident dans Guru, elles sont toujours référencées pour quiconque a besoin d'une nouvelle introduction à un coéquipier ou qui souhaite simplement une nouvelle recommandation d'émission de télévision.

Les connaissances dont vous avez besoin pour faire votre travail

Guru permet aux individus d'atteindre leur plein potentiel en leur fournissant les connaissances dont ils ont besoin pour faire leur travail. Les matériaux de formation et d'intégration relèvent de cette large catégorie de connaissance. Chez Guru, nous nous efforçons d'équiper tous les employés de toutes les connaissances dont ils ont besoin pour réussir. En utilisant notre propre produit pour formaliser notre processus d'intégration, nous bénéficions d'un format flexible et d'une structure intuitive, d'une visibilité sur les modèles d'utilisation et les lacunes en matière de connaissances, ainsi que d'une transparence et d'une précision entre les départements.

Pour plus d'informations sur la façon dont votre équipe peut utiliser Guru pour l'intégration, contactez-nous à support@getguru.com.