Hay 2 versiones de cada stack tecnológico: la larga lista de aplicaciones que tienes, y la breve lista de las que realmente usas. Ve cómo encontrar más eficiencia.
Hay dos versiones de cada stack tecnológico: la larga lista de herramientas y plataformas que tienes, y la breve lista de las que realmente usas. A medida que los stacks tecnológicos se expanden y las fuerzas laborales cambian, el número de aplicaciones moribundas en el ecosistema de una empresa (aquellas con baja adopción o sin propietarios claros) puede pasar desapercibido, convirtiéndose en drenajes de presupuesto y riesgos de seguridad. Incluso los procesos de presupuestación anuales pueden no solucionar el problema, con conceptos que permanecen para demasiados asientos en aplicaciones en gran medida no utilizadas. A modo de ejemplo: una vez trabajé para una empresa que me dio una licencia de asiento para un software de diseño que no sabía, y nunca aprendí, a usar, simplemente porque era parte del kit estándar de marketing.
¡Esto no quiere decir que no debas incorporar nuevas aplicaciones en tu stack! De hecho, al considerar nuevas aplicaciones, probablemente obtendrás una mejor comprensión de qué aplicaciones en tu configuración actual están subutilizadas y dónde podrías necesitar alguna inversión.
Echemos un vistazo a cómo hacer una evaluación holística de tu stack tecnológico, cómo entender lo que está en las listas cortas y largas de todos, y cómo llenar los vacíos.
Cómo evaluar tu stack tecnológico existente
Podrías pensar que el lugar para comenzar es mirando tu presupuesto. No lo es. Al examinar tu presupuesto primero, los grandes conceptos podrían sorprenderte y hacerte desconectar una aplicación ampliamente utilizada. Tampoco tiene en cuenta ninguna aplicación gratuita que tu equipo podría estar utilizando (o que podría no estar en uso, pero que aún tiene acceso a tus datos a través de SSO).
1. La mejor manera de comenzar tu evaluación es… ¡preguntando a tu equipo!
Hay una razón por la que tu médico te pide (o debería pedirte) que enumeres tus medicamentos cada vez. Podrían tener recetas antiguas en su sistema que podrían afectar negativamente la recomendación de un nuevo enfoque, y quieren entender qué, exactamente, estás tomando. Para reducir la fatiga de datos, puedes hacer que completen un formulario precargado con las herramientas existentes que sabes que tienen acceso, pidiéndoles que marquen los elementos que usan y que añadan otros elementos que podrías no haber capturado.
También deberías desglosar tu formulario de recepción pidiendo a las personas que califiquen con qué frecuencia usan cada producto (opciones: nunca, 1-2 veces al mes, casi cada semana, algunas veces a la semana, todos los días) para tener la mejor comprensión de su lista corta y larga.
Consejo profesional: Asegúrate de enfatizar que este no es un ejercicio de “sorpresa”. Las personas podrían no estar dispuestas a decir que no usan un producto que se supone que deben usar.
2. Involucra a tu equipo de IT
Si utilizas un método de SSO como Google que permite a las personas iniciar sesión en aplicaciones sin pasar por una configuración de cuenta nativa, tu equipo de IT debería tener visibilidad sobre exactamente qué aplicaciones son y con qué frecuencia se accede a ellas. No solo te da una comprensión más completa del uso, sino que también puede ayudarte a identificar cualquier riesgo potencial de seguridad.
3. Mira los datos de uso en el producto
Si un producto tiene datos de uso, ¡exígelo! Si no puedes encontrar un panel, pregunta al equipo de soporte si puedes obtener una copia. Después de todo, los datos son objetivos, mientras que los informes personales son subjetivos.
4. Mira el presupuesto
Ahora es el momento de evaluar tu presupuesto. Con todos los datos reportados por tu equipo, SSO y de uso en el producto, puedes a) compararlos con los conceptos y b) decidir si ese concepto es un gasto bien invertido. Pero incluso eso es un poco más complicado de lo que podría parecer al principio.
Si estás gastando $30/asiento/mes en un producto que utilizan 10 de 100 empleados, podrías sentirte inclinado a eliminar automáticamente el gasto. Pero aquí está lo que realmente deberías considerar:
¿Por qué compramos este producto en primer lugar?
¿Quién lo posee internamente?
¿Compramos demasiados asientos? (es decir, ¿las personas que lo usan lo usan mucho?)
¿Simplemente necesitamos volver a entrenar a los usuarios sobre su valor?
Aquí tienes un útil gráfico de decisión:
Qué considerar al comprar una nueva herramienta o plataforma
Ahora que entiendes lo que realmente está usando tu equipo, deberías considerar dónde podrían estar las vacíos. Si, por ejemplo, tienes una wiki incluida como parte de un paquete más grande, pero nadie la usa— incluso después de volver a entrenar— podrías querer considerar agregar una nueva plataforma de intercambio de conocimientos.
Cuando muchos proveedores ofrecen características similares, ¿cómo puedes determinar si estás haciendo una inversión eficiente y no simplemente agregando una aplicación por el simple hecho de agregar una aplicación? Siempre pregunta a un proveedor cuáles son sus métricas de adopción diarias y mensualesdespués del lanzamiento inicial.
¿Por qué importa esto? Con cualquier nueva aplicación, habrá un período de emoción en el que tu equipo se involucra en su utilidad. Sin embargo, después de esa emoción inicial, podrías comenzar a ver un uso decreciente (hasta que sea simplemente otra de esas herramientas que tienes que ejecutar a través de tu gráfico de decisión de mantener/cortar). Al averiguar la adopción diaria y mensual a largo plazo promedio, podrás entender si otras empresas han visto un verdadero retorno de inversión—y tener métricas contra las cuales juzgar el éxito de tu propia empresa.
La eficiencia es un ejercicio continuo
Finalmente, sabes esto: refinar tu stack tecnológico no es un ejercicio de una sola vez. Lo que funciona para tu equipo ahora puede no funcionar para ellos en el futuro debido a crecimiento, contracción, condiciones de la industria o cambios en la estrategia.
Dicho esto, ¡es poco práctico pasar por este tipo de proceso todos los meses! Entonces, hazlo solo después de un evento convincente (como los mencionados anteriormente), y al comienzo de tu ciclo de presupuesto anual.
Hay dos versiones de cada stack tecnológico: la larga lista de herramientas y plataformas que tienes, y la breve lista de las que realmente usas. A medida que los stacks tecnológicos se expanden y las fuerzas laborales cambian, el número de aplicaciones moribundas en el ecosistema de una empresa (aquellas con baja adopción o sin propietarios claros) puede pasar desapercibido, convirtiéndose en drenajes de presupuesto y riesgos de seguridad. Incluso los procesos de presupuestación anuales pueden no solucionar el problema, con conceptos que permanecen para demasiados asientos en aplicaciones en gran medida no utilizadas. A modo de ejemplo: una vez trabajé para una empresa que me dio una licencia de asiento para un software de diseño que no sabía, y nunca aprendí, a usar, simplemente porque era parte del kit estándar de marketing.
¡Esto no quiere decir que no debas incorporar nuevas aplicaciones en tu stack! De hecho, al considerar nuevas aplicaciones, probablemente obtendrás una mejor comprensión de qué aplicaciones en tu configuración actual están subutilizadas y dónde podrías necesitar alguna inversión.
Echemos un vistazo a cómo hacer una evaluación holística de tu stack tecnológico, cómo entender lo que está en las listas cortas y largas de todos, y cómo llenar los vacíos.
Cómo evaluar tu stack tecnológico existente
Podrías pensar que el lugar para comenzar es mirando tu presupuesto. No lo es. Al examinar tu presupuesto primero, los grandes conceptos podrían sorprenderte y hacerte desconectar una aplicación ampliamente utilizada. Tampoco tiene en cuenta ninguna aplicación gratuita que tu equipo podría estar utilizando (o que podría no estar en uso, pero que aún tiene acceso a tus datos a través de SSO).
1. La mejor manera de comenzar tu evaluación es… ¡preguntando a tu equipo!
Hay una razón por la que tu médico te pide (o debería pedirte) que enumeres tus medicamentos cada vez. Podrían tener recetas antiguas en su sistema que podrían afectar negativamente la recomendación de un nuevo enfoque, y quieren entender qué, exactamente, estás tomando. Para reducir la fatiga de datos, puedes hacer que completen un formulario precargado con las herramientas existentes que sabes que tienen acceso, pidiéndoles que marquen los elementos que usan y que añadan otros elementos que podrías no haber capturado.
También deberías desglosar tu formulario de recepción pidiendo a las personas que califiquen con qué frecuencia usan cada producto (opciones: nunca, 1-2 veces al mes, casi cada semana, algunas veces a la semana, todos los días) para tener la mejor comprensión de su lista corta y larga.
Consejo profesional: Asegúrate de enfatizar que este no es un ejercicio de “sorpresa”. Las personas podrían no estar dispuestas a decir que no usan un producto que se supone que deben usar.
2. Involucra a tu equipo de IT
Si utilizas un método de SSO como Google que permite a las personas iniciar sesión en aplicaciones sin pasar por una configuración de cuenta nativa, tu equipo de IT debería tener visibilidad sobre exactamente qué aplicaciones son y con qué frecuencia se accede a ellas. No solo te da una comprensión más completa del uso, sino que también puede ayudarte a identificar cualquier riesgo potencial de seguridad.
3. Mira los datos de uso en el producto
Si un producto tiene datos de uso, ¡exígelo! Si no puedes encontrar un panel, pregunta al equipo de soporte si puedes obtener una copia. Después de todo, los datos son objetivos, mientras que los informes personales son subjetivos.
4. Mira el presupuesto
Ahora es el momento de evaluar tu presupuesto. Con todos los datos reportados por tu equipo, SSO y de uso en el producto, puedes a) compararlos con los conceptos y b) decidir si ese concepto es un gasto bien invertido. Pero incluso eso es un poco más complicado de lo que podría parecer al principio.
Si estás gastando $30/asiento/mes en un producto que utilizan 10 de 100 empleados, podrías sentirte inclinado a eliminar automáticamente el gasto. Pero aquí está lo que realmente deberías considerar:
¿Por qué compramos este producto en primer lugar?
¿Quién lo posee internamente?
¿Compramos demasiados asientos? (es decir, ¿las personas que lo usan lo usan mucho?)
¿Simplemente necesitamos volver a entrenar a los usuarios sobre su valor?
Aquí tienes un útil gráfico de decisión:
Qué considerar al comprar una nueva herramienta o plataforma
Ahora que entiendes lo que realmente está usando tu equipo, deberías considerar dónde podrían estar las vacíos. Si, por ejemplo, tienes una wiki incluida como parte de un paquete más grande, pero nadie la usa— incluso después de volver a entrenar— podrías querer considerar agregar una nueva plataforma de intercambio de conocimientos.
Cuando muchos proveedores ofrecen características similares, ¿cómo puedes determinar si estás haciendo una inversión eficiente y no simplemente agregando una aplicación por el simple hecho de agregar una aplicación? Siempre pregunta a un proveedor cuáles son sus métricas de adopción diarias y mensualesdespués del lanzamiento inicial.
¿Por qué importa esto? Con cualquier nueva aplicación, habrá un período de emoción en el que tu equipo se involucra en su utilidad. Sin embargo, después de esa emoción inicial, podrías comenzar a ver un uso decreciente (hasta que sea simplemente otra de esas herramientas que tienes que ejecutar a través de tu gráfico de decisión de mantener/cortar). Al averiguar la adopción diaria y mensual a largo plazo promedio, podrás entender si otras empresas han visto un verdadero retorno de inversión—y tener métricas contra las cuales juzgar el éxito de tu propia empresa.
La eficiencia es un ejercicio continuo
Finalmente, sabes esto: refinar tu stack tecnológico no es un ejercicio de una sola vez. Lo que funciona para tu equipo ahora puede no funcionar para ellos en el futuro debido a crecimiento, contracción, condiciones de la industria o cambios en la estrategia.
Dicho esto, ¡es poco práctico pasar por este tipo de proceso todos los meses! Entonces, hazlo solo después de un evento convincente (como los mencionados anteriormente), y al comienzo de tu ciclo de presupuesto anual.
