‍רקע החברה

נוסדה בשנת 1988, Symphony Workplaces היא חלוצה בתחום המשרדים הגמישים. Symphony Workplaces מספקת משרדים פרטיים מפוארים ומרוהטים לחלוטין לעסקים, ומציעה הכל, משולחנות ועד אינטרנט  וגם קפה. עם מיקומים בפאלם ביץ', פלורידה, ומוריסטאון, ניו ג'רזי, Symphony משרתת מגוון לקוחות, משוכרי טווח קצר ועד לעסקים שמלווים אותם במשך למעלה מ-30 שנה. הם מתמקדים בהציעה חוויית משרד חלקה וללא הפסקות על פני 80,000 רגלים רבועים של שטח משרדי פרימיום.  עם בעלות מלאה על המרכזים שלהם, Symphony מבטיחה שירות ישיר ותגובה, תוך שמירה על חוויית רמה ראשונה לכל הלקוחות.

האתגר

לפני אימוץ Guru, Symphony Workplaces חוותה קושי עם מידע לא מאורגן שהפוזר across מערכות שונות כמו Dropbox ו-SharePoint. זה יצר חוסר יעילות, בעיקר עבור העובדים שצריכים לגשת להנחיות ספציפיות לגבי התקנת ציוד משרדי או ניהול שירותי לקוחות. צוות ה-IT, בניהול של קרול מרימן, לעיתים קרובות קיבל שאלות חוזרות שיכלו להתבצע בעזרת תיעוד נגיש יותר.“כל מה שהיה מפוזר במקומות שונים—לא מעודכן, לא בזמן.  אדם זה יצר את זה, אדם אחר עזב, וא מישהו אחר ייכנס ויצור את זה שוב. זה היה מפוזר בכל מקום ו ב פורמטים שונים. אז זה היה כמו; אנחנו צריכים לנקות את הארון שלנו,” הסבירה קרול. חוסר היעילות הזו האטה את הפעולות והשאירה את העובדים ללא התשובות הנכונות בהישג יד.

‍

הפתרון

קרול שקלה בקפידה אפשרויות רבות לפני שבחרה את Guru, והסבירה, “אני הסתכלתי על המון מוצרים שונים כי הייתי צריכה משהו שאני אוהבת כי אני הולכת לנהל את זה. אבל חשוב לא פחות, הייתי צריכה תמיכה איתנה בצד האחורי.” השירות הלקוחות המגיב של Guru זכה בה: “אתם באמת נהדרים. אם אני פונה דרך צ'אט, אני יכולה לשאול שאלה מהירה ולקבל תגובה מהירה.” רמת התמיכה הזו הפכה את Guru לבחירה האידיאלית לצרכים המתפתחים של Symphony.

‍

Symphony יישמה את Guru כדי למרכז את כל הנהלים המבצעיים, מה שהופך אותם לחיפוש נגיש. זה כלל מידע על הנהלות עבור התקנת טלפונים ללקוחות, ניהול אינטראקציות עם לקוחות, והגעה למסמכי תהליך קריטיים דרך SharePoint, Dropbox, ומקומית.  על ידי ריכוז הידע בגורו, Symphony הצליחה לחסל מידע כפול ולוודא שהמידע העדכני והמדויק ביותר תמיד זמין לעובדים. “אנחנו משתמשים בגורו הרבה עבור נהלים,” שיתפה קרול. “היו לנו תהליכים מפוזרים במקומות שונים, אבל Guru אפשר לנו לרכז הכל. עכשיו, זה המקום המועדף עבור כל מי שצריך מידע.”  

‍

בנוסף, Guru עזר ל-Symphony לארגן מסמכים גדולים המאוחסנים חיצונית: “יש לנו גם מידע שSharePoint ו-Dropbox נמצאים בגורו, כך שהעובדים יכולים בקלות למצוא ולהשיג את מה שהם צריכים без поиска за этим.”  

‍

הגישה

1. ריכוז נהלים: צוות ה-IT העביר מסמכים מפוזרים, כמו הוראות התקנת טלפונים ללקוחות ונהלי משרדים ולקוחות, לתוך Guru, ויצר בסיס ידע מרכזי עבור הצוות.
2. קישור מערכות חיצוניות: מסמכי SharePoint ו-Dropbox קיבלו קישורים לכרטיסי Guru, מה שהקל על העובדים למצוא מידע רלוונטי כגון חוזי לקוחות וטפסי ניהול נכסים.
3. הפצה לצוות: הוצגו לעובדים את Guru כמרכז ההמונים שלהם עבור כל הידע המניעתי והמבצעי. הם אומנו להשתמש ביכולות החיפוש של Guru כדי למצוא במהירות את המידע שהם צריכים, מה שהפחית את ההפרעות לצוות ה-IT.
4. חיפוש מונע AI: בעזרת חיפוש המונע AI של Guru, העובדים יכולים עכשיו בקלות למצוא את הנהלים והמסמכים החיצוניים האחרונים, מה שמייעל את זרם העבודה שלהם. “במקום משאבים מפוזרים, הכל במקום אחד, מה שחסך לנו הרבה זמן,” אמרה קרול.

‍

התוצאה

מאז אימוץ Guru, Symphony Workplaces חוותה שיפור דרמטי ביעילות התפעולית. עכשיו עובדים יש גישה לעדכון מידע בזמן אמת, מה שמפחית בלבול ואמינות על צוות ה-IT לשאלות שגרתיות. קרול מרימן ציינה הפחתה משמעותית במידע לא מעודכן ובתוכן כפול:

“יותר אנשים עכשיו יש את המידע הנכון והמעודכן—במקום מידע לא מעודכן. זה העניין הגדול,” הדגישה קרול. “זה חוסך לי זמן כי במקום להתקשר אלי בשביל תשובות, הם יכולים לבדוק את Guru.”

‍

Guru הפכה לבית האמין של Symphony, ועוזרת להם לשרת את הלקוחות בצורה טובה יותר ופני את צוות ה-IT להתמקד במשימות מורכבות יותר. כפי שקרול שיתפה בבדיחות, “הבעל שלי קורא לי 'ענבת התשובות' כי תמיד עניתי על שאלות. אבל עכשיו, בזכות Guru, אנשים יכולים למצוא תשובות בעצמם.”