तथ्य: उत्पाद रिलीज संचार में समस्याएँ हैं

उत्पाद रिलीज नोट्स का उद्देश्य आपके आंतरिक टीमों (इंजीनियरिंग से लेकर ग्राहक समर्थन तक) और आपके बाहरी स्टेकहोल्डर्स (ग्राहक और भागीदार) को यह बताना है कि उत्पाद में कुछ परिवर्तन हुए हैं। तकनीक में, जहाँ सब कुछ प्रकाश की गति से आगे बढ़ता है, रिलीज नोट्स के माध्यम से उत्पाद अपडेट प्रदान करना वास्तव में एक पुरानी समस्या है।

हर कंपनी जहाँ मैंने काम किया है, ने रिलीज नोट्स को “सही” करने में कठिनाई महसूस की है। लेकिन इसे सही करना एक कठिन काम है; हर बदलाव या उत्पाद लॉन्च का महत्व अलग-अलग दर्शकों के आधार पर भिन्न होगा, कि यह बदलाव किसी विशेष समूह की विशेषता के साथ इंटरैक्शन को कैसे बदलता है, और वह समूह हर दिन समग्र उत्पाद का उपयोग कैसे करता है।

इन उत्पाद रिलीज संचार (जिन्हें आमतौर पर रिलीज नोट्स के रूप में जाना जाता है) को उन दर्शकों को वितरित करने की आवश्यकता है जो विभिन्न चीजों के बारे में चिंतित हैं। Guru में एक राजस्व सशक्तिकरण नेता के रूप में, मेरी इष्टतम ग्राहक कोई भी है जिसकी काम करने की क्षमता उत्पाद रोडमैप द्वारा प्रभावित होती है, जिसमें शामिल हैं:

• उत्पाद/डिजाइन/इंजीनियरिंग टीमें
• बिक्री टीम (सेल्स ऑप्स, इनसाइड सेल्स, खाता कार्यकारी विभिन्न सेगमेंट में)
• ग्राहक अनुभव (सफलता प्रबंधक और समर्थन प्रतिनिधि)
• मार्केटिंग टीम (उत्पाद विपणन, विकास विपणन, ब्रांड, सामग्री जो जीटीएम रणनीति और प्रेस आउटरीच को उत्पाद के लिए नेतृत्व करेंगे)
• व्यवसाय विकास और भागीदार

इन सभी भागीदारों को उत्पाद अपडेट का पचना होगा और तुरंत यह समझना होगा कि उन्हें अपने काम में उन अपडेट को किस हद तक लागू करने की आवश्यकता है। उन्हें यह भी विचार करना होगा कि वे कैसे अंत उपयोगकर्ताओं को यह समझने में मदद कर सकते हैं कि कोई भी परिवर्तन उन पर क्या प्रभाव डालेगा।

रिलीज संचार को तैयार करने वाला व्यक्ति (या टीम) सभी दर्शकों पर विचार करना चाहिए जो उत्पाद ज्ञान का उपभोग करेंगे। रिलीज के लिए एक बैक-एंड इंजीनियर बनाम खुदरा उद्योग में संभावित ग्राहक के लिए क्या निहितार्थ हैं?

कैसे नहीं रिलीज नोट्स के लिए संपर्क करें

हालांकि अलग-अलग दर्शकों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखना मुश्किल है, फिर भी उत्पाद प्रबंधक या उत्पाद विपणन प्रबंधक (PMM) के लिए पांच विभिन्न आंतरिक रिलीज नोट्स के संस्करण लिखना वास्तव में संभव नहीं है। मेरे अनुभव में, रिलीज नोट्स या तो बहुत लंबे और संदर्भ से बाहर होते हैं या उनमें पर्याप्त तकनीकी सामग्री नहीं होती। स्थिर रिलीज नोट्स हमें यह अंतर्दृष्टि नहीं देते हैं और अक्सर लेखक के लिए लिखे जाते हैं, न कि उस व्यक्ति के लिए जिसे यह समझने की आवश्यकता होती है कि क्या बदला है। ईमानदारी से कहूँ तो, वे आमतौर पर याद की गई अवसर होते हैं।  

मैंने घंटों भर की, साप्ताहिक रिलीज नोट्स की कॉल में बैठा हूँ जिसमें उत्पाद प्रबंधन से एक मनो tono आवाज स्लाइड पर बुलेट बिंदुओं के माध्यम से बात करता है। कॉल खत्म होने के बाद, उसी उत्पाद प्रबंधक को सभी से ईमेल, फोन कॉल (क्या आप याद करते हैं?), स्लैक, आदि मिलते हैं, ग्राहक समर्थन से लेकर बिक्री तक सभी लोग यह जानना चाहते हैं कि परिवर्तन उनके, उनके ग्राहकों और संभावनाओं के लिए क्या अर्थ रखता है। यदि आप कॉल चूक गए हैं, तो आप बारीकियों और संदर्भ को चूक गए हैं, और इसके बजाय आपको कच्चा चेंज लॉग प्राप्त हुआ है।

लेकिन उत्पाद प्रबंधक की भूमिका यह पवित्र अनुवाद करना नहीं है; उनका काम एक ऐसा उत्पाद बनाना है जो बाजार के लिए एक समस्या को हल करता है। यह PMM का काम है कि वह उद्देश्य अनुवादित करें ताकि बाजार इसकी मूल्य को समझ सके।

महान सॉफ़्टवेयर रिलीज नोट्स लिखने का राज़

मैं साउंड ऑफ म्यूजिक का एक बड़ा प्रशंसक हूँ (चौंका देने वाला, मुझे पता है) और एक सक्षम पेशेवर के रूप में, फिल्म में समय समय की शिक्षाएँ सही होती हैं। “आईये हम शुरुआत से शुरू करें/यह शुरू करने के लिए एक बहुत अच्छा स्थान है,” मेरे सिर में हर सप्ताह चलती है। तो, एक उत्पाद वितरण प्रक्रिया को आकार देने या फिर से आकार देने में, आपको विषय को सिखाने से पहले भाषा सीखनी होगी।

1. एक आंतरिक शब्दावली विकसित करें

इस प्रक्रिया का पहला चरण इस बात की खुदाई करना है कि संपूर्ण टीम एक ही भाषा में बोलें. साझा शब्दावली को विभाजित करना स्पष्ट प्रतीत होता है, लेकिन यह आपके संगठन में शायद नहीं हो रहा है। संक्षेप और गलत भाषा न जानना अलग-थलग रहने की स्थिति बना सकता है, जिससे टीमों के बीच भ्रम और साइलो बनता है।

उदाहरण: हमारी मार्केटिंग टीम “लॉन्च” शब्द का उपयोग करती है यह वर्णन करने के लिए कि हम एक विशेषता के साथ बाजार में कब और कैसे जाएँगे। हालांकि, इंजीनियरिंग टीम “लॉन्च” शब्द का उपयोग करती है यह वर्णन करने के लिए जब एक विशेषता हमारे स्टेजिंग वातावरण में रिलीज़ हुई है। विशेषता विशिष्ट लॉन्च इंजीनियरिंग के लिए “खत्म” है इससे पहले कि हमारे ग्राहक इसके बारे में जानें। यह भ्रमित करने वाला और आंतरिक रूप से संघर्ष करने वाला था।

कोई भी यह सार्वजनिक रूप से बताने के लिए नहीं चाहता कि उन्हें किसी चीज़ का अर्थ नहीं पता है कि परिभाषाओं के लिए पूछकर लड़कियों का साधारण रूप से। हमारा समाधान: एक पार-कार्यात्मक कार्य समूह (इंजीनियरिंग, उत्पाद, उत्पाद विपणन की प्रतिनिधित्व के साथ), हमने बारीकी से विस्तार किया और हमारी उत्पाद रिलीज परिभाषाएँ का दस्तावेजीकरण किया:

नोट: यदि कार्ड में से कोई भी लोड करने में विफल रहता है, तो बस पृष्ठ को रिफ्रेश करें!

2. आपके रिलीज नोट्स में क्या शामिल करना है

एक साझा भाषा स्थापित हो जाने के बाद और आपकी टीम रिलीज शब्दावली को व्यक्त करने में सक्षम हो जाती है, आप अपने नोट्स लिख सकते हैं। करने के लिए सबसे आसान काम एक पुनः प्रयोगशील टेम्पलेट का निर्माण करना है रिलीज नोट्स लिखने के लिए। इस तरह, स्टेकहोल्डर्स कुछ पुनरावृत्तियों के बाद प्रारूप के साथ परिचित हो जाते हैं, और आपको हर बार पहिया को फिर से आविष्कार करने का परेशानी बचाते हैं।

कम से कम, अच्छे रिलीज नोट्स में शामिल होते हैं:

• रिलीज तिथि(एं)
• आंतरिक और बाह्य
• विशेषता या बग का विवरण
• प्रभावित उत्पाद(यदि आपके पास एक से अधिक है)
• यदि आपके पास एक से अधिक सॉफ़्टवेयर उत्पाद हैं, तो आप संस्करण नंबर भी शामिल करना चाह सकते हैं
• जहाँ आंतरिक रूप से प्रश्न पूछे जा सकते हैं

हालांकि, महान रिलीज नोट्स में भी शामिल होते हैं:

• प्रतिक्षित बार-बार पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)
• यदि उपलब्ध है तो नई सार्वजनिक दस्तावेज़ीकरण के लिए लिंक
• विशेषताओं के लिए:
• विशेषता का नाम
• विशेषता कैसी दिखती है के स्क्रीनशॉट
• विशेषता का प्रदर्शन कैसे करें इसका वीडियो
• विशेषता क्यों मौजूद है
• यह संबंधित खरीदार / ग्राहक व्यक्तित्वों को कैसे प्रभावित करता है

यहाँ टेम्पलेट है जो हम आंतरिक रूप से उपयोग करते हैं (कॉपी करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें!):

💡नोट: इस कार्य के लिए सीधे जिम्मेदार व्यक्तियों को आवंटित करना सहायक होता है (ग्रुप प्रयास के बजाय जहाँ कोई भी इसे नहीं संभालता)। इंजीनियरिंग या उत्पाद प्रबंधकों को नोट्स के तकनीकी पक्ष को संभालना चाहिए (नाम/संस्करण/उत्पाद/तारीखें/स्क्रीनशॉट), जबकि उत्पाद विपणन प्रबंधकों या बिक्री इंजीनियरों को संदर्भीय सूचना का स्वामित्व करना चाहिए (खरीदार व्यक्तित्व/क्यों यह महत्वपूर्ण है)।

एक उत्पाद वितरण प्रक्रिया रणनीति लागू करना

एक नियमित संचार प्रारूप बनाएँ

अब जब आपने शब्दावली को एकीकृत किया है और अपना टेम्पलेट लिखा है, अगला कदम एक एक समान वितरण माध्यम (जैसे: स्लैक, ईमेल, लूम, गुरु, गूगल डॉक) और पद्धति पर सहमति करना है. एक नियमित वितरण माध्यम यह सुनिश्चित करता है कि आपके रिलीज नोट्स के भागीदार जानें कहाँ जाना चाहिए या देखना चाहिए या सदस्यता लेना चाहिए (पुल के लिए) एक रिलीज के बारे में जागरूक रहने के लिए।

यह परिवर्तन प्रबंधन के लिए भी आवश्यक है क्योंकि आपको आमतौर पर किसी को कुछ बार बताना होगा ताकि सुनिश्चित हो सके कि वे पूरी तरह से इसे आत्मसात कर लें। रिलीज के प्रकार, UI/UX (उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस और उपयोगकर्ता अनुभव) में बदलाव और ग्राहक पर प्रभाव के आधार पर, आपके रिलीज नोट्स के दर्शकों को पुश उत्पाद ज्ञान की आवश्यकता होगी (पुश के लिए)। Guru में हम दोनों पुश और पुल की पद्धतियों का उपयोग करते हैं।

पुल: ज्ञान खोजने का स्थान

हमारे लिए, स्टेकहोल्डर्स हमारे स्लैक #release-notes चैनल में पालन कर सकते हैं, जहाँ बग सुधार से लेकर नेट-न्यू सुविधाओं तक सभी चीज़ों के लिए एक नियमित और पचाने योग्य प्रारूप है। याद रखें कि आपके विशेष दर्शकों को केवल यह जानना नहीं होगा कि रिलीज हो रही है (स्लैक या ईमेल में पुल के माध्यम से) बल्कि इससे महत्वपूर्ण रूप से, उन्हें यह जानना होगा कि क्यों उस रिलीज का संदर्भ में महत्व है।

रिलीज का ज्ञान केवल होने वाला है या हुआ है तब तक मूल्यवान नहीं है जब तक आपकी टीम वास्तव में इसके साथ कुछ नहीं कर सकती। एक ऐसा नियमित प्रारूप विकसित करने के लिए जो उचित संदर्भ प्रदान करेगा, मैंने बिक्री प्रतिनिधियों, खाता विकास प्रतिनिधियों, व्यवसाय विकास लोगों (परियोजनाओं) की सर्वेक्षण किया, ताकि हम जिस उत्पाद वितरण टेम्पलेट को “फीचर ब्रेकडाउन कार्ड” कहते हैं उस Template का विकास किया।

जब एक इंजीनियरिंग प्रबंधक एक नए फीचर पर विकास शुरू करता है, तो सीधे जिम्मेदार व्यक्तियों को असाना के माध्यम से सूचित किया जाता है कि रिलीज नोट्स टेम्पलेट का उपयोग करते हुए विशेषता-संबंधित फीचर ब्रेकडाउन कार्ड बनाए। नया फीचर ब्रेकडाउन कार्ड एक मजबूत, सत्यापन की एकमात्र स्रोत या “विशेषता का मस्तिष्क” होता है जिसे हम रिलीज कर रहे हैं। विषय वस्तु विशेषज्ञ (SME) - जैसे PMM और बिक्री इंजीनियर - रिलीज का मूल्य क्यों हैं, इसके लिए किसे सबसे अधिक महत्व है, और जहाँ लागू हो, विशेषता का प्रदर्शन कैसे करें, इसका विवरण शामिल करते हैं एक बड़े कहानी के भाग के रूप में।

रिलीज नोट्स के स्टेकहोल्डर्स, विशेष रूप से खाता कार्यकारी, बार-बार वही कार्डों पर लौटते हैं क्योंकि उन्होंने सीखा है कि फीचर ब्रेकडाउन कार्ड पर गतिशील ज्ञान विश्वसनीय, प्रासंगिक, और लागू है। दर्शक अब एक साथ एक ही भाषा बोल रहे हैं और एक ही (गतिशील) प्लेबुक से पढ़ रहे हैं। फीचर ब्रेकडाउन कार्ड पर लौटना एक “पुल” विधि का हिस्सा है क्योंकि यह आत्म-गति है, और बिक्री या समर्थन कॉल के लिए तैयारी करने के लिए किया जाता है, या यदि किसी संभावित ग्राहक के पास रोडमैप के बारे में कोई प्रश्न है।

पुश: सक्रिय रूप से ज्ञान प्रदान करना

पुश विधि तब आती है जब एक रिलीज के बारे में ज्ञान समय-संवेदनशील हो, और विशेष टीमों के लिए महत्वपूर्ण हो। यहाँ, यह Guru के घोषणाओं कार्यक्षमता के माध्यम से पूरा किया जाता है। मेरे आंतरिक दर्शकों पर प्रभाव के आधार पर, मैं घोषणा करता हूं Guru के माध्यम से एक संबंधित समूह में। मैं फिर देख सकता हूं कि कौन लोग चेतावनी को स्वीकार करते हैं या पढ़ते हैं और जो नहीं करते हैं उन्हें सार्वजनिक रूप से शर्मिंदा करते हैं।  

एक ज्ञान-प्रेरित संस्कृति क्यों कुंजी है 🗝

ऊपर सभी के बावजूद, यह वास्तव में सरल नहीं है कि शब्दावली पर सहमति दें, Killer रिलीज नोट्स लिखें, और गतिशील उत्पाद वितरण के लिए एक तंत्र बनाएँ। टीमों को समय-समय पर ज्ञान पर सहयोग करने और फीडबैक देने में सक्षम होना चाहिए। ज्ञान साझा करके फीडबैक प्रदान करना और इसे सुधारना टीम के हर एक के कार्यों और जिम्मेदारियों का हिस्सा है.

हमारे लिए, इसका मतलब है कि जब ज्ञान उपभोक्ता (इस मामले में, रिलीज नोट्स के भागीदार) का कोई प्रश्न हो या कुछ नया सीखते हैं, तो वे फीचर ब्रेकडाउन कार्ड पर टिप्पणी करते हैं। हम लगातार ज्ञान को सुधारने के तरीके के रूप में स्लैक में पूछे गए और उत्तरित प्रश्नों को जोड़ते हैं। विषय वस्तु विशेषज्ञ (आमतौर पर PMM) नए ज्ञान या संबंधित प्रश्न की समीक्षा करेंगे और इसे विशेष फीचर ब्रेकडाउन कार्ड में संदर्भ में दर्ज करेंगे।

हम भी अपने सभी रिलीज नोट्स को आसानी से सुलभ बनाते हैं उन्हें हमारे फीचर ब्रेकडाउन बोर्ड के आगामी या लॉन्च किए गए अनुभागों में डालकर, जहाँ वे आंतरिक रूप से और अधिक संगठित हो सकते हैं। इस तरह, वे एक नज़र में पालन करने के लिए आसान होते हैं। यदि आप गुरु का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो हम रिलीज नोट्स का पृष्ठ बनाने, या लिंक किए गए चेंज लॉग बनाने की सिफारिश करते हैं।

किसी भी अन्य प्रक्रिया की तरह, यह एक निरंतर विकासशील है। उत्पाद वितरण और रिलीज नोट्स कभी भी एक और पूरा नहीं होते हैं। जैसे-जैसे आपके व्यवसाय की जरूरतें बदलती हैं, आपके प्रक्रिया, जिम्मेदारियाँ, और टेम्पलेट्स को उनके साथ बदलना चाहिए। लेकिन सरल समझ, संदर्भ, और उपयोगिता के लिए प्रयास करके, आप हार नहीं सकते।