Innovative Strategies for Dissolving Silos and Introducing Effective Collaboration
Os silos de informação são um problema comum nos ambientes de trabalho, mas equipes bem-sucedidas são capazes de enfrentá-los com estratégias proativas e colaboração em equipe aprimorada.
O pior momento de trabalhar em um silo é perceber que você está trabalhando em um silo.
No meu primeiro emprego, lembro-me de revisar meticulosamente um rascunho de relatório muito específico. Passei horas fazendo edições e atualizando gráficos apenas para perceber mais tarde na semana que tudo isso foi em vão. Eu estava trabalhando em uma versão desatualizada que ainda não havia sido atualizada na unidade do departamento.
Não sou o único a experienciar esse tipo de frustração. Acontece que as equipes perdem até 20 horas por mês devido a silos de informação. O problema com silos só aumentou à medida que os locais de trabalho mudaram entre modelos em escritório, remoto e híbrido nos últimos anos. Sem surpresa, é ainda mais fácil se perder em silos quando você não está trabalhando no mesmo espaço físico que seus colegas.
Silos de informação
Vamos começar com o que queremos dizer quando falamos em silos de informação. Simplificando, silos de informação ocorrem quando equipes dentro de uma organização não compartilham informação e processos umas com as outras. Os silos geralmente começam pequenos e se expandem à medida que as organizações crescem, inibindo a colaboração.
Então, por que os silos se formam nas organizações?
Causas de silos
Quase todas as organizações têm silos, e eles geralmente são não intencionais. Não há uma única razão pela qual os silos se formam, mas algumas razões comuns para essa falta de transparência incluem:
Prioridades diferentes
Quando grupos dentro das organizações têm prioridades diferentes (ou pior, concorrentes), a informação e os processos não fluem suavemente. Naturalmente, cada equipe tem seus próprios objetivos, mas uma cultura de empresa transparente deve ajudar a equipe a alinhar prioridades entre os grupos.
Status quo
A inércia é uma força poderosa. As organizações frequentemente encontram dificuldades quando processos arraigados precisam mudar para acomodar mudanças.
Política da empresa
Grandes organizações frequentemente têm uma rede complexa de relacionamentos entre vários grupos. A informação e os processos podem não fluir facilmente por causa das personalidades no ambiente de trabalho.
Geografia e cultura
As equipes estão cada vez mais distribuídas pelo mundo e compostas de indivíduos com diversas origens culturais. Diferentes fusos horários, competência linguística e outros fatores podem contribuir para ambientes de trabalho siloados.
Falta de segurança psicológica
A confiança é um componente essencial em como colaborar efetivamente com colegas. Quando as equipes sentem que podem trazer ideias arriscadas à tona e experimentar com o apoio de sua equipe, a inovação floresce. Quando isso não é o caso, a comunicação se quebra e os silos podem ocorrer.
Sistemas ineficazes
As tecnologias e processos adequados podem fazer toda a diferença em termos de transparência. Usar os sistemas errados pode introduzir fricção desnecessária para compartilhar informações e trabalhar em colaboração.
Custos dos silos
Infelizmente, os silos não apenas desperdiçam tempo. O efeito silo nas organizações pode causar grandes problemas.
Alguns silos são gritantes. Para os demais, você precisará fazer alguma investigação. Para ajudar você a entender onde a comunicação e a colaboração estão falhando, considere pesquisas e entrevistas.
Existem alguns tipos de pesquisas que podem ajudar você a entender melhor os silos de informação entre as equipes. Primeiro, considere usar uma pesquisa de engajamento dos funcionários. Esse tipo de pesquisa ajudará você a identificar quais funcionários se sentem mais conectados à sua equipe e à empresa, bem como quais funcionários se sentem mais isolados.
Da mesma forma, você pode elaborar uma pesquisa com perguntas especificamente sobre comunicação e colaboração para identificar problemas. Outro tipo de pesquisa útil é a pesquisa de pulso. Pesquisas de pulso são enviadas com frequência regular e muitas vezes identificam problemas de silo antes que comecem a causar problemas.
Além das pesquisas, considere realizar entrevistas de desligamento e entrevistas de permanência com os funcionários. As entrevistas de desligamento devem iluminar as razões pelas quais os funcionários estão saindo e qual parte da rotatividade é causada por silos de informação. Por outro lado, as entrevistas de permanência são discussões com funcionários que estão na empresa há um período significativo de tempo e podem esclarecer onde a colaboração entre pares está prosperando.
Estratégias para derrubar silos e introduzir colaboração efetiva
Uma vez que você identificou onde os silos de informação de sua equipe estão, é hora de começar a derrubar esses silos e substituí-los por uma base de transparência. Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar você a melhorar a comunicação e a colaboração em sua equipe.
Alinhe objetivos e valores
Fazer diferentes grupos trabalharem juntos efetivamente começa com garantir que todos estejam na mesma página em relação aos objetivos e valores da empresa. Isso começa com a liderança. Certifique-se de que todos entendam a missão da empresa e saibam como seu trabalho se encaixa no quadro geral.
A partir daí, identifique os objetivos de equipes individuais e coloque-os no contexto das missões da empresa, bem como os objetivos de outras equipes. Reitere esses objetivos e valores regularmente, seja durante reuniões gerais.
Opte pela supercomunicação
É surpreendentemente desafiador realmente fazer uma supercomunicação em um ambiente empresarial, especialmente quando é feita assíncronamente. É muito mais comum que as pessoas sintam que estão sendo deixadas de fora da conversa.
Se você está preocupado em sobrecarregar sua equipe com informações demais, considere se você está fornecendo uma mensagem clara e concisa, e depois ofereça oportunidades para que as pessoas aprendam mais em um sistema que funcione para todos.
Uma boa regra é comunicar mais, e não menos. Quando estiver em dúvida, opte pela supercomunicação. Sua equipe vai te agradecer por isso no longo prazo.
Estimule a experimentação através do compartilhamento
Tentar algo novo pode ser assustador, especialmente se for algo que poderia falhar. Dito isso, equipes inovadoras precisam se sentir confortáveis para correr riscos.
Uma maneira de incentivar a experimentação é criar um ambiente onde as equipes possam compartilhar seus experimentos umas com as outras, seja um espaço físico como um laboratório ou oficina, ou um espaço digital como um blog ou site de intranet para funcionários. Ao experimentar de forma transparente, as equipes podem aprender com os sucessos e falhas umas das outras, e se sentir mais à vontade para assumir riscos futuros sabendo que têm um sistema de apoio para contar.
Estimule atividades de construção de equipe
Criar relacionamentos de trabalho positivos é essencial para uma colaboração eficaz. Considere organizar eventos de team-building que ajudem os funcionários a se conhecerem melhor e a promover um senso de camaradagem.
Existem muitos tipos diferentes de atividades de construção de equipe para escolher, desde aulas de culinária em grupo até caça ao tesouro e voluntariado. A chave é encontrar atividades que todos gostem e que os ajudem a se ver de uma maneira diferente.
Torne as informações da equipe acessíveis
Não é suficiente encorajar uma cultura onde as pessoas querem compartilhar informações — você também precisa fornecer as ferramentas certas. Facilite para as equipes encontrarem e compartilharem informações umas com as outras.
Frequentemente, isso significa configurar uma base de conhecimento centralizada como Guru para garantir que as informações sejam fáceis de usar. Isso significa criar um ambiente acessível de compartilhamento de informações para usuários acessarem e contribuírem.
Adeus silos
Os silos de informação são definitivamente um problema comum nos ambientes de trabalho, mas equipes bem-sucedidas são capazes de enfrentá-los com estratégias proativas e melhorar a colaboração em equipe.
Ao dedicar tempo para identificar onde os silos existem em sua equipe e introduzir estratégias eficazes, você melhorará o desempenho, a moral e muito mais em sua equipe.
O pior momento de trabalhar em um silo é perceber que você está trabalhando em um silo.
No meu primeiro emprego, lembro-me de revisar meticulosamente um rascunho de relatório muito específico. Passei horas fazendo edições e atualizando gráficos apenas para perceber mais tarde na semana que tudo isso foi em vão. Eu estava trabalhando em uma versão desatualizada que ainda não havia sido atualizada na unidade do departamento.
Não sou o único a experienciar esse tipo de frustração. Acontece que as equipes perdem até 20 horas por mês devido a silos de informação. O problema com silos só aumentou à medida que os locais de trabalho mudaram entre modelos em escritório, remoto e híbrido nos últimos anos. Sem surpresa, é ainda mais fácil se perder em silos quando você não está trabalhando no mesmo espaço físico que seus colegas.
Silos de informação
Vamos começar com o que queremos dizer quando falamos em silos de informação. Simplificando, silos de informação ocorrem quando equipes dentro de uma organização não compartilham informação e processos umas com as outras. Os silos geralmente começam pequenos e se expandem à medida que as organizações crescem, inibindo a colaboração.
Então, por que os silos se formam nas organizações?
Causas de silos
Quase todas as organizações têm silos, e eles geralmente são não intencionais. Não há uma única razão pela qual os silos se formam, mas algumas razões comuns para essa falta de transparência incluem:
Prioridades diferentes
Quando grupos dentro das organizações têm prioridades diferentes (ou pior, concorrentes), a informação e os processos não fluem suavemente. Naturalmente, cada equipe tem seus próprios objetivos, mas uma cultura de empresa transparente deve ajudar a equipe a alinhar prioridades entre os grupos.
Status quo
A inércia é uma força poderosa. As organizações frequentemente encontram dificuldades quando processos arraigados precisam mudar para acomodar mudanças.
Política da empresa
Grandes organizações frequentemente têm uma rede complexa de relacionamentos entre vários grupos. A informação e os processos podem não fluir facilmente por causa das personalidades no ambiente de trabalho.
Geografia e cultura
As equipes estão cada vez mais distribuídas pelo mundo e compostas de indivíduos com diversas origens culturais. Diferentes fusos horários, competência linguística e outros fatores podem contribuir para ambientes de trabalho siloados.
Falta de segurança psicológica
A confiança é um componente essencial em como colaborar efetivamente com colegas. Quando as equipes sentem que podem trazer ideias arriscadas à tona e experimentar com o apoio de sua equipe, a inovação floresce. Quando isso não é o caso, a comunicação se quebra e os silos podem ocorrer.
Sistemas ineficazes
As tecnologias e processos adequados podem fazer toda a diferença em termos de transparência. Usar os sistemas errados pode introduzir fricção desnecessária para compartilhar informações e trabalhar em colaboração.
Custos dos silos
Infelizmente, os silos não apenas desperdiçam tempo. O efeito silo nas organizações pode causar grandes problemas.
Alguns silos são gritantes. Para os demais, você precisará fazer alguma investigação. Para ajudar você a entender onde a comunicação e a colaboração estão falhando, considere pesquisas e entrevistas.
Existem alguns tipos de pesquisas que podem ajudar você a entender melhor os silos de informação entre as equipes. Primeiro, considere usar uma pesquisa de engajamento dos funcionários. Esse tipo de pesquisa ajudará você a identificar quais funcionários se sentem mais conectados à sua equipe e à empresa, bem como quais funcionários se sentem mais isolados.
Da mesma forma, você pode elaborar uma pesquisa com perguntas especificamente sobre comunicação e colaboração para identificar problemas. Outro tipo de pesquisa útil é a pesquisa de pulso. Pesquisas de pulso são enviadas com frequência regular e muitas vezes identificam problemas de silo antes que comecem a causar problemas.
Além das pesquisas, considere realizar entrevistas de desligamento e entrevistas de permanência com os funcionários. As entrevistas de desligamento devem iluminar as razões pelas quais os funcionários estão saindo e qual parte da rotatividade é causada por silos de informação. Por outro lado, as entrevistas de permanência são discussões com funcionários que estão na empresa há um período significativo de tempo e podem esclarecer onde a colaboração entre pares está prosperando.
Estratégias para derrubar silos e introduzir colaboração efetiva
Uma vez que você identificou onde os silos de informação de sua equipe estão, é hora de começar a derrubar esses silos e substituí-los por uma base de transparência. Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar você a melhorar a comunicação e a colaboração em sua equipe.
Alinhe objetivos e valores
Fazer diferentes grupos trabalharem juntos efetivamente começa com garantir que todos estejam na mesma página em relação aos objetivos e valores da empresa. Isso começa com a liderança. Certifique-se de que todos entendam a missão da empresa e saibam como seu trabalho se encaixa no quadro geral.
A partir daí, identifique os objetivos de equipes individuais e coloque-os no contexto das missões da empresa, bem como os objetivos de outras equipes. Reitere esses objetivos e valores regularmente, seja durante reuniões gerais.
Opte pela supercomunicação
É surpreendentemente desafiador realmente fazer uma supercomunicação em um ambiente empresarial, especialmente quando é feita assíncronamente. É muito mais comum que as pessoas sintam que estão sendo deixadas de fora da conversa.
Se você está preocupado em sobrecarregar sua equipe com informações demais, considere se você está fornecendo uma mensagem clara e concisa, e depois ofereça oportunidades para que as pessoas aprendam mais em um sistema que funcione para todos.
Uma boa regra é comunicar mais, e não menos. Quando estiver em dúvida, opte pela supercomunicação. Sua equipe vai te agradecer por isso no longo prazo.
Estimule a experimentação através do compartilhamento
Tentar algo novo pode ser assustador, especialmente se for algo que poderia falhar. Dito isso, equipes inovadoras precisam se sentir confortáveis para correr riscos.
Uma maneira de incentivar a experimentação é criar um ambiente onde as equipes possam compartilhar seus experimentos umas com as outras, seja um espaço físico como um laboratório ou oficina, ou um espaço digital como um blog ou site de intranet para funcionários. Ao experimentar de forma transparente, as equipes podem aprender com os sucessos e falhas umas das outras, e se sentir mais à vontade para assumir riscos futuros sabendo que têm um sistema de apoio para contar.
Estimule atividades de construção de equipe
Criar relacionamentos de trabalho positivos é essencial para uma colaboração eficaz. Considere organizar eventos de team-building que ajudem os funcionários a se conhecerem melhor e a promover um senso de camaradagem.
Existem muitos tipos diferentes de atividades de construção de equipe para escolher, desde aulas de culinária em grupo até caça ao tesouro e voluntariado. A chave é encontrar atividades que todos gostem e que os ajudem a se ver de uma maneira diferente.
Torne as informações da equipe acessíveis
Não é suficiente encorajar uma cultura onde as pessoas querem compartilhar informações — você também precisa fornecer as ferramentas certas. Facilite para as equipes encontrarem e compartilharem informações umas com as outras.
Frequentemente, isso significa configurar uma base de conhecimento centralizada como Guru para garantir que as informações sejam fáceis de usar. Isso significa criar um ambiente acessível de compartilhamento de informações para usuários acessarem e contribuírem.
Adeus silos
Os silos de informação são definitivamente um problema comum nos ambientes de trabalho, mas equipes bem-sucedidas são capazes de enfrentá-los com estratégias proativas e melhorar a colaboração em equipe.
Ao dedicar tempo para identificar onde os silos existem em sua equipe e introduzir estratégias eficazes, você melhorará o desempenho, a moral e muito mais em sua equipe.
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