Il existe 2 versions de chaque pile technologique : la longue liste d'applications que vous avez et la courte liste de celles que vous utilisez réellement. Voyez comment trouver plus d'efficacité.
Il existe deux versions de chaque pile technologique : la longue liste d'outils et de plateformes que vous avez et la courte liste de ceux que vous utilisez réellement. Au fur et à mesure que les piles technologiques se développent et que les effectifs changent, le nombre d'applications moribondes dans l'écosystème d'une entreprise (celles avec une faible adoption ou sans propriétaires clairs) peut commencer à passer inaperçu, devenant des gouffres budgétaires et des risques pour la sécurité. Même les processus de budgétisation annuels peuvent ne pas résoudre le problème, avec des éléments budgétaires restant pour trop de sièges sur des applications largement inutilisées. Prenons un exemple : une fois, j'ai travaillé pour une entreprise qui m'a donné une licence pour un logiciel de conception que je ne savais pas utiliser - et que je n'ai jamais appris à utiliser - simplement parce qu'il faisait partie de l'ensemble d'outils marketing standard.
Ce n'est pas pour dire que vous ne devriez pas apporter de nouvelles applications dans votre pile ! En fait, en considérant de nouvelles applications, vous comprendrez probablement mieux quelles applications de votre configuration actuelle sont sous-utilisées et où vous pourriez avoir besoin d'investissements.
Examinons comment effectuer une évaluation globale de votre pile technologique, comment comprendre ce qui figure sur les listes courtes et longues de chacun, et comment combler les lacunes.
Vous pourriez penser que le meilleur point de départ est de regarder votre budget. Ce n'est pas le cas. En examinant votre budget en premier, des lignes budgétaires importantes pourraient vous choquer et vous pousser à supprimer une application largement utilisée. Cela ne tient pas compte des applications gratuites que votre équipe pourrait utiliser (ou qui peut ne plus être utilisées, mais qui ont toujours accès à vos données via SSO).
1. La meilleure façon de commencer votre évaluation est... de demander à votre équipe !
Il y a une raison pour laquelle votre médecin vous demande (ou devrait vous demander) de lister vos médicaments à chaque fois. Il pourrait avoir de vieilles prescriptions dans son système qui pourraient nuire à la recommandation d'une nouvelle approche, et il veut comprendre ce que vous prenez exactement. Pour réduire la fatigue des données, vous pouvez leur faire remplir un formulaire préchargé avec des outils existants dont vous savez qu'ils ont accès, leur demander de cocher les éléments qu'ils utilisent et d'ajouter d'autres éléments que vous n'avez peut-être pas capturés.
Vous devriez également décomposer votre formulaire d'entrée en demandant aux gens d'évaluer à quelle fréquence ils utilisent chaque produit (options : jamais, 1-2 fois par mois, presque chaque semaine, quelques fois par semaine, chaque jour) pour avoir une compréhension complète de leurs listes longues et courtes.
Conseil : assurez-vous de souligner qu'il ne s'agit pas d'un exercice disciplinaire. Les gens pourraient ne pas être disposés à dire qu'ils n'utilisent pas un produit qu'ils sont censés utiliser.
2. Impliquer votre équipe informatique
Si vous utilisez une méthode SSO comme Google qui permet aux gens de se connecter aux applications sans passer par un paramétrage de compte natif, votre équipe informatique devrait avoir une visibilité sur les applications et la fréquence d'accès. Non seulement cela vous donne une compréhension plus complète de l'utilisation, mais cela pourrait également vous aider à identifier d'éventuels risques de sécurité.
3. Examinez les données d'utilisation du produit
Si un produit dispose de données d'utilisation, tirez-en parti ! Si vous ne trouvez pas de tableau de bord, demandez à l'équipe de support si vous pouvez obtenir une copie. Après tout, les données sont objectives, tandis que les rapports personnels sont subjectifs.
4. Regardez le budget
Maintenant il est temps d'évaluer votre budget. Avec toutes les données auto-déclarées de votre équipe, les données SSO et les données d'utilisation des produits en main, vous pouvez a) les comparer avec les éléments budgétaires et b) décider si cet élément budgétaire vaut la dépense. Mais même cela est un peu plus compliqué qu'il n'y paraît au premier abord.
Si vous dépensez 30 $/siège/mois pour un produit utilisé par 10 employés sur 100, vous pourriez être enclin à éliminer automatiquement la dépense. Mais voici ce que vous devriez vraiment considérer :
Pourquoi avons-nous acheté ce produit au départ ?
Qui le possède en interne ?
Avons-nous acheté trop de sièges ? (c'est-à-dire, les personnes qui l'utilisent l'utilisent-elles beaucoup?)
Avons-nous simplement besoin de réformer les utilisateurs sur la valeur ?
Voici un tableau de décision pratique :
Que considérer lors de l'achat d'un nouvel outil ou d'une nouvelle plateforme
Maintenant que vous comprenez ce que votre équipe utilise réellement, vous devriez considérer où se situent les lacunes. Si, par exemple, vous avez un wiki inclus dans un bundle plus large, mais que personne ne l'utilise - même après une formation - vous voudrez peut-être envisager d'ajouter une nouvelle plateforme de partage de connaissances.
Lorsque de nombreux fournisseurs proposent des fonctionnalités similaires, comment pouvez-vous déterminer si vous faites un investissement efficace et non simplement ajouter une application pour le plaisir d'ajouter une application ? Demandez toujours à un fournisseur quelles sont leurs métriques d'adoption quotidienne et mensuelleaprès le déploiement initial.
Pourquoi cela a-t-il de l'importance ? Avec chaque nouvelle application, il y aura une période d'excitation où votre équipe adhère à son utilité. Cependant, après ce premier engouement, vous pourriez commencer à observer une utilisation décroissante (jusqu'à ce qu'elle ne soit simplement qu'un de ces outils que vous devez faire passer par votre tableau de décision de conservation/de suppression). En découvrant la moyenne des données d'adoption quotidiennes et mensuelles à long terme, vous serez capable de comprendre si d'autres entreprises ont vu un véritable retour sur investissement - et avoir des métriques contre lesquelles juger le succès de votre propre entreprise.
L'efficacité est un exercice constant
Enfin, vous le savez : affiner votre pile technologique n'est pas un exercice ponctuel. Ce qui fonctionne pour votre équipe maintenant pourra ne plus fonctionner à l'avenir en raison de la croissance, de la contraction, des conditions industrielles ou des changements de stratégie.
Cela dit, il est impraticable de passer par ce type de processus chaque mois ! Faites-le donc uniquement après un événement certain (comme ceux listés ci-dessus), et au début de votre cycle budgétaire annuel.
Il existe deux versions de chaque pile technologique : la longue liste d'outils et de plateformes que vous avez et la courte liste de ceux que vous utilisez réellement. Au fur et à mesure que les piles technologiques se développent et que les effectifs changent, le nombre d'applications moribondes dans l'écosystème d'une entreprise (celles avec une faible adoption ou sans propriétaires clairs) peut commencer à passer inaperçu, devenant des gouffres budgétaires et des risques pour la sécurité. Même les processus de budgétisation annuels peuvent ne pas résoudre le problème, avec des éléments budgétaires restant pour trop de sièges sur des applications largement inutilisées. Prenons un exemple : une fois, j'ai travaillé pour une entreprise qui m'a donné une licence pour un logiciel de conception que je ne savais pas utiliser - et que je n'ai jamais appris à utiliser - simplement parce qu'il faisait partie de l'ensemble d'outils marketing standard.
Ce n'est pas pour dire que vous ne devriez pas apporter de nouvelles applications dans votre pile ! En fait, en considérant de nouvelles applications, vous comprendrez probablement mieux quelles applications de votre configuration actuelle sont sous-utilisées et où vous pourriez avoir besoin d'investissements.
Examinons comment effectuer une évaluation globale de votre pile technologique, comment comprendre ce qui figure sur les listes courtes et longues de chacun, et comment combler les lacunes.
Vous pourriez penser que le meilleur point de départ est de regarder votre budget. Ce n'est pas le cas. En examinant votre budget en premier, des lignes budgétaires importantes pourraient vous choquer et vous pousser à supprimer une application largement utilisée. Cela ne tient pas compte des applications gratuites que votre équipe pourrait utiliser (ou qui peut ne plus être utilisées, mais qui ont toujours accès à vos données via SSO).
1. La meilleure façon de commencer votre évaluation est... de demander à votre équipe !
Il y a une raison pour laquelle votre médecin vous demande (ou devrait vous demander) de lister vos médicaments à chaque fois. Il pourrait avoir de vieilles prescriptions dans son système qui pourraient nuire à la recommandation d'une nouvelle approche, et il veut comprendre ce que vous prenez exactement. Pour réduire la fatigue des données, vous pouvez leur faire remplir un formulaire préchargé avec des outils existants dont vous savez qu'ils ont accès, leur demander de cocher les éléments qu'ils utilisent et d'ajouter d'autres éléments que vous n'avez peut-être pas capturés.
Vous devriez également décomposer votre formulaire d'entrée en demandant aux gens d'évaluer à quelle fréquence ils utilisent chaque produit (options : jamais, 1-2 fois par mois, presque chaque semaine, quelques fois par semaine, chaque jour) pour avoir une compréhension complète de leurs listes longues et courtes.
Conseil : assurez-vous de souligner qu'il ne s'agit pas d'un exercice disciplinaire. Les gens pourraient ne pas être disposés à dire qu'ils n'utilisent pas un produit qu'ils sont censés utiliser.
2. Impliquer votre équipe informatique
Si vous utilisez une méthode SSO comme Google qui permet aux gens de se connecter aux applications sans passer par un paramétrage de compte natif, votre équipe informatique devrait avoir une visibilité sur les applications et la fréquence d'accès. Non seulement cela vous donne une compréhension plus complète de l'utilisation, mais cela pourrait également vous aider à identifier d'éventuels risques de sécurité.
3. Examinez les données d'utilisation du produit
Si un produit dispose de données d'utilisation, tirez-en parti ! Si vous ne trouvez pas de tableau de bord, demandez à l'équipe de support si vous pouvez obtenir une copie. Après tout, les données sont objectives, tandis que les rapports personnels sont subjectifs.
4. Regardez le budget
Maintenant il est temps d'évaluer votre budget. Avec toutes les données auto-déclarées de votre équipe, les données SSO et les données d'utilisation des produits en main, vous pouvez a) les comparer avec les éléments budgétaires et b) décider si cet élément budgétaire vaut la dépense. Mais même cela est un peu plus compliqué qu'il n'y paraît au premier abord.
Si vous dépensez 30 $/siège/mois pour un produit utilisé par 10 employés sur 100, vous pourriez être enclin à éliminer automatiquement la dépense. Mais voici ce que vous devriez vraiment considérer :
Pourquoi avons-nous acheté ce produit au départ ?
Qui le possède en interne ?
Avons-nous acheté trop de sièges ? (c'est-à-dire, les personnes qui l'utilisent l'utilisent-elles beaucoup?)
Avons-nous simplement besoin de réformer les utilisateurs sur la valeur ?
Voici un tableau de décision pratique :
Que considérer lors de l'achat d'un nouvel outil ou d'une nouvelle plateforme
Maintenant que vous comprenez ce que votre équipe utilise réellement, vous devriez considérer où se situent les lacunes. Si, par exemple, vous avez un wiki inclus dans un bundle plus large, mais que personne ne l'utilise - même après une formation - vous voudrez peut-être envisager d'ajouter une nouvelle plateforme de partage de connaissances.
Lorsque de nombreux fournisseurs proposent des fonctionnalités similaires, comment pouvez-vous déterminer si vous faites un investissement efficace et non simplement ajouter une application pour le plaisir d'ajouter une application ? Demandez toujours à un fournisseur quelles sont leurs métriques d'adoption quotidienne et mensuelleaprès le déploiement initial.
Pourquoi cela a-t-il de l'importance ? Avec chaque nouvelle application, il y aura une période d'excitation où votre équipe adhère à son utilité. Cependant, après ce premier engouement, vous pourriez commencer à observer une utilisation décroissante (jusqu'à ce qu'elle ne soit simplement qu'un de ces outils que vous devez faire passer par votre tableau de décision de conservation/de suppression). En découvrant la moyenne des données d'adoption quotidiennes et mensuelles à long terme, vous serez capable de comprendre si d'autres entreprises ont vu un véritable retour sur investissement - et avoir des métriques contre lesquelles juger le succès de votre propre entreprise.
L'efficacité est un exercice constant
Enfin, vous le savez : affiner votre pile technologique n'est pas un exercice ponctuel. Ce qui fonctionne pour votre équipe maintenant pourra ne plus fonctionner à l'avenir en raison de la croissance, de la contraction, des conditions industrielles ou des changements de stratégie.
Cela dit, il est impraticable de passer par ce type de processus chaque mois ! Faites-le donc uniquement après un événement certain (comme ceux listés ci-dessus), et au début de votre cycle budgétaire annuel.
