שמירה על תהליכים יעילים וזרימת עבודה חזקה היא חיונית לניהול עסק מצליח.
בין אם אתה מנהל מרכז קשר עם מאות עובדים או מנהל משרד עורכי דין וירטואלי עם צוות קטן, תהליכי עסק הם שורש פעולות החברה שלך. לכן חשוב לבדוק את התהליכים שלך ולקחת פעולות נדרשות כדי לשפרם באופן קבוע.
ועם סביבות העבודה מתחילות לחזור לסדרם, עכשיו הוא הזמן המושלם לעשות זאת.
מדריך זה מכסה שבעה שלבים שעליך לעקוב אחריהם כדי לשפר את התהליך שלך ואת יעילות העובדים. המעקב אחר השלבים הללו יאפשר לך לשפר את היציבות בציםיך ולהתמודד עם העבודה בדרך הנכונה.
התמודדות עם מחסומי דרך
לפני שנכנסים למדריך השבעה שלבים שלנו, חשוב לזהות את כל אתגרי התהליך שעלולים להיתקל בהם במהלך השדרת השיפורים שלך.
שני המחסמים העיקריים שעלולים שתיפול עליהם הם השכנוע וחוסר המשאבים.
השכנוע
זה תקני לרצות להישאר באיזור הנוחות שלך. אולם, כאשר מדובר בשיפור תהליכים, השכנוע עשוי לשכוח אותך לאחור.
עובדים, ואף יכול שהנהלה, עשויים לנסות להתנגד לשינוי מאחר שמרגישים בנוח עם התהליכים הנוכחיים. הם עשויים שלא להיות מוכנים להשקיע את המאמץ הנדרש כדי לבחון ולשפר תהליכים קיימים.
לדוגמה, אם העובדים מרוצים עם המערכת הנוכחית של השעון, הם עשויים להתעקש על כל הרעיונות של הקדמה של מחשבון מחשבון דיגיטציה של שעון שאתה מאמין יעשה את שעון ההצגה יותר יעיל.
זה עשוי להשהות – או לעצור – את ההתקדמות שלך, לכן חשוב שתתמודד עם הבעיה הזו ישית. ודא שהצוות שלך יודע כי שיפור תהליכים עשוי להפוך את חיי העבודה שלהם לקלים יותר.
עם תהליכים טובים יותר במקום, הזרימה תהיה יותר חלקה והלחץ על העובדים עשוי להורד.
חוסר משאבים
לפני שאתה מתחייב לבצע שינויים בתהליכי הקיימים, חשוב לוודא שיש לך את המשאבים הנחוצים זמינים.
שיפורים יכולים לדרוש הרבה זמן, כסף וכוח אדם, לכן שווה לקבוע האם אתה באמת יכול להתמודד עם המשימה. לדוגמה, אם אתה מאמין כי עליך ליישם פלטפורמת CRM המתאימה לעסקים קטנים, עשוי להיות שתצטרך לבדוק את המימון ולהחליט האם יהיה עליך לגייס עובד נוסף להפעיל את המערכת.
המחשבה הזו עשוי להתיחסל את כמה עסקים ולהוביל אותם לדחיית מובילי השיפור שלהם לכל היותר.
אך, חשוב לשים לב כי, בשינוי חד פעמי, שיפור תהליכים עשוי למשוך תמורה גדולה על הכסף המושקע. אז, זה עשוי להרגש כמשימה מרגישה כרגע, אך תודה לעצמך על זה אחרי כך.
הערות לתמונה זו. כל כך נחמד!
כיצד להגביר את היעילות בתהליך: 7 צעדים
כעת שערכת ופתרת את כל הבעיות שעמדו בפנייך, הגיע הזמן להתחיל לעבוד.
בעקבות שבעת השלבים הללו יעזורו לך לשפר תהליכים ביעילות, מה שיעלה עצמת פרודוקטיביות וישפר את זרימת העבודה.
1. לאתר את התהליכים הנוכחיים
כדי לקבוע לאיזה תהליך יש צורך לשפר ואילו שינויים דרושים לביצוע השיפור, עליך לבצע שיעור חשיבה לכל התהליכים הקיימים.
כאשר תבחן את התהליכים הנוכחיים, עקוב אחר יעילותם. לדוגמה, ניתן לבחון את נתוני המכירות, רמות השמירה, וקריטריוני הביצוע של האתר, ולזהות אם כל אלו עומדים בבדיקה. אם נראה כי אין לך המון תוצאות לתהליך, יתכן שהוא מיושן. כדאי גם להביט באלמנטים ספציפיים של התהליך כדי לזהות אם יש ביניהם אלה שהפכו לריקניים.
לזהות אילו תהליכים עובדים ואילו מדועים לא, זה יכול לעזור לקצר את הרשימה.
2. לזהות את התהליך שנבחר
אפשרות לתמצת את התהליך בקו התחתון יכולה לעזור לך להבין ולפרש אותו באופן מלא. משם תוכל לקבל החלטות מושכלות כיצד לשפר את התהליך.
גרפי התהליכים היא יצוג חזותי של תהליך. ממנו תקבל רעיון טוב יותר של המשימות הכלולות, המערכות שמשמשות, והעובדים האחראים על התהליך המסוים הזה. זוהי דרך נהדרת להציג ולנתח את זרימת העבודה ולתת נקודת התחלה לחשיבה על דרכים לשפר אותה.
יש כלים שניתן להשקיע בהם כדי להפוך את תהליך המיפוי לתהליך יעיל ופשוט יותר. אפשר אף להשקיע בפיתוח אפליקציות ניידות וליצור אפליקציה בה תוכל למעקב אחר משימות, להקצות אותן, ולשלוח עקבות כאשר נדרש. אם אין לך אפשרות להשקיע בכלי מיפוי, או את הזמן ליצור אפליקציה משלך, אין צורך לדאוג—קיבוץ פשוט של עט ונייר יספיק במילוי הצורך.
3. לשאול את השאלות הנכונות
כבעל עסק או מנהל, תמיד תדע המון על כל תהליך ויישומיהם. האמת היא, עובדיך עובדים באופן ישיר עימם כל יום ויכולים לדעת יותר.
שאל את עובדיך שאלות מפורטות על התהליך. בקש מהם לאשר את המידע במפת התהליך שלך כדי לוודא שלא פספסת דבר. כן, ייתכן שתדע אילו שלבים כלולים בתהליך, אבל ייתכן שלא תהיה מודע לכל חריגות שיש לטפל בהן.
נניח שאתה מפעיל חנות אונליין בינונית ואתה רוצה לאמות כמה יעילים התהליכים בעסק שלך בשדות המכירות. אתה יכול לדעת את כל שלבי עיבוד נתוני המכירות, אך ייתכן שאינך מודע לעובי הסיוע שהמערכת הנוכחית שלך נאבקת לשלוט בקפיצות התוך גדולות במספר הזמנות.
לשוחח עם עובדיך יוכל לסייע לך לגלות מידע נוסף על בעיה זו ולאפשר לך ליישם פתרון מתאים. אולי יש צורך להביט בתשתיות הענן שלך ולשקם ל ענן ההיברידי.
כל מה שאתה צריך לעשות, הקלטת עובדיך תהיה יסודית להגעה לפתרון ההוא.
ברגע שבנית רשימה של פתרונות אפשריים, רוץ דרכם שוב – הפעם, חשוב על איך כל הצעה תשפיע על התהליך הכולל והעסק. הֲעִפַּי Ṭֹזְי שֹׁיִּף Ḋֹ נֵתַ� ןמֵת הטַשׁקָָּּ°�ה� אֲמֹצְײִ�ּ שׁ�ה אֱּלַנ�שֶה�. הֲעִ� ןתְי שׁ°צַּׁחִּ נַלְלַה ללַ� �ָע �ע ףׁלִח־�תַ.
לאחר שתיקבעו השינויים והתהליך יתעדכן, עליך ליידע את העובדים שלך.
אם בחרת לשלב תוכנה חדשה לניהול תהליכים, לדוגמה, יש להבין כי חייבים העובדים לדעת כיצד להיכנס ולהפעיל את המערכת החדשה.
יש להשתמש בכמה שפות תקשורת ככל שנדרש ולכלול כמה שיותר מידע. אינך רוצה שיהיה כל סוגי הבלבול או ספק.
שרטט על פתק שבו מופיע כל המידע הדרוש והעבר ימי הדרכה לוודא שכולם על אותו גל. כן עשוי לשוות להתבונן גם איך ל שפר את התקשורת עם צוותים מרוחקים.
7. בדוק את התהליך החדש
אחת מהשלבים החשובים ביותר לשיפור תהליך היא לבדוק את השינויים שעשית. עקוב אחר התהליך החדש בקרוב והחלט אם השינויים האלה משפיעים חיובית על העסק שלך או לא.
אם שינית את תהליך ההעברה של עבודה על ידי הטמעת יישומי נייד לניהול המשימות של עסקים, תביט בכיצד השינוי הזה השפיע על מהירות בה מועברות, מתקבלות ומושלמות המשימות.
האם אתה רואה תוצאות טובות יותר? האם נעשים פחות שגיאות? האם העובדים שלך הם יותר יעילים?
לענות על שאלות אלו יענו לך על המדדים הנחוצים לקביעה האם השינויים שיפרו את התהליך שלך.
זכור, ההתקדמות היא רצופה. עולם העסקים משתנה באופן קבוע, לכן תהליך השינוי החדש שלך יצטרך להיות בדקה שוב בעתיד כדי להתאים אותו לזמנים.
הנקודה התחתונה
זה עשוי להיראות כמו המון מאמץ. אך הבטיחות שכל התהליכים בעסק שלך יהיו כמה שיותר יעילים חיונית לשהיית בראש תעשייתך.
בין שהחלטת לשלב תוכנה אוטומטית לניהול המשאב האנושי, או עדיין מנסה לחשוב על פתרון יעיל לתקשורת צמודה בין צוותית, השלבים האלו יכולים לעזור.
שמירה על תהליכים יעילים וזרימת עבודה חזקה היא חיונית לניהול עסק מצליח.
בין אם אתה מנהל מרכז קשר עם מאות עובדים או מנהל משרד עורכי דין וירטואלי עם צוות קטן, תהליכי עסק הם שורש פעולות החברה שלך. לכן חשוב לבדוק את התהליכים שלך ולקחת פעולות נדרשות כדי לשפרם באופן קבוע.
ועם סביבות העבודה מתחילות לחזור לסדרם, עכשיו הוא הזמן המושלם לעשות זאת.
מדריך זה מכסה שבעה שלבים שעליך לעקוב אחריהם כדי לשפר את התהליך שלך ואת יעילות העובדים. המעקב אחר השלבים הללו יאפשר לך לשפר את היציבות בציםיך ולהתמודד עם העבודה בדרך הנכונה.
התמודדות עם מחסומי דרך
לפני שנכנסים למדריך השבעה שלבים שלנו, חשוב לזהות את כל אתגרי התהליך שעלולים להיתקל בהם במהלך השדרת השיפורים שלך.
שני המחסמים העיקריים שעלולים שתיפול עליהם הם השכנוע וחוסר המשאבים.
השכנוע
זה תקני לרצות להישאר באיזור הנוחות שלך. אולם, כאשר מדובר בשיפור תהליכים, השכנוע עשוי לשכוח אותך לאחור.
עובדים, ואף יכול שהנהלה, עשויים לנסות להתנגד לשינוי מאחר שמרגישים בנוח עם התהליכים הנוכחיים. הם עשויים שלא להיות מוכנים להשקיע את המאמץ הנדרש כדי לבחון ולשפר תהליכים קיימים.
לדוגמה, אם העובדים מרוצים עם המערכת הנוכחית של השעון, הם עשויים להתעקש על כל הרעיונות של הקדמה של מחשבון מחשבון דיגיטציה של שעון שאתה מאמין יעשה את שעון ההצגה יותר יעיל.
זה עשוי להשהות – או לעצור – את ההתקדמות שלך, לכן חשוב שתתמודד עם הבעיה הזו ישית. ודא שהצוות שלך יודע כי שיפור תהליכים עשוי להפוך את חיי העבודה שלהם לקלים יותר.
עם תהליכים טובים יותר במקום, הזרימה תהיה יותר חלקה והלחץ על העובדים עשוי להורד.
חוסר משאבים
לפני שאתה מתחייב לבצע שינויים בתהליכי הקיימים, חשוב לוודא שיש לך את המשאבים הנחוצים זמינים.
שיפורים יכולים לדרוש הרבה זמן, כסף וכוח אדם, לכן שווה לקבוע האם אתה באמת יכול להתמודד עם המשימה. לדוגמה, אם אתה מאמין כי עליך ליישם פלטפורמת CRM המתאימה לעסקים קטנים, עשוי להיות שתצטרך לבדוק את המימון ולהחליט האם יהיה עליך לגייס עובד נוסף להפעיל את המערכת.
המחשבה הזו עשוי להתיחסל את כמה עסקים ולהוביל אותם לדחיית מובילי השיפור שלהם לכל היותר.
אך, חשוב לשים לב כי, בשינוי חד פעמי, שיפור תהליכים עשוי למשוך תמורה גדולה על הכסף המושקע. אז, זה עשוי להרגש כמשימה מרגישה כרגע, אך תודה לעצמך על זה אחרי כך.
הערות לתמונה זו. כל כך נחמד!
כיצד להגביר את היעילות בתהליך: 7 צעדים
כעת שערכת ופתרת את כל הבעיות שעמדו בפנייך, הגיע הזמן להתחיל לעבוד.
בעקבות שבעת השלבים הללו יעזורו לך לשפר תהליכים ביעילות, מה שיעלה עצמת פרודוקטיביות וישפר את זרימת העבודה.
1. לאתר את התהליכים הנוכחיים
כדי לקבוע לאיזה תהליך יש צורך לשפר ואילו שינויים דרושים לביצוע השיפור, עליך לבצע שיעור חשיבה לכל התהליכים הקיימים.
כאשר תבחן את התהליכים הנוכחיים, עקוב אחר יעילותם. לדוגמה, ניתן לבחון את נתוני המכירות, רמות השמירה, וקריטריוני הביצוע של האתר, ולזהות אם כל אלו עומדים בבדיקה. אם נראה כי אין לך המון תוצאות לתהליך, יתכן שהוא מיושן. כדאי גם להביט באלמנטים ספציפיים של התהליך כדי לזהות אם יש ביניהם אלה שהפכו לריקניים.
לזהות אילו תהליכים עובדים ואילו מדועים לא, זה יכול לעזור לקצר את הרשימה.
2. לזהות את התהליך שנבחר
אפשרות לתמצת את התהליך בקו התחתון יכולה לעזור לך להבין ולפרש אותו באופן מלא. משם תוכל לקבל החלטות מושכלות כיצד לשפר את התהליך.
גרפי התהליכים היא יצוג חזותי של תהליך. ממנו תקבל רעיון טוב יותר של המשימות הכלולות, המערכות שמשמשות, והעובדים האחראים על התהליך המסוים הזה. זוהי דרך נהדרת להציג ולנתח את זרימת העבודה ולתת נקודת התחלה לחשיבה על דרכים לשפר אותה.
יש כלים שניתן להשקיע בהם כדי להפוך את תהליך המיפוי לתהליך יעיל ופשוט יותר. אפשר אף להשקיע בפיתוח אפליקציות ניידות וליצור אפליקציה בה תוכל למעקב אחר משימות, להקצות אותן, ולשלוח עקבות כאשר נדרש. אם אין לך אפשרות להשקיע בכלי מיפוי, או את הזמן ליצור אפליקציה משלך, אין צורך לדאוג—קיבוץ פשוט של עט ונייר יספיק במילוי הצורך.
3. לשאול את השאלות הנכונות
כבעל עסק או מנהל, תמיד תדע המון על כל תהליך ויישומיהם. האמת היא, עובדיך עובדים באופן ישיר עימם כל יום ויכולים לדעת יותר.
שאל את עובדיך שאלות מפורטות על התהליך. בקש מהם לאשר את המידע במפת התהליך שלך כדי לוודא שלא פספסת דבר. כן, ייתכן שתדע אילו שלבים כלולים בתהליך, אבל ייתכן שלא תהיה מודע לכל חריגות שיש לטפל בהן.
נניח שאתה מפעיל חנות אונליין בינונית ואתה רוצה לאמות כמה יעילים התהליכים בעסק שלך בשדות המכירות. אתה יכול לדעת את כל שלבי עיבוד נתוני המכירות, אך ייתכן שאינך מודע לעובי הסיוע שהמערכת הנוכחית שלך נאבקת לשלוט בקפיצות התוך גדולות במספר הזמנות.
לשוחח עם עובדיך יוכל לסייע לך לגלות מידע נוסף על בעיה זו ולאפשר לך ליישם פתרון מתאים. אולי יש צורך להביט בתשתיות הענן שלך ולשקם ל ענן ההיברידי.
כל מה שאתה צריך לעשות, הקלטת עובדיך תהיה יסודית להגעה לפתרון ההוא.
ברגע שבנית רשימה של פתרונות אפשריים, רוץ דרכם שוב – הפעם, חשוב על איך כל הצעה תשפיע על התהליך הכולל והעסק. הֲעִפַּי Ṭֹזְי שֹׁיִּף Ḋֹ נֵתַ� ןמֵת הטַשׁקָָּּ°�ה� אֲמֹצְײִ�ּ שׁ�ה אֱּלַנ�שֶה�. הֲעִ� ןתְי שׁ°צַּׁחִּ נַלְלַה ללַ� �ָע �ע ףׁלִח־�תַ.
לאחר שתיקבעו השינויים והתהליך יתעדכן, עליך ליידע את העובדים שלך.
אם בחרת לשלב תוכנה חדשה לניהול תהליכים, לדוגמה, יש להבין כי חייבים העובדים לדעת כיצד להיכנס ולהפעיל את המערכת החדשה.
יש להשתמש בכמה שפות תקשורת ככל שנדרש ולכלול כמה שיותר מידע. אינך רוצה שיהיה כל סוגי הבלבול או ספק.
שרטט על פתק שבו מופיע כל המידע הדרוש והעבר ימי הדרכה לוודא שכולם על אותו גל. כן עשוי לשוות להתבונן גם איך ל שפר את התקשורת עם צוותים מרוחקים.
7. בדוק את התהליך החדש
אחת מהשלבים החשובים ביותר לשיפור תהליך היא לבדוק את השינויים שעשית. עקוב אחר התהליך החדש בקרוב והחלט אם השינויים האלה משפיעים חיובית על העסק שלך או לא.
אם שינית את תהליך ההעברה של עבודה על ידי הטמעת יישומי נייד לניהול המשימות של עסקים, תביט בכיצד השינוי הזה השפיע על מהירות בה מועברות, מתקבלות ומושלמות המשימות.
האם אתה רואה תוצאות טובות יותר? האם נעשים פחות שגיאות? האם העובדים שלך הם יותר יעילים?
לענות על שאלות אלו יענו לך על המדדים הנחוצים לקביעה האם השינויים שיפרו את התהליך שלך.
זכור, ההתקדמות היא רצופה. עולם העסקים משתנה באופן קבוע, לכן תהליך השינוי החדש שלך יצטרך להיות בדקה שוב בעתיד כדי להתאים אותו לזמנים.
הנקודה התחתונה
זה עשוי להיראות כמו המון מאמץ. אך הבטיחות שכל התהליכים בעסק שלך יהיו כמה שיותר יעילים חיונית לשהיית בראש תעשייתך.
בין שהחלטת לשלב תוכנה אוטומטית לניהול המשאב האנושי, או עדיין מנסה לחשוב על פתרון יעיל לתקשורת צמודה בין צוותית, השלבים האלו יכולים לעזור.
