‍कंपनी का बैकग्राउंड

1988 में स्थापित, सिम्फनी वर्कप्लेस लचीले कार्यक्षेत्र के बाजार का एक अग्रणी है। सिम्फनी वर्कप्लेस व्यवसायों के लिए उच्च-स्तरीय, पूरी तरह से सुसज्जित निजी कार्यालय स्थान प्रदान करता है, जो डेस्क से लेकर इंटरनेट  और कॉफी तक सब कुछ पेश करता है। पाम बीच, FL, और मोरिसटाउन, NJ में स्थित, सिम्फनी विभिन्न ग्राहकों की सेवा करता है, जो कि अल्पकालिक किरायेदारों से लेकर व्यवसायों तक हैं जो 30 से अधिक वर्षों से उनके साथ हैं। वे 80,000 वर्ग फुट की प्रीमियम कार्यालय空间 में एक सहज, सभी-समावेशी कार्यालय अनुभव प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।  अपने केंद्रों के पूर्ण स्वामित्व के साथ, सिम्फनी सीधे, प्रतिक्रियाशील सेवा सुनिश्चित करता है, सभी ग्राहकों के लिए एक प्रथम श्रेणी का अनुभव बनाए रखते हुए।

चुनौती

गुरु को अपनाने से पहले, सिम्फनी वर्कप्लेस को असंगठित जानकारी के साथ समस्याओं का सामना करना पड़ा जो ड्रॉपबॉक्स और शेयरपॉइंट जैसे कई सिस्टमों में फैली हुई थी। इससे असमर्थताएं उत्पन्न हुईं, खासकर उन कर्मचारियों के लिए जिन्हें कार्यालय उपकरण स्थापित करने या ग्राहक सेवाओं का प्रबंधन करने के लिए विशिष्ट प्रक्रियाओं तक पहुंचने की आवश्यकता थी। आईटी टीम, जिसे कैरोल मेरिमैन द्वारा प्रबंधित किया जाता है, अक्सर दोहराए गए सवालों का सामना करती थी जिन्हें अधिक सुलभ दस्तावेज़ रखने से हल किया जा सकता था।“सब कुछ विभिन्न स्थानों में था—न अद्यतन, न समय पर।  यह व्यक्ति इसे बनाएगा, वह व्यक्ति छोड़ जाएगा,और कोई और आएगा और इसे फिर से बनाएगा। यह चारों ओर बिखरा हुआ था और में विभिन्न प्रारूप। तो यह बस ऐसा था; हमें अपनी अलमारी साफ करनी है,” कैरोल ने समझाया। यह असमर्थता ने संचालन को धीमा कर दिया और स्टाफ को अपनी उँगलियों पर सही उत्तरों के बिना छोड़ दिया।

समाधान

कैरोल ने गुरु चुनने से पहले कई विकल्पों पर विचार किया, समझाते हुए, “मैंने विभिन्न उत्पादों पर विचार किया क्योंकि मुझे कुछ ऐसा चाहिए था जिसे मुझे पसंद हो क्योंकि मैं इसे प्रबंधित करने वाली हूँ। लेकिन बस इतना महत्वपूर्ण था, मुझे पीछे की तरफ ठोस समर्थन की आवश्यकता थी।” गुरु की प्रतिक्रियाशील ग्राहक सेवा ने उसे प्रभावित किया: “आप लोग वास्तव में महान हैं। अगर मैं चैट के माध्यम से पहुंचता हूं, तो मैं एक त्वरित प्रश्न पूछ सकता हूं और एक तेज उत्तर प्राप्त कर सकता हूं।” यह समर्थन का स्तर सिम्फनी की विकसित जरूरतों के लिए गुरु को आदर्श विकल्प बनाता है।

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सिम्फनी ने सभी ऑपरेशनल प्रक्रियाओं को केंद्रीकृत करने के लिए गुरु को लागू किया, जिससे उन्हें आसानी से खोजा और तक पहुंचा जा सके। इसमें ग्राहकों के लिए फोन सेटअप, ग्राहक इंटरैक्शन के प्रबंधन और शेयरपॉइंट, ड्रॉपबॉक्स और स्थानीय रूप से महत्वपूर्ण प्रक्रिया दस्तावेजों तक पहुंचने की प्रक्रियात्मक जानकारी शामिल है।  ज्ञान को गुरु में समेकित करके, सिम्फनी ने दोहराए गए जानकारी को समाप्त कर दिया और यह सुनिश्चित किया कि नवीनतम, सबसे सटीक डेटा हमेशा कर्मचारी के लिए उपलब्ध हो। “हम प्रक्रियाओं के लिए गुरु का बहुत उपयोग करते हैं,” कैरोल ने साझा किया। “हमारे पास विभिन्न स्थानों में प्रक्रियाएँ बिखरी हुई थीं, लेकिन गुरु ने हमें सब कुछ समेकित करने की अनुमति दी। अब, यह किसी के लिए भी जानकारी प्राप्त करने के लिए जाने का स्थान है।”  

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अतिरिक्त रूप से, गुरु ने सिम्फनी को बड़े दस्तावेजों को व्यवस्थित करने में मदद की जो बाहरी रूप से संग्रहीत थे: “हमारे पास अब गुरु में शेयरपॉइंट और ड्रॉपबॉक्स से जानकारी है, ताकि स्टाफ आसानी से जो उन्हें चाहिए वह खोज और पहुंच सकें।”  

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पद्धति

1. प्रक्रियाओं का समेकन: आईटी टीम ने ग्राहक फोन सेटअप निर्देशों और कार्यालय और ग्राहक प्रक्रियाओं जैसे बिखरे हुए दस्तावेजों को गुरु में स्थानांतरित किया, टीम के लिए एक केंद्रीकृत ज्ञान आधार बनाते हुए।
2. बाहरी सिस्टम से लिंक करना: शेयरपॉइंट और ड्रॉपबॉक्स के दस्तावेज़ गुरु कार्डों से लिंक किए गए, जिससे स्टाफ के लिए ग्राहक अनुबंधों और परिसंपत्ति प्रबंधन रूपों जैसी प्रासंगिक जानकारी खोजना आसान हो गया।
3. स्टाफ को लॉन्च करना: स्टाफ को गुरु से परिचित कराया गया जो उनके लिए सभी आईटी और ऑपरेशनल ज्ञान का केंद्रीय केंद्र है। उन्हें आईटी विभाग में व्यवधानों को कम करते हुए तेजी से जानकारी खोजने के लिए गुरु की खोज क्षमताओं का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षित किया गया।
4. एआई-संचालित खोज: गुरु के एआई-संचालित खोज के साथ, स्टाफ अब नवीनतम प्रक्रियाओं और बाहरी दस्तावेजों को आसानी से खींच सकते हैं, जिससे उनके कार्यप्रवाह को सुधार मिलता है। “बिखरे हुए संसाधनों के बजाय, सब कुछ एक ही स्थान पर है, जिससे हमें बहुत समय बचाने में मदद मिली है,”” कैरोल ने कहा।

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परिणाम

गुरु को अपनाने के बाद, सिम्फनी वर्कप्लेस ने संचालन की दक्षता में नाटकीय सुधार देखा है। स्टाफ अब वास्तविक समय, अद्यतन जानकारी तक पहुंच प्राप्त करता है, जिससे भ्रम और आईटी विभाग पर नियमित प्रश्नों पर निर्भरता कम हो जाती है। कैरोल मेरिमैन ने पुरानी जानकारी और दोहराए गए सामग्री में महत्वपूर्ण कमी की ओर इशारा किया:

“अधिक लोग अब सही, सही समय की जानकारी रखते हैं—पुरानी जानकारी के बजाय। यह बड़ा मुद्दा है,” कैरोल ने जोर दिया। “यह मुझे समय बचाता है क्योंकि जवाब के लिए कॉल करने के बजाय, वे गुरु की जांच कर सकते हैं।”

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गुरु सिम्फनी के लिए एक भरोसेमंद घरेलू आधार बन गया है, जो उन्हें बेहतर तरीके से ग्राहकों की सेवा करने में मदद कर रहा है और आईटी टीम को अधिक जटिल कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त कर रहा है। कैरोल ने मजाक में साझा किया, “मेरे पति मुझे 'उत्तर अंगूर' कहते हैं क्योंकि मैं हमेशा सवालों के जवाब दे रही थी। लेकिन अब, गुरु की वजह से, लोग खुद जवाब पा सकते हैं।”