किसी सफल व्यवसाय को चलाने के लिए कुशल प्रक्रियाओं और मज़बूत वर्कफ़्लो बनाए रखना महत्वपूर्ण है।

चाहे आप सैकड़ों कर्मचारियों वाला संपर्क केंद्र चलाते हों या एक छोटी टीम वाला वर्चुअल कानूनी कार्यालय प्रबंधित करते हों, व्यवसाय प्रक्रियाएँ आपकी कंपनी के कार्यों की जड़ होती हैं। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी प्रक्रियाओं की समीक्षा करें और नियमित रूप से उन्हें सुधारने के लिए आवश्यक कदम उठाएं।

और काम वातावरण सामान्य होने के साथ, अब इसे करने का उपयुक्त समय है।

यह मार्गदर्शक सात कदम शामिल है जिनका पालन करना चाहिए ताकि आप अपनी प्रक्रिया और कर्मचारी कुशलता सुधार सकें। इन कदमों का पालन करने से आपको अपनी टीम में उत्पादकता में वृद्धि करने और अपने काम को सही ढंग से निबटने में मदद मिलेगी।

रास्ते में अटकना

हमारे सात कदमियों के मार्गदर्शक पहुंचने से पहले, आपको अपने प्रक्रिया सुधारने की यात्रा पर आने वाली किसी भी चुनौतियों की पहचान करना महत्वपूर्ण है।

आपको सामान्यत: तसल्ली और संसाधन की कमी जैसी दो मुख्य बाधाएँ आ सकती हैं।

तसल्ली

अपनी सुविधा क्षेत्र में रहना चाहना सामान्य होता है। हालांकि, प्रक्रियाओं को सुधारने के मामले में, तसल्ली आपको पीछे की ओर की धकेल सकती है।

कर्मचारी, और संभाविततः प्रबंधन भी, वर्तमान प्रक्रियाओं के साथ सहानुभूति महसूस करते हुए परिवर्तन का विरोध करने की कोशिश कर सकते हैं। वे मौजूदा प्रक्रियाओं की मूल्यांकन और सुधार करने के लिए आवश्यक प्रयास डालने के लिए तत्पर नहीं हो सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारियां मौजूदा क्लॉक-इन प्रणाली से संतुष्ट हैं, तो आपके द्वारा संकल्पना किए गए किसी नए समय घड़ी कैलकुलेटर को पेश करने पर वे विरोध कर सकते हैं जिसे आप मानते हैं कि इसे गड़बड़ी में क्लॉक इन करना सुधार सकेगा।

यह आपकी प्रगति को विलंबित कर सकता है - या रोक सकता है - इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप इस मुद्दे का सीधा सामना करें। सुनिश्चित करें कि आपकी टीम को यह जानना चाहिए कि प्रक्रियाओं को सुधारने से उनका काम जीवन सरल होने की संभावना है।

मिलती-जुलती प्रक्रियाएँ वापस स्थापित होने पर, वर्कफ़्लो सहज और कर्मचारियों पर दबाव घटाया जा सकता है।

संसाधनों की कमी

मौजूदा प्रक्रियाओं में किसी भी बदलाव करने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप उपलब्ध आवश्यक संसाधनों की जांच करें।

सुधार करने में बहुत समय, पैसा और मानवशक्ति लग सकती है, इसलिए यह मूलभूत है कि आप यह पता लगाएं कि क्या आप यह कार्यभार लेने के वास्तव में सक्षम हैं या नहीं। उदाहरण के लिए, यदि आपको महसूस होता है कि आपको छोटे व्यवसायों के लिए एक CRM प्लेटफ़ॉर्म लागू करने की आवश्यकता है, तो आपको वित्तीय संसाधनों की जांच करनी पड़ेगी और निर्णय लेना होगा कि क्या आपको सिस्टम चलाने के लिए एक अतिरिक्त कर्मचारी की जरूरत है या नहीं।

कुछ व्यापारों पर यह विचार अत्यधिक भारी पड़ सकता है और उसे अपनी सुधार पहल को अनिश्चितकालीन रूप से विलंबित करने ले जा सकता है।

हालाँकि, एक बार की परिवर्तन के लिए, प्रक्रियाएँ सुधारना बहुत बड़े निवेश (आरओआई) को आकर्षित कर सकती है। तो, अब यह भयंकर काम जैसा लग सकता है, लेकिन बाद में आप खुद को इसके लिए धन्यवाद देंगे।

प्रक्रिया की दक्षता बढ़ाने के लिए: 7 कदम

अब जब आपने जो भी मुद्दे आपका सामना किया और हल कर लिया है, तो काम करने का समय है।

इन सात कदमों का पालन करने से आपको प्रक्रियाएँ प्रभावी ढंग से बढ़ाने में मदद मिलेगी जो बदलाव आने से कार्यक्षमता बढ़ाने और काम की क्रियाशीलता में सुधार करेगी।

1. मौजूदा प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करें

उस प्रक्रिया की पहचान करने के लिए जिसे सुधारने की आवश्यकता है और सुधारने के लिए क्या परिवर्तन करने की जरूरत है, आपको सभी मौजूदा प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है।

वर्तमान प्रक्रियाओं का जांच करते समय, उनकी प्रभावकारिता पर ध्यान केंद्रित करें। उदाहरण के लिए, बिक्री संख्याएँ, रेटेंशन दरें, और वेबसाइट KPIs की पूरी जांच की जा सकती है। अगर लगता है कि आपको किसी प्रक्रिया के लिए अधिक रिटर्न नहीं मिल रहा है, तो यह भी हो सकता है कि यह पुरानी हो गई है। प्रक्रिया के विशेष तत्वों पर भी ध्यान दें ताकि कोई अपार्थक हो सके।

कौन सी प्रक्रियाएँ काम कर रही हैं और कौन से पूरी नहीं कर रही हैं, यह सूची को संकुचित करने में मदद कर सकता है।

2. चुनी हुई प्रक्रिया का मानचित्र बनाएं

प्रश्नित प्रक्रिया को दृश्यात्मक बना सकता है जिससे आप पूरी तरह समझ और व्याख्या कर सकते हैं। वहां से, आप उसे सुधारने के लिए सूचित निर्णय लेने की क्षमता प्राप्त करेंगे।

एक प्रक्रिया मानचित्र एक प्रक्रिया का दृश्यात्मक प्रतिनिधित्व है। इससे, आपको शामिल टास्क्स, प्रणालियाँ, और उस विशेष प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों के बारे में बेहतर विचार मिलेगा। यह प्रक्रिया वर्कफ़्लो देखने और विश्लेषण करने का एक बड़ा तरीका है और आपको उसे सुधारने के तरीके सोचने के लिए एक आरंभिक स्थल देता है।

आपकी प्रक्रिया-मैपिंग प्रक्रिया को तेज और आसान बनाने के लिए उपकरण हैं। आप मोबाइल ऐप डेवलपमेंट में निवेश कर सकते हैं और एक एप्लिकेशन बना सकते हैं जहां आप कार्यों को ट्रैक कर सकते हैं, उन्हें असाइन कर सकते हैं, और जब आवश्यक हो तो फॉलोअप कर सकते हैं। हालांकि, यदि आपके पास मैपिंग टूल में निवेश करने के लिए साधन नहीं हैं, या अपना एप्लिकेशन बनाने के लिए समय नहीं है, तो कोई चिंता ना करें—एक साधा कलम और कागज की अच्छी जोड़ी ही काफी होगी।

3. सही सवाल पूछें

एक व्यावसायिक मालिक या प्रबंधक के रूप में आप लगभग सभी प्रक्रियाओं और उनके अनुप्रयोगों के बारे में बहुत कुछ जानते होंगे। हालांकि, सच्चाई यह है कि आपके कर्मचारी प्रतिदिन सीधे उनके साथ काम पर करते हैं और शायद इसलिए ज्यादा जानते हों।

अपने कर्मचारियों से उन प्रक्रियाओं के बारे में विस्तृत प्रश्न पूछें। उन्हें सुनिश्चित करने के लिए कि आपने कुछ भी छूटने नहीं दयान दिया है, आपके प्रक्रिया मानचित्र पर जानकारी की पुष्टि करेंगे। यकीन रखें, आपको पता हो सकता है कि कोई प्रक्रिया में शामिल कदम क्या है, लेकिन आपको किसी भी खाली स्थान के बारे में पता नहीं होगा जो भरने की आवश्यकता है।

मान लीजिए कि आप एक मध्यम आकार की ऑनलाइन दुकान चला रहे हैं और आप यह निरीक्षण करना चाहते हैं कि आपकी व्यवसाय प्रक्रियाएँ बिक्री डेटा को कितनी प्रभावी तरीके से कार्यान्वित कर रही हैं। आपको संकेत रहना चाहिए कि, व्यस्त छुट्टियों के अवधि में आपकी वर्तमान सिस्टम बढ़े हुए क्रम बढ़ाने के अत्यधिक आदेशों में कई समस्या का सामना करने में असमर्थ है।

अपने कर्मचारियों से बात करना आपको इस समस्या के बारे में अधिक जानने और उपयुक्त समाधान को कार्यान्वित करने की अनुमति देगा। शायद आपको अपने बादल बुनियादी ढांचे पर नजर डालनी और हाइब्रिड क्लाउड में आगे बढ़नी चाहिए।

आपको जो कुछ भी करना होगा, आपके कर्मचारियों के योगदान के लिए उस संकल्प तक पहुंचने में मौखिक होगा।

4. प्रक्रिया की मौजूदा वर्कफ़्लो का मूल्यांकन करें

प्रक्रिया के वर्कफ़्लो का मूल्यांकन करना यह तय करना है कि प्रक्रिया किस तरह से सुगमता से और प्रभावी ढंग से संपन्न किया जा सकता है। यह आपको निर्णय लेने में मदद करेगा कि किसी भी सुधार को बेहतर करने के लिए क्या आवश्यक है।

संभावित है कि प्रक्रिया में एक कार्य बहुत जटिल और समय लेने वाला हो। इसे सरल बनाने से न केवल प्रक्रिया तेजी से हो जाएगी, बल्कि आपके कुछ कर्मचारियों को दूसरे कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए उनका समय भी मिलेगा।

आप उसे भी देख सकते हैं कि प्रक्रिया के तत्वों में ऐसी चीजें हैं जो अनावश्यक हो सकती हैं और स्वचालन की आवश्यकता हो सकती है। संभावित है कि आपकी ऑर्डर प्रबंधन प्रक्रिया वर्तमान में कर्मचारियों की एक टीम द्वारा संभाली जा रही है, लेकिन इसे एक ऑर्डर प्रबंधन सिस्टम (OMS) द्वारा अधिकतम से अधिक देखा जा सकता है।

इस मामले में, आप विचार कर सकते हैं कि OMS सॉफ़्टवेयर में निवेश करना एक अप्रचलित प्रक्रिया को हटा देगा और कर्मचारी की उत्पादकता में मदद करेगा।

5. वर्कफ़्लो को सुधारने के लिए परिवर्तन करें

अब जब आपने देख लिया है कि एक प्रक्रिया का मौजूदा वर्कफ़्लो कितना प्रभावी है, तो इसे सुधारने के लिए परिवर्तन करने का समय है।

सभी पायी गई दोषों की एक सूची बनाने से शुरू करें और अपनी प्रबंधन टीमों को सिलसिला उत्पन्न करने के लिए विचार-विमर्श करने के लिए इकट्ठा करें।

जब आपने संभावित समाधानों की एक सूची बना ली हो, तो फिर से उनके माध्यम से चलना शुरू करें - इस बार, प्रत्येक सुझाव का सोचें कि यह समग्र प्रक्रिया और व्यापार को कैसे प्रभावित करेगा। क्या यह मुख्य परिणाम में कोई परिवर्तन करेगा? क्या आपको इसे समायोजित करने के लिए और भी परिवर्तन लाने होंगे?

कहें, उदाहरण के रूप में, आप निर्णय करते हैं कि अपनी मौजूदा डेटा को दूसरे प्लेटफ़ॉर्म पर माइग्रेट करना इसे अधिक सुरक्षित और आपके व्यावसाय के लिए बेहतर बना सकता है। इसे कैसे करना है जानना बहुत अच्छा है, लेकिन आपको भी अपनी माइग्रेशन में जोखिम संघटन को एकीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है।

सभी मूलभूत चीजें ढांच लें। अगर प्रयास साबित होता है कि सुधार से निवेश के लायक नहीं मिला, तो फिर से ड्राइंग बोर्ड पर लौटें और पुनः विचार करें।

उदारमानी बने रहें और सभी को भीतर लिखें। प्रत्येक विचार को विचार किया जाना चाहिए।

6. अपनी टीम के साथ संचार करें

जब परिवर्तनों को निर्धारित किया गया हो और प्रक्रिया को अपडेट किया गया हो, तो आपको अपने कर्मचारियों को सूचित करना होगा।

यदि आपने नए वर्कफ़्लो प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को सम्मिलित करने का चयन किया है, तो कर्मचारियों को इस नए सिस्टम तक पहुंचने और संचालित करने के तरीके के बारे में जागरूक होने की आवश्यकता है।

जितने आवश्यक संचार चैनलों का उपयोग करें और संभावनायें ज्यादा संभावना से शामिल करें। आपको किसी भ्रांति या संदेह नहीं चाहिए।

सभी आवश्यक जानकारी समेत एक पत्ता बनाने और सभी को एक समान पन्ने पर होल्डिंग प्रशिक्षण सत्र का आयोजन करें। हमले टीम्स में संचार को सुधारने के 4 सुझाव पर नजर डालना भी योग्य हो सकता है।

7. नए प्रक्रिया की समीक्षा करें

प्रक्रिया में सुधार करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कदमों में से एक है कि आप जो बदलाव किए हैं उन पर समीक्षा करें। नई प्रक्रिया को करीब से ट्रैक करें और फैसला करें कि क्या वे बदलाव आपके व्यापार पर प्रभाव डाल रहे हैं या नहीं।

यदि आपने अपनी नौकरी बंटवारा प्रक्रिया को लागू करके व्यवसाय के लिए मोबाइल ऐप्स कार्य प्रबंधन, तब देखें कि यह बदलाव ने किस त्वरितता पर प्रभाव डाला है कि कार्य किस प्रकार से हुए हैं, स्वीकृत किए गए हैं, और पूरे हुए हैं।

क्या आप बेहतर परिणाम देख रहे हैं? क्या कम गलतियाँ हो रही हैं? क्या आपके कर्मचारी और उत्पादक हो रहे हैं?

इन सवालों का उत्तर देने से आपको निर्धारित करने की आवश्यक मेट्रिक्स प्रदान करेगा कि क्या बदलाव आपकी प्रक्रिया में सुधार किया है।

ध्यान रखें, प्रगति नियमित है। व्यावसायिक दुनिया लगातार बदल रही है, इसलिए आपकी नई प्रक्रियाओं की समीक्षा को भविष्य में फिर से की जरूरत है ताकि आप समय के साथ कदम मिलाने में सक्षम रहें।

निचली रेखा

सब कुछ एक बड़े प्रयास की तरह लग सकता है। लेकिन यह सुनिश्चित करना कि आपके व्यापार के अंदर सभी प्रक्रियाएँ जितनी कुशल हो सकती हैं, यह आपके उद्योग में शीर्ष पर बने रहने के लिए महत्वपूर्ण है।

चाहे आपने स्वचालित एचआर सॉफ्टवेयर को शामिल करने का फैसला किया है, या अपने क्रॉस-टीम संचार को सुधारने के लिए एक व्यावसायिक सर्गमिक समाधान ऊपर लाने का प्रयास कर रहे हैं, ये कदम मदद कर सकते हैं।

जब भी आपको इसे जरुरत हो, तो इस गाइड का उपयोग करें। यह आपकी टीमों को लाभ पहुंचाएगा, लेकिन यह भी आपके ग्राहकों को खुशहाल बनाएगा।