Documentos são conceitualmente um exemplo incrível de analogia digital. Para que a computação empresarial prospere como nos anos 80 e 90, projetar sistemas que eram análogos ao mundo físico era crucial. Então, qual a melhor maneira de realizar isso do que criar o Documento. Parece até papel! Muitas vezes, os Processadores de Documentos até incorporam coisas como "margens" em seus aplicativos, uma herança de quando usávamos máquinas de escrever para criar nossos documentos. Os primeiros sistemas operacionais eram todos baseados nas ideias centrais de Pastas e Documentos, conceitos que mapeiam diretamente para o mundo físico.

Mas agora se passaram 30 anos e a analogia não funciona mais. Os Documentos irão perdurar, é claro, pois são ideais para capturar "registros no tempo" como um contrato legal ou notas de reunião. Esse tipo de conteúdo não muda muito uma vez escrito. Ou, no caso de documentos legais, existe um processo muito prescritivo para emendar o documento, que requer que a versão original permaneça em muitos casos. Mas, para muitas das nossas necessidades de conteúdo hoje, o conceito de Documento faz mais mal do que bem. Vamos dar uma olhada em por que isso...

1. Eles não foram projetados para serem alterados. Muito do nosso mundo é sobre conteúdo que muda, ele evolui à medida que nosso pensamento evolui. E isso significa que tentar encontrar todos os lugares onde dissemos aquela coisa que agora queremos mudar se torna um trabalho sem sentido. Isso também significa que você tem que comunicar a nova mudança a todos e, então, você tem que se lembrar de quem você contou sobre essa nova versão. Mas depois, quando eu abro um Documento, como eu sei se ele ainda está certo?
2. Eles não foram projetados para serem compartilhados. Bem, não em larga escala de qualquer maneira... a maneira de compartilhar é muitas vezes muito parecida com a maneira como compartilhamos papel. Você faz cópias do Documento e as envia. Perceba que as palavras que usei são exatamente as mesmas no mundo físico como no mundo digital. O problema no mundo digital é que cada vez que isso acontece, o ponto 1 acima fica mais difícil.
3. Uma vez que você tem mais do que alguns deles, eles se tornam uma bagunça. Pelo menos com papel você tinha que fazer um esforço para copiá-lo. Com Documentos não é assim, e assim você acaba com um mar de versões similares, mas diferentes do mesmo documento por toda parte. É poluição digital.
4. Agora usamos telefones mais do que qualquer outro dispositivo digital. Os Documentos vêm de um tempo em que os smartphones não existiam. Tente ler um Documento em um telefone e, após alguns apertos e deslizamentos, você vai desistir.
5. Os Documentos são longos demais. O comprimento de um documento tem uma correlação direta com sua utilidade. Quanto mais longo (e mais largo), menor a chance de alguém lê-lo e maior a probabilidade de que ele fique desatualizado. Hoje em dia, nossas expectativas de brevidade e precisão nunca foram tão altas. Temos sobrecarga de informações e esperamos apenas as informações certas sem o ruído.
6. Você não consegue dizer se são úteis. Então você escreveu um documento e enviou para alguém, e agora? Isso ajudou a pessoa a concluir um trabalho? Isso ajudou a fechar uma venda? Isso resolveu um problema do cliente? Não há como saber. Estas são perguntas quase injustas porque nunca projetamos um Documento para nos contar coisas assim, nós os projetamos para serem uma analogia digital, para resolver um problema horizontal básico de autoria e armazenamento de texto escrito.

Embora tenha havido tentativas de corrigir alguns disso, simplesmente ainda não chegamos lá. Muitos dos editores de documentos em nuvem de hoje são apenas isso, versões em nuvem dos mesmos editores de documentos que estamos acostumados a usar. Claro, agora é mais fácil compartilhá-los e editá-los ao mesmo tempo, mas eles ainda são documentos. Isso me lembra quando o SaaS ainda era uma moda e os fornecedores on-premise estavam ‘cloud-washing’ seus produtos para fazê-los parecer SaaS, percebendo rapidamente que tudo o que conseguiram foi mover o mesmo antigo software para um data center diferente.

E agora?

Estamos agora nos estágios iniciais da era da especialização. Categoria por categoria, vemos que aplicativos SaaS estão surgindo para resolver problemas específicos de negócios em vez de tentar ser plataformas gerais de computação em nuvem. E as aplicações de hoje aproveitam os dados que já temos sobre nossas vidas profissionais e os utilizam para nos tornar mais eficazes em nosso trabalho.

• Quando você cria um lead no RelateIQ, ele cria automaticamente um fluxo de cada interação que sua equipe teve com esse lead simplesmente conectando-o ao seu e-mail.
• Quando você tem uma reunião agendada com um possível cliente, o Refresh lhe envia um relatório sobre esse contato para que você esteja melhor preparado para sua reunião, simplesmente conectando-o à sua agenda, LinkedIn, Twitter, etc.
• Serviços Ambientais adicionam valor à sua vida sem que você faça nada explicitamente. O Google Now lhe dirá quando você deve sair para uma reunião a fim de chegar a tempo, uma vez que você o conecte à sua agenda.
• Durante suas reuniões, em vez de usar um documento para fazer anotações livres, WorkLife foi lançado para ajudar a estruturar suas reuniões em agenda, ações e questões em aberto, assim você não precisa criar manualmente seu processo de acompanhamento, correr atrás das pessoas ou se lembrar dos resultados das reuniões.

E a mesma coisa está acontecendo com os "Documentos". Não pensamos mais em termos de "papel digital", já que muitos acreditam que o design de cartões é para onde as coisas estão indo (incluindo nós!). Agora pensamos sobre o trabalho que precisa ser realizado e como a tecnologia pode nos ajudar a fazer esse trabalho de maneira mais eficiente e nos dizer coisas que nunca poderíamos saber sobre nossos negócios de outra forma.

• Quando você compartilha conteúdo com alguém, foi útil para eles?
• Quando você lê um conteúdo, como sabe se ele é preciso?
• Quando você usa determinado conteúdo, isso cria um relacionamento melhor com seu cliente?
• Você envia o mesmo conteúdo para todos os clientes? Ou você deve montá-lo dinamicamente com base no interesse manifestado?
• Como você se certifica de que o conteúdo popular e valioso é mais visível para sua equipe enquanto o conteúdo antigo e não lido desaparece, sem gastar todo o seu tempo gerenciando-o?

E há muito mais. Tempos emocionantes, com certeza. Então, vamos fechar os armários de arquivos e fazer um trabalho real :)