Les documents sont conceptuellement un exemple incroyable d'analogie numérique. Pour que l'informatique commerciale prospère comme elle l'a fait dans les années 80 et 90, concevoir des systèmes qui étaient analogues au monde physique était primordial. Alors, quelle meilleure façon de réussir cela que de créer le Document. On dirait même du papier ! Souvent, les processeurs de documents intègrent même des éléments comme des "marges" dans leurs applications, un héritage des temps où nous utilisions des machines à écrire pour rédiger nos documents. Les systèmes d'exploitation les plus anciens étaient tous basés autour des idées essentielles de Dossiers et Documents, des concepts qui correspondent directement au monde physique.

Mais maintenant, cela fait 30 ans et l'analogie ne fonctionne plus. Les documents vivront bien sûr, car ils sont idéaux pour capturer des "enregistrements dans le temps" comme un contrat légal ou des notes de réunion. Ce type de contenu ne change pas beaucoup une fois qu'il est écrit. Ou dans le cas du document légal, il existe un processus très prescriptif pour amender le document, ce qui nécessite que la version originale reste également en vie dans la plupart des cas. Mais pour bon nombre de nos besoins en contenu aujourd'hui, le concept de Document fait en réalité plus de mal que de bien. Voyons pourquoi cela...

1. Ils ne sont pas conçus pour être modifiés. Une grande partie de notre monde concerne le contenu qui change, il évolue au fur et à mesure que notre réflexion évolue. Et cela signifie qu'essayer de trouver tous les endroits où nous avons dit cette chose que nous voulons maintenant changer devient une quête vaine. Cela signifie également que vous devez communiquer le nouveau changement à tout le monde, puis vous devez vous souvenir de qui vous avez informé de cette nouvelle version. Mais plus tard, quand j'ouvre un Document, comment puis-je savoir s'il est toujours correct ?
2. Ils ne sont pas conçus pour être partagés. Eh bien, pas à grande échelle de toute façon... la manière de partager est souvent très similaire à la façon dont nous partageons du papier. Vous faites des copies du Document et les envoyez. Remarquez que les mots que j'ai utilisés sont exactement les mêmes dans le monde physique que dans le monde numérique. Le problème dans le monde numérique est qu'à chaque fois que cela se produit, le point 1 ci-dessus devient de plus en plus difficile.
3. Une fois que vous en avez plus que quelques-uns, ils deviennent un désordre. Au moins avec le papier, vous deviez faire un effort pour le copier. Ce n'est pas le cas avec les Documents et donc vous vous retrouvez avec une mer de versions similaires mais différentes du même document éparpillées partout. C'est de la pollution numérique.
4. Nous utilisons les téléphones maintenant plus que tout autre appareil numérique. Les documents proviennent d'une époque où les smartphones n'existaient pas. Essayez de lire un Document sur un téléphone et après quelques pincements et glissement vous abandonnez.
5. Les documents sont trop longs. La longueur d'un document a une corrélation directe avec son utilité. Plus un document est long (et large), moins il y a de chances que quiconque le lise, et plus la probabilité qu'il devienne obsolète est élevée. De nos jours, nos attentes en matière de brièveté et de précision n'ont jamais été aussi élevées. Nous faisons face à une surcharge d'informations et attendons juste les bonnes informations sans le bruit.
6. Vous ne pouvez pas dire s'ils sont utiles. Alors vous avez écrit un document et l'avez envoyé à quelqu'un, et ensuite ? A-t-il aidé à accomplir un travail ? A-t-il aidé à conclure une vente ? A-t-il résolu un problème pour un client ? Aucune façon de le savoir. Ces questions sont presque injustes parce que nous n'avons jamais conçu un Document pour nous dire des choses comme ça, nous les avons conçus pour être une analogie numérique, pour résoudre un problème horizontal de base de rédaction et de stockage de texte écrit.

Bien qu'il y ait eu des tentatives pour résoudre certains de cela, nous ne sommes tout simplement pas encore là. Beaucoup des éditeurs de documents basés sur le cloud aujourd'hui ne sont que cela, des versions cloud des mêmes éditeurs de documents que nous avons l'habitude d'utiliser. Bien sûr, il est plus facile de les partager maintenant et de les éditer en même temps, mais ce sont toujours des documents. Cela me rappelle l'époque où le SaaS n'était encore qu'une mode et que les vendeurs sur site lavaient leurs produits en cloud pour les faire paraître comme du SaaS, réalisant rapidement que tout ce qu'ils avaient réellement réussi à accomplir était de déplacer le même vieux logiciel dans un autre centre de données.

Quelle est la suite ?

Nous sommes maintenant dans les premières phases de l'ère de la spécialisation. Catégorie par catégorie, nous voyons des applications SaaS émerger qui résolvent des problèmes d'affaires spécifiques contre des plateformes de cloud computing général. Et les applications d'aujourd'hui exploitent les données que nous avons déjà sur notre vie professionnelle et les utilisent pour nous rendre plus efficaces dans notre travail.

• Lorsque vous créez un lead dans RelateIQ, il crée automatiquement un flux de chaque interaction que votre équipe a eue avec ce lead simplement en le connectant à votre email.
• Lorsque vous avez une réunion à venir avec un prospect, Refresh vous envoie un rapport sur ce prospect afin que vous soyez mieux préparé pour votre réunion simplement en le connectant à votre calendrier, LinkedIn, Twitter, etc.
• Les services ambiants ajoutent de la valeur à votre vie sans que vous fassiez explicitement quoi que ce soit. Google Now vous dira quand vous devez partir pour une réunion afin d'arriver à l'heure une fois que vous l'aurez connecté à votre calendrier.
• Lors de vos réunions, plutôt que d'utiliser un document pour prendre des notes libres, WorkLife a été lancé pour aider à structurer vos réunions en agenda, éléments d'action et problèmes ouverts afin que vous n'ayez pas à créer manuellement votre processus de suivi, à poursuivre les personnes ou à vous souvenir des résultats des réunions.

Et la même chose se produit avec les "Documents". Nous ne pensons plus en termes de "papier numérique", comme beaucoup le pensent que le design des cartes est la direction dans laquelle nous allons (y compris nous !). Nous pensons maintenant à un travail qui doit être accompli, et comment la technologie peut nous aider à faire ce travail plus efficacement et à nous révéler des choses que nous ne pourrions jamais savoir sur notre entreprise autrement.

• Lorsque vous partagez du contenu avec quelqu'un, était-ce utile pour lui ?
• Lorsque vous lisez du contenu, comment savez-vous s'il est précis ?
• Lorsque vous utilisez un certain contenu, cela crée-t-il une meilleure relation avec votre client ?
• Envoyez-vous à chaque client le même contenu ? Ou devriez-vous le rassembler dynamiquement en fonction de ses intérêts déclarés ?
• Comment vous assurez-vous que le contenu populaire et précieux est plus visible pour votre équipe tandis que le contenu périmé et non lu disparaît, sans passer tout votre temps à le gérer ?

Et il y a encore énormément de choses. Des temps passionnants, c'est sûr. Alors clôturons les armoires de classement et faisons vraiment le travail :)