Los documentos son conceptualmente un ejemplo increíble de analogía digital. Para que la computación empresarial florezca como lo hizo en los años 80 y 90, era fundamental diseñar sistemas que fueran análogos al mundo físico. ¿Y qué mejor manera de lograr esto que crear el Documento? ¡Incluso se ve como papel! A menudo, los Procesadores de Documentos incluso incorporan cosas como "márgenes" en sus aplicaciones, un vestigio de cuando usábamos máquinas de escribir para elaborar nuestros documentos. Los sistemas operativos más antiguos se basaban todos en las ideas centrales de Carpetas y Documentos, conceptos que se mapean directamente al mundo físico.

Pero ahora han pasado 30 años y la analogía ya no funciona. Los documentos seguirán existiendo, por supuesto, ya que son ideales para capturar "registros en el tiempo" como un contrato legal o las notas de una reunión. Este tipo de contenido no cambia mucho una vez que está escrito. O en el caso del documento legal, hay un proceso muy prescriptivo para enmendar el documento, lo que requiere que la versión original persista en la mayoría de los casos. Pero para muchas de nuestras necesidades de contenido hoy en día, el concepto de un Documento en realidad hace más daño que bien. Analicemos por qué es así...

1. No están diseñados para ser cambiados. Gran parte de nuestro mundo se trata de contenido que cambia, evoluciona a medida que evoluciona nuestro pensamiento. Y eso significa que intentar encontrar todos los lugares donde dijimos esa cosa que ahora queremos cambiar se convierte en una tarea engañosa. También significa que tienes que comunicar el nuevo cambio a todos, y luego tienes que recordar a quién le dijiste sobre esa nueva versión. Pero luego, cuando abro un Documento, ¿cómo sé si sigue siendo correcto?
2. No están diseñados para ser compartidos. Bueno, no a gran escala... la forma de compartir es a menudo muy similar a la forma en que compartimos papel. Haces copias del Documento y las envías. Nota que las palabras que utilicé son exactamente las mismas en el mundo físico que en el mundo digital. El problema en el mundo digital es que cada vez que eso sucede, el punto 1 anterior se vuelve más difícil.
3. Una vez que tienes más de unos pocos de ellos, se convierten en un desastre. Al menos con papel tenías que hacer un esfuerzo para copiarlo. No ocurre lo mismo con los Documentos y así terminas con un mar de versiones similares pero diferentes del mismo documento por todas partes. Es contaminación digital.
4. Ahora usamos teléfonos más que cualquier otro dispositivo digital. Los documentos vienen de una época en la que no existían los teléfonos inteligentes. Intenta leer un Documento en un teléfono y después de unos pocos pellizcos y deslizamientos te rendirás.
5. Los documentos son demasiado largos. La longitud de un documento tiene una correlación directa con su utilidad. Cuanto más largo (y ancho), menos posibilidades hay de que alguien lo lea, y mayor la probabilidad de que quede obsoleto. Hoy en día, nuestras expectativas de brevedad y precisión nunca han sido más altas. Estamos sobrecargados de información y esperamos solo la información correcta sin el ruido.
6. No puedes saber si son útiles. Entonces escribiste un documento y se lo enviaste a alguien, ¿y ahora qué? ¿Le ayudó a lograr un trabajo? ¿Ayudó a cerrar una venta? ¿Resolvió un problema del cliente? No hay forma de saberlo. Estas son preguntas casi injustas porque nunca diseñamos un Documento para decirnos cosas como esta, los diseñamos para ser una analogía digital, para resolver un problema horizontal básico de autoría y almacenamiento de texto escrito.

Si bien ha habido intentos de solucionar algunos de esto, simplemente no hemos llegado allí aún. Muchos de los editores de documentos basados en la nube de hoy son solo eso, versiones en la nube de los mismos editores de documentos que estamos acostumbrados a usar. Claro, es más fácil compartirlos ahora y editarlos al mismo tiempo, pero siguen siendo documentos. Me recuerda a cuando el SaaS aún era una moda y los proveedores de instalaciones tradicionales estaban lavando a la nube sus productos para que parecieran ser SaaS, dándose cuenta rápidamente de que todo lo que realmente lograron fue mover el mismo viejo software a un centro de datos diferente.

¿Qué sigue?

Estamos ahora en las primeras etapas de la era de especialización. Categoría por categoría, vemos aplicaciones de SaaS emergiendo que resuelven problemas empresariales específicos en lugar de intentar ser plataformas de computación en la nube generales. Y las aplicaciones de hoy aprovechan los datos que ya tenemos sobre nuestras vidas laborales y los utilizan para hacernos más efectivos en nuestro trabajo.

• Cuando creas un lead en RelateIQ, automáticamente crea un flujo de cada interacción que tu equipo ha tenido con ese lead simplemente al conectarlo a tu correo electrónico.
• Cuando tienes una reunión próxima con un prospecto, Refresh te envía un informe sobre ese prospecto para que estés mejor preparado para tu reunión simplemente al conectarlo con tu calendario, LinkedIn, Twitter, etc.
• Los Servicios Ambientales agregan valor a tu vida sin que tú hagas nada explícito. Google Now te dirá cuándo necesitas salir para una reunión para llegar a tiempo una vez que lo conectes con tu calendario.
• Durante tus reuniones, en lugar de usar un documento para tomar notas libres, WorkLife se ha lanzado para ayudar a estructurar tus reuniones en agenda, elementos de acción y problemas abiertos, para que no tengas que crear manualmente tu proceso de seguimiento, perseguir a la gente o recordar los resultados de las reuniones.

Y lo mismo está sucediendo con los "Documentos". Ya no pensamos en términos de "papel digital", ya que muchos sienten que el diseño de tarjetas es hacia donde están las cosas (¡incluyéndonos a nosotros!). Así que ahora pensamos en el trabajo que debe ser realizado, y cómo la tecnología puede ayudarnos a hacer ese trabajo de manera más eficiente y decirnos cosas que nunca podríamos saber sobre nuestro negocio de otra manera.

• Cuando compartes contenido con alguien, ¿les fue útil?
• Cuando lees contenido, ¿cómo sabes si es preciso?
• Cuando usas cierto contenido, ¿crea una mejor relación con tu cliente?
• ¿Envías a todos los clientes el mismo contenido? ¿O deberías ensamblarlo dinámicamente según su interés manifiesto?
• ¿Cómo te aseguras de que el contenido popular y valioso sea más visible para tu equipo mientras que el contenido obsoleto y no leído desaparece, sin gastar todo tu tiempo gestionándolo?

Y hay mucho más. Tiempos emocionantes, sin duda. Así que cerremos los archivadores y hagamos un trabajo real :)