Innovative Strategies for Dissolving Silos and Introducing Effective Collaboration
Les silos d'information sont un problème commun dans les lieux de travail, mais les équipes performantes sont capables de les contrer grâce à des stratégies proactives et à une collaboration améliorée au sein de l'équipe.
Le pire moment de travailler dans un silo est de réaliser que vous travaillez dans un silo.
Dans mon premier emploi, je me souviens d'avoir soigneusement parcouru un projet de rapport très spécifique. J'ai passé des heures à faire des modifications et à mettre à jour des graphiques pour réaliser plus tard dans la semaine que c'était totalement inutile. Je travaillais dans une version obsolète qui n'avait pas encore été mise à jour sur le lecteur du département.
Je ne suis pas seul à éprouver ce genre de frustration. Il s'avère que les équipes perdent jusqu'à 20 heures par mois à cause des silos d'information. Le problème des silos n'a fait qu'augmenter à mesure que les lieux de travail ont alterné entre les modèles en présentiel, à distance et hybrides ces dernières années. Sans surprise, il est encore plus facile de se perdre dans les silos lorsque vous ne travaillez pas dans le même espace physique que vos collègues.
Silos d'information
Commençons par ce que nous entendons par silos d'information. Pour le dire simplement, les silos d'information se produisent lorsque les équipes au sein d'une organisation ne partagent pas d'informations et de processus entre elles. Les silos commencent généralement petits et gonflent à mesure que les organisations se développent, inhibant la collaboration.
Alors pourquoi les silos se forment-ils dans les organisations ?
Causes des silos
Presque toutes les organisations ont des silos, et ils sont généralement non intentionnels. Il n'y a pas une seule raison pour laquelle les silos se forment, mais quelques raisons courantes de ce manque de transparence incluent :
Priorités différentes
Lorsque les groupes au sein des organisations ont des priorités différentes (ou pire, en concurrence), l'information et les processus ne circulent pas facilement. Naturellement, chaque équipe a ses propres objectifs, mais une culture d'entreprise transparente devrait aider l'équipe à aligner ses priorités à travers les groupes.
Statu quo
L'inertie est une force puissante. Les organisations rencontrent souvent des difficultés lorsque des processus enracinés doivent évoluer pour s'adapter aux changements.
Politique de l'entreprise
Les grandes organisations ont souvent un réseau complexe de relations entre divers groupes. L'information et les processus pourraient ne pas circuler facilement en raison de personnalités au travail.
Géographie et culture
Les équipes sont de plus en plus dispersées à travers le monde et composées d'individus ayant des origines culturelles diverses. Des fuseaux horaires différents, des compétences linguistiques et d'autres facteurs peuvent contribuer à des lieux de travail en silo.
Manque de sécurité psychologique
La confiance est un élément essentiel pour collaborer efficacement avec ses pairs. Lorsque les équipes ont l'impression de pouvoir apporter des idées risquées à la table et expérimenter avec le soutien de leur équipe, l'innovation fleurit. Lorsque ce n'est pas le cas, la communication se dégrade et des silos peuvent se former.
Systèmes inefficaces
Les bonnes technologies et processus peuvent faire toute la différence en termes de transparence. Utiliser les mauvais systèmes peut introduire une friction inutile pour partager des informations et travailler ensemble.
Coûts des silos
Malheureusement, les silos ne gaspillent pas seulement du temps. L'effet silo dans les organisations peut causer des problèmes majeurs.
Certains silos sont évidents. Pour les autres, vous devrez mener une enquête. Pour vous aider à comprendre où la communication et la collaboration se dégradent, envisagez des enquêtes et des entretiens.
Il existe quelques types d'enquêtes qui peuvent vous aider à mieux comprendre les silos d'information au sein des équipes. Tout d'abord, envisagez d'utiliser une enquête sur l'engagement des employés. Ce type d'enquête vous aidera à identifier quels employés se sentent le plus connectés à leur équipe et à l'entreprise, ainsi que lesquels se sentent les plus isolés.
De même, vous pouvez élaborer une enquête avec des questions spécifiquement orientées vers la communication et la collaboration pour cibler les problèmes. Un autre type d'enquête utile est l'enquête d'ambiance. Les enquêtes d'ambiance sont envoyées de manière fréquente et régulière et permettent souvent d'identifier les problèmes de silo avant qu'ils ne commencent à provoquer des problèmes.
En plus des enquêtes, envisagez de mener des entretiens de départ et des entretiens de maintien avec les employés. Les entretiens de départ devraient mettre en lumière les raisons pour lesquelles les employés partent et quelle part du turnover est causée par les silos d'information. D'autre part, les entretiens de maintien sont des discussions avec des employés qui sont dans l'entreprise depuis un certain temps et peuvent éclairer les réussites de la collaboration entre pairs.
Stratégies pour briser les silos et introduire une collaboration efficace
Une fois que vous avez identifié où se trouvent les silos d'information de votre équipe, il est temps de commencer à les briser et à les remplacer par une base de transparence. Voici quelques stratégies qui peuvent vous aider à améliorer la communication et la collaboration au sein de votre équipe.
Aligner les objectifs et les valeurs
Faire travailler ensemble efficacement différentes groupes commence par s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en termes d'objectifs et de valeurs de l'entreprise. Cela commence par le leadership. Assurez-vous que tout le monde comprend la mission de l'entreprise et sait comment son travail s'inscrit dans un tableau plus large.
À partir de là, identifiez les objectifs de chaque équipe et placez-les dans le contexte de la mission de l'entreprise ainsi que des objectifs des autres équipes. Répétez régulièrement ces objectifs et ces valeurs, que ce soit lors de réunions générales.
Pensez à sur-communiquer
Il est étonnamment difficile de vraiment sur-communiquer dans un cadre professionnel, surtout lorsque cela se fait de manière asynchrone. Il est beaucoup plus courant que les gens ont l'impression d'être laissés à l'écart.
Si vous craignez de submerger votre équipe avec trop d'informations, envisagez si vous fournissez un message clair et concis, puis donnez à chacun la possibilité d'en apprendre davantage dans un système qui fonctionne pour tous.
Une bonne règle générale est de communiquer plus, pas moins. En cas de doute, privilégiez la sur-communication. Votre équipe vous en remerciera à long terme.
Encouragez l'expérimentation par le partage
Essayer quelque chose de nouveau peut être effrayant, surtout si c'est quelque chose qui pourrait potentiellement échouer. Cela dit, les équipes innovantes doivent se sentir à l'aise pour prendre des risques.
Une façon d'encourager l'expérimentation est de créer un environnement où les équipes peuvent partager leurs expériences avec les autres, que ce soit un espace physique comme un laboratoire ou un atelier, ou un espace numérique comme un blog ou un site intranet d'entreprise. En expérimentant de manière transparente, les équipes peuvent apprendre des succès et des échecs des autres et se sentir plus à l'aise pour prendre des risques futurs sachant qu'elles ont un système de soutien sur lequel se reposer.
Encouragez les activités de cohésion d'équipe
Créer des relations de travail positives est essentiel pour une collaboration efficace. Envisagez d'organiser des événements de cohésion d'équipe qui aident les employés à mieux se connaître et favorisent un esprit de camaraderie.
Il existe de nombreux types d'activités de cohésion d'équipe parmi lesquels choisir, des cours de cuisine en groupe aux chasses au trésor et au bénévolat. La clé est de trouver des activités que tout le monde appréciera et qui les aideront à se voir sous un autre jour.
Rendez les informations sur l'équipe accessibles
Il ne suffit pas d'encourager une culture où les gens veulent partager des informations ; vous devez également leur donner les bons outils. Facilitez la tâche aux équipes pour qu'elles puissent trouver et partager des informations les unes avec les autres.
Souvent, cela signifie mettre en place une base de connaissances centralisée comme Guru pour garantir que les informations sont faciles à utiliser. Cela signifie créer un environnement de partage d'informations accessible pour que les utilisateurs puissent à la fois accéder et contribuer.
Au revoir les silos
Les silos d'information sont sans aucun doute un problème commun dans les lieux de travail, mais les équipes performantes sont capables de les affronter grâce à des stratégies proactives et à une amélioration de la collaboration au sein de l'équipe.
En prenant le temps d'identifier où se trouvent les silos dans votre équipe et d'introduire des stratégies efficaces, vous améliorerez la performance, le moral et plus encore au sein de votre équipe.
Le pire moment de travailler dans un silo est de réaliser que vous travaillez dans un silo.
Dans mon premier emploi, je me souviens d'avoir soigneusement parcouru un projet de rapport très spécifique. J'ai passé des heures à faire des modifications et à mettre à jour des graphiques pour réaliser plus tard dans la semaine que c'était totalement inutile. Je travaillais dans une version obsolète qui n'avait pas encore été mise à jour sur le lecteur du département.
Je ne suis pas seul à éprouver ce genre de frustration. Il s'avère que les équipes perdent jusqu'à 20 heures par mois à cause des silos d'information. Le problème des silos n'a fait qu'augmenter à mesure que les lieux de travail ont alterné entre les modèles en présentiel, à distance et hybrides ces dernières années. Sans surprise, il est encore plus facile de se perdre dans les silos lorsque vous ne travaillez pas dans le même espace physique que vos collègues.
Silos d'information
Commençons par ce que nous entendons par silos d'information. Pour le dire simplement, les silos d'information se produisent lorsque les équipes au sein d'une organisation ne partagent pas d'informations et de processus entre elles. Les silos commencent généralement petits et gonflent à mesure que les organisations se développent, inhibant la collaboration.
Alors pourquoi les silos se forment-ils dans les organisations ?
Causes des silos
Presque toutes les organisations ont des silos, et ils sont généralement non intentionnels. Il n'y a pas une seule raison pour laquelle les silos se forment, mais quelques raisons courantes de ce manque de transparence incluent :
Priorités différentes
Lorsque les groupes au sein des organisations ont des priorités différentes (ou pire, en concurrence), l'information et les processus ne circulent pas facilement. Naturellement, chaque équipe a ses propres objectifs, mais une culture d'entreprise transparente devrait aider l'équipe à aligner ses priorités à travers les groupes.
Statu quo
L'inertie est une force puissante. Les organisations rencontrent souvent des difficultés lorsque des processus enracinés doivent évoluer pour s'adapter aux changements.
Politique de l'entreprise
Les grandes organisations ont souvent un réseau complexe de relations entre divers groupes. L'information et les processus pourraient ne pas circuler facilement en raison de personnalités au travail.
Géographie et culture
Les équipes sont de plus en plus dispersées à travers le monde et composées d'individus ayant des origines culturelles diverses. Des fuseaux horaires différents, des compétences linguistiques et d'autres facteurs peuvent contribuer à des lieux de travail en silo.
Manque de sécurité psychologique
La confiance est un élément essentiel pour collaborer efficacement avec ses pairs. Lorsque les équipes ont l'impression de pouvoir apporter des idées risquées à la table et expérimenter avec le soutien de leur équipe, l'innovation fleurit. Lorsque ce n'est pas le cas, la communication se dégrade et des silos peuvent se former.
Systèmes inefficaces
Les bonnes technologies et processus peuvent faire toute la différence en termes de transparence. Utiliser les mauvais systèmes peut introduire une friction inutile pour partager des informations et travailler ensemble.
Coûts des silos
Malheureusement, les silos ne gaspillent pas seulement du temps. L'effet silo dans les organisations peut causer des problèmes majeurs.
Certains silos sont évidents. Pour les autres, vous devrez mener une enquête. Pour vous aider à comprendre où la communication et la collaboration se dégradent, envisagez des enquêtes et des entretiens.
Il existe quelques types d'enquêtes qui peuvent vous aider à mieux comprendre les silos d'information au sein des équipes. Tout d'abord, envisagez d'utiliser une enquête sur l'engagement des employés. Ce type d'enquête vous aidera à identifier quels employés se sentent le plus connectés à leur équipe et à l'entreprise, ainsi que lesquels se sentent les plus isolés.
De même, vous pouvez élaborer une enquête avec des questions spécifiquement orientées vers la communication et la collaboration pour cibler les problèmes. Un autre type d'enquête utile est l'enquête d'ambiance. Les enquêtes d'ambiance sont envoyées de manière fréquente et régulière et permettent souvent d'identifier les problèmes de silo avant qu'ils ne commencent à provoquer des problèmes.
En plus des enquêtes, envisagez de mener des entretiens de départ et des entretiens de maintien avec les employés. Les entretiens de départ devraient mettre en lumière les raisons pour lesquelles les employés partent et quelle part du turnover est causée par les silos d'information. D'autre part, les entretiens de maintien sont des discussions avec des employés qui sont dans l'entreprise depuis un certain temps et peuvent éclairer les réussites de la collaboration entre pairs.
Stratégies pour briser les silos et introduire une collaboration efficace
Une fois que vous avez identifié où se trouvent les silos d'information de votre équipe, il est temps de commencer à les briser et à les remplacer par une base de transparence. Voici quelques stratégies qui peuvent vous aider à améliorer la communication et la collaboration au sein de votre équipe.
Aligner les objectifs et les valeurs
Faire travailler ensemble efficacement différentes groupes commence par s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en termes d'objectifs et de valeurs de l'entreprise. Cela commence par le leadership. Assurez-vous que tout le monde comprend la mission de l'entreprise et sait comment son travail s'inscrit dans un tableau plus large.
À partir de là, identifiez les objectifs de chaque équipe et placez-les dans le contexte de la mission de l'entreprise ainsi que des objectifs des autres équipes. Répétez régulièrement ces objectifs et ces valeurs, que ce soit lors de réunions générales.
Pensez à sur-communiquer
Il est étonnamment difficile de vraiment sur-communiquer dans un cadre professionnel, surtout lorsque cela se fait de manière asynchrone. Il est beaucoup plus courant que les gens ont l'impression d'être laissés à l'écart.
Si vous craignez de submerger votre équipe avec trop d'informations, envisagez si vous fournissez un message clair et concis, puis donnez à chacun la possibilité d'en apprendre davantage dans un système qui fonctionne pour tous.
Une bonne règle générale est de communiquer plus, pas moins. En cas de doute, privilégiez la sur-communication. Votre équipe vous en remerciera à long terme.
Encouragez l'expérimentation par le partage
Essayer quelque chose de nouveau peut être effrayant, surtout si c'est quelque chose qui pourrait potentiellement échouer. Cela dit, les équipes innovantes doivent se sentir à l'aise pour prendre des risques.
Une façon d'encourager l'expérimentation est de créer un environnement où les équipes peuvent partager leurs expériences avec les autres, que ce soit un espace physique comme un laboratoire ou un atelier, ou un espace numérique comme un blog ou un site intranet d'entreprise. En expérimentant de manière transparente, les équipes peuvent apprendre des succès et des échecs des autres et se sentir plus à l'aise pour prendre des risques futurs sachant qu'elles ont un système de soutien sur lequel se reposer.
Encouragez les activités de cohésion d'équipe
Créer des relations de travail positives est essentiel pour une collaboration efficace. Envisagez d'organiser des événements de cohésion d'équipe qui aident les employés à mieux se connaître et favorisent un esprit de camaraderie.
Il existe de nombreux types d'activités de cohésion d'équipe parmi lesquels choisir, des cours de cuisine en groupe aux chasses au trésor et au bénévolat. La clé est de trouver des activités que tout le monde appréciera et qui les aideront à se voir sous un autre jour.
Rendez les informations sur l'équipe accessibles
Il ne suffit pas d'encourager une culture où les gens veulent partager des informations ; vous devez également leur donner les bons outils. Facilitez la tâche aux équipes pour qu'elles puissent trouver et partager des informations les unes avec les autres.
Souvent, cela signifie mettre en place une base de connaissances centralisée comme Guru pour garantir que les informations sont faciles à utiliser. Cela signifie créer un environnement de partage d'informations accessible pour que les utilisateurs puissent à la fois accéder et contribuer.
Au revoir les silos
Les silos d'information sont sans aucun doute un problème commun dans les lieux de travail, mais les équipes performantes sont capables de les affronter grâce à des stratégies proactives et à une amélioration de la collaboration au sein de l'équipe.
En prenant le temps d'identifier où se trouvent les silos dans votre équipe et d'introduire des stratégies efficaces, vous améliorerez la performance, le moral et plus encore au sein de votre équipe.
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