Existem 2 versões de cada pilha de tecnologia: a longa lista de aplicativos que você tem, e a lista curta das que você realmente usa. Veja como encontrar mais eficiência.
Existem duas versões de cada pilha de tecnologia: a longa lista de ferramentas e plataformas que você tem, e a lista curta das que você realmente usa. À medida que as pilhas de tecnologia se expandem e as forças de trabalho mudam, o número de aplicativos moribundos no ecossistema de uma empresa (aqueles com baixa adoção ou sem proprietários claros) pode começar a passar despercebido, tornando-se um dreno orçamentário e riscos à segurança. Até mesmo os processos de orçamento anuais podem não resolver o problema, com itens de linha permanecendo para muitos assentos em aplicativos amplamente não utilizados. Um exemplo: uma vez trabalhei para uma empresa que me deu uma licença de assento para um software de design que eu não conhecia—e nunca aprendi—como usar, simplesmente porque era parte do conjunto de ferramentas padrão de marketing.
Isso não quer dizer que você não deve trazer novos aplicativos para sua pilha! De fato, ao considerar novos aplicativos, você provavelmente terá uma melhor compreensão de quais aplicativos em sua configuração atual estão subutilizados e onde você pode precisar de algum investimento.
Vamos dar uma olhada em como fazer uma avaliação holística da sua pilha de tecnologia, como entender o que está nas listas curtas e longas de todos, e como preencher as lacunas.
Como avaliar sua pilha de tecnologia existente
Você pode pensar que o lugar para começar é analisando seu orçamento. Não é. Ao examinar seu orçamento primeiro, itens de linha grandes podem chocar você a interromper um aplicativo amplamente utilizado. Além disso, isso não considera quaisquer aplicativos gratuitos que sua equipe pode estar usando (ou que podem não estar mais em uso, mas que ainda têm acesso aos seus dados via SSO).
1. A melhor maneira de iniciar sua avaliação é… perguntando à sua equipe!
Há uma razão pela qual seu médico faz (ou deveria fazer) você listar seus medicamentos a cada vez. Eles podem ter prescrições antigas em seu sistema que podem afetar negativamente a recomendação de uma nova abordagem, e querem entender o que exatamente você está tomando. Para reduzir a fadiga de dados, você pode pedir que preencham um formulário pré-carregado com ferramentas existentes que você sabe que eles têm acesso, pedir que marquem os itens que usam e adicionem outros itens que você pode não ter capturado.
Você também deve dividir seu formulário de intake, perguntando às pessoas para avaliar com que frequência usam cada produto (opções: nunca, 1-2 vezes por mês, quase toda semana, algumas vezes por semana, todos os dias) para uma compreensão mais completa de suas listas longas e curtas.
Dica profissional: Certifique-se de enfatizar que este não é um exercício de 'pegar você'. As pessoas podem não estar dispostas a dizer que não usam um produto que deveriam usar.
2. Envolva sua equipe de TI
Se você usar um método SSO como o Google que permite que as pessoas façam login em aplicativos sem passar por um processo nativo de configuração de conta, sua equipe de TI deve ter visibilidade sobre quais aplicativos são e com que frequência são acessados. Isso não só proporciona uma compreensão mais completa do uso, mas também pode ajudar a identificar quaisquer riscos de segurança potenciais.
3. Olhe para os dados de uso no produto
Se um produto tiver dados de uso, pegue-os! Se você não conseguir encontrar um painel, pergunte à equipe de suporte se pode obter uma cópia. Afinal, os dados são objetivos, enquanto os relatórios pessoais são subjetivos.
4. Olhe para o orçamento
Agora é hora de avaliar seu orçamento. Com todos os dados auto-relatados, SSO e de uso no produto da sua equipe em mãos, você pode a) combiná-los com itens de linha e b) decidir se aquele item de linha é um bom investimento. Mas mesmo isso é um pouco mais complicado do que pode parecer à primeira vista.
Se você está gastando $30/assento/mês em um produto que 10 de 100 funcionários usam, você pode estar inclinado a eliminar automaticamente o gasto. Mas aqui está o que você deve realmente considerar:
Por que compramos este produto em primeiro lugar?
Quem é o proprietário internamente?
Compramos assentos demais? (ou seja, as pessoas que usam isso usam muito?)
Precisamos apenas re-treinar os usuários sobre o valor?
Aqui está um gráfico de decisão útil:
O que considerar ao comprar uma nova ferramenta ou plataforma
Agora que você entende o que sua equipe realmente está usando, deve considerar onde podem haver lacunas. Se, por exemplo, você tiver uma wiki incluída como parte de um pacote maior, mas ninguém a usa—mesmo após re-treinamento—você pode querer considerar adicionar uma nova plataforma de compartilhamento de conhecimento.
Quando muitos fornecedores oferecem recursos semelhantes, como você pode determinar se está fazendo um investimento eficiente e não simplesmente adicionando um aplicativo pelo simples fato de adicionar um aplicativo? Sempre pergunte a um fornecedor quais são suas métricas de adoção diárias e mensaisapós o lançamento inicial.
Por que isso importa? Com qualquer aplicativo novo, haverá um período de empolgação em que sua equipe se compromete com sua utilidade. No entanto, após esse primeiro hype, você pode começar a ver um uso decrescente (até que seja simplesmente mais uma daquelas ferramentas que você precisa passar pelo seu gráfico de decisão de manter/cortar). Ao descobrir a média de adoção diária e mensal a longo prazo, você poderá entender se outras empresas tiveram um retorno real sobre o investimento—e ter métricas contra as quais julgar o sucesso de sua própria empresa.
Eficiência é um exercício contínuo
Finalmente, você sabe disso: refinar sua pilha de tecnologia não é um exercício de uma vez só. O que funciona para sua equipe agora pode não funcionar para ela no futuro devido ao crescimento, contração, condições da indústria ou mudanças na estratégia.
Dito isso, é impraticável passar por esse tipo de processo todos os meses! Então faça isso apenas após um evento convincente (como os listados acima), e no início do seu ciclo orçamentário anual.
Tem mais alguma ideia sobre como criar uma pilha de tecnologia eficiente? Comente abaixo ou envie-nos suas dicas no Twitter.
Existem duas versões de cada pilha de tecnologia: a longa lista de ferramentas e plataformas que você tem, e a lista curta das que você realmente usa. À medida que as pilhas de tecnologia se expandem e as forças de trabalho mudam, o número de aplicativos moribundos no ecossistema de uma empresa (aqueles com baixa adoção ou sem proprietários claros) pode começar a passar despercebido, tornando-se um dreno orçamentário e riscos à segurança. Até mesmo os processos de orçamento anuais podem não resolver o problema, com itens de linha permanecendo para muitos assentos em aplicativos amplamente não utilizados. Um exemplo: uma vez trabalhei para uma empresa que me deu uma licença de assento para um software de design que eu não conhecia—e nunca aprendi—como usar, simplesmente porque era parte do conjunto de ferramentas padrão de marketing.
Isso não quer dizer que você não deve trazer novos aplicativos para sua pilha! De fato, ao considerar novos aplicativos, você provavelmente terá uma melhor compreensão de quais aplicativos em sua configuração atual estão subutilizados e onde você pode precisar de algum investimento.
Vamos dar uma olhada em como fazer uma avaliação holística da sua pilha de tecnologia, como entender o que está nas listas curtas e longas de todos, e como preencher as lacunas.
Como avaliar sua pilha de tecnologia existente
Você pode pensar que o lugar para começar é analisando seu orçamento. Não é. Ao examinar seu orçamento primeiro, itens de linha grandes podem chocar você a interromper um aplicativo amplamente utilizado. Além disso, isso não considera quaisquer aplicativos gratuitos que sua equipe pode estar usando (ou que podem não estar mais em uso, mas que ainda têm acesso aos seus dados via SSO).
1. A melhor maneira de iniciar sua avaliação é… perguntando à sua equipe!
Há uma razão pela qual seu médico faz (ou deveria fazer) você listar seus medicamentos a cada vez. Eles podem ter prescrições antigas em seu sistema que podem afetar negativamente a recomendação de uma nova abordagem, e querem entender o que exatamente você está tomando. Para reduzir a fadiga de dados, você pode pedir que preencham um formulário pré-carregado com ferramentas existentes que você sabe que eles têm acesso, pedir que marquem os itens que usam e adicionem outros itens que você pode não ter capturado.
Você também deve dividir seu formulário de intake, perguntando às pessoas para avaliar com que frequência usam cada produto (opções: nunca, 1-2 vezes por mês, quase toda semana, algumas vezes por semana, todos os dias) para uma compreensão mais completa de suas listas longas e curtas.
Dica profissional: Certifique-se de enfatizar que este não é um exercício de 'pegar você'. As pessoas podem não estar dispostas a dizer que não usam um produto que deveriam usar.
2. Envolva sua equipe de TI
Se você usar um método SSO como o Google que permite que as pessoas façam login em aplicativos sem passar por um processo nativo de configuração de conta, sua equipe de TI deve ter visibilidade sobre quais aplicativos são e com que frequência são acessados. Isso não só proporciona uma compreensão mais completa do uso, mas também pode ajudar a identificar quaisquer riscos de segurança potenciais.
3. Olhe para os dados de uso no produto
Se um produto tiver dados de uso, pegue-os! Se você não conseguir encontrar um painel, pergunte à equipe de suporte se pode obter uma cópia. Afinal, os dados são objetivos, enquanto os relatórios pessoais são subjetivos.
4. Olhe para o orçamento
Agora é hora de avaliar seu orçamento. Com todos os dados auto-relatados, SSO e de uso no produto da sua equipe em mãos, você pode a) combiná-los com itens de linha e b) decidir se aquele item de linha é um bom investimento. Mas mesmo isso é um pouco mais complicado do que pode parecer à primeira vista.
Se você está gastando $30/assento/mês em um produto que 10 de 100 funcionários usam, você pode estar inclinado a eliminar automaticamente o gasto. Mas aqui está o que você deve realmente considerar:
Por que compramos este produto em primeiro lugar?
Quem é o proprietário internamente?
Compramos assentos demais? (ou seja, as pessoas que usam isso usam muito?)
Precisamos apenas re-treinar os usuários sobre o valor?
Aqui está um gráfico de decisão útil:
O que considerar ao comprar uma nova ferramenta ou plataforma
Agora que você entende o que sua equipe realmente está usando, deve considerar onde podem haver lacunas. Se, por exemplo, você tiver uma wiki incluída como parte de um pacote maior, mas ninguém a usa—mesmo após re-treinamento—você pode querer considerar adicionar uma nova plataforma de compartilhamento de conhecimento.
Quando muitos fornecedores oferecem recursos semelhantes, como você pode determinar se está fazendo um investimento eficiente e não simplesmente adicionando um aplicativo pelo simples fato de adicionar um aplicativo? Sempre pergunte a um fornecedor quais são suas métricas de adoção diárias e mensaisapós o lançamento inicial.
Por que isso importa? Com qualquer aplicativo novo, haverá um período de empolgação em que sua equipe se compromete com sua utilidade. No entanto, após esse primeiro hype, você pode começar a ver um uso decrescente (até que seja simplesmente mais uma daquelas ferramentas que você precisa passar pelo seu gráfico de decisão de manter/cortar). Ao descobrir a média de adoção diária e mensal a longo prazo, você poderá entender se outras empresas tiveram um retorno real sobre o investimento—e ter métricas contra as quais julgar o sucesso de sua própria empresa.
Eficiência é um exercício contínuo
Finalmente, você sabe disso: refinar sua pilha de tecnologia não é um exercício de uma vez só. O que funciona para sua equipe agora pode não funcionar para ela no futuro devido ao crescimento, contração, condições da indústria ou mudanças na estratégia.
Dito isso, é impraticável passar por esse tipo de processo todos os meses! Então faça isso apenas após um evento convincente (como os listados acima), e no início do seu ciclo orçamentário anual.
Tem mais alguma ideia sobre como criar uma pilha de tecnologia eficiente? Comente abaixo ou envie-nos suas dicas no Twitter.
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